Автоматизация комплекса задач заместителя директора по управлению ресурсами

99

	



17







105



				



Министерство образования и науки Российской Федерации

  Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение 

высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и 

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»



                                               ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ





	         Группа 41-12Кафедра «Системного анализа и информатики»





	Направление 09.03.03 Прикладная информатика

	

	Квалификация: бакалавр







ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

 На темуАвтоматизация комплекса задач заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613

	





студент-дипломник        Ефимов Илья Алексеевич

(Ф. И. О. полностью) подпись

руководитель проекта    Маруев Сергей Александрович

                                                   (Ф. И. О. полностью) подпись

консультант                    ___________________________

                                                   (Ф. И. О. полностью) подпись 

рецензент                        ____________________________

                                                   (Ф. И. О. полностью) подпись

зав. кафедрой                 Маруев Сергей Александрович

                                                   (Ф. И. О. полностью) подпись





	

	

	

	

















МОСКВА

 2017 г.


        Ответственный от выпускающей кафедры за соответствие представленных в ГЭК документов требованиям «Методических указаний по дипломному проектированию» по направлению 09.03.03 «Прикладная информатика»:

    ____________________________________      _____________      «___»_________2016г.

(Фамилия Имя Отчество)

















		
















Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА 

и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ



Экономический факультет

Отделение Прикладной информатики в экономике

Кафедра Системного анализа и информатики



Направление подготовки: 09.03.03 «Прикладная информатика»

Направленность (Профиль): «Прикладная информатика в экономике»





					УТВЕРЖДАЮ



						Заведующий кафедрой



                                                                                                 ________________ /Маруев С.А./



                                                                                              «___»____________20___г.





ЗАДАНИЕ



на дипломный проект (выпускную квалификационную работу)



Студента ______ группы _____________ формы обучения



______________________________________________________________________

(ФИО)





1. Тема выпускной квалификационной работы: _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________



2. Цель исследования:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________



3. Задачи исследования:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________





4. Ожидаемый результат:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________



5. Руководитель:



_____________________________________________________________________________



    Консультант:



_____________________________________________________________________________



6. Срок сдачи законченной выпускной квалификационной работы:



_____________________________________________________________________________



7. Задание составил:



_____________________________________________________________________________

(Ф.И.О., должность, ученая степень, звание)





______________________                                                                  «___»____________20__г.

(подпись руководителя)





8. Задание принял к исполнению: 



______________________                                                                  «___»____________20__г.



























Оглавление

	Введение	.7

	1. Аналитическая часть.	.9

	1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области.	.

	1.1.2. Краткая характеристика подразделения и видов его деятельности.	.16

	1.2. Экономическая сущность задачи.	.

	1.3. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.	.

	1.4. Постановка задачи.	.

	1.4.1. Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.	.

	1.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ.	

	1.4.3. Формализация расчетов.	

	1.6.  Обоснование проектных решений по видам обеспечения:	

	1.6.1. по техническому обеспечению (ТО);	

	1.6.3. по программному обеспечению (ПО);	

	1.6.4. по технологическому обеспечению.	

	1.7. Техническое задание на автоматизацию системы.	

	1.7.2 Требования к функциям (задачам)	

	Требования к математическому обеспечению	

	2. Проектная часть.	42

	2.1.   Информационное обеспечение комплекса задач.	42

	2.1.1. Информационная модель и ее описание.	42

	2.1.2. Используемые классификаторы и системы кодирования.	46

	2.1.3. Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации.	

	2.1.4. Характеристика  базы данных.	49

	2.1.4.1.  Инфологическая модель.	49

	2.1.4.2.  Даталогическая  модель.	51

	2.1.5. Характеристика результатной информации.	

	2.2. Программное обеспечение комплекса задач.	

	2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).	

	2.2.4. Схема взаимосвязи программных модулей  и информационных файлов.	

	2.3. Технологическое обеспечение комплекса задач	

	2.3.1. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.	

	3. Обоснование экономической эффективности проекта.	

	3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности.	

	3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта.	

	3.2.1. Расчет постоянных показателей.	

	3.2.2. Расчет показателей базового и автоматизируемого вариантов	

	3.3. Анализ и обоснование экономической эффективности проекта	

	Выводы по третьей главе.	

Заключение……………………………………………………………………………110
































Введение

В настоящее время сфера информационных технологий затронула практически все области жизни человека. Единицы людей не пользуются компьютерами, мобильными телефонами в свободное время, не говоря уже о работе. Компьютеры, принтеры, сканеры, телефоны проникли во все офисы, институты, школы и даже детские сады. Без них современному человеку сложно представить как рабочий процесс, так и образовательный.

Многие знают, что крупные компании стремятся приобрести новейшую технику, так как это не только влияет на имидж компании, но и на оптимизацию многих процессов. Но к сожалению в области образования развитие информационных технологий немного отстает. Это может быть связано с недостаточностью финансирования, так как у образовательных учреждений мало статей внебюджетного дохода, зачастую некоторые школы просто не могут себе позволить обновлять технику каждые несколько лет, а также привлекать высокопрофессиональных специалистов для поддержания этой самой техники в рабочем состоянии. Однако следует учесть, что образовательные учреждения нуждаются в развитии информационных технологий как никто другой. Так как в них, помимо образовательных процессов, существуют такие процессы как закупка необходимых материалов, обеспечение школы инновационными технологиями, учет всех расходов и доходов. Для всех этих процессов нужна хорошая система, которая позволяла бы отслеживать все операции, тратить меньше времени на составление документов, сокращала бы время на поиск необходимой информации.

Это направление становится востребованнее с каждым днем, так как на образовательные учреждения накладывается все большая нагрузка, которая требует все больше затрат и человеческих ресурсов. Решением этой проблемы стала бы автоматизация уже существующих процессов, именно она будет целью данного дипломного проекта. 

Под автоматизацией подразумевается широкое представление об информационных технологиях, включающее в себя, в том числе, и саму информацию, создаваемую и используемую в процессах закупки, анализа доходов и расходов. 

Данный дипломный проект включает в себя введение, аналитическую часть и проектную часть, главу, посвящённую анализу и обоснованию экономической эффективности данного проекта, заключение, список литературы.

Целью первой, аналитической части, является анализ предметной области. Так же должен быть описан комплекс задач специалистов, выполняющих закупки и расчеты, связанные с ними. В рамках первой главы требуется выявить недостатки существующей системы, а также предложены пути их устранения. 

Вторая глава является проектной, в ней ведётся разработка проекта автоматизации. Состоит из описания решений проектирования, изложенных в первой главе, на языке информационных технологий. Необходимо описать взаимосвязи, входные и нормативно-справочные документы, классификаторы и системы кодирования. Необходимо дать описания характеристикам базы данных, программному и технологическому обеспечению задачи.

Третья глава будет представлять собой расчет экономической результативности проекта с точки зрения прямого и косвенного эффекта. Прямой эффект рассчитывается путём сравнительного анализа базового и автоматизированного вариантов. Косвенный эффект рассчитывается методом инвестиционного анализа. 

Для высокого уровня наглядности результатов расчёта экономической эффективности заполним все таблицы и проведём расчёт необходимых показателей.





























1. Аналитическая часть

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1. Характеристика предприятия

              В данном дипломном проекте рассматривается государственное бюджетное общеобразовательное учреждение Школа №1613.

Функционирование государственного бюджетного образовательного учреждения г. Москвы средней общеобразовательной школы № 1613 ЮЗОУО обеспечивается следующей нормативно-правовой базой:

- Уставом (утвержден Распоряжением Департамента образования города Москвы от 22.10.2013 года № 215р).

- Лицензией на право ведения образовательной деятельности 77Л01 № 0002013. Регистрационный номер 034592. Дата выдачи - 13 января 2014 года.

- Свидетельством о государственной аккредитации № 77А01 № 0000158. Регистрационный номер 000158. Дата выдачи - 15 января 2014 года. Срок действия - до 15 января 2015 года

Учредителем школы от имени города Москвы и по поручению Правительства Москвы является Департамент образования города Москвы.

Вышестоящим органом, осуществляющим управление в сфере образования является Юго-Западное окружное управление образования Департамента образования города Москвы.

Основной вид деятельности ГБОУ Школа №1613 – это формирование культуры личности на основе общеобразовательных программ, помощь в адаптации к жизни в социуме, развитие у учащихся морально этических ценностей.

На основании приказа Департамента образования города Москвы от 12 мая 2014 года № 382 «О реорганизации государственных образовательных организаций, подведомственных Юго-Западному окружному управлению образования Департамента образования города Москвы», ГБОУ СОШ № 1613 и ГБОУ ЦЭВД "Моцарт" реорганизованы путём слияния в Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы "Школа № 1613" (ГБОУ Школа № 1613).

Образовательная программа ГБОУ Школа №1613 разработана на ряде нормативных документов таких как:

Конституции РФ

Закон РФ «Об образовании в Российской Федерации»

«Типового положения об общеобразовательном учреждении», утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.03.2001 № 196

«Федерального компонента государственного стандарта общего образования», утвержденного приказом Минобразования России от 05.03.2004 г. № 1089

«Федерального базисного учебного плана общего образования», утвержденного приказом Минобразования России от 09.03.2004 № 1312

Конвенции о правах ребенка

Федеральной программы развития образования в РФ

СанПиН 2.4.2.2821-10 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям и организации обучения в общеобразовательных учреждениях»

Устава ГБОУ СОШ № 1613

Локальных актов к Уставу ГБОУ СОШ № 1613

Цель образовательной программы школы: регламентировать перспективы развития школы в соответствии с социальным образовательным заказом государства в рамках реализации национальной инициативы «Наша новая школа», с учетом контингента обучающихся, материально- техническими и кадровыми возможностями школы.

Для достижения цели образовательной программы, были поставлены следующие задачи:

1. Реализовать права учащихся на получение образования.

2. Соблюдать соответствие локальных актов (устава школы, рабочих программ, учебного плана школы) государственным документам, регламентирующим образовательный процесс для реализации государственной программы образования.

3. Проанализировать материально-техническое оснащение школы и определить пути улучшения его для наилучшей реализации Образовательной программы школы

4. Проанализировать педагогические возможности школы и определить пути, повышения квалификации, переквалификации учителей, способствующие наиболее полной реализации цели Образовательной программы.

5. Определить приоритетные пути развития школы с учетом интересов всех сторон, задействованных в образовательном процессе.

6. Продолжить формирование нормативно-правовой базы по методической работе (положения, приказы, локальные акты).

7. Усилить работу по сохранению здоровья школьников. Внедрить в практику работы всех педагогов школы сберегающие здоровье технологии.

8. Способствовать развитию дополнительного образования в школе

Организационная структура ГБОУ Школа № 1613 представлена на рисунке №1.1. При анализе структуры можно выделить несколько уровней	 управления.

Организационная структура – множество взаимосвязанных подразделений организации, в пределах которой между   подразделениями   распределяются задачи управленческого характера и обязанности.

На первом уровне находится такой орган управления как директор.

Директор – важнейшее административное лицо, которое несет ответственность за все подразделения в общеобразовательном учреждении, а так же за все действия, происходящие в школе.

На втором уровне организационной структуры ГБОУ Школа №1613 находятся педагогический совет, заместители директора, бухгалтерия, библиотека, канцелярия, инженер по охране труда и IT отдел школы.

В педагогический совет школы входят сотрудники ГБОУ Школа №1613 такие как педагоги, школьные врачи, заместители директора и председатель родительского комитета. Задачи, которые несет на себе педагогический совет – это реализация государственной политики по вопросам образования, направление деятельности педагогического коллектива учреждения на совершенствование образовательной работы, внедрение в практику достижений педагогической науки и передового педагогического опыта, решение вопросов о приеме, переводе и выпуске обучающихся /воспитанников/, освоивших государственный стандарт образования, соответствующий лицензии данного учреждения. Педагогический совет обсуждает и утверждает планы работы образовательного учреждения; заслушивает информацию, отчеты педагогических работников учреждения, доклады представителей организаций и учреждений, взаимодействующих с данным учреждением по вопросам образования и воспитания подрастающего поколения, в том числе сообщения о проверке соблюдения санитароно-гигиенического режима образовательного учреждения, об охране труда и здоровья обучающихся / воспитанников/ и другие вопросы образовательной деятельности учреждения.

















Рисунок № 1.1 Организационная структура ГБОУ Школа №1613



В обязанности заместителя директора по воспитательной работе входит организация образовательного процесса, составление расписания уроков,контроль за аттестацией педагогических работников, составление отчетности, аналитическая работа, участие в педагогических советах.

Заместитель директора по содержанию и качеству образования ответственен за организацию учебно-воспитательного процесса в школе, руководство и контроль за развитием этого процесса,координирует работу учителей и других педагогических работников по выполнению учебных планов и программ.

Заместитель директора по дошкольному образованию отвечает за анализ состояния образовательного процесса, актуальные и перспективные потребности в инновациях, условий организации образовательного процесса и состояние развивающей среды. Так же в компетенцию заместителя директора по дошкольному образованию входитосуществление методического руководства образовательно - воспитательной работой воспитателей, реализующих общеобразовательные программы дошкольного образования.

Заместитель директора школы по административно-хозяйственной работе выполняет следующие должностные обязанности:руководит хозяйственной деятельность школы, принимает материальные ценности, имущество, мебель, инвентарь школы на ответственное хранение в порядке, установленном законодательством,обеспечивает работников школы канцелярскими принадлежностями, предметами хозяйственного обихода и принимает меры по расширению хозяйственной самостоятельности школы, своевременному заключению необходимых договоров.  

 Бухгалтерия ГБОУ Школа №1613 выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.), участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

В обязанности библиотекаря входит обслуживание читателей, проведение культурно-массовых мероприятий, формирование, обработка и хранение библиотечного фонда, ведение библиотечной статистики.

Работу канцелярии организует Заведующий канцелярии. Он Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. 

Инженер по охране труда осуществляет контроль за соблюдением в подразделениях школы действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и экологии. Провидит обучение и инструктаж по охране труда руководителей, специалистов и сотрудников школы в целях предупреждения производственного травматизма, разрабатывает планы, программы по улучшению условий охраны труда, по предупреждению производственного травматизма, и профессиональных заболеваний, а также заболеваний обусловленных производственными факторами.

IT отдел ГБОУ Школа №1613 Анализирует характеристики технических устройств, средств электросвязи и программного обеспечения, используемого предприятием как для собственных нужд, так и для цели перепродажи. Контролирует устранение неисправности в программном обеспечении компьютерной и офисной техники, готовит предложения по усовершенствованию техники, готовит предложения по закупке дополнительной техники, определяет информацию, подлежащую обработке, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и выдачи информации, методы ее контроля, руководит работой по подготовке программ к отладке и проводит отладку, определяет возможность использования готовых программных средств, осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Так же IT отдел принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектных работах по расширению области применения вычислительной техники. 

Методические объединения являются третьим уровнем организационной структуры общеобразовательного учреждения. Их деятельность регламентируются в соответствии со ст. 32 п. 2.5 Закона РФ «Об образовании». Методический совет является коллегиальным общественно-профессиональным органом, организующим разработку и реализацию планов и программ реализации и развития научно-методической деятельности школы, перспективное и оперативное управление исследовательской, экспериментальной деятельностью педагогического коллектива по обновлению содержания и форм организации образования в школе. Основные функции и задачи методического совета: организация консультирующей деятельности педагогического коллектива школы по вопросам содержания и организации научно-методической работы в школе, координация и стимулирование деятельности методических объединений, творчески работающих педагогов, направленную на разработку и совершенствование научно-методического обеспечения образовательного процесса и инновационной деятельности педагогического коллектива школы. Целью деятельности методического совета является обеспечение развития содержания образования и форм организации обучения и воспитания учащихся.











1.1.2. Краткая характеристика отдела и видов его деятельности.

            Автоматизация комплекса задач будет рассмотрена на примере Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613. Данный сотрудник подчиняется непосредственно директору общеобразовательного учреждения. 

            Деятельность Заместителя директора по управлению ресурсами можно разделить на 2 основные линии: управление материальными и человеческими ресурсами.  

            Для полной картины происходящего необходимо проанализировать ситуацию, которая была до автоматизации. На основе полученных данных можно выделить некоторое количество «узких мест» в процессе, так же будут предложены пути решения данных проблем.

Узкое место 1: 

           Из-за широкого диапазона работ заместителю директора по управлению ресурсами требуется составлять большое количество документов, создавая и заполняя их вручную. Как следствие, происходит затормаживание рабочего процесса, что недопустимо, так как взаимодействие идет с большим количеством отделов школы, и их работа останавливается соответственно.

          Решение:

          Возникает необходимость в создании автоматизированного рабочего места, которое позволит работать с большим количеством документов одновременно. А так как все документы упорядочены в своем расположении, то рабочий процесс протекает намного быстрее.



Узкое место 2: 

Технологии в современном образовании имеют большую роль. Школа старается успевать за всеми тенденция в сфере обучения. Как следствие возникает необходимость в закупке каких-либо инновационных методик или же оборудования. Так как закупка производится либо у единственного поставщика, либо в конкурентной форме, приходится не единично формировать «Заявка на закупку». 

Решение:

Требуется автоматизировать процесс создания документа «Заявка на закупку»









            Узкое место 3:

Для повышения эффективности работы и анализа процесса в целом необходимо ввести следующие отчетные документы: «Ведомость уволенных сотрудников», «Ведомость принятых на работу сотрудников». 

Решение:

Путем решения данной проблемы является автоматизированное создание таких документов как «Ведомость уволенных сотрудников» и «Ведомость принятых на работу сотрудников».



Целью автоматизации в моем дипломном проекте является комплекс задач Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613. Функциональная модель IDEF0, представленная на рисунке 1.2, поможет более детально рассмотреть деятельность Заместителя директора по управлению ресурсами.

В схеме были отражены вышеуказанные «узкие места», так же были реализованы пути решения данных проблем. Автоматизация комплекса задач будет строиться непосредственно на данной модели.





Рисунок 1.2 Функциональная модель Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа 1613





Рисунок 1.2 Продолжение



Рисунок 1.2 Продолжение



Рисунок 1.2 Продолжение 



Рисунок 1.2 продолжение

1.2. Экономическая сущность задачи.

Экономическая сущность деятельности Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 заключается в формировании отчетных документов. Схема декомпозиции представлена на Рисунке 1.3.

             Деятельность Заместителя директора по управлению ресурсами можно разделись на несколько этапов:

Управление материальными ресурсами 

Управление человеческими ресурсами



Первый этап – «Управление материальными ресурсами»:

В обязанности Заместитель директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 так же входят процедуры связанные с закупками. 

Задача 1.1 «Сопровождение администрирования заявок на закупку»

На основании акта комиссии или же служебной записки от сотрудника школы формируется заявку на закупку. В должностные обязанности Заместителя директора по управлению ресурсами входит формирование и публикация данного заказа в таких ресурсах как ЕАИСТ и ЕИС. Так же 

Так же формируется отчет о расходовании денежных средств на основе таких документов как товарная накладная, договор и АКТ выполненных работ, которые предоставляются поставщиком.

Задача 1.2 «Составление дефектного АКТА»

Если при поступления заказа в школу обнаруживается какой-либо брак или же ремонтные работы были произведены с нарушениями, составляется дефектный акт, который отправляется поставщику или исполнителю заказа.

Задача 2.4 «Составление АКТОВ списания»

Со временем техника (ноутбуки, принтеры, проекторы и т.д.) на которой производится работа морально и физически устаревает. Возникает потребность в закупке нового оборудования, взамен устаревшего. Акт списания показывает какое количество оборудование было снято с учета.





Второй этап -«Управление человеческими ресурсами»:

Так же Заместитель директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 осуществляет такую деятельность, как составление приказов на прием и увольнение сотрудников школы, формирование ведомостей принятых, уволенных сотрудников и составлении отчета о повышении квалификации, а так же оформление приказов на премирование, отпуск и повышение квалификации. Показатели: 

Задача 2.1 «Формирование приказа о приеме сотрудника на работу»

Для оформления сотрудника на должность используется Унифицированная форма № Т-1. Так же необходимы документы (паспортные данные, ИНН, пенсионное свидетельство) от сотрудника, желающего работать на определенной должности.

Задача 2.2 «Формирование приказа об административном взыскании»

Заместитель директора по управлению ресурсами так же отвечает за составление приказа об административном взыскании. Составляется данный приказ на основании служебной записки одного из сотрудников общеобразовательного учреждения и объяснительно от того сотрудника на которого была предоставлена служебная записка.

Задача 2.3 «Формирование приказа об увольнении сотрудника»

Приказ на увольнение сотрудника составляется в двух случаях: сотрудник по собственному желанию хочет уволиться с занимаемой им должности и на основании приказа об административном взыскании. Если в случает с увольнением по собственному желанию используется лишь Унифицированная форма № Т-8, то при увольнении на основании приказа об административном взыскании учитывается и объяснительная сотрудника (сотрудник не может быть уволен в случае, если в объяснительной доказано, что он не нарушил пунктов трудового договора).

Задача 2.4 «Формирование приказа на отпуск»

В обязанности Заместителя директора по управлению ресурсами так же входит составление приказов на отпуск. Документ создаётся с использованием Унифицированных форм №6 и №7. Так же необходимо заявление сотрудника на предоставление ему отпуска.

Задача 2.5 «Формирование приказа на премирование сотрудника»

В школе существует комиссия по распределению стимулирующих выплат. Она регламентирует выдачу премий сотрудникам ГБОУ Школа №1613. Задачей Заместителя директора по управлению ресурсами является составление приказа о премировании сотрудника на основании Акта комиссии по распределению стимулирующих выплат.

Задача2.6 «Формирование приказана повышение квалификации»

Для повышения своей квалификации сотруднику необходимо написать заявление на повышение. В обязанности заместителя директора по управлению ресурсами входит формирование данного приказа.

Задача 2.7 «Составление ведомости принятых на работу сотрудников»

Заместитель директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 так же обязан формировать ведомости сотрудников. Необходимо это для повышения эффективности работы и анализа рабочего процесса в целом.

Задача 2.8 «Составление ведомости уволенных сотрудников»

Данная ведомость составляется по аналогии и для тех же целей что и ведомость принятых на работу сотрудников. 

Задача 2.9 «Составление отчета по повышению квалификации»

            Составление отчета по повышению квалификации обусловлено необходимостью отправки данного документа в бухгалтерию для формирования заработной платы.



















	





Рисунок 1.3 Схема декомпозиция комплекса задач Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613





Рисунок 1.3 Продолжение

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.

На сегодняшний день работа Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 непосредственно связана с созданием и оформлением большого количества бумажных документов. Возникает высокая вероятность утери документов, ошибок при составлении сводных ведомостей и внесении данных.

В существующей системе можно выделить следующие недостатки:

Значительная трудоемкость обработки информации 

Человеческий фактор влияет на утерю и неправильно оформление документов

Большая вероятность дублирования документов

Долгий процесс предоставления отчетности вышестоящим инстанциям

Необходимо достаточно большое время поиска нужных документов

Все эти факторы не могу не влиять на рабочий процесс, они пагубно сказываются на времени и эффективности работы сотрудника общеобразовательного учреждения.

            Возникает необходимость в единой автоматизированной системе управления рабочим процессом, которая решила бы все вышестоящие проблемы.



1.4. Постановка задачи.	

1.4.1. Цель и назначение автоматизации.

          Целью автоматизации является устранение текущих вышеописанных проблем в процессе работы Заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613.

         Для расчета эффективности воспользуемся оценкой автоматизации через прямой и косвенный эффект:

         С точки зрения косвенного эффекта:

Повышение производительности труда Заместителя директора по управлению ресурсами

Повышение производительности труда всего общеобразовательное учреждения

Максимальное исключение бумажного документооборота

 Повышение скорости поиска необходимых документов

Сокращение косвенных затрат

С точки зрения прямого эффекта:

Снижение трудовых и стоимостных затрат на обработку данных

Снижение вероятности допуска ошибок в формировании документов 

Исключение факта дублирования документов

Снижение временных затрат на поиск документов



1.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ.

Комплекс задач заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 требует введения в информационную базу данных по следующим входным документам:

АКТ о принятии решения на закупку

Служебная записка на закупку

Товарная накладная

Договор

АКТ выполненных работ

АКТ осмотра помещений

Служебная записка на списание

АКТ о неисправности

Заявление о приеме на работу

Служебная записка на административное взыскание

Объяснительная

Заявление от сотрудника об увольнении

Заявление на предоставление отпуска

АКТ о распределении стимулирующих выплат

Заявление на повышение квалификации





Все данные будут храниться в виде таблиц. Введение данных будет осуществляться посредством форм.

По запросу будут выводиться отчеты, так же при необходимости будет возможность их распечатать.



1.4.3. Формализация расчетов

Формализованное описание первичных и результатных показателей для комплекса задач заместителя директора по управлению ресурсами ГБОУ Школа №1613 представлена в таблицах №1.1 и №1.2.

Таблица №1.1

Формализованное описание первичных показателей

№ п/п

Наименование показателя

Идентификация показателя

1

Количество заказываемого i-того материального ресурса j-го поставщика на дату d



2

Цена заказываемого i-того материального ресурса j-го поставщика на дату d



3

Сумма заработной платы x-того сотрудника f-ой должности t-ой категории на дату d



4

Сумма взыскания сx-того сотрудника f-ой должности  t-ой категории на дату d





Таблица №1.2

Формализованное описание результатных показателей

№ п/п

Наименование показателя

Идентификация показателя

Алгоритм расчета

1

Стоимость заказыв.......................