Электронный документооборот на примере предприятия «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Исторический факультет
Кафедра документоведения, архивоведения и исторической информатики



Выпускная квалификационная работа
Электронный документооборот на примере предприятия «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ»









Допустить к защите:
Заведующий кафедрой,
д-р ист. наук, профессор
В. Н. Владимиров
_____________________
«___»___________2018 г.

Выполнила: 
студентка 4 курса, 144 гр. ИФ
М.А. Околелова
_____________________
          (подпись)

Научный руководитель: 
к.и.н., доцент О.И. Чекрыжова
_____________________
         (подпись)


Работа защищена:
«___»_____________2018 г.
______________________
           (оценка)

Председатель ГЭК:
В. В. Антоненко
____________________
           (подпись)

Барнаул – 2018


ОГЛАВЛЕНИЕ
        
ВВЕДЕНИЕ	1
ГЛАВА 1. Понятийная база  электронного документооборота	4
1. 1. Понятие «электронный документ»	4
1.2. Значимость электронного документооборота	11
вкр11.txt - _Toc5139177311.3. Законодательная база в области электронных документов	18
ГЛАВА 2. Электронный документооборот на предприятии ЗАО "АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ"	25
2.1. Обзор систем электронного документооборота на российском рынке	25
2.2.Система электронного документооборота на предприятии ЗАО "АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ"	36
2.3 Преимущества и недостатки системы электронного документооборота «Галактика ERP»	50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	54
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ	58
1. Источники	58
2. Литература	59









ВВЕДЕНИЕ
     
     Последнее десятилетие XX века прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции. Удобство, оперативная обработка, компактность и другие качества информационных технологий способствовали широкому распространению компьютерных технологий и созданию мировых коммуникационных сетей.1
     В современных рыночных условиях для фирм весомы возможности нынешних информационных технологий с точки зрения их применения в управлении документацией. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.2 Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. 3
     Отсутствие структурированного движения документов и возможности эффективно следить за движением документов, приводит к понижению эффективности работы, повышению числа ошибок. Системы электронного документооборота позволяют ускорить процесс обработки информации, предоставляя интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, а так же необходимый для работы функционал. Использование единой базы данных устраняет такие проблемные моменты, как наличие не актуальных по дате изменения документов или их потерю в процессе использования. 4Существует огромное множество различных систем электронного документооборота, но все их объединяет то, что великое множество документов становятся доступны для обработки из одного приложения, сокращая время и усилия, прикладываемые для достижения результата, тем самым повышая эффективность работы.5
     Решение проблемы управления документацией на предприятии позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы фирм, сократить объем вводимой информации, что может дать преимущество во времени и гарантировать их приемлемое функционирование.6
     Выбранная тема данной работы актуальна, потому что эффективность управления любого предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Малоэффективное использование накопленной информации может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.   На предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ» используется система электронного документооборота Галактика ERP на платформе DIRECTUM.
     Целью дипломной работы является исследование системы электронного документооборота Галактика ERP на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ».
     Задачи дипломной работы:
     1. Провести исследование текущей ситуации на предприятии в области электронного движения документов.
     2. Осуществить исследование влияния движения документов на эффективность управленческой деятельности организации.
     3. Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии.
     Объектом изучения являются методологические, методические и практические вопросы организации электронного документооборота.
     Предметом исследования является действующая система электронного документооборота на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ».  
     Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники.7 
     Источниками исследования дипломной работы являются фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ».
     В первой теоретической главе будут представлены понятия об электронном документе, электронном документообороте, электронной подписи, а так же действующая законодательная база в области электронных документов.
     Во второй главе изучим и проведём исследование имеющейся системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ», так же выявим недостатки действующей системы. Затем предложим пути решения устранения недостатков системы электронного документооборота предприятия.
     

ГЛАВА 1. Понятийная база  электронного документооборота
1. 1. Понятие «электронный документ»
     
     Ежедневно в каждой организации обрабатываются большие объемы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. 8
     Как правило, под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Но документ имеет возможность фиксироваться на всяком физическом носителе данных. Устная беседа, не отмеченная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не считается документом.
     Первыми носителями информации были матричные носители. Они возникли к концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на особых  таблицах – матрицах. Матричные носители информации принято делить на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.9
     В 1920 годы - были замечены первые ручные перфокартотеки - средства малой механизации. Поиск в простых системах осуществлялся методом пропускания металлической спицы сквозь отверстие, подходящему массиву перфокарты.10 А вот к средствам большой механизации относились счетно-перфорационные машины.
     Механизация до 1950-х годов касалась в основном делопроизводства и ведомственных архивов. Использование средств малой механизации было эпизодическим и ограничивалось внедрением матричных носителей информации и ручных перфокартотек, счетно-перфорационных приборов.
     Одним из первых хранилищ машиночитаемых документов стал архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии. Институт был создан в 1943 году как Центральный Научно-исследовательский гидрометеорологический архив с целью механизации обработки данных метеорологических исследований, которые собирались в виде полевых книг, таблиц, синоптических карт в технических архивах территориальных управлений гидрометеорологической службы. При институте была создана машинно-счетная фабрика.11
     В шестидесятые годы случилось последующее становление матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов использовались совмещенные карты. Был поставлен вопрос о способности создания полнотекстовых баз данных - поисковых систем, которые разрешали бы получать доступ незамедлительно к тексту документа, а не к его поисковым сведениям.12
     Для информационных поисков начинают использовать пленочные и оптические носители информации - микрокарта и рулонная микропленка. На этом этапе происходит эволюция носителей.13 Магнитные носители - носители, в которых информация фиксируется намагничиванием на особые дисков, барабаны, магнитных лент, замыканием строго определенных участков системы электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.
     С эволюцией технического прогресса связано распространение электронно-перфорационных машин, использование электронно-вычислительных машин. 14 В 1950-1970 годы происходит повсеместное создание автоматизированной системы управления на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне. К 1975 году общегосударственные отраслевые автоматизированной системы управления обхватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства.15
     Формирование и введение автоматизированной системы управления содействовало формированию новых методов документирования, стимулировало разработку единой государственной системы делопроизводства. Создаётся сеть архивов машиночитаемых данных. Эти архивы формировались в рамках ведомственных систем: вычислительные центры на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры при министерствах и ведомствах.
     История возникновения понятия «электронный документ» наступает  в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 прецедент факт присутствия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали: «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации».16  Во второй половине семидесятых первой половине восьмидесятых годов складываются теоретические основы архивоведения машиночитаемых документов. Были намечены основы систематизации, экспертизы ценности, системы научно-справочного аппарата машиночитаемых документов. 
     Восьмидесятые годы стали этапом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро улучшались, быстро происходил технический прогресс, а новое программное обеспечение подобия текстовых микропроцессоров и электронных таблиц, сделало их доступными, достаточно недорогими и полезными для широкого круга пользователей. Были замечены комбинированные, географические, информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в коих в одно и тоже время возможно было воплотить в жизнь  вычисления, проводить обработку текстовой или же графической информации. 17
     В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации, разработка концепции централизованного хранения машиночитаемых документов была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР, подготовившего - «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». 18
        С конца 1980-х гг. появилась неувязка определения правового статуса электронного документа. Многие архивисты высказывались, собственно что машиночитаемые записи 1960-х - начала 1980-х гг. не обладают юридической силой, так как они не имеют общепризнанных атрибутов документов: печатей, подписей или же иных форм установления подлинности. ГОСТ 6.10.1-88 содержал 4 определения, имеющих отношение к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе и машинограмма. 19 Отличались такие документы собственно  лишь  тем, что они должны были быть применимы для обработки на электронно-вычислительных машинах, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформлялись при этом в установленном для всех документов едином порядке.
          Микрокомпьютерная революция оказалась настолько быстрой, что почти все разрабатываемые методики устаревали ещё до опубликования. Наука следовала за компьютерными технологиями, став их заложницей. 20
     Можно отменить, на основе вышеизложенных фактов то, что  конец 1980-х гг. был новым кризисом электронных архивов, который привел к пересмотру множества положений архивной практики.
          По-другому было дано понимание определения машиночитаемого документа в ГСДОУ (2.3.3.1) 1991 года - «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М. В. Ларина - «ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека». 21 В век компьютеризации можно заметить, что появляется возможность перехода на более совершенные технологии и программное обеспечение. Появилась возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основополагающей почвой которого выступает «электронный документ».
          В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:
     1) ГОСТ 7.83-2001. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания" гласит, что - «Электронный документ — документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники» .22
     2) Электронный документ — информационный объект, состоящий из двух частей:
* реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты и электронную цифровую подпись; 
* содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге.23
     3) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" гласит, что - «электронный документ — информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе». 24 
     Определение, данное в третьем варианте наиболее удачное, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи. Такое разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
     Ученые, изучая данную проблематику, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Например, А. И. Земсков дает определение электронного документа, такое же, которое содержится в п. 3.1 ГОСТ 7.83 — 2001 - «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе».25 Такое понимание электронного документа не корректно, потому что оно говорит только о факте существования документа без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
     М. Н. Костомаров опровергает все предложенные определения. Он считает, что - «наиболее точно понятие электронного документа отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» — всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера». 26 По этому поводу проводилась обширная дискуссия. Итог этой дискуссии был в том, что к электронным документам следует относиться точно так же, как и к другим технотронным документам, учитывая специфику носителя в соответствии с действующими правилами, инструкциями и нормативно-правовой базой Российской Федерации.
     Таким образом, при существующем обилии понятий «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве, ведётся  немало споров.  Идеальное понятие этого термина должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие странные обороты, как «пригодный для восприятия человека», а более подробно описывать его суть. Электронный документ — это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.27




1.2. Значимость электронного документооборота
     
     В Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 25.11.2017) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"  даётся такое определение - «электронный документооборот — это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях». 28
     В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического определения знаков.
     Нужно разделять два понятия, их легко перепутать: делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это работа по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.29Таким образом образуются две системы. Система автоматизации делопроизводства - САД и системы электронного документооборота - СЭД. Система автоматизации делопроизводства обеспечивает учет электронных документов. В её функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении.30 Система автоматизации делопроизводства даёт возможность вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или же их набору. Система электронного документооборота нацелена на работу с электронными документами, их перемещением внутри организации или между организациями. Необходимым тут является процесс коллективной подготовки документа, его множественное согласование, ведение версий документов. Система электронного документооборота сочетает в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в больших организациях. На данный момент существует очень много различных СЭД из которых можно выбрать подходящую для той или иной организации систему. 
     Электронный документооборот может быть внутренним и внешним. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или же перемещением электронных документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями. 31Так, под системой электронного документооборота в узком значении можно понимать программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение). Также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий  и контроль. В более широком значении под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную,  техническую, методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые нюансы. 32
     Процессы работы с документами изменяются под влиянием компьютерных технологий. С помощью таблицы, представленной ниже можно проследить развитие технологий внутреннего документооборота.
     
Стадии развития
Работа с входящими документами
Работа с исходящими документами
Работа с внутренними документами
Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот
Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий.
Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД на бумажном носителе.
Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий 
Электронно-бумажный документооборот
Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов.
Регистрация документов в электронной форме в СЭД. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе.
Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов.
Электронно-бумажный документооборот и электронный документооборот
Практически вся работа с документами ведётся в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций.
Практически вся работа с документами ведётся в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ, подписанный на бумажном носителе
Практически вся работа с документами ведётся в СЭД в электронной форме.
     
     Приведём некоторые примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления:33
     1) Традиционный  бумажный документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов.
     2) Есть необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;
     3) При работе с любыми документами (бумажными или электронными) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком. Так, автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.
     В настоящее план время фонд электронный документооборот плюс между организациями тема в значительной темп мере заменяет сток бумажный.  Например, на дело доставку бумажного, куда документа тоже почтой темп или явно курьером срез  уходит съем шифр несколько лишь дней, а электронный документ доставляется сбор в течение опыт нескольких фаза секунд независимо язык от п местонахождения итог адресата. Перевод документооборота тоже в электронный формат спад  экономит съем не рост только лишь время фонд и силы, но чтоб и пространство. В некоторых стаж компаниях сайт бумажные факт архивы за многие опыт годы занимают гост площади, сопоставимые факт с площадями тема торговых стаж залов. Однако лишь может сток ли явно электронный документооборот плюс заменить бумажный полностью, или явно юридически курс значимые факт документы обязательно, чтоб должны храниться сбор в бумажном варианте, заверенные факт собственноручной темп подписью и печатью? Этот плюс вопрос остаётся сбор до сих фаза пор открытым.
     При суть внедрении семь информационных стаж технологий, сокращение опыт бумажного куда документооборота тоже не рост происходит съем автоматически. Поэтому необходимо чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации использовались также меры по оптимизации использования бумажной документации.34
     Рассмотрим значимость системы электронного документооборота  для автоматизации бизнес-процессов предприятия.
     Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих значимых для организации результатов. Понятие термина бизнес-процесс очень простое - это способ описания текущей деятельности, того, что делается каждый день в какой либо организации.35
     Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить необходимое время со значительным повышением качества работы. 36 Большую роль играет то, что создаваемые электронные документы в системе электронного документооборота не занимают большого места хранения в физическом смысле. Так же можно отметить, что с помощью СЭД можно значительно сократить штат сотрудников, что любой организации пойдёт на пользу, ведь тогда создаётся единая вертикаль управления без каких-то рутинных вопросов кадровой политики. Важным аспектом является так же то, что система электронного документооборота рассчитана на работу как в маленькой структуре, например какого-либо отдела, так и в рамках сложной структуры таких как, территориально-распределённых организациях (филиалы).  Так же автоматизация документооборота позволяет не допускать ошибок человеческого фактора.  
     Схему системы электронного документооборота, подходящую в общем виде под любую организацию можно увидеть в ниже.37
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     Итак, значимость электронного документооборота на предприятии: 38
     1) Передача документов между стадиями обработки совершается фактически незамедлительно. К примеру, документ окажется у своего адресата мгновенно в последствии после его регистрации в службе ДОУ, а не будет длительное время ждать, пока его положат в необходимую папку, потом за ним придет секретарь, рассортирует согласно сотрудникам и, наконец, сотрудник заглянет за своей собственной почтой.
     С системой электронного документооборота всё весьма очень просто. Работник приходит на свое собственное рабочее место, включает компьютер, открывает программу и видит перечень документов, доступных ему, которые поступили на его имя. Как правило, современные системы электронного документооборота дают возможность хранить и электронный образ документа, следовательно работник может сразу начинать работать с документом - открыть его, прочитать и решать, что с ним необходимо делать далее.
     2) С бумажным документооборотом много времени теряется на выяснение вопросов: «А был ли документ?», «А кому его отправили?», «А где он сейчас?», «А что с ним происходило? »
     Когда документ зарегистрирован в системе электронного документооборота, ответы и решения на все интересующие вопросы возможно получить почти мгновенно. В ней есть вся требуемая информация и автоматизированные механизмы поиска, которые из всего объема документов выбирают те, которые соответствую введенным характеристикам поиска и доступа к определенным видам документов, которыми , установленным правам доступа работника. 39
     3) Зачастую работа с документами идет неравномерно - некоторые исполняются очень быстро, а некоторые забываются и задерживаются. Система электронного документооборота берет на себя контроль сроков прохождения документов, показывая работнику определёнными отметками срок исполнения документа и тому подобное.
     4) Если по входящему документу есть резолюция или поручение, его исполнение нужно контролировать. Если это делать в ручном режиме, на каждый документ заводится регистрационная карточка, указывается срок исполнения, в эту же карточку вносится отметки об исполнении. При использовании СЭД, информацию об исполнении документа вносит сам исполнитель. Секретарю для контроля остается просто посмотреть автоматически отсортированные списки документов.
     5) Когда сделаны описания типовых бизнес-процессов, резко снижается количество допускаемых ошибок в работе и оказывается ненужным тратить время и силы на их устранение.
     Таким образом, электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационной системы.40 Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.
1.3. Законодательная база в области электронных документов
     
     Правовое регулирование работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными бумажными документами в разных сферах деятельности.41 
     В 2013 году состоялась  XX Международная  научно-практическая конференция « Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами ». На ней В.А. Барон представил пилотный проект, предусматривающий обмен электронными документами со сроками хранения до пяти лет между федеральными органами исполнительной власти. По его мнению: - « нужно в качестве единицы информационного обмена использовать «контейнер», включающий электронный документ в формате pdf  и удостоверяющую его электронную подпись». Так же, в докладе он обозначил задачи по обновлению нормативно-методической базы электронного документооборота  в Российской Федерации. Его проект на данном этапе так и остаётся пилотным, так как законодательная база в области электронных документов не позволяет его реализовать.
     Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения, а также защиты от искажений в процессе электронного обмена и хранения. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.
     Так, Кирилловых А.А., считает, что - «Расширение границ информационной деятельности, развитие информационных технологий в рамках информационного права определяют потребность в наличии специального законодательства, призванного регулировать отдельные механизмы упорядочения информационного потока.
Решению обозначенных проблем может способствовать дальнейшее развитие нормативной основы электронной формы взаимодействия в различных сферах общественной жизни в контексте информационного пространства». 42 Это мнение безусловно верно, ведь без нормативной базы, что либо невозможно сделать почти во все сферах жизнедеятельности человека, особенно когда компьютерные технологии охватили все отрасли жизни.
     Рассмотрим самые основные и главные законодательные акты федерального уровня, касающиеся работы с электронными документами.43
     Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы.44 Поэтому экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа – признается лишь сам факт его существования.
     Согласно статье 5 Закона «Об архивном деле в РФ» электронные документы наряду с кино-, фото-, видео- и фонодокументами, телеметрическими документами входят в состав Архивного фонда Российской Федерации.45 Это означает, что они подлежат организации, упорядочению и сохранению в течение сроков, установленных перечнями и другими нормативными актами наравне с традиционными. Данная статья также запрещает уничтожение до проведения экспертизы ценности документов на носителях «любого вида», находящихся в федеральной или муниципальной собственности, собственности субъекта федерации, что закрепляет необходимость сохранения электронных документов наравне с документами на традиционных носителях.
     Конкретное определение понятия электронный документ приведено в ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».46 В нём дано следующее определение: электронный документ – это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Так же этот закон даёт понятие термина «информация» как «сведения, независимо от формы их представления». В нем же установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, четко определен обладатель информационных ресурсов. Анализируя этот закон, нельзя не обратить внимание на положение посвященное электронным сообщениям. 
     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даёт чёткое разграничение понятиям «электронный документ» и «электронное сообщение».47 В нем рассмотрен вопрос об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и другие. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем.
       Таким образом, некоторые его положения прописаны недостаточно четко, и это касается понятийного аппарата, чёткого определения терминов. Но есть и плюс у этого федерального закона - это включение в закон статьи, приводящей в единообразие состояние делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления и приравнивающей электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.48
     В 2011 г. был принят Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который дает определение электронной подписи. Итак, согласно этому закону, электронная подпись – «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».49 
     В основном произошли изменения  в формулировках и замены в других законодательных актах слова «электронная цифровая подпись» на  «электронная подпись», но также нужно отметить утрату силы третьей части Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В соответствии с действующим законодательством электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.50
     Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит закон «О персональных данных» 2006 г.51 Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни. 
     Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных .......................