Документирование деятельности по исполнению социально-правовых запросов граждан на примере архивного отдела администрации МОГО Ухта

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
     Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
     «Ухтинский государственный технический университет»
     (УГТУ)
     
     Кафедра           Социально – коммуникативных технологий
     
     
     ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
     
Тема: Документирование деятельности по исполнению социально-правовых запросов граждан на примере архивного отдела администрации МОГО «Ухта»
Шифр                141679               Группа             ДОУ – 14              Курс            4

Научный руководитель: Борисенко О.Ю.
Выполнила: Поздеева Мария Рудольфовна
     
     
     
     


Ухта 2018
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………..………………………..….…... 5
1. СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА» И АРХИВНОГО ОТДЕЛА КАК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ …..…………………...…..  7
1.1. Структура администрации МОГО «Ухта» …………………………..…..…… 7
1.2. Задачи архивного отдела ……………………………………….…………...… 9
1.3. Функции архивного отдела ………………………………….………….……. 10
1.4. Характеристика организационной структуры администрации МОГО «Ухта» и архивного отдела администрации МОГО «Ухта» ……...………………..……… 11
1.5. Документальный фонд и источники комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта» ………………………...…………………........…… 15
2. ЗАПРОСЫ ГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИЕ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА» ……………...……………...……………… 16
2.1. Выдаваемые архивным отделом информационные документы …………... 18
2.2. Нормативно-правовые документы в работе архивного отдела …………… 20
3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ………………….……. 23
3.1. Процесс исполнения запросов граждан в архивном отделе ……………...... 23
3.2. Порядок исполнения запросов социально-правового характера ………….. 34
3.3. Порядок исполнения генеалогических запросов ………………………...…. 36
3.4. Подготовка архивом информационных документов ………………………. 37
3.5. Справки о начислении заработной платы ………………………………...… 38
4. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА» ………………………………………….…. 40
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………….…………….……………………….. __
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ …….….. __
ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………..................... 50

ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
     1) ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;
     2) Г. – год, город;
     3) ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации;
     4) ГОСТ – государственный стандарт;
     5) ГСК – гаражно-строительный кооператив;
     6) ДОУ – документационное обеспечение управления;
     7) Ед. хр. – единица хранения;
     8) И др. – и другое;
     9) И т.д. – и так далее;
     10) И т.п. – и тому подобное;
     11) Л. – лист;
     12) МОГО – Муниципальное образование городского округа;
     13) М.П. – место печати;
     14) Оп. – опись;
     15) СИФ ОЦНТИ – Справочно-информационный фондОтраслевого центра научно-технической информации;
     16) НСА – научно-справочный аппарат;
     17) П. – пункт;
     18) Райисполком – районный исполнительный комитет;
     19) Росархив – Федеральное архивное агентство (Росархив);
     20) РФ – Российская Федерация;
     21) СОТ – садово-огородническое товарищество;
     22) Ст. – статья;
     23) СЭД – система электронного документооборота;
     24) ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации;
     25) Ф. – фонд;
     26) ФЗ – Федеральный закон.
ВВЕДЕНИЕ
     На сегодняшний день внимание большей части отечественных специалистов в области архивного дела привлечено к проблеме исполнения запросов социально-правового характера, которыевсёчаще поступают в архивные учреждения Российской Федерации.	Этот факт подтверждается тем, что произошедшие изменения в жизни российского общества в области экономики и социального обеспечениясущественно увеличили интерес граждан к архивной информации в целях обеспечения защиты своих прав и законных интересов. Предоставление  обществудостоверной информации является одной из главных задач архивных учреждений [29].								Тема данной дипломной работы весьма актуальна, так как архивы являются частью социальной памяти: они долговечны, специально создаются для хранения документов и в них собрана информация о наиболее важныхаспектах жизни общества.									
     Тематике работы посвящены труды следующих авторов:		
     Например, тема обращений граждан в органы государственного и муниципального управления нашла свое отражение в современной литературе в области ДОУ. Так,И.Н. Дворянский в своей статье «Электронный терминал по приему обращений граждан» называет данный документ одной из форм участия граждан в управлении государством, способствующей усилению контроля граждан за деятельностью различныхорганов управления, борьбе с бюрократизмом, коррупцией и другиминедостатками в их работе, а также котораясущественным образом облегчает труд сотрудников служб ДОУ и в целом оптимизируют документооборот в учреждениях[15].					Что касается запросов, то Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева и Е.М. Бурова, которые в своих трудах по архивоведению рассматривают термин «запрос»как«письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации», а термин «исполнение запроса»– как «поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах»[26].			Т.А. Быкова и Т.В. Кузнецова не рассматривают в своих работах в области документоведения и делопроизводства сам термин, но относят запросы к числу инициативных документов наравне с такими документами, как гарантия, информационное письмо и заявка[28].
     Несмотря на то, что имеются работы по избранной нами теме, по нашему мнению, она изучена недостаточно. 	
     Цель работы: исследование исполнения запросов социально-правовогохарактера на примере архивного отдела администрации муниципального городского округа «Ухта» (далее – архивный отдел) и выработка предложений по совершенствованию работы данного структурного подразделения в данной сфере деятельности.	
     Исходя из цели, объекта и предмета исследования нами определены основные задачи:											
     1) Изучить структуру всей организации, к которой относится архивный отдел, а именно администрации МОГО «Ухта»;
     2) Изучить и представить в работе нормативно-методические и локально-нормативные документы, относящиеся к изучаемой сфере деятельности и используемые в работе данного отдела;
     3) Перечислить и объяснить основные виды запросов, поступающих в архивные учреждения Российской Федерации и проанализировать исполнение запросов по различным видам и степени сложности в архивном отделе г. Ухты в соответствии с основными правилами работы государственных архивов, а также исследовать способы и методы документирования деятельности по исполнению запросов социально-правового характера в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» и найти проблемы в данной сфере деятельности;					4) Разработать предложения по оптимизации деятельности, связанной с исполнением запросов социально-правового характера в изучаемом отделе на основе проведенного исследования.							Объектом исследования в данной работе является процесс документирования исполнения запросов социально-правового характера на примере архивного отдела администрации МОГО «Ухта».				Предметом исследованияявляются порядок и содержание социально-правовых запросов граждан, поступающие в Архивный отдел.				Методы, применяемые при проведении данного исследования: анализа и синтеза, моделирование, статистические методы. 					Источники, привлекаемые для написания данной работы: научная и методическая литература, локально-нормативная базаадминистрации МОГО «Ухта» и Архивного отдела, ресурсы сети Интернет.						В первой главе даны характеристика архивного отдела как организации, его структура и виды деятельности, в том числе его основные задачи и функции.		Во второй главе изучена нормативно-правовая база учреждения и анализируемой в данной работе деятельности, проводится анализ и изучение общихпонятий видов запросов, поступающих как в рассматриваемый отдел, так и в архивные учреждения Российской Федерации, их назначение, правила и нормыих исполнения.
     В третьей главе	изучается процесс документирования исполнения запросов социально-правового характера в архивном отделе администрации МОГО «Ухта», представлена нормативно-правовая база, в соответствии с которой происходит процесс документирования данной деятельности и, таким образом, выявляются проблемы и недостатки в ней.			
     В четвертой главе на основании анализа результатов нашего исследования разрабатываются предложения по совершенствованию процессов документирования исполнения социально-правовых запросов в изучаемом отделеи, таким образом, устраняются обнаруженные проблемы в данной сфере деятельности. 										Исследование проводится на базе архивногоотдела администрации МОГО «Ухта» на основании документов (социально-правовых запросов граждан) исполненных данным отделом, а также нормативно-методической и локально-нормативной документации отдела.
     1 СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА»И АРХИВНОГО ОТДЕЛА КАК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.1 Структура администрации МОГО «Ухта»
	Началом существования архивной службы на территории муниципального образования городского округа «Ухта»  принято считать1939 год, когда в штате Ухтинского райисполкома впервые появилась должность архивариуса[38].			В наше время ухтинский архив является муниципальнымучреждением в составе администрации МОГО «Ухта», здание которого находится по адресу: г. Ухта, ул. Бушуева, дом 5. Штат данного учреждения включает в себя следующие должности: заведующий архивным отделом, заместитель заведующего, главные специалисты, ведущие эксперты, старшие эксперты, эксперты. Всего в штате архива числится 11 сотрудников.
     
     Рисунок 1.1 – Структура администрации МОГО «Ухта»
     На данном рисунке мы видим, что структура рассматриваемого учреждения включает в себя должность руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта», должностных лиц в его непосредственном подчинении, таких как, например:
     1) Руководитель администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     2) Заместитель руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта» - начальник Финансового управления администрации МОГО «Ухта»;
     3) Главный архитектор администрации муниципального образования городского округа «Ухта».
     Отраслевые органы и структурные подразделения без прав юридического лица, к которым относятся следующие управления:
     1) Правовое управление администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     2) Управление экономического развития администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     3) Управление архитектуры и строительства администрации МОГО «Ухта»;
     4) Отдел специальных программ и мобилизационной работы администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     5) Отдел кадров администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     6) Помощник руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     7) Секретариат администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     8) Отдел контроля администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     9) Общий отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     10) Сектор обращения граждан администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     11) Отдел муниципальных информационных систем и технической информации администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     12) Отдел муниципальных услуг администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     13) Архивный отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     14) Административно-хозяйственная служба администрации муниципального образования городского округа «Ухта».
     А также отраслевые органы и структурные подразделения администрации муниципального образования городского округа «Ухта» с правами юридического лица:
     1) Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     2) Финансовое управление администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     3) Муниципальное учреждение «Управление культуры администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     4) Муниципальное учреждение «Управление образования» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     5) Муниципальное учреждение «Управление физической культуры и спорта» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;
     6) Муниципальное учреждение «Управление жилищно-коммунального хозяйства» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»[38].
     1.2 Задачи архивного отдела
     Основными задачами архивного отдела являются:				
     – Проведение  единой политики в области архивного дела в границах муниципального образования городского округа «Ухта»;				
     – Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших на хранение в архивный отдел;						
     – Решение в соответствии с установленным порядком вопросов о передаче архивных документов, являющихся собственностью МОГО «Ухта»;	
     – Соблюдение законодательства в области архивного дела, а также единых правил организации архивного дела в ходе решения вопросов  формирования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных фондов и архивных документов[38].	
     1.3 Функции архивного отдела							
     Основными функциями архивного отдела являются:
     – Осуществление Архивным отделом своей деятельности на основе Плана основных направлений развития архивного дела, годовых и месячных планов работы администрации и самого отдела;						
     – Обеспечение соблюдения правил приема, комплектования, учета, использования и хранения архивных фондов и архивных документов источников комплектования, а также создание экспертно-проверочной комиссии и организация её работы;									
     – Определение состава документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда администрации МОГО «Ухта», а также создание и совершенствование научно-справочного аппарата (НСА) к документам, находящимся в составе Архивного фонда;							– Разработка и ведение списков источников комплектования и согласование их с Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми;			–Осуществление организационно-методического руководства предприятиями, учреждениями и организациями, являющимися источниками комплектования;												– Изучение общественной потребности в документальной информации и эффективности использования архивных документов;					– Ведение статистического учёта состояния деятельности архивов предприятий, учреждений и организаций, которые для Архивного отдела являются источниками комплектования;								– Организация приёма граждан и представителей предприятий, учреждений и организаций по вопросам, относящимся к деятельности архивного отдела.			– Исполнение социально-правовых и иных запросов юридических и физических лиц, а также рассмотрение заявлений, предложений и жалоб и принятие мер к устранению недостатков в работе архивного отдела;			– Обеспечение в установленном законом порядке защиты сведений, составляющих личную и государственную тайну;						– Предоставление информации вышестоящим органам о составе и содержании документов, о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях и других нарушениях архивного законодательства[38].
     1.4 Характеристика организационной структурыадминистрации МОГО «Ухта» и архивного отдела администрации МОГО «Ухта»
     По своей организационной структуре администрация МОГО «Ухта» относится к линейно-функциональному виду организационной структуры (рис.1.2), так как основойэтой структуры являются линейные подразделения, которые осуществляют в организации основную работу, и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на ресурсной основе, в нашем случае этотакие подразделения, как отдел кадров, отдел по финансово-экономической работе, управление образованием, административно-хозяйственная, жилищно-коммунальная службы и т.д.						Архивный отдел администрации, в свою очередь, можно отнести к линейной организационной структуре (рис. 1.3), так как суть линейного управления состоит в том, что каждым подразделениемуправляет руководитель, наделенный определенными полномочиями и осуществляющий руководство подчиненными ему работниками. В нашем случае заведующему архивным отделом подчинен штат из 10 специалистов (экспертов), выполняющих поставленные перед ними задачи по обеспечению сохранности документов в архиве и работе с ними.
     
     Рисунок 1.2 – Линейно-функциональная организационная структура
      
     Рисунок 1.3 – Линейная организационная функция
     Линейная структура управления обеспечивает прямое воздействие на объект управления и предполагает реализацию в полном объеме принципа единоначалия. Сам же руководитель подчинен вышестоящему начальнику, то есть заведующий архивом подчиняется непосредственно главе администрации. Данная структура управления используется в небольших организациях на низшем уровне управления[32].
     В нашей работе мы рассмотрим наиболее распространённые критерии описания организации, а именно организационного описания архивного отдела г. Ухты. Типология организаций основывается на следующих11 критериях:
     1. Отраслевая принадлежность – оказание услуг, так как архив оказывает услуги по приёму, хранению документов, услуги по приёму и исполнению запросов граждан. 							
     2. Размер организации – малое предприятие, поскольку в штат архивного отдела входит 10 специалистов (экспертов) и заведующий.
     3. Самостоятельность принятия решений – зависимая. Это обусловлено существованием финансовой и материальной зависимости от другой организации, в нашем случае архивный отдел имеет финансовую и материальную зависимость от администрации г. Ухты.				
     4. По времени действия – бессрочно, так как на протяжении вот уже 80 лет ухтинский архив готов оказывать муниципальные услуги гражданам.
     5. По специализации производства – специализированное, поскольку архивный отдел специализируется непосредственно на хранении архивных документов и фондов. 									
     6. По степени распространенности – местное, так как учреждение действует в пределах территории органа местного самоуправления.
     7. По статусу организации по отношению к своим сотрудникам архивный отдел администрации МОГО «Ухта» можно отнести к первичной организации по причине того, что рассматриваемый нами отдел образуется и существует как независимо от объединяемых ею людей учреждение. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают её главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов, подчиняются её требованиям, действуют в соответствии с устанавливаемыми ею правилами, что и свидетельствует о первичности  и абсолютном приоритете организации.		
     8. По взаимодействию с внешней средой – механическая, характеризующаяся незыблемостью границ, преобладанием жёстких вертикальных связей, официальным характером отношений и всесторонней регламентацией. Такие организации обычно требуют от своих членов безусловной лояльности, ограничивают свободу информации. Механистическими по своей сути являются все государственные организации, а также крупные и средние коммерческие фирмы, функционирующие в традиционных отраслях экономики, сюда можно отнести и рассматриваемый отдел.
     9. По типу организации, составляющих структуру гражданского общества – некоммерческая, так как архивный отдел не имеет извлечение прибыли в качестве основной цели деятельности и не распределяет полученную прибыль между участниками.					
     10. По источнику финансирования – бюджетное учреждение, основным источником финансирования которого являются средства государственного или местного бюджета.									
     11. По организационно-правовому статусу архивный отдел администрации г. Ухты можно отнести к единичной организационной  форме организации, оказывающей услуги. К ним относятся организации, представляющие одно юридическое лицо. Обычно наименование организационной формы таких организаций определяется видом выпускаемой продукции, в нашем случае это учреждение, оказывающее услуги гражданам города по поводу проведения различных работ с документами [32].

     1.5 Документальный фонд и источники комплектования архивного отделаадминистрации МОГО «Ухта»
     
     С начала существования  архивной службы по настоящее время одной из основных задач архивного отдела является организация работы и взаимодействие с источниками комплектования, которыми являются организации, предприятия и учреждения города Ухты.										В  архиве городаУхты хранятся документы  Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу.В список организаций-источников комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта» включено 42 организации, относящихся к муниципальной собственности. Эти документы систематически пополняют документальный фонд рассматриваемого нами отдела, отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.	
     Таблица 1.1 – Статистика архивного отдела на 01.01.2017 г.
Документы постоянного срока хранения,в том числе фотодокументы
Документы по личному составу ликвидированных предприятий
95 фондов
351 фонд
27342 ед. хр.
65 806 ед. хр.
     
     На 01.01.2017 г.в архивном отделе учтено 446 фондов, в работе были 20 089 ед.хр., из них документов постоянного хранения – 3 727 ед. хр. и 16 362 ед. хр. – документы по личному составу ликвидированных предприятий. По данным архива, на период 01.01.2017 г. общее число обратившихся за архивной информациейграждан составилооколо 8000 человек[38].	
     
     
     
     
     	
     2 ЗАПРОСЫГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИЕ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА»
     
     Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. Согласно статистике Росархива, ежегодно в государственные архивы поступает 10 миллионов запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов занимает подготовка архивных справок[27].										Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – это поиск и предоставление гражданину информации, содержащейся в архивных документах[27].		Запросы, поступающие в рассматриваемый отдел, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. 		К их числу относятся запросы:									– служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;													– от физических и юридических лиц;							–запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские[38].		Тематический запрос – это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, необходимые заявителю в целях исследования [29].						Генеалогический запрос – это запрос, выражающий потребность гражданина в документальной информации, сведениях, устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, а также такой вид запроса позволяет узнать историю семьи, рода заявителя [29].				Запрос социально-правового характера – это запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан, таких как подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, состоянии здоровья, об образовании, об актах гражданского состояния и других [29].			Отдельного внимания заслуживают запросы, касающиеся имущественных прав граждан. В составе запросов социально-правового характера особую группу составляют обращения граждан, нуждающихся в подтверждении имущественных прав. Это запросы о подтверждении фактов:
     * Передачи земель в наследование, личное пользование; 
     * Участия в долевом строительстве;
     * Приеме строения в эксплуатацию; 
     * О праве застройки; 
     * Купли-продажи имущества;
     * Улучшения жилищных условий; 
     * Регистрации жилого дома; 
     * Аренды помещения. 							
     Они могут быть отнесены к категории социально-правовых, если имеется подтверждение органа, устанавливающего право гражданина на получение государственных социальных льгот[9].				
     Основными источниками, подтверждающими имущественные права граждан по названным вопросам, являются документы, отложившиеся:
     В фондах органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, партийных, профсоюзных, налоговых, судебных органов: выделение жилья, наличие и передача различным способом земельной и имущественной собственности (купля-продажа, обмен, наследование), отвод земельных участков, передача помещений в аренду, прием помещений в эксплуатацию;
     В фондах нотариальных контор, бюро технической инвентаризации: имущественные права на наследство, отвод земли под застройку, передача земельной и имущественной собственности различным способом: купля-продажа, обмен, наследование, в том числе на основании договоров о бессрочном пользовании земельными участками;
     В фондах колхозов и совхозов, организаций и предприятий: имущественные права на землю, строения [9].
     Это могут быть решения органов государственной власти и управления, постановления главы администрации, списки домовладений, свидетельства, инвентарные дела на строения, похозяйственные книги, чертежи, планы земельных участков и другое [9].
     Чтобы получить необходимые архивные документы по вопросам отвода земельного участка, ввода объектов в эксплуатацию, установления опеки и т.п. гражданину необходимо иметь при себе следующие документы:
     * Паспорт;
     * Копию свидетельства (государственного акта) владения землей;
     * Копию свидетельства на право наследования (копию свидетельства о смерти, документы, подтверждающие родственную связь, свидетельство о браке и т.д.;
     * Копию справки председателя о членстве гражданина, обратившегося в архив, в составе гаражно-строительного кооператива (ГСК), садово-огороднического товарищества (СОТ);
     * Садовую книжку;
     * Нотариально заверенную доверенность в случае обращения от имени другого лица.
     Юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям необходимо иметь при себе официальный запрос на бланке организации с указанием подробной информации о запрашиваемых документах.
* Это – решения органов государственной власти и управления, постановления глав администраций, списки домовладений, договоры, свидетельства, инвентарные дела на строения, похозяйственные книги, чертежи, планы земельных участков и др.
     2.1 Выдаваемые архивным отделом информационные документы
     К данному виду документов относятся:
     1) Архивная справка – официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий задокументированную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена [9];
     2) Архивная копия – официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий текст документа с указанием его поисковых данных [9];
     3) Архивная выписка – официальный документ архива, дословно повторяющий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу с указанием поисковых данных документа [9];
     4) Информационное письмо – письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, которое содержит информацию об имеющихся в архиве документах по определенному вопросу, содержащий либо название архивных фондов и краткую характеристику документов, либо отказ от выдачи запрашиваемых документов с указанием причины отказа [9];
     5) Тематический перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определённому вопросу с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя [9];
     6) Тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов или их фрагментов по определенной теме, подготовленный архивом по его инициативе или по запросу пользователя [9];
     7) Тематический обзор – систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или нескольких фондов одного или нескольких архивов по определённому вопросу. По запросу заявителя в тематическом обзоре указываются основные виды документов, их авторы, подлинность, поисковые данные [9].								На 01.01.2017 г. в архивный отдел администрации города Ухтыпоступило 7 300 запросов, из них:	
     
     
     
     Таблица 2.2 – Запросы, поступившие в архивный отдел на 01.01.2017 г.
     Запросы, поступившие в архивный отдел на 01.01.2017 г.
     Социально-правовые
7 193
На документы по личному составу
ликвидированных предприятий
4 167
     На документы постоянного срока хранения
3 026
     Тематические
106
     Генеалогические
0

     2.2 Нормативно-правовые документы в работе архивного отдела
     Работа архивного отдела строится наоснове нормативных правовых документов Российской Федерации и Республики Коми, в том числе:
     1. Конституции Российской Федерации от 12.12.1993 г.[1].
     2. Гражданского Кодекса Российской Федерации от 30.11.1994 г.
     3. Трудового Кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.
     4. Федерального закона от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[4].
     5. Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» № 131 от 06 октября 2003 г.[3].
     6. Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» № 59  от 02.05.2006 (в ред. № 126 – ФЗ от 29 июня 2010 г.)[5].
     7. Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. [4].
     8. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Зарегистрировано в Минюсте РФ 18 января 2007 г. № 19)[14].
     9. Методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Подготовлено Росархив, ВНИИДАД от 2012 г.)[8].
     10. Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера (Подготовлено СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.) [9].
     11. Закона республики Коми «О реализации права граждан на обращение в республике Коми» от 29 апреля 2010 года[6].
     12. Закона республики Коми «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории республики Коми» (Принят Государственным Советом республики Коми 24 ноября 2005 года)[7].
     13. Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 944)[23].
     14. Административногорегламента предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011г. № 12)[22];
     15. Постановлений и распоряжений руководителя администрации по вопросам, относящимся к компетентности архивного отдела[17];
     16. Положения об архивном отделе Управления делами Администрации МОГО «Ухта» 2013 г.[19].
     17. Положения об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Администрации МОГО «Ухта» от 02.10.2015 № 2154[21].
     18. Инструкции по делопроизводству Общего отдела Администрации МОГО «Ухта» от 05.01.1998 г.[20].
     В соответствии с п. 3 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2014 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений [3]. 				
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     


     3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

     3.1 Процесс исполнения запросов граждан в архивном отделе

     Запросы граждан являются неотъемлемой частью делопроизводства любых государственных и муниципальных учреждений. С целью реализовать свои права, граждане обращаются с запросами в архивные учреждения с просьбой подтвердить те или иные персональные сведения, необходимые при решении вопросов их социально-правового обеспечения.					Согласно ст. 33 Конституции РФ от 12.12.1993 г., каждый гражданин имеет право лично, письменно или с коллективной жалобой обратиться в государственные органы и органы местного самоуправления [1]. 		Прием запросов о предоставлении архивной информации от физических и юридических лиц, поступающих в архивный отдел администрации МОГО «Ухта», осуществляется специалистами и экспертами отдела по использованию документов ликвидированных предприятий, приему граждан, исполнению запросов и обеспечению сохранности документов [34]. 						Организация предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов в архивном отделе г. Ухты включает в себя следующие административные процедуры:
     1) Регистрация запросов и передача их на исполнение;
     2) Анализ тематики поступающих в архив запросов;
     3) Направление запросов на исполнение;
     4) Подготовка, оформление и направление ответов заявителям на их запросы. 			
     Деятельность по исполнению запросов социально-правового характера регламентируется следующими нормативно-правовымиактами:
     1) Конституция РФ от 12.12.1993г. [1].
     2) Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 г.
     3) Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г.
     4) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[2].
     5) Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (Подготовлено СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.) [9].
     6) Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. [4].
     7) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муни.......................