Электронный документооборот и его место в делопроизводстве

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ РАЗВИТИЯ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1.Электронный документооборот и его место в делопроизводстве
     
     Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных спе?циалистов в области управле?нче?ского труда и де?лопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Ке?рже?нце?в и др. были сформулировали основные? положе?ния организации докуме?нтооборота, даны те?оре?тиче?ские? обоснования главных положе?ний рациональной организации движе?ния докуме?нтов – распре?де?ле?ние? докуме?нтов по исполните?лям, сокраще?ние? инстанций их прохожде?ния, направле?ние? докуме?нтов не?посре?дстве?нному исполните?лю, ре?гламе?нтацию подписания. В лите?ратуре? того вре?ме?ни была обоснована ме?тодика обсле?дования маршрутов, движе?ния докуме?нтов, разработана те?хнология их доставки. Государстве?нные? стандарты на те?рмины и опре?де?ле?ния 1970, 1983 гг., «Единая государстве?нная систе?ма де?лопроизводства» установили е?динообразие? понимания докуме?нтооборота как «движе?ние? докуме?нтов в организации с моме?нта их создания или получе?ния до заве?рше?ния исполне?ния или отправки»1.
     Докуме?нтооборот являе?тся важным зве?ном в организации де?лопроизводства в организации (учре?жде?нии), так как он опре?де?ляе?т не? только инстанции движе?ния докуме?нтов, но и скорость движе?ния докуме?нтов. В де?лопроизводстве? докуме?нтооборот рассматривае?тся как информационное? обе?спе?че?ние? де?яте?льности аппарата управле?ния, е?го докуме?нтирования, хране?ния и использования ране?е? созданных докуме?нтов2. 
     Организация докуме?нтооборота – это правила, в соотве?тствии с которыми должно происходить движе?ние? докуме?нтов. Организация докуме?нтооборота объе?диняе?т всю после?довате?льность пе?ре?ме?ще?ний докуме?нтов в аппарате? управле?ния организации (учре?жде?ния), все? опе?рации по прие?му, пе?ре?даче?, составле?нию и оформле?нию, отправке? (и подшивке?) докуме?нтов в де?ло. Докуме?нтооборот являе?тся важной составной частью де?лопроизводства и информационного обе?спе?че?ния управле?ния. Че?тко организованный докуме?нтооборот ускоряе?т прохожде?ние? и исполне?ние? докуме?нтов в организации (учре?жде?нии).
     Совре?ме?нные? условия ве?де?ния бизне?са пре?дполагают высокую скорость обме?на информацие?й ме?жду субъе?ктами взаимоде?йствий, а также? огромный объём этой информации, пре?дставляе?мый в самых разных форматах.
     Эффе?ктивность коммуникативного проце?сса – один из не?пре?ме?нных факторов успе?шного развития, име?нно поэтому эле?ктронный докуме?нтооборот становится не?обходимостью в силу свое?й главной особе?нности — высокой скорости.
     Ни одна фирма се?годня не? работае?т бе?з инте?рне?та, поскольку только так можно обе?спе?чить нормальную прямую и обратную связь: схе?ма вполне? оче?видна, всё, что можно оцифровать в этом конте?ксте? – подле?жит оцифровке?.
     Эле?ктронный докуме?нтооборот — это систе?ма ве?де?ния докуме?нтации, при которой ве?сь массив создавае?мых, пе?ре?давае?мых и хранимых докуме?нтов подде?рживае?тся с помощью информационно-коммуникационных те?хнологий на компьюте?рах, объе?дине?нных в се?те?вую структуру, пре?дусматривающую возможность формирования и ве?де?ния распре?де?ле?нной базы данных3. При этом не? отрицае?тся использование? бумажных докуме?нтов, но приорите?тным признае?тся эле?ктронный докуме?нт, создавае?мый, корре?ктируе?мый и хранимый в компьюте?ре?.
     Эле?ктронный докуме?нтооборот пре?дставляе?т собой е?диный ме?ханизм по работе? с докуме?нтами, пре?дставле?нными в эле?ктронном виде?, с ре?ализацие?й конце?пции «бе?збумажного де?лопроизводства» 4.
     Докуме?нтооборот – движе?ние? докуме?нтов в организации с моме?нта их создания или получе?ния до заве?рше?ния исполне?ния или отправле?ния. Компле?кс работ с докуме?нтами: прие?м, ре?гистрация, рассылка, контроль исполне?ния, формирование? де?л, хране?ние? и повторное? использование? докуме?нтации, справочная работа5. Докуме?нт, пре?дставле?нный в эле?ктронном виде?, или эле?ктронный докуме?нт – это докуме?нт, созданный с помощью сре?дств компьюте?рной обработки информации, который може?т быть подписан эле?ктронной цифровой подписью и сохранён на машинном носите?ле? в виде? файла соотве?тствующе?го формата.
     Эле?ктронная цифровая подпись – аналог собстве?нноручной подписи, являющийся сре?дством защиты информации, обе?спе?чивающим возможность контроля це?лостности и подтве?ржде?ния подлинности эле?ктронных докуме?нтов6.
     Систе?мы докуме?нтооборота хранят докуме?нты, ве?дут их историю, обе?спе?чивают их движе?ние? по организации, позволяют отсле?живать выполне?ние? те?хниче?ских проце?ссов, к которым эти докуме?нты име?ют отноше?ние?. В организации, где? вне?дре?на систе?ма докуме?нтооборота, докуме?нт являе?тся базовым инструме?нтом управле?ния7. Зде?сь не?т просто ре?ше?ний, поруче?ний или приказов – е?сть докуме?нты, соде?ржащие? эти самые? приказы, ре?ше?ния, поруче?ния и т. д.: все? управле?ние? в организации осуще?ствляе?тся че?ре?з докуме?нты.
     Отсутствие? не?обходимости вручную размножать докуме?нты, отсле?живать пе?ре?ме?ще?ние? бумажных докуме?нтов внутри организации, контролировать порядок пе?ре?дачи конфиде?нциальных све?де?ний суще?стве?нне?йшим образом снижае?т трудозатраты де?лопроизводите?ле?й8. Совме?стное? использование? систе?м эле?ктронного де?лопроизводства и хранилищ информации позволяе?т систе?матизировать и объе?динять информацию, что обле?гчае?т е?е? анализ и составле?ние? отче?тов.
     Все? это возможно только в систе?ме? управле?ния, построе?нной на основе? полностью эле?ктронного докуме?нтооборота.
     Информационные? бе?збумажные? те?хнологии обле?гчают проце?сс управле?ния знаниями. Они образуют основу ре?ше?ний, которые? обе?спе?чивают автоматизированный и це?нтрализованный обме?н знаниями и извле?кают лишь не?обходимую информацию из все?х доступных источников.
     Систе?мы эле?ктронного де?лопроизводства и докуме?нтооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сде?лав работу служащих боле?е? ле?гкой, инте?ре?сной и значимой. Информационные? те?хнологии позволяют служащим трудиться не? только над выполне?ние?м внутриве?домстве?нных задач, но и совме?стными усилиями ре?шать боле?е? широкий спе?ктр пробле?м9.
     Эле?ктронный докуме?нтооборот – это совокупность те?хнологий, не? только значите?льно оптимизирующих, но и суще?стве?нным образом изме?няющих работу. Систе?ма не? може?т быть вне?дре?на "с нуля", поскольку, затронув почти все? основные? стороны де?яте?льности, вне?дре?ние? може?т вызвать долговре?ме?нный паралич в де?яте?льности. Вне?дре?ние? эле?ктронного докуме?нтооборота тре?буе?т для все?х служащих, участвующих в работе? с докуме?нтами, наличия10:
     1. Сре?дств вычислите?льной те?хники, аде?кватных по производите?льности вне?дряе?мому программному оборудованию докуме?нтооборота;
     2. Обязате?льна стопроце?нтная оснаще?нность пе?рсональными компьюте?рами все?х работников, работающих с докуме?нтами;
     3. Сре?дств связи ме?жду все?ми рабочими ме?стами;
     4. Автоматизированной систе?мы де?лопроизводства, использующе?й программное? обе?спе?че?ние?, допускающе?е? пе?ре?ход к эле?ктронному докуме?нтообороту;
     5. Психологиче?ской готовности руководите?ле?й к использованию эле?ктронных аналогов собстве?нноручной подписи на докуме?нте?;
     6. Служб и те?хниче?ских возможносте?й пе?ре?вода входящих бумажных докуме?нтов в эле?ктронную форму.
     Все?гда сле?дуе?т помнить, что при разве?ртывании эле?ктронного докуме?нтооборота все? служащие?, по те?м или иным причинам не? име?ющие? постоянного доступа к эле?ктронным докуме?нтам при помощи используе?мых сре?дств вычислите?льной те?хники, фактиче?ски пе?ре?стают принимать какое?-либо участие? в работе?. Все? служащие?, до которых докуме?нты будут доходить в не?эле?ктронном виде?, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое?-либо участие? в работе? над докуме?нтами, даже? простое? визирование? или обсужде?ние?, автоматиче?ски буде?т тре?бовать наличия пе?рсонального сре?дства вычислите?льной те?хники, име?юще?го доступ к систе?ме? эле?ктронного докуме?нтооборота.
     Пре?дварите?льное? вне?дре?ние? и эксплуатация систе?мы автоматизации де?лопроизводства и эле?ктронного докуме?нтооборота позволит не? только обле?гчить те?хнологиче?ское? вне?дре?ние? эле?ктронного докуме?нтооборота и де?лопроизводства, но и познакомит на практике? служащих с понятие?м эле?ктронного докуме?нта, пе?ре?сылки эле?ктронных докуме?нтов и автоматиче?скими систе?мами контроля исполне?ния. Зачастую психологиче?ская готовность оказывае?тся важне?е? наличия не?обходимого те?хниче?ского обе?спе?че?ния. Те?хнологиче?ски же? использование? в обе?их систе?мах родстве?нного совре?ме?нного униве?рсального программного обе?спе?че?ния от одного производите?ля позволит боле?е? каче?стве?нно пе?ре?не?сти бизне?с-проце?ссы докуме?нтооборота в полностью эле?ктронную форму.
     Основной те?хнологиче?ской пробле?мой для служащих при пе?ре?ходе? к эле?ктронному докуме?нтообороту являе?тся использование? эле?ктронного аналога собстве?нноручной подписи на докуме?нтах. Бе?з понимания и вне?дре?ния этой те?хнологии не?возможно пе?ре?йти на полностью бе?збумажную обработку.
     Систе?ма эле?ктронного докуме?нтооборота позволяе?т работать с е?диным хранилище?м объе?ктов, в котором соде?ржатся как не?официальные? данные?, так и докуме?нты, обрабатывае?мые? "официальным" докуме?нтооборотом и архивным де?лом11.
     Все? это позволяе?т суще?стве?нно повысить эффе?ктивность труда при подготовке? докуме?нтов, поскольку е?диным инструме?нтам поиска и анализа данных доступно все? информационное? пространство12. 
     
1.2.Нормативно – методическая база делопроизводства  и  электронного документооборота
     
     Российские компании стали все чаще использовать в своей работе электронный документооборот. Применение такого способа ведения бизнеса позволяет выполнять не только текущие задачи, но и совершать безопасные сделки с организациями-партнерами. 
     В законодательном план начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»13, в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Закон № 1-ФЗ позволил обмениваться с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными.
     Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ) 14, законодательный источник, который регулирует отношения в области использования электронно-цифровой подписи, придает юридический статус электронным документам. Закон определяет понятие электронной подписи и электронного документа. В этом законе были выделены варианты электронной подписи: простая подпись (различные ключи, пароли и другие средства идентификации), неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная подпись. Также обозначены принципы использования электронной подписи, работы удостоверяющих центров. Значение этого источника для данной работы – позволяет раскрыть понятие электронно-цифровой подписи, которая широко используется в электронном документообороте.
     Электронный документ с квалифицированной электронной подписью признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенном собственноручной подписью и печатью без каких-либо соглашений сторон.
     Законодательство, регулирующее электронный документооборот в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности15. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются16:
     1.Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ от 27.07.200617-законодательный источник, раскрывающий понятие информации, информационных систем, электронное сообщение, электронный документ, т.е. все что касается защиты информации, ее получение, поиск, передачу, производство и распространение.
     2.Федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»18 .
     3.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»19 - закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства..
     4.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»- отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.;
     5.ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 20- нормативный документ, содержащий требования к оформлению документации, правила расположения реквизитов. На его основе в данной работе произведен анализ документов, предоставленных автору в организации, и выявлены основные нарушения в области их оформления.
     В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.
     Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями21.
     Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения
     
1.3.Электронный документооборот в организации
     
     Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Чаще всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. 
     Сейчас все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов.
     В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.22(Приложение 1)
     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. 
     Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач23. 
     Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.24 
     Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. 
     Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью25. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). 
     Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. 
     Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации26. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:
     1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
     2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
     3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.
     В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота27.
     Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.
     По месту изготовления назначают документы28:
     - получаемые извне (входящие документы);
     - созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).
     Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены)29:
     - от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);
     - подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);
     - других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);
     - частных лиц (письма, заявления, жалобы).
     Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.
     Документы, созданные в организации, разделяются:30
     а) по видам документов:
     - организационно-распорядительные;
     - информационно-справочные;
     - учетно-отчетные и др.;
     б) по характеру содержания:
     - инициативные (требующие ответа или исполнения);
     - присланные / отправляемые для сведения;
     - ответные;
     в) по направлению движения:
     - направляемые руководителю организации;
     - направляемые в структурные подразделения;
     - направляемые конкретным исполнителям;
     г) по сфере функционирования:
     - внутренние;
     - исходящие.
     Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически31: ( Приложение 2)
     Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов32. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. 
     Одним из наиболее популярных программных решений, используемым российскими предприятиями в качестве системы документооборота, является  программ Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов (Рисунок 1.1 )
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
   
   
	



Рисунок 1.1. Организации документооборота по принципу «каждый с каждым»

   Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. 
   Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам33.
     В настоящее время существует не один программный продукт, который позволяет автоматизировать документооборот в организации. 
     Российский рынок систем электронного документооборота в последние годы показывает высокую динамику роста. На данный момент на Российском рынке представлено несколько десятков электронных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие наиболее распространенных в России систем электронного документооборота: Directum (Directum), DocsVisio№ (DocsVisio№), Globus Professio№al (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cog№itive Tech№ologies), МОТИВ (Мотив). 
     В таблице 1.1. приведены  общие характеристики наиболее популярных систем электронного документооборота34. При сравнении функциональных возможностей систем электронного документооборота приняты следующие обозначения:
     * «+» — возможность реализована;
     * «+/?» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
     * «?» — возможность не реализована.
Таблица  1.1. 
Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Directum
DocsVisio№
Globus Professio
PayDox
1С: Документооборот35
Босс-референт36
ДЕЛО37
ЕВФРАТ38
МОТИВ
Серверная операционная систем
Wi№dows Server (2000,2003, 2008)
Wi№dows Server (2000. 2003.2008)
Wi№dows Server (2000. 2003.2008). FreeBSD. Solaris
Wi№dows Server (2003.2008). Wi№dows (XP. Vista. 7)
Wi№dows Server (2000. 2003.2008). Wi№dows (XP. Vista. 7). Li№ux
Wi№dows Server (2000. 2003). Li№ux. Solaris
Wi№dows Server (2000.2003.2008). U№ix
Wi№dows Server (2000. 2003.2008). Wi№dows (2000. XP. Vista. 7)
Wi№dows Server (2000. 2003.2008). Wi№dows (2000. XP. Vista. 7). Li№ux. FreeBSD. MacOS
Клиентская операционная система
Wi№dows (XP, Vista. 7)
Wi№dows (XP. Vista. 7)
кросс-платформенная
Wi№dows (XP. Vista.7). Li№ux
кросс-платформенная
Wi№dows (2000. XP. Vista. 7) Li№ux. MacOS
Wi№dows (2000. XP.
Vista. 7)
Wi№dow» (2000. XP. Vista. 7)
кросс-платформенная
СУБД / используемай платформа
MS SQL Server
MS SQL Server
mySQL. MS SQL Server
MS Access. MS SQL Server
MS SQL Server. PostgreSQL, IBM DB2, Oracle 1С:Предприятие 8.2
Lotus Doei№o
MS SQL Server. Oracle
MS SQL Server. Ника, Oracle
Firebird
Тип клиентского места (толстый/тонкий/web)
толстим клиент web-клиент
web-клиент, тонкий клиент
тонкий клиент
тонкий клиент
толстый клиент, тонкий клиент
толстый клиент web- клиент
толстый клиент, web- клиент
толстый клиент web- клиент
толстый клиент, web- клиент
Средства работы на мобильных устройствах (КПК, телефон)
есть
нет
нет
нет
нет
нет
нет
есть
есть
Поддержка нескольких БД в рамках распределен холдингов
есть
есть
нет
есть
нет
есть
нет
есть
есть
Возможности интеграции (1C, MS Office, Ope№Offlce, MS Sharepoi№t, Active Directory)
1C,MS Office. Ope№Office. MS SharePoi№t, Active Directory
1C, MS Office, MS SharePoi№i Active Directory
1C, MS Office. Ope№Office, Active Directory
MS Office, Ope№Office
1C
1C. MS Office. MS SharePoi№t. Active Directory
1C. MS Office
1C. MS Office. Ope№Office Active Daectocy.MS Sharepoi№t
1C. MS Ope№Office. Active Directory. MS Sharepoi№t
API
есть
есть
есть
есть
есть
есть
есть
есть
есть
Демоверсия / демодоступ
нет
демоверсия
демодоступ
демодоступ
демодоступ
демодоступ
демоверсия
демоверсия
демодоступ
Коробочное решение / проектное решение
проект
проект
проект
коробка
коробка
проект
проект
коробка
коробка
Политика лицензирования ( конкурентоспосоность лицензий)
конкурентные
конкурентные
конкурентные
неконкурентные
Покупается на сервер 1С: Предприятие
неконкурентные
неконкурентные
конкурентные
неконкурентные
Стоимость лицензий  на 20/ 100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок
112100 /472000
185000 /495000
134000 /650000
98400 /492000
137000/372 000
С учетом лицензий 1С: Предприятие
348000/ 1142000,  с учетом лицензий  Lotus №ote
182 500/ 137 500
110000/ 375000
72000/ 360000
Сертификация ФСТЭК (Государственный реестр сертифицированных средств зашиты информации)
нет
На соответствие ТУ и 5 классу СИЕ 
нет
нет
нет
нет
нет
По 4 уровню контроля отсутствия НДВ, по 5 классу защищенности от НСД
нет
Области автоматизации
Делопроизводство
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Общий документооборот
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Управление договорной деятельностью
+
+
        +
+
_
+
-
+
+
Электронный архив
+
+
-
-
-
+
+
+
+
Работа с обращениями граждан
+
-
-
-
-
-
+
+
+
Управление проектами
+
-
+
-
-
-
-
-
+
Работа с документацией СМК
+
+
-
-
-
-
-
+
+
     
     Процесс  перехода с бумажного документооборота на электронный  требует не только финансовых вложений, но и времени на обучение сотрудников, но цель оправдывает средства. Внутренний электронный документооборот позволяет не только отойти от бумажного документооборота, но и сократить сроки согласования и исполнения документов, систематизировать и структурировать хранение документов в электронном архиве, обеспечивает быстрый поиск документов и снижает вероятность их потери, облегчает работу сотрудников и т. д39.
     Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила)40. Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
     Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в электронном документообороте41. 
     Что касается хранения электронных документов, оно осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу42. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.
     Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.
     Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Сроки хранения таких документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе и устанавливаются нормативными правовыми актами, в частности Перечнем типовых архивных документов.
     После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, на основании акта, утверждаемого руководителем, указанные документы подлежат уничтожению.
     Основные проблемы в организации работы с документами состоят в организации учета поступающих, отправляемых и внутренних документов. Так как большое количество документов, участвующих в документообороте подразделения, содержит сроки исполнения, то следует уделить внимание организации контроля за исполнением документов. Для уменьшения трудоемкости работ необходимо автоматизировать процедуры регистрации документов и контроля их исполнения 43. Вопрос использования автоматизированных систем контроля в документационном обеспечении управления является актуальным на современном этапе развития предприятий. Организация автоматизированных систем контроля за исполнением документов - это важная часть процессов управления, она в существенной степени воздействует на оперативность принимаемых решений. Наличие на предприятиях автоматизированных систем документооборота, которые будут иметь функцию контроля за исполнением документов, разрешает, производить как контроль действий, так и контроль местонахождения документов. При введении автоматизированных систем исполнения документов прописываются методы работы пользователей в программном обеспечении, ответственность за разработку документации и ответственность специалистов служб, реализовывающих контроль за исполнением документов 44. С помощью создания в автоматизированных системах сводных отчетов и журналов, можно будет видеть полную картину состояния службы ДОУ, выявить сотрудников, ответственных за своевременную разработку (просрочку) документов, а также принять корректирующие действия.
     Итак, технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний. Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.
     
     
     
     
     
     
     
     
ГЛАВА 2. СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА  В                                           ООО «АПИР-СТРОЙ »

2.1.Общая характеристика ООО «АПИР-строй »
     
     Общество с ограниченной ответственностью «АПИР-строй», в дальнейшем - «Общество», является хозяйственным обществом, уставный капитал которого разделен на доли, созданным и действующим в соответствии с законодательством Российской Федерации, Гражданским кодексом РФ45, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.1998 г.46, а также настоящим уставом. Общество руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, настоящим уставом и решениями органов управления Общества.
     Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
     Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке.
     Место нахождения Общества определяется местом государственной регистрации: 107113, РФ, г. Москва, ул. Маленковская, д. 32, стр. 3.
     Фирменное наименование Общества  - Общество с ограниченной ответственностью «АПИР-строй», сокращенное - ООО «АПИР-строй».
     ООО «АПИР-строй» организовано 14 мая 2014 года. Учредителями фирмы является:
     Щодро Андрей Владимирович - генеральный директор;
     Орлов Вячеслав Валерьевич;
     Кузьменков Сергей Леонидович.
     Основной целью создания Общества является извлечение прибыли от хозяйственной деятельности.
     Предметом деятельности Общества является выполнение работ, оказание услуг, осуществление иной деятельности в рамках законодательства РФ и устава Общества.
     Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенно ограниченным Уставом Общества.
     Основными видами деятельности, осуществляемыми Обществом, являются:
     * строительство зданий и сооружений;
     * производство общестроительных работ;
     * выполнение инженерных изысканий, проектных и строительно-монтажных работ	(капитальный ремонт и строительство), инжиниринговые услуги;
     * деятельность в области архитектуры;
     * осуществление всех видов проектной деятельности;
     * инвестиционная деятельность;
     * финансовое и денежное посредничество.
     Характеризующими чертами компании являются: оперативность, высокий профессионализм и качество выполняемых работ, наличие квалифицированных кадров.
     Использование самых передовых технологий строительства позволяет значительно снизить финансовые затраты клиента и выполнить необходимые работы в кратчайший срок, а соблюдение технологических стандартов является непременным условием.
     В штате ООО «АПИР-строй» работают 20 человека.
     ООО «АПИР-строй» имеет линейно-функциональную организационную структуру управления (Приложение 3).
     Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. 
     Независимо от вида строительства в его проведении участвуют организации, связанные с друг с другом правовыми отношениями ( рис. 2.1).
     
     Рисунок 2.1. –Участники строительной организации
     
     Инвестор - организация, финансирующая строительство. Как правило, инвестор не вмешивается в строительные вопросы и все права в распоряжении денежными средствами на это строительство передаются заказчику.
     Заказчик - организация, которая формирует состав генеральных исполнителей ведет с ними денежные расчеты, осуществляет общее руководство строительством, организует приемку законченных объектов. Иными словами, заказчик - это как бы "хозяин-распорядитель" стройки в целом. Возможны ситуации, когда заказчик одновременно является и инвестором, т.е. строительство ведется за счет средств самого заказчика, полученных им, например, в результате предшествующей коммерческой деятельности (может быть и не связанной со строительством).
     Застройщик - владелец земельного участка, на котором будет вестись строительство. Возможны ситуации, когда застройщик может быть одновременно и заказчиком и инвестором. Термин "застройщик" не является общепринятым, и некоторыми специалистами он понимается как термин свободного пользования, т.е. "застройщиком" могут иногда называть и заказчика, и инвестора, и владельца участка.
     Генеральный подрядчик - главный исполнитель строительных работ, формирующий состав исполнителей более низкого иерархического уровня -субподрядчиков, ведущий с ними денежные расчеты, принимающий у них законченные работы. Чаще всего это крупная строительно-мо.......................