Электронный документооборот.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Исторический факультет
Кафедра документоведения, архивоведения и исторической информатики



Выпускная квалификационная работа
Электронный документооборот на примере предприятия «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ»









Допустить к защите:
Заведующий кафедрой,
д-р ист. наук, профессор
В. Н. Владимиров
_____________________
«___»___________2018 г.

Выполнила: 
студентка 4 курса, 144 -2 гр. ИФ
М.А. Околелова
_____________________
          (подпись)

Научный руководитель: 
к.и.н., доцент О.И. Чекрыжова
_____________________
         (подпись)


Работа защищена:
«___»_____________2018 г.
______________________
           (оценка)

Председатель ГЭК:
В. В. Антоненко
____________________
           (подпись)

Барнаул – 2018


ОГЛАВЛЕНИЕ
        
ВВЕДЕНИЕ	1
ГЛАВА 1. Понятийная база  электронного документооборота	4
1. 1. Понятие «электронный документ»	4
1.2. Значимость электронного документооборота	11
1.3. Законодательная база в области электронных документов	18
ГЛАВА 2. Электронный документооборот на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ»	25
2.1. Обзор систем электронного документооборота на российском рынке	25
2.2.Система электронного документооборота на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ»	36
2.3 Преимущества и недостатки системы электронного документооборота «Галактика ERP»	50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	54
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ	58
1. Источники	58
2. Литература	59









ВВЕДЕНИЕ
     
     Последнее десятилетие XX века прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции. Удобство, оперативная обработка, компактность и другие качества информационных технологий способствовали широкому распространению компьютерных технологий и созданию мировых коммуникационных сетей 1.
     В современных рыночных условиях для фирм весомы возможности нынешних информационных технологий с точки зрения их применения в управлении документацией. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений2. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль  3.
     Отсутствие структурированного движения документов и возможности эффективно следить за движением документов, приводит к понижению эффективности работы, повышению числа ошибок. Системы электронного документооборота позволяют ускорить процесс обработки информации, предоставляя интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, а так же необходимый для работы функционал. Использование единой базы данных устраняет такие проблемные моменты, как наличие не актуальных по дате изменения документов или их потерю в процессе использования4. Существует огромное множество различных систем электронного документооборота, но все их объединяет то, что великое множество документов становятся доступны для обработки из одного приложения, сокращая время и усилия, прикладываемые для достижения результата, тем самым повышая эффективность работы 5.
     Решение проблемы управления документацией на предприятии позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы фирм, сократить объем вводимой информации, что может дать преимущество во времени и гарантировать их приемлемое функционирование 6.
     Выбранная тема данной работы актуальна, потому что эффективность управления любого предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Малоэффективное использование накопленной информации может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. На предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ» используется система электронного документооборота Галактика ERP на платформе DIRECTUM.
     Целью дипломной работы является исследование системы электронного документооборота Галактика ERP на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ».
     Задачи дипломной работы:
     1. Провести исследование текущей ситуации на предприятии в области электронного движения документов.
     2. Осуществить исследование влияния движения документов на эффективность управленческой деятельности организации.
     3. Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии.
     Объектом изучения являются методологические, методические и практические вопросы организации электронного документооборота.
     Предметом исследования является действующая система электронного документооборота на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ».  
     Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники 7. 
     Источниками исследования дипломной работы являются фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ».
     В первой теоретической главе будут представлены понятия об электронном документе, электронном документообороте, электронной подписи, а так же действующая законодательная база в области электронных документов.
     Во второй главе изучим и проведём исследование имеющейся системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «АЛЕЙСКЗЕРНОПРОДУКТ», так же выявим недостатки действующей системы. Затем предложим пути решения устранения недостатков системы электронного документооборота предприятия.
     

ГЛАВА 1. Понятийная база  электронного документооборота
1. 1. Понятие «электронный документ»
     
     Ежедневно в каждой организации обрабатываются большие объемы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов 8.
     Как правило, под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Но документ имеет возможность фиксироваться на всяком физическом носителе данных. Устная беседа, не отмеченная на физическом носителе информации, не рост поддаётся сбор точному воспроизведению и не рост считается сбор документом.
     Первыми тема носителями тема информации семь были явно матричные факт носители. Они итак возникли явно к концу XIX века. Матричные факт носители явно воспроизводили явно кодированную информацию на дело особых стаж  таблицах офис – матрицах. Матричные факт носители явно информации семь принято ясно делить на дело машиночитаемые факт и человекочитаемые. Они итак характеризуются сбор большим объемом информации семь и значительными тема размерами9.
     В  обеспечивающие годы -  предприятия замечены  спроса ручные  спроса - средства  особенности механизации. Поиск в  факторов системах  услуг методом  информационное металлической  установление сквозь  поставка подходящему  первой перфокарты.  А вот к  элементов большой  поставка относились  представлено машины 10. 
     Механизация  спроса 1950-х  деятельности касалась в  сопровождаются делопроизводства и  информационное архивов. Использование  распределение малой  представляют было  продвижении и ограничивалось  внешней матричных  элементов информации и  торгового перфокартотек,  уходящие приборов.  
      Одним  заключение первых  розничной машиночитаемых  обеспечивающие стал  более Научно-исследовательского  степени аэроклиматологии. Институт  только создан в  активную году  заключение Центральный  предприятия гидрометеорологический  уходящие с целью  процесс обработки  заключение метеорологических  распределение которые  являясь в виде  процесс книг,  также синоптических  также в технических  элемент территориальных  внутренней гидрометеорологической службы.  торгового институте  отличительным создана  распределение фабрика 11.
     В шестидесятые  распределением случилось  этом становление  уходящие носителей информации.  являясь быстрого  отличительным документов  увязать совмещенные карты.  более поставлен  уходящие о способности  мероприятий полнотекстовых  производитель данных -  элементов систем,  услуг разрешали  изыскание получать  относятся незамедлительно к  распределением документа, а  изыскание к его  изыскание сведениям 12.
     Для информационных системы поисков начинают первой использовать пленочные услуг и оптические носители элементы информации - микрокарта распределением и рулонная микропленка. На этом этапе происходит эволюция носителей 13. Магнитные носители - носители, в которых информация фиксируется намагничиванием на особые дисков, барабаны, магнитных лент, замыканием строго определенных участков системы электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.
     С эволюцией технического прогресса связано распространение электронно-перфорационных машин, использование электронно-вычислительных машин 14. В 1950-1970 годы происходит повсеместное создание автоматизированной системы управления на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне. К 1975 году общегосударственные отраслевые автоматизированной системы управления обхватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства 15.
     Формирование и введение автоматизированной системы управления содействовало формированию новых методов документирования, стимулировало разработку единой государственной системы делопроизводства. Создаётся сеть архивов машиночитаемых данных. Эти архивы формировались в рамках ведомственных систем: вычислительные центры на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры при министерствах и ведомствах.
     История возникновения понятия «электронный документ» наступает  в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 прецедент факт присутствия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали: «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» 16.  Во второй половине семидесятых первой половине восьмидесятых годов складываются теоретические основы архивоведения машиночитаемых документов. Были намечены основы систематизации, экспертизы ценности, системы научно-справочного аппарата машиночитаемых документов. 
     Восьмидесятые годы стали этапом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро улучшались, быстро происходил технический прогресс, а новое программное обеспечение подобия текстовых микропроцессоров и электронных таблиц, сделало их доступными, достаточно недорогими и полезными для широкого круга пользователей. Были замечены комбинированные, географические, информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в коих в одно и тоже время возможно было воплотить в жизнь  вычисления, проводить обработку текстовой или же графической информации  17.
     В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации, разработка концепции централизованного хранения машиночитаемых документов была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР, подготовившего - «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники» 18.
        С конца 1980-х гг. появилась неувязка определения правового статуса электронного документа. Многие архивисты высказывались, собственно что машиночитаемые записи 1960-х - начала 1980-х гг. не обладают юридической силой, так как они не имеют общепризнанных атрибутов документов: печатей, подписей или же иных форм установления подлинности. ГОСТ 6.10.1-88 содержал 4 определения, имеющих отношение к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе и машинограмма 19. Отличались такие документы собственно  лишь  тем, что они должны были быть применимы для обработки на электронно-вычислительных машинах, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформлялись при этом в установленном для всех документов едином порядке.
          Микрокомпьютерная революция оказалась настолько быстрой, что почти все разрабатываемые методики устаревали ещё до опубликования. Наука следовала за компьютерными технологиями, став их заложницей 20.
     Можно отменить, на основе вышеизложенных фактов то, что  конец 1980-х гг. был новым кризисом электронных архивов, который привел к пересмотру множества положений архивной практики.
          По-другому было дано понимание определения машиночитаемого документа в ГСДОУ (2.3.3.1) 1991 года - «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М. В. Ларина - «ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека»21. В век компьютеризации можно заметить, что появляется возможность перехода на более совершенные технологии и программное обеспечение. Появилась возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основополагающей почвой которого выступает «электронный документ».
          В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:
     1) ГОСТ 7.83-2001. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания" гласит, что - «Электронный документ — документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники»  22.
     2) Электронный документ — информационный объект, состоящий из двух частей:
* реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты и электронную цифровую подпись; 
* содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге 23.
     3) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» гласит, что - «электронный документ — информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе» 24 .
     Определение, данное в третьем варианте наиболее удачное, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи. Такое разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
     Ученые, изучая данную проблематику, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Например, А. И. Земсков дает определение электронного документа, такое же, которое содержится в п. 3.1 ГОСТ 7.83 — 2001 - «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе» 25. Такое понимание электронного документа не корректно, потому что оно говорит только о факте существования документа без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
     М. Н. Костомаров опровергает все предложенные определения. Он считает, что - «наиболее точно понятие электронного документа отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» — всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера» 26. По этому поводу проводилась обширная дискуссия. Итог этой дискуссии был в том, что к электронным документам следует относиться точно так же, как и к другим технотронным документам, учитывая специфику носителя в соответствии с действующими правилами, инструкциями и нормативно-правовой базой Российской Федерации.
     Таким образом, при существующем обилии понятий «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве, ведётся  немало споров.  Идеальное понятие этого термина должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие странные обороты, как «пригодный для восприятия человека», а более подробно описывать его суть. Электронный документ — это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись 27.




1.2. Значимость электронного документооборота
     
     В Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 25.11.2017) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"  даётся такое определение - «электронный документооборот — это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях»  28.
     В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического определения знаков.
     Нужно разделять два понятия, их легко перепутать: делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это работа по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки29. Таким образом образуются две системы. Система автоматизации делопроизводства - САД и системы электронного документооборота - СЭД. Система автоматизации делопроизводства обеспечивает учет электронных документов. В её функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении30. Система автоматизации делопроизводства даёт возможность вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или же их набору. Система электронного документооборота нацелена на работу с электронными документами, их перемещением внутри организации или между организациями. Необходимым тут является процесс коллективной подготовки документа, его множественное согласование, ведение версий документов. Система электронного документооборота сочетает в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в больших организациях. На данный момент существует очень много различных СЭД из которых можно выбрать подходящую для той или иной организации систему. 
     Электронный документооборот может быть внутренним и внешним. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или же перемещением электронных документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями 31. Так, под системой электронного документооборота в узком значении можно понимать программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение). Также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий  и контроль. В более широком значении под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную,  техническую, методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые нюансы 32.
     Процессы работы с документами изменяются под влиянием компьютерных технологий. С помощью таблицы, представленной ниже можно проследить развитие технологий внутреннего документооборота.
     
Стадии развития
Работа с входящими документами
Работа с исходящими документами
Работа с внутренними документами
Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот
Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий.
Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД на бумажном носителе.
Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий 
Электронно-бумажный документооборот
Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов.
Регистрация документов в электронной форме в СЭД. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе.
Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов.
Электронно-бумажный документооборот и электронный документооборот
Практически вся работа с документами ведётся в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций.
Практически вся работа с документами ведётся в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ, подписанный на бумажном носителе
Практически вся работа с документами ведётся в СЭД в электронной форме.
     
     Приведём некоторые примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления 33 :
     1) Традиционный  бумажный документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов.
     2) Есть необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;
     3) При работе с любыми документами (бумажными или электронными) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком. Так, автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.
     В настоящее план время фонд электронный документооборот плюс между организациями тема в значительной темп мере заменяет сток бумажный.  Например, на дело доставку бумажного, куда документа тоже почтой темп или явно курьером срез  уходит съем шифр несколько лишь дней, а электронный документ доставляется сбор в течение опыт нескольких фаза секунд независимо язык от п местонахождения итог адресата. Перевод документооборота тоже в электронный формат спад  экономит съем не рост только лишь время фонд и силы, но чтоб и пространство. В некоторых стаж компаниях сайт бумажные факт архивы за многие опыт годы занимают гост площади, сопоставимые факт с площадями тема торговых стаж залов. Однако лишь может сток ли явно электронный документооборот плюс заменить бумажный полностью, или явно юридически курс значимые факт документы обязательно, чтоб должны храниться сбор в бумажном варианте, заверенные факт собственноручной темп подписью и печатью? Этот плюс вопрос остаётся сбор до сих фаза пор открытым.
     При суть внедрении семь информационных стаж технологий, сокращение опыт бумажного куда документооборота тоже не рост происходит съем автоматически. Поэтому необходимо чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации использовались также меры по оптимизации использования бумажной документации 34.
     Рассмотрим значимость системы электронного документооборота  для автоматизации бизнес-процессов предприятия.
     Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих значимых для организации результатов. Понятие термина бизнес-процесс очень простое - это способ описания текущей деятельности, того, что делается каждый день в какой либо организации 35.
     Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить необходимое время со значительным повышением качества работы36. Большую роль играет то, что создаваемые электронные документы в системе электронного документооборота не занимают большого места хранения в физическом смысле. Так же можно отметить, что с помощью СЭД можно значительно сократить штат сотрудников, что любой организации пойдёт на пользу, ведь тогда создаётся единая вертикаль управления без каких-то рутинных вопросов кадровой политики. Важным аспектом является так же то, что система электронного документооборота рассчитана на работу как в маленькой структуре, например какого-либо отдела, так и в рамках сложной структуры таких как, территориально-распределённых организациях (филиалы).  Так же автоматизация документооборота позволяет не допускать ошибок человеческого фактора.  
     Схему системы электронного документооборота, подходящую в общем виде под любую организацию можно увидеть в ниже 37.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     Итак,  рассмотрим значимость электронного куда документооборота тоже на дело предприятии: 38:
     1) Передача документов между стадиями тема обработки курс совершается сбор фактически курс незамедлительно. К примеру, документ окажется сбор у своего куда адресата тоже мгновенно чтоб в последствии семь после его куда регистрации семь в службе ДОУ, а не рост будет сток длительное цена время фонд ждать, пока быть его куда положат спад в необходимую папку, потом за ним придет сток секретарь, рассортирует сток согласно чтоб сотрудникам и, наконец, сотрудник заглянет сток за своей учет собственной темп почтой.
     С системой темп электронного куда документооборота тоже всё весьма один очень просто. Работник приходит съем на дело свое цена собственное цена рабочее план место, включает сток компьютер, открывает сток программу и видит съем перечень документов, доступных стаж ему, которые факт поступили явно на дело его куда имя. Как правило, современные факт системы электронного куда документооборота тоже дают гост возможность хранить и электронный образ документа, следовательно чтоб работник может сток сразу начинать работать с документом - открыть его, прочитать и решать, что ясно с ним необходимо язык делать далее.
     2) С бумажным документооборотом много куда времени итак теряется сбор на дело выяснение опыт вопросов: «А был ли явно документ?», «А кому его куда отправили?», «А где цель он сейчас?», «А что ясно с ним происходило? »
     Когда этот документ зарегистрирован в системе электронного куда документооборота, ответы и решения итог на дело все интересующие опыт вопросы возможно чтоб получить почти база мгновенно. В ней учет есть вся сбор требуемая сеть информация итог и автоматизированные факт механизмы поиска, которые факт из всего куда объема один документов выбирают гост те, которые факт соответствую введенным характеристикам поиска быть и доступа к определенным видам документов, которыми тема , установленным правам доступа работника 39.
     3) Зачастую работа тоже с документами тема идет сток неравномерно чтоб - некоторые факт исполняются сбор очень быстро, а некоторые факт забываются сбор и задерживаются. Система один электронного куда документооборота тоже берет сток на дело себя контроль сроков прохождения итог документов, показывая сеть работнику определёнными тема отметками тема срок исполнения итог документа тоже и тому подобное.
     4) Если явно по либо входящему документу есть резолюция итог или явно поручение, его куда исполнение опыт нужно чтоб контролировать. Если явно это ясно делать в ручном режиме, на дело каждый документ заводится сбор регистрационная сеть карточка, указывается сбор срок исполнения, в эту же счет карточку вносится сбор отметки курс об исполнении. При суть использовании семь СЭД, информацию об исполнении семь документа тоже вносит съем сам исполнитель. Секретарю для этап контроля этап остается сбор просто ясно посмотреть автоматически курс отсортированные факт списки курс документов.
     5) Когда этот сделаны описания итог типовых стаж бизнес-процессов, резко лишь снижается сбор количество хотя допускаемых стаж ошибок в работе и оказывается сбор ненужным тратить время фонд и силы на дело их фаза устранение.
     Таким образом, электронный документооборот плюс способствует сток документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также счет процессов проектирования итог информационной темп системы40. Однако лишь плохо продуманная сеть система один автоматизации семь документооборота тоже может сток нанести база вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно чтоб управляемые факт бизнес-процессы, отвлечь персонал от плюс выполнения итог основной темп работы ради поддержания итог системы автоматизации семь документооборота.
1.3. Законодательная база в области электронных документов
     
     Правовое цена регулирование опыт работы с электронными тема документами тема предполагает сток закрепление опыт в нормативных стаж правовых стаж актах офис понятия итог «электронный документ» и возможности база использования итог электронных стаж документов наравне рост с традиционными тема бумажными тема документами тема в разных стаж сферах офис деятельности41.
     
     В 2013 году состоялась  XX Международная сеть  научно-практическая сеть конференция итог « Документация итог в информационном обществе: эффективное цена управление опыт электронными тема документами тема ». На ней учет В.А. Барон представил пилотный проект, предусматривающий указ обмен электронными тема документами тема со сроками тема хранения итог до пяти база лет сток между федеральными тема органами тема исполнительной темп власти. По его куда мнению: - « нужно чтоб в качестве единицы информационного куда обмена дело использовать «контейнер», включающий указ электронный документ в формате pdf  и удостоверяющую его куда электронную подпись». Так же, в докладе цель он обозначил задачи по либо обновлению нормативно-методической темп базы электронного куда документооборота тоже  в Российской темп Федерации. Его куда проект на дело данном этапе так и остаётся сбор пилотным, так как законодательная сеть база в области база электронных стаж документов не рост позволяет сток его куда реализовать.
     Применение опыт электронных стаж документов требует сток законодательного куда обеспечения итог их фаза юридической темп силы, то ясно есть установления итог порядка быть их фаза удостоверения, а также счет защиты от плюс искажений указ в процессе электронного куда обмена дело и хранения. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются сбор попытки курс создания итог определенных стаж условий указ для этап использования итог в этих фаза целях сайт технологии семь электронной темп подписи.
     Так, Кирилловых А.А., считает, что - «Расширение границ информационной деятельности, развитие информационных технологий в рамках информационного права определяют потребность в наличии специального законодательства, призванного регулировать отдельные механизмы упорядочения информационного потока.
Решению обозначенных проблем может способствовать дальнейшее развитие нормативной основы электронной формы взаимодействия в различных сферах общественной жизни в контексте информационного пространства» 42. Это мнение безусловно верно, ведь без нормативной базы, что либо невозможно сделать почти во все сферах жизнедеятельности человека, особенно когда компьютерные технологии охватили все отрасли жизни.
     Рассмотрим самые факт основные факт законодательные факт акты федерального куда уровня, касающиеся сбор работы с электронными тема документами 43.
     Федеральный закон «Об архивном деле в Российской темп Федерации» гласит, что ясно в состав Архивного куда фонда этот РФ включаются сбор архивные факт документы, независимо язык от плюс способа их фаза создания, вида этот носителя, в том числе электронные факт документы44 . Поэтому экспертизе ценности база подлежат спад все документы на дело носителях сайт любого куда вида, находящиеся сбор в федеральной темп собственности, собственности база субъекта тоже РФ или явно муниципальной темп собственности. Однако лишь в законе рост нет сток определения итог электронного куда документа тоже – признается сбор лишь сам факт его куда существования.
     Согласно чтоб статье 5 Закона дело «Об архивном деле в РФ» электронные факт документы наряду с кино-, фото-, видео- и фонодокументами, телеметрическими тема документами тема входят норм в состав Архивного куда фонда этот Российской темп Федерации45. Это ясно означает, что ясно они итак подлежат спад организации, упорядочению и сохранению в течение опыт сроков, установленных стаж перечнями тема и другими тема нормативными тема актами тема наравне рост с традиционными. Данная сеть статья также счет запрещает сток уничтожение опыт до проведения итог экспертизы ценности база документов на дело носителях сайт «любого куда вида», находящихся сбор в федеральной темп или явно муниципальной темп собственности, собственности база субъекта тоже федерации, что ясно закрепляет сток необходимость сохранения итог электронных стаж документов наравне рост с документами тема на дело традиционных стаж носителях.
Конкретное цена определение опыт понятия итог электронный документ приведено чтоб в ФЗ РФ «Об информации, информационных стаж технологиях сайт и о защите информации» 46 . В нём дано чтоб следующее план определение: электронный документ – это ясно «документированная сеть информация, представленная сеть в электронной темп форме, то ясно есть в виде, пригодном для этап восприятия итог человеком с использованием электронных стаж вычислительных стаж машин, а также счет для этап передачи по либо информационно-телекоммуникационным сетям или явно обработки курс в информационных стаж системах». Так же счет этот плюс закон даёт понятие опыт термина дело «информация» как «сведения, независимо язык от плюс формы их фаза представления». В нем же счет установлены принципы правового куда регулирования итог отношений указ в информационной темп сфере, четко лишь определен обладатель информационных стаж ресурсов.
      Анализируя этот закон, нельзя не обратить внимание на положение посвященное электронным сообщениям. 
     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даёт чёткое разграничение понятиям «электронный.......................