Автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнец-кий строительный техникум»

Министерство образования и науки Российской Федерации







Новокузнецкий институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Кемеровский государственный университет»







Кафедра информационных систем и управления им. В.К. Буторина

















БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА

Автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум»















		СТУДЕНТ                                      Сахневич Н.В         гр. ПИОЗС – 11	

		РУКОВОДИТЕЛЬ 	к.т.н., доц. Бурнышева Т.В.	

		ЗАВЕДУЮЩИЙ КАФЕДРОЙ 	к.т.н., доц. Бурнышева Т.В.	

		ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ В ГАК 		

		ДЕКАН ФАКУЛЬТЕТА 	д.т.н., проф.Каледин В.О.	















Новокузнецк 2015

Новокузнецкий институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Кемеровский государственный университет»



			кафедра 	информационных систем и управленияим. В.К. Буторина	





ЗАДАНИЕ

на бакалаврскую работу студенту

группы   ПИОЗС – 11  



				Сахневич Никите Владимировичу				



Тема работы:

Автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум»                        



Утверждена приказом №      02/68        от «20»      октября      2014 г.

Срок сдачи студентом законченной работы

    « ___ » _______________ 2015 г.

	

	Исходные условия и данные к работе: должностные инструкции, анализ работы учебного учреждения ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум», материалы курсовой работы НИРС, производственной практики, литературные источники, электронные ресурсы.	

	

	Содержание расчетно-пояснительной записки, перечень подлежащих разработке вопросов 	

	В основной части содержится общая характеристика ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум», деятельность подразделений, решается вопрос актуальности автоматизации бизнес-процессов, дается описание бизнес-процессов «как есть» и «как будет», производится обзор и сравнение существующих систем, описывается корпоративно модульная среда DeskWork. В заключении излагаются выводы о проделанной работе.

		

	Заведующий кафедрой __________ /Бурнышева Т.В./

	

		Руководитель ____________ /Бурнышева Т.В./

		

Задание к исполнению принял ______________  /Сахневич Н.В./



«       »                                 2015 г.

ЛИСТ УТВЕРЖДЕНИЯ



		Консультанты по проекту с указанием относящихся к ним разделов проекта (работы)	

							Информационная система	Щепетов А.В.	

							Экономическая часть	Нагуч А.П.	

						Нормоконтроль	Щепетов А.В.	

		



Отчет о проверке ВКР в системе «Антиплагиат. ВУЗ»



…





		Руководитель ____________ /Бурнышева Т.В./



Исполнитель _____________ /Сахневич Н.В./


РЕФЕРАТ



Бакалаврская работа 67 стр., 43 илл., 6 табл., 20 источников.

ПОРТАЛ DeskWork, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, БИЗНЕС-ПРОЦЕСС, ДИАГРАММА IDEF0, ГРАФИЧЕСКИЙ ПОСТРОИТЕЛЬ РАБОЧЕГО  ПРОЦЕССА, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕССА.

Объект исследования – бизнес-процессы предприятия ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум».

Предметом исследования является автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум».

Целью бакалаврской работы является автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум», направленная на повышение эффективности работы персонала.

Для поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

	провести анализ деятельности организации;

выявить существующие недостатки в деятельности организации;

провести обзор и сравнение существующих автоматизированных информационных систем;

описать и произвести автоматизацию бизнес процессов;

оценить эффективность реализации проекта.

В процессе работы был рассмотрен вопрос актуальности автоматизации бизнес-процессов в организации, проводился обзор и сравнение существующих систем, а также был произведен расчет экономической эффективности реализации проекта.

Результатом данной работы является повышение эффективности работы персонала за счет автоматизации бизнес-процессов, которая позволит увеличить скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях и снизить затраты на выработку решения,  а также принятие ошибочных решений.




Определения, обозначения и сокращения



ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум» далее именуется ГОУ СПО «НСТ».




СОДЕРЖАНИЕ



введение	6

1 ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА И ПРЕДМЕТА ИССЛЕДОВАНИЯ	8

1.1 Общая характеристика ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный     техникум»	5

1.2 Организационная структура ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум» 	10

1.3 Направление деятельности подразделений ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум»	15



2 АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ	19

2.1 Описание бизнес процессов

ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум»	19

2.2 Недостатки бизнес–процессов и пути их усовершенствования	22

2.4 Выводы по главе	31

3 Автоматизация бизнес–процессов ГОУ СПО                          «Новокузнецкий строительный техникум»	32

3.1 Актуальность автоматизации бизнес-процессов в организации	32

3.2 Обзор и сравнение существующих систем	33

3.3 Описание корпоративной модульной среды DeskWork	36

3.4 Автоматизация бизнес-процессов через графический построитель	47

3.5 Автоматизация бизнес–процесса «Оформление командировки»                     через последовательное исполнение процесса	56

3.6 Выводы по главе	58

4 Расчет экономической эффективности внедрения      корпоративного портала DeskWork	59

	Заключение	65

	список использованных источников и литературы	66




ВВЕДЕНИЕ



На сегодняшний день для эффективного управления персоналом на предприятии необходим переход на качественно новые технологии работы с данными, относящимися к автоматизации рабочих процессов, а также технологии, основанные на использовании компьютерных сетей и баз данных.

Отличительными особенностями успешных компаний будущего станут гибкость, специализация, новаторство, а также глубокое понимание потребительских предпочтений. Информационные технологии играют определяющую роль в использовании передовых бизнес-моделей и реализации стратегических целей. Они позволят снизить операционные издержки и повысить рентабельность бизнеса.

Автоматизация управления бизнес-процессами стоит в повестке дня многих российских предприятий, она остается актуальной для многих и в условиях экономического спада, который ограничивает предприятие в ресурсах, заставляя откладывать многие запланированные инновации, но также обостряет имеющиеся недостатки в управлении, требует резкого повышения управляемости в «реальном времени», повышения эффективности управления и обеспечения его масштабируемости. 

Ограниченные ресурсы в сочетании с острыми потребностями в области автоматизации бизнес-процессов оставляют для них сейчас только один путь – концентрацию усилий и инвестиций на ключевых для управления проблемах, задачах и процессах. 

Под влиянием информационных технологий в ближайшее время кардинально изменится работа ключевых подразделений компаний: отделов продаж, маркетинга и финансов. Это будет обусловлено не только появлением новых бизнес-приложений, но и более эффективным аккумулированием и анализом информации. В результате повысится управляемость компаний, улучшится структурирование бизнес-процессов, будут приниматься более эффективные стратегические решения.

Создать в организации эффективный менеджмент возможно через продуманное управление документооборотом, заданиями и бизнес-процессами путем внедрения системы автоматизации бизнес-процессов.

Целью бакалаврской работы является автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум», направленная на повышение эффективности работы персонала.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

провести анализ деятельности организации;

выявить существующие недостатки в  организации управленческой деятельности;

провести обзор и сравнение существующих автоматизированных информационных систем;

описать и произвести автоматизацию бизнес процессов;

оценить эффективность реализации проекта.

Объект автоматизации: бизнес-процессы предприятия ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум». 

Предметом исследования является: автоматизация бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум».


1 ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА И ПРЕДМЕТА ИССЛЕДОВАНИЯ



1.1 Общая характеристика ГОУ СПО «Новокузнецкий                  строительный техникум». Историческая справка.



22 марта 1948 года Министерством строительства топливных предприятий СССР был издан приказ об открытии в городе Сталинске Кузнецкого горно-строительного техникума. Этот день и считается днем его создания [1]. Были заложены основы для дальнейшего развития, и техникум начал быстро расти. В 1953 году на дневном отделении обучалось уже 923 человека, открылось вечернее отделение, появились хорошо оснащенные лаборатории и кабинеты, сформировались педагогические кадры.

Следующий этап истории техникума - переселение из старого здания в новый учебный корпус. В 1961 году было сдано в эксплуатацию мужское общежитие по ул. Мичурина 6 – четырехэтажное благоустроенное здание, а в 1962 году техникум получил новый учебный корпус по ул. Мичурина 4 (где они располагаются и по настоящее время).

Руководством техникума был составлен стратегический план обновления, расширения и дальнейшего развития учебно-материальной базы. Максимальное привлечение в этот процесс преподавателей и учащихся не только дневного, но вечернего и заочного отделений через собственно–организованное дипломное и курсовое проектирование (вместо чертежей – модель, макет, стенд и т.п.). Инициирование активной помощи выпускников техникума, ориентация всей работы учебных мастерских на выпуск необходимой техникуму продукции.

В 1963 году техникум получил нынешнее название – Новокузнецкий строительный техникум и произошла переориентация в специализации техникума. Теперь по количеству выпускаемых специалистов и приёму нового набора на первый план выходили строительные специальности: ПГС, ПСД, ДМ, чуть позднее СМО. 

Творческая и созидательная деятельность всего коллектива была направлена на создание новой материально–технической базы. Уже через несколько лет в новом здании были оборудованы в полном соответствии с требованиями современных учебных программ почти все, предусмотренные планами, кабинеты и лаборатории. Подготовка специалистов – строителей, технологов и механиков для народного хозяйства поднялась на новый, более высокий уровень.

С 1995 года начинается период «новейшей истории» Новокузнецкого строительного техникума. Новая экономическая ситуация диктовала необходимость внутренней реорганизации техникума, введения новых учебных дисциплин, модернизации учебного процесса. К трём основным специальностям добавилось ещё восемь.

На данный момент техникум готовит специалистов в различных отраслях промышленности и народного хозяйства [2].

Среднее профессиональное образование:

«Архитектура».

«Строительство и эксплуатация зданий и сооружений».

«Автоматизированные системы обработки информации и управления (по отраслям)».

«Информационные системы в строительстве».

«Изготовление металлических конструкций».

«Монтаж, наладка и эксплуатация электрооборудования промышленных и гражданских зданий».

«Монтаж и техническая эксплуатация промышленного оборудования (по отраслям)».

«Производство тугоплавких неметаллических и силикатных материалов и изделий».

«Производство неметаллических строительных изделий и конструкций».

«Сварочное производство».

«Техническая эксплуатация и ремонт подъемно–транспортных строительных, дорожных машин и оборудования (по отраслям)».

«Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта».

Ступень начального профессиональное образования:

	«Мастер отделочных строительных работ».

	«Мастер сухого строительства»; «Сварщик».

	«Экономика и бухгалтерский учет (заочная форма обучения)».

C 2014–2015 будет осуществляться обучение по следующим              лицензированным специальностям:

		Среднее профессиональное образование:

		«Флористика»;

	«Документационное обеспечение управления и архивоведения».

	«Информационная безопасность автоматизированных систем».

	«Сервис домашнего и коммуникационного хозяйства».

	«Гостиничный сервис».

	«Организация перевозок и управления на транспорте».

	«Садово–парковое и ландшафтное строительство».

	«Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов».

	Ступень начального профессионального образования:

«Оператор электронно–вычислительных машин».

«Монтажник санитарно–технических, вентиляционных систем и оборудования».





1.2 Организационная структура ГОУ СПО «Новокузнецкий    строительный техникум»



		Учебное заведение имеет формальную систему коммуникации [3], которая предписывается организационной структурой (рисунок 1). Организационная структура определяет, кто из участников образовательного процесса, с кем и в какой форме должен обмениваться информацией.

	Основными участниками информационного обмена являются:

		Директор.

		Заместитель директора.

		Секретари.

		Главный бухгалтер (бухгалтерия).

		Руководитель по учебно-методической работе.

		Учебная часть.

		Методическая служба.

		Библиотека.

		Отделения (заведующие отделениями).

		Преподаватели.

		Руководитель по учебно-производственной практике (лаборатории, мастерские).

		Руководитель по воспитательной работе.

		Отделы (начальники отделов).

		Отдел БЖ.

		Отдел профориентации и содействия трудоустройству молодых специалистов.

		Отдел кадров.

		Юридический отдел.

		Административно–хозяйственный отдел.

		Информационно–вычислительный центр.

		Канцелярия.

	

	Рисунок 1 – Организационная структура ГОУ СПО «НСТ»

	

Рассмотрим взаимодействие сотрудников учебного заведения на основе коммуникационного подхода. В рамках коммуникационного подхода можно выделить три основных направления коммуникационных потоков: сверху–вниз, снизу–вверх и по горизонтали.

Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя к подчиненному. Этот вид коммуникации играет важную роль в управлении образовательным учреждением, так как он влияет на способность сотрудников выполнять свои производственные функции и, следовательно, обеспечивать достижение организационных и педагогических целей. Коммуникация снизу–вверх играет чисто информационную роль. Она должна обеспечивать обратную связь между администрацией и педагогическим коллективом с целью принятия управленческих решений.

Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном уровне иерархии: руководителями, начальниками, заведующими отделений, преподавателями, мастерами производственного обучения. Основной целью коммуникации по горизонтали является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников образовательного учреждения.

Основными видами уставной деятельности Учреждения               является [4]:

		Реализация образовательных программ начального, среднего и дополнительного профессионального образования.

		Осуществление профессиональной подготовки, переподготовки и (или) повышения квалификации руководящих работников и специалистов по профилю основных образовательных программ Учреждения.

		Организация проведения общественно–значимых мероприятий в сфере образования.

Учреждение вправе осуществлять приносящую доход деятельность, оказывать платные услуги.

Дополнительные платные образовательные услуги:

		Оказание образовательных услуг в пределах, установленных лицензией на осуществление образовательной деятельности по основным образовательным программам начального профессионального, среднего профессионального, по дополнительным профессиональным образовательным программам, сверх финансируемых за счет средств областного бюджета контрольных цифр приема граждан, а также по программам профессиональной подготовки и переподготовки.

		Оказание образовательных услуг в пределах, установленных лицензией на осуществление образовательной деятельности, по общеобразовательным программам начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования.

		Оказание платных дополнительных образовательных услуг, не предусмотренных соответствующими образовательными программами и федеральными государственными образовательными стандартами (подготовка лиц, изъявляющих желание поступить на обучение в Учреждение, обучение по дополнительным образовательным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, репетиторство, занятия с обучающимися углубленным изучением предметов и другие услуги).

Предоставлять дополнительные услуги, не относящихся к образовательной деятельности:

			Выполнение учебно-методических и научно–методических работ по направлениям подготовки (специальностям), по которым осуществляется обучение в Учреждении.

		Осуществление спортивной и физкультурно-оздоровительной деятельности.

		Организация деятельности молодежных туристических лагерей и горных туристических баз, включая реализацию путевок.

		Оказание услуг по обеспечению доступа в Интернет по проектированию, разработке и поддержке сайтов Интернет, по разработке материалов для Интернет–вещания и видеоконференцсвязи, по мультимедиа–поддержке информационных проектов, разработка, поставка, запуск и сопровождение аппаратно-программных и программных средств, предоставление машинного времени, иных информационных услуг.

		Приобретение, изготовление и реализация продукции общественного питания, изготовляемой или приобретаемой за счет средств от приносящей доход деятельности, в том числе, деятельность столовых, кафе.

		Организация и (или) проведение ярмарок, аукционов, выставок, выставок– продаж, симпозиумов, конференций, лекториев, благотворительных и иных аналогичных мероприятии, в том числе с участием иностранных юридических и физических лиц.

		Предоставление библиотечных услуг и услуг по пользованию архивами лицам, не являющимся работниками или обучающимися Учреждения.

		Организация и проведение стажировок и практик в Российской Федерации и за рубежом, направление на обучение за пределы территории Российской Федерации.

		Выполнение аналитических работ, создание результатов интеллектуальной деятельности, а также реализацию прав на них.

		Предоставление услуг проживания, пользования коммунальными и хозяйственными услугами в общежитиях работникам (при наличии свободных мест) и обучающимся Учреждения.

		Оказание услуг в области охраны труда, в том числе проведение обучения в данной области.

		Выполнение строительных и ремонтно-строительных работ, производство конструкций, металлических изделий и иных строительных материалов.

		Сдача в аренду недвижимого имущества с согласия с Комитета и Учредителя.

		Осуществление международного сотрудничества по направлениям, соответствующим профилю деятельности Учреждения; организация и проведение международных мероприятий.

С 2000 года в техникуме осуществляется новая система взаимодействия с предприятиями и организациями, органами государственной власти и работодателями на условиях взаимовыгодного партнерства.

В 2008 году к Новокузнецкому строительному техникуму присоединяется Новокузнецкий монтажный техникум, а затем профессиональное училище 58 (в качестве ступени начального профессионального образования).






1.3 Направление деятельности подразделений  ГОУ СПО                «Новокузнецкий строительный техникум»



Не менее важной составляющей любой организации являются ее подразделения и взаимосвязь сотрудников между собой. Рассмотрим деятельность нескольких подразделений.

		Бухгалтерия. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением Техникума на правах службы и подчиняется непосредственно директору.

		Основными задачами бухгалтерии являются ведение бюджетного учета финансово–хозяйственной деятельности, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.

		Функции бухгалтерии:	

Организация бухгалтерского учета основных фондов, материальных запасов, денежных средств и других ценностей Техникума.

Организация расчетов с контрагентами по хозяйственным договорам.

Организация расчетов с бюджетом и внебюджетными фондам.

Начисление и выплата заработной платы, своевременное проведение расчетов с работниками Техникума.

Обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных в банках и кредитных учреждениях средств по назначению.

Осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций.

Применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этих документов.

Обеспечение своевременного и правильного отражения на счетах бюджетного учета и в отчетности хозяйственных операций.

Организация контроля за сохранностью нефинансовых активов и денежных средств.

Составление и представление в установленные сроки бухгалтерской и статистической отчетности, налоговых деклараций и пояснений к ним.

Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений, и злоупотреблений.

Осуществление контроля за своевременным проведением и участие в проведении инвентаризации активов и обязательств Техникума, своевременное и правильное отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.	

Составление и согласование с директором Техникума плановых калькуляций, смет расходов и расчетов к ним.

Участие в проведении анализа финансово–хозяйственной деятельности Техникума с целью выявлений внутрихозяйственных резервов и ликвидации потерь.

Систематизированный учет положений, инструкций и других нормативных актов по вопросам ведения бюджетного учета.

Обеспечение хранения бухгалтерских документов, регистров учета, иных документов, связанных с деятельностью бухгалтерской службы и бухгалтерского архива.	

Информационно–вычислительный центр. ИВЦ является структурным подразделением ГОУ СПО «НСТ».

		ИВЦ функционирует на основании Устава техникума, Положения о техникуме.

		Цели функционирования ИВЦ – формирование информационной среды техникума и привитие информационной культуры.

		Для достижения поставленной цели необходимо решать следующие задачи:

			Разработка текущих и перспективных планов развития техникума в направлении информационных технологий.

			Обеспечение использования информационных компонент в изучении учебных дисциплин в рамках государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования.

			Планирование и участие в создании и внедрении современных информационных технологий.

			Способствовать повышению компетентности сотрудников техникума в направлении использования современных информационных технологий в обучении и управлении техникумом.

		Функции отдела ИВЦ:

Проводит анализ современного состояния рынка технических средств информатизации и координирует действия техникума в вопросах их приобретения и модернизации.

Формирует предложения руководству техникума по текущему и перспективному планированию деятельности техникума по вопросам информатизации.

Проводит анализ современного состояния информационного обеспечения и выработку рекомендаций по его использованию для изучения дисциплин в рамках государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования.

Обеспечивает техническое сопровождение информационных компонент техникума.

Обеспечивает защиту информационного поля техникума.

Обеспечивает современный и качественный электронный документооборот.

Проводит анализ и осуществляет разработку рекомендаций, принятие решений по созданию и внедрению новых методик обучения с использованием современных информационных технологий.

Разрабатывает организационно – технические мероприятия по внедрению информационных технологий с целью повышения эффективности труда.

Разрабатывает рекомендации по повышению квалификации и переподготовке преподавателей и сотрудников техникума в направлении информационных технологий.

Организует, проводит и осуществляет техническое сопровождение семинаров, совещаний, олимпиад и конкурсов в направлении информационных технологий.

Осуществляет взаимодействие с внешними организациями в вопросах информационных технологий.

Создает условия для самостоятельной работы (в рамках использования информационных технологий) преподавателей, сотрудников и студентов техникума.

		Отдел кадров. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением техникума и подчиняется непосредственно его директору.

		Основной задачей отдела кадров является организация и обеспечение эффективным делопроизводством уставной деятельности техникума.

		Функции отдела:

		Обработка внутренних, входящих и исходящих документов.

		Экспедиция документов (доведение их до исполнителей).

		Учет и хранение документов и документальных материалов, подготовка и сдача их в архив техникума.

		Обеспечение наличия в отделе документов, материалов и дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

		Секретариат.

		Контроль за своевременным исполнением ответственными лицами порученных им документов.

		Копировально–множительные и машинописные работы.

		Организация и регулирование приема посетителей по служебным и личным вопросам.

		Подготовка и техническое обслуживание совещаний, приемов, заседаний, собраний и т.п.

		Разработка и организация мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства в техникуме.

		Прием на работу новых сотрудников.

		

		

		1.4 Выводы по главе.

		

		В данной главе приведена общая характеристика ГОУ СПО «НСТ», рассмотрены основные направления деятельности техникума, представлена организационная структура и функции отделов.

		Дано описание объекта исследования - бизнес-процессов предприятия ГОУ СПО «НСТ».

		
2 АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ

		

		2.1 Описание бизнес-процессов ГОУ СПО «Новокузнецкий            строительный техникум»

	

Бизнес–процесс [5] представляет собой совокупность разных действий (шагов, этапов, функций), которые осуществляются в определенном порядке и направлены на достижение конечной цели компании (все процессы, происходящие от момента получения заказа, до момента его выполнения), включает в себя деятельность всех участников процесса и взаимодействие между ними.

Таким образом, деятельность любой организации можно представить в виде различных совокупности взаимосвязанных бизнес–процессов. Поэтому можно сказать, что управление бизнес–процессами компании является первоочередной задачей руководителя, от которой и зависит успех и реализация всего бизнеса. Каждый руководитель стремится организовать работу своей компании так, чтобы все бизнес–процессы выполнялись строго по намеченному плану, без сбоев, с затратой минимума времени на механическую бумажную работу.

	В ходе изучения процессов были выявлены слабые звенья, таковыми являются бизнес-процессы «Покупка периферии и организационной техники», «Премирование сотрудников», «Оформление командировки». Для проведения автоматизации рассмотрим этапы бизнес процессов более подробно.

	Бизнес-процесс «Покупка периферии и организационной техники» состоит из следующих подпроцессов:

	Получение пакета документов от компании предоставляющей услуги по продажи оргтехники, необходимых для оплаты по безналичному расчету в состав которых входят:

	договор;

	счет фактура;

	товарная накладная;

	счет.

	Согласование договора с юридическим отделом и бухгалтерией.

	Передача документов с резолюцией юридического отдела и бухгалтерии  на подпись директору.

	Регистрация документов у заведующей канцелярией.

	Подпись документов ответственным лицом.

	Передача документов в расчетный отдел для оплаты. 

Премирование сотрудников.

	Формирования приказа.

	Согласование с юридическим отделом.

	Подписание приказа у директора.

	Исполнение и хранение 1 год.

	Передача в архив на хранение до 75 лет.

Оформление командировки.

		Формирование заявки.

		Назначение ответственного руководителя отдела.

		Исполнение.

		Составление приказа.

		Подписание приказа директором.

		Регистрация приказа.

Модель документооборота представлена на рисунке 2.



Схема информационных потоков перечисленных выше бизнес-процессов представлена на рис.2









21

Рисунок 2 – Модель документооборота ГОУ СПО «НСТ»

2.2 Недостатки бизнес-процессов и пути их усовершенствования



	Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются организации и компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов. Такими факторами, создающие условия для непродуктивных затрат в ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум», являются:

	Отсутствие информационных систем для автоматизации деятельности отдела кадров, и  как следствие должного контроля и исполнительской дисциплины, срыв сроков выполнения заданий и проектов.

	«Непрозрачность» происходящего в компании: бизнес–процессов, движения информационных потоков, хода исполнения решений, отсутствие аналитики.

	Отсутствие инструментов для коллективной работы и управления заданиями.

	Излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных.

	Решить эти проблемы возможно создав в организации эффективную систему управления документооборотом, корпоративным контентом, задачами и бизнес–процессами путем автоматизации бизнес-процессов.

	Данное решение рассматриваемой проблемы требует усовершенствования или изменения имеющихся бизнес-процессов техникума с учетом автоматизации. Поэтому возникает необходимость в представлении процессов «как есть» и «как будет».

Постоянное усложнение производственно-технических и организационно-экономических систем – фирм, предприятий и других субъектов производственно-хозяйственной деятельности, а также необходимость их анализа с целью совершенствования функционирования и повышения эффективности обусловливает необходимость наличия специальных средств описания и анализа таких систем. Эта проблема приобретает особую актуальность в связи с появлением интегрированных компьютеризированных производств и автоматизированных предприятий. 

Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF, позволяющие исследовать структуру, параметры и характеристики производственно-технических и организационно-экономических систем. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах.

Общая методология IDEF включает частные методологии, основанные на графическом представлении систем: IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3 и др. Методология IDEF0 основана на подходе, разработанном Дугласом Россом в начале 70-х годов и получившем название SADT (StructuredAnalysis&DesignTechnique, – метод структурного анализа и проектирования). Основу подхода и, как следствие, методологии IDEF0 составляет графический язык моделирования систем.

Для более детального изучения информационной системы предприятия построим контекстные диаграммы IDEF. На рисунке 3 отображена диаграмма потоков данных в контекстная функциональная диаграмма  ГОУ СПО «Новокузнецкий строительный техникум».



	

	

	

	

	

	

	

	

	

24

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	Рисунок 3 – Контекстная диаграмма потоков данных («как есть»)



Декомпозируя функциональную диаграмму потоков данных верхнего уровня  для более детального рассмотрения потоков  деятельности образовательного учреждения, мы получим контекстную диаграмму 0–го уровня, которая отображена на рисунке 4. На данной диаграмме видно взаимосвязь основных направлений работ.

Декомпозиция бизнес-процесса «Покупка периферии и орг. техники» представлена на контекстной функциональной  диаграмме 1–го уровня («как есть») и («как будет»), визуальное отображение приведено на рисунке 5–6.





Рисунок 4 – Функциональная диаграмма деятельности НСТ 0–го уровня («как есть»)





























26























Рисунок 5 – Диаграмма потоков данных 1–го уровня («как есть»)



Описание бизнес процесса «покупка периферии и орг. техники» («как есть»). 

В ходе анализа существующего бизнес-процесса «Покупка периферии и орг. техники» было выявлено ряд следующих недостатков:

	Отсутствие должного контроля и исполнительской дисциплины, срыв сроков выполнения задания.

	Излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных.

«Покупка периферии и орг. техники» («как будет»). Для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов автоматизируем бизнес–процесс, посредством создания единой информационной среды. С помощью, которой возможно установить фиксированный срок согласования документов, уменьшить траты рабочего времени и сделаем прозрачным движение документооборота. 

Этапы бизнес-процесса «Покупка периферии и орг. техники» («как будет»):

			Получение сотрудником ИВЦ заявки на покупку орг. техники.

			Оформление заявки  и получение необходимого пакета документов от торговой организации.

			Загрузка пакета документов в АИС.

			Согласование и утверждение с помощью АИС.

			Получение готового пакета документов с резолюциями административного состава.

			Передача пакета документов в бухгалтерию.

			Оплата товара.













Рисунок 6 – Диаграмма потоков данных 1–го уровня («как будет»)



Рассмотрим следующие бизнес–процессы:

«Премирование сотрудников» представлено на рисунке 7–8.

«Оформление командировки» представлено на рисунке 9–10.

Этапы бизнес–процесса «Премирование сотрудников» («как будет»)

		Формирование приказа отделом кадров.

		Загрузка в АИС.

		Передача приказа на исполнение ведущему специалисту по кадрам.

		Сдача приказа в архив на длительное хранение.

Этапы бизнес–процесса «Оформление командировки» («как будет»)

		Получение заведующей канцелярией от предприятия приглашения на семинар.

		Загрузка приглашения в АИС.

		Рассмотрение директором приглашения и назначение ответственного, начальник отдела выбирает сотрудников и отправляет список заведующей канцелярией.

		Формирование командировочного приказа.

		Подписание приказа директором.

		Выдача командировочного листа.





Рисунок 7 – Диаграмма потоков данных 1–го уровня («как есть»)





Рисун.......................