АРМ менеджера строительной компании

Министерство образования и науки РФ

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

Кафедра автоматизированных систем управления (АСУ)








АРМ менеджера строительной компании
Пояснительная записка к дипломному проекту













2014

Реферат
     
     Пояснительная записка к дипломному проекту 142 страницы, 42 рисунка, 16 таблиц, 16 источников, хх листов графического материала.
     АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, МЕНЕДЖЕР, СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ, БАЗА ДАННЫХ, ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, DELPHI, ACCESS.
     Объектом разработки является программное обеспечение для накопления, доступа, обработки и администрирования информации, хранящейся в базе данных отдела заказов строительной организации, принимающего заказы от клиентов на выполнение ремонтно-отделочных работ и заключающего с ними договора.
     Цель работы – разработать программное обеспечение для отдела заказов строительной организации, автоматизирующее работу менеджера в части учета заказов, учет работ и материалов, подготовки договоров и прочей документации.
     В результате проделанной работы разработано автоматизированное рабочее место менеджера строительной компании.
     Степень внедрения: система находится на стадии тестирования с последующим внедрением в ООО «Стройсервис-НТ».
     Область применения: разработанная система после незначительной доработки  может использоваться в отделе заказов любой строительной организации, выполняющей ремонт и отделку жилых и нежилых помещений, для учета заказов, учет работ и материалов, подготовки договоров и прочей документации.

Содержание
    
Введение	4
1 Аналитическая часть	7
1.1 Технико – экономическая характеристика предприятия	7
1.2 Корпоративные информационные системы в управлении предприятием	12
1.3 Обзор существующих разработок	14
1.4 Обоснование необходимости создания информационной системы	20
1.5 Выбор комплекса задач, подлежащих автоматизации	22
1.6 Обоснование проектных решений	24
1.6.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению	24
1.6.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению	28
1.6.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению	37
1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению	38
2 Проектная часть	41
2.1 Диаграмма вариантов использования	41
2.2 Диаграммы деятельности	42
2.3 Инфологическое проектирование	44
2.3.1 Логическое проектирование	47
2.3.2 Физическое проектирование	51
2.4 Используемые классификаторы и системы кодирования	54
2.5 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации	55
2.6 Характеристика выходной информации	56
2.7 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации	57
2.8 Разработка пользовательского интерфейса	58
2.9 Структурная схема пакета	61
2.10 Описание работы с программой	62
3 Технико-экономическое обоснование разработки ВКР	64
3.1 Обоснование целесообразности разработки проекта	64
3.2 Оценка уровня качества разрабатываемого программного продукта	65
3.3 Организация и планирование работ по разработке проекта	67
3.4 Расчет затрат на разработку проекта	71
3.5 Расчет эксплуатационных затрат	75
3.6 Расчет экономического эффекта и показателей экономической эффективности	79
4 Безопасность жизнедеятельности	82
4.1 Анализ опасных и вредных производственных факторов на рабочем месте пользователя ПЭВМ	82
4.2 Требования безопасности при работе с ПЭВМ	84
4.3 Инструкция по охране труда для пользователей ПЭВМ.	90
Заключение	92
Список использованных источников	94
ТЕКСТ ПРОГРАММЫ	96
ЭКРАННЫЕ ФОРМЫ	125
ФОРМЫ ВХОДНЫХ И ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ	137
    

Введение
     
     Для любого коммерческого предприятия основным направлением деятельности является развитие с целью получения прибыли и ее постоянного роста. Для целей развития необходимо постоянно анализировать текущую ситуацию внутри предприятия и во внешней среде и максимально оперативно приспосабливаться к изменениям внешних факторов. На фоне ежегодно ужесточающейся конкуренции компании, не уделяющие должного внимания анализу и развитию, быстро теряют позиции и даже уходят с рынка. Строительный рынок сегодня, несмотря на падение вследствие экономического кризиса, имеет большую емкость. Сезонное увеличение спроса накладывается на долгосрочный тренд расширения рынка, связанный с общим ростом благосостояния общества и развитием торговли и промышленности. 
     В настоящее время успешная работа строительных компаний в условиях жесткой конкуренции во многом зависит от их возможностей сокращения сроков приема и выполнения заказа, сроков закупки необходимых строительных материалов и заключения договоров с субподрядными организациями. Очевидно, что без широкого использования средств автоматизации решить эту задачу практически невозможно, поэтому вполне закономерен рост интереса к корпоративным информационным системам со стороны руководителей большинства строительных предприятий.
     В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия бухгалтерских и управленческих решений, решающие задачи обработки данных, позволяющие экономить управленческие и накладные расходы, обеспечивающие эффективное внутрифирменное планирование. Внедрение автоматизированной системы управления процессом заказа на выполнение строительных работ ведет к повышению эффективности работы компании, а следовательно ? к увеличению ее конкурентности в целом.
     Тенденции развития современных автоматизированных систем постепенно смещаются в область формирования вертикальных решений с ярко выраженной отраслевой специализацией. Особое внимание ведущих разработчиков комплексных решений обращено на предприятия нефтяной и газодобывающей отрасли, металлургии, машиностроения и крупной оптово-розничной торговли. Вместе с тем, многие фирмы-разработчики автоматизированных систем анонсировали решения для фирм, относящихся к сегменту малого и среднего бизнеса, к которым, в полной мере, можно отнести компании, занимающиеся строительными и отделочными работами.
     Вследствие достаточно развитой отраслевой специфики и разнообразия организационных принципов работы строительных компаний их автоматизация традиционно считается одним из самых сложных направлений. Кроме того, данный сегмент предприятий отличается ограниченными финансовыми бюджетами, выделяемыми на решения в области информационных технологий и, как следствие, умеренным консерватизмом в вопросах автоматизации.
     Цель проекта – разработка автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера строительной компании. 
     Объект автоматизации ? отдел заказов ООО «Стройсервис-НТ», принимающий заказы от клиентов на выполнение ремонтно-отделочных работ и заключающий с ними договора.
     АРМ должно обеспечивать выполнение следующих основных функций:
     ? учет наличия расходных материалов на складе;
     ? ведение прейскуранта ремонтных и строительных услуг организации;
     ? оформление заказа на ремонт, исходя из выполненных работ и использованных материалов;
     ? оформление документов: договор, приемо-сдаточный акт, счет, прайс-лист и т.д.
     Потребность в разработке автоматизированной информационной системы, обеспечивающей учет заказов, учет работ и материалов, обусловлена жесткой конкуренцией на рынке ремонтных услуг и необходимостью обеспечить более высокую производительность труда, большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность. 
     Таким образом, применение средств автоматизации и информационной системы для решения задач отдела заказов ООО «Стройсервис-НТ» является целесообразным и необходимым современных в условиях.
    
1 Аналитическая часть
     
     1.1 Технико – экономическая характеристика предприятия
      
     ООО «Стройсервис-НТ» выполняет ремонт и отделку жилых и нежилых помещений:
     ? малярные работы и штукатурные работы;
     ? укладка декоративного и напольного кафеля;
     ? шпаклевка внутренних стен;
     ? сантехнические работы;
     ? установка межкомнатных и входных дверей;
     ? установка пластиковых окон;
     ? устройство наливного обычного и теплого пола;
     ? укладка ламината, линолеума, паркета натурального и т.п.;
     ? электрико-технические работы;
     ? поклейка обоев;
     ? установка натяжных потолков;
     ? работа с гипсокартонном;
     ? подъем мелкогабаритных и крупногабаритных грузов на этаж клиента;
     ? многое другое.
     Предприятие имеет собственный склад строительных и отделочных материалов, которые при необходимости могут предлагаться клиенту.
     Внутренняя организационная структура предприятия представлена на рис. 1.1.
     
     
     
     
     
       
       
       
       
       
       






Рисунок 1.1 ? Организационная структура предприятия
     
     Система управления предприятием построена в соответствии с линейно-иерархическим принципом. На каждом уровне четко определены зоны ответственности и зоны подчинения. 
     Генеральный директор полностью отвечает за работу фирмы. На генеральном директоре лежит обязанность проведения основных переговоров с внешними поставщиками и в ряде случаев – с внешними заказчиками (когда предлагается особо значимый для фирмы заказ).
     Главный бухгалтер отвечает за бухгалтерскую и финансовую деятельность компании. Основные функции бухгалтерии – контроль расчетов с поставщиками и клиентами, начисление заработной платы и премий сотрудникам с перечислением необходимых сумм в пенсионный фонд, в налоговые организации. Через бухгалтерию проходят платежи за оказанные компанией услуги и выполненные работы. Через бухгалтерию же оплачиваются приобретаемые компанией материалы, техника, оплачивается аренда офиса.
     Основная обязанность коммерческого директора – привлечение клиентов и организация работы с ними. Коммерческий директор руководит отделом заказов. 
     Менеджеры отдела заказов принимают заказы на выполнение ремонтных и строительных работ, распределяют заказы между работниками, определяют срок исполнения заказа, отслеживают ход выполнения заказа, оповещают клиентов о выполнении заказа. Менеджеры ведут документальное сопровождение заказа, фиксируют основные сведения о заказчике и заказе. На менеджеров возлагаются также функции анализа материальных запасов (по информации службы материально-технического снабжения) и формирования совместно с этой службой заказа на приобретение материалов. Каждый заказ оформляется на одного из работников, который несет ответственность за его своевременное и качественное исполнение.
     Технический директор отвечает за собственно производственную деятельность компании. На него ложится ответственность за успешную работу работников и службы материально-технического снабжения. Технический директор визирует заказы поставщику, а уже согласованный заказ подписывается генеральным директором и оплачивается бухгалтерией. Он несет ответственность по возможным рекламациям от заказчиков на качество выполненных работ.
     Служба материально-технического снабжения ведет учет материалов, необходимых для ремонта. Через нее материалы выписываются со склада. Эта служба формирует заказ поставщику на приобретение необходимых материалов.
     Схема информационных потоков в методологии DFD в рамках работы отдела заказов и взаимодействующих с ним подразделений представлена на рис. 1.2 и 1.3.

Рисунок 1.2 ? Диаграмма потоков данных верхнего уровня


Рисунок 1.3 ? Диаграмма потоков данных на уровне подсистем
     
      К участникам бизнес-процесса относятся: 
      ? клиенты; 
      ? поставщики; 
      ? менеджеры отдела заказов; 
      ? бухгалтерия; 
      ? отдел материально-технического снабжения (МТС);
      ? работники.
      Взаимодействия участников бизнес-процесса и их функции отображены в таблице 1.1.
      
Таблица 1.1 ? Информационные связи компонентов системы
Участники бизнес-процесса
Функции
Куда передается
Что передается
Отдел МТС
Учет наличия материальных ценностей на складе
Поставщики
Заказ поставщику


Бухгалтерия
Информация о наличии материальных ценностей на складе
Работники
Выполнение работ
Менеджеры отдела заказов
Отчет о выполненных работах и затраченных материалах
Менеджеры отдела заказов

Оформление документов для клиента, подготовка и контроль выполнения заказа
Клиент
Договор, Заказ (приложение к договору), приемо-сдаточный акт; счет, счет-фактура.


Отдел МТС
Заказ на закупку расходных материалов; заказ на перемещение материальных ценностей.


Бухгалтерия
Журнал заказов поставщику, журнал заказов, журнал прочих счетов
Клиенты
Заказ работ
Менеджеры отдела заказов

     
     В рамках данного проекта планируется автоматизация работы отдела заказов компании. Процесс приема и выполнения заказа можно вкратце описать по следующим шагам:
     ? определение, является ли клиент постоянным заказчиком компании  (постоянные заказчики получают скидки);
     ? предварительное определение сущности заказа (заказов). В зависимости от потребности клиента менеджер обращается к работникам;
     ? определение исполнителя заказа. Менеджер при этом руководствуется журналом заказов. Он обращается к тому работнику, который выполняет основную часть работ на объекте. Однако в случае фактической занятости этого работника, менеджер переадресует заказ другому работнику;
     ? анализ работником необходимых работ, предварительная оценка продолжительности работ и их стоимости, а также наличия необходимых материалов на складе. Менеджер участвует в проверке наличия на складе необходимых материалов;
     ? оформление договора и заказа по заданной форме, фиксация получения предоплаты, заполнение журнала заказов клиентов и журнала заказов поставщику;
     ? сдача заказа, оформление менеджером приемо-сдаточного акта, счета и счета-фактуры.
     

     1.2 Корпоративные информационные системы в управлении предприятием
     
     Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации [1].
     Важную роль играют способы регистрации информации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме, производство новой числовой и иной информации [1].
     Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель ? отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации [2].
     Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются [3]:
     ? определение требований к содержанию информации и к ее характеру, в зависимости от целенаправленности;
     ? выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
     ? определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом;
     ? разработка программного обеспечения, создание и использование баз данных;
     ? автоматизированная обработка вводимой и текущей информации и выдача информации по бухгалтерскому учету и отделов технического оснащения;
     ? автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
     Важными задачами внутрифирменной системы управления являются [3]:
     ? координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;
     ? определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
     ? определение основных направлений развития технологии обработки информации.
     Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки бухгалтерской информации в единую внутрифирменную информационную сеть [2].
     Все вышесказанное говорит о необходимости использованию информационных систем для автоматизации работы персонала организаций. Поскольку разработка комплексной системы автоматизации работы всех подразделений организации является сложной и дорогостоящей, требующей привлечения значительных ресурсов, в том числе – коллектива исполнителей, предлагается на первом этапе ограничиться проектом, решающим ряд частных задач.
     
     1.3 Обзор существующих разработок
     
     В настоящее время существует множество готовых решений в области автоматизации работы компании, оказывающей услуги, выполняющей работы, принимающей заказы. Рассмотрим несколько примеров.
     Программа «БухСофт: Торговля и услуги» (версия от 26.02.2010) ?  самостоятельная программа серии БухСофт, которая обеспечивает в единой базе данных складской учет, в том числе и на удаленных складах, и автоматизацию работы отделов продаж от имени одной или нескольких собственных организаций [4].
     Программа помогает:
     ? руководителю: предоставляет оперативную информацию о положении дел в своих организациях, о количестве товаров на складах, о расчетах с покупателях и поставщиками по каждой своей организации и в целом, об остатках в банках и кассах каждой своей организации;
     ?  бухгалтеру: позволяет импортировать все данные оперативного учета, собранного в программе БухСофт: Торговля и услуги в комплексные программы БухСофт по каждой организации и обеспечить таким образом автоматическое формирование отчетности. 
     ? отделу продаж: обеспечивает возможность оперативно формировать первичные документы по продажам товаров, работ или услуг от имени любой из своих организаций. Помимо счетов-фактур, актов, товарных накладных, платежных поручений, расходных и приходных кассовых ордеров программа позволяет предусмотреть и печатать свой шаблон договора с покупателем.
     ? отделу логистики и кладовщикам: быстрый и полный контроль за движение товара по складам, формирование накладных на перемещение товара, остатки товара по каждому складу и в целом. Склад может быть привязан к своей организации, а может существовать независимо от своих организаций. 
     Программа обеспечивает:
     ? возможность вести продажи в единой базе данных от имени нескольких собственных компаний;
     ? возможность объединения баз при одновременной работе в различных точках офф-лайн (складах или отделах продаж);
     ? импорт в комплексные программы БухСофт для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности каждой своей организации;
     ? автоматизацию работы точек продаж с печатью всех первичных документов и договоров;
     ? мультивалютный учет;
     ? складской учет с формированием полного списка складских документов (приходная накладная; расходная накладная; требование накладная; приходный ордер; реестр приходных и расходных документов; карточка движения товара и т.д. 
     ? возможность присваивать несколько единиц измерения по товару;
     ? контроль остатков на складе;
     ? расчет средней стоимости товаров (услуг) ведется автоматически при их реализации. 
     
     АИС «Учет товаров и услуг 5.12, Профессионал» от компании Трэйдсофт  обеспечивает управление торговым предприятием любой отрасли, учет товаров и денежных средств, анализ коммерческой деятельности, мастер отчетов и печати, управление резервами и запасами, создание электронного прайса, обмен остатками между удаленными складами, магазинный, складской учет товаров (обувь, одежда, запчасти, бытовая техника и пр.), предоставление услуг (полиграфия, ремонт, бытовые услуги), сборка комплектов товаров (компьютеры, кулинария) [5].
     Программа наиболее удобна для следующих типов организаций:
     ? магазинов непродовольственных товаров (обувь, одежда, запчасти, бытовая техника и т. п.); 
     ? крупных магазинов, которые имеют один или несколько складов, несколько отделов; 
     ? организаций, у которых одна или несколько торговых точек; 
     ? организаций, занимающихся производством сложной продукции (мебель, торговое оборудование) на заказ (версия «Производство»); 
     ? магазинов, занимающихся продажей и поставкой на заказ автозапчастей (версия «Автобизнес»); 
     ? складов различного уровня; 
     ? организаций, занимающихся предоставлением некоторых видов услуг (например, полиграфические услуги, ремонт и т.д.) 
     ? организаций, занимающихся предоставлением сборных комплектов товаров (например, компьютеры, небольшая кулинария и т.д.) 
     Новые возможности программы ? ведение учета услуг в комплексе с товарами, создание комплектаций ? рецептов товаров и услуг, ведение сложных документов (актов оказанных услуг, сборки), внедрение мастера анализа с новыми отчетами. 
     
     «Салон +» ? отраслевое решение для управления процессами в организациях, оказывающих услуги населению. Типичный пример использования ? это салоны красоты, центры услуг (стоматологии, парикмахерские, оздоровительные и медицинские центры и т.д.) [5].
     В конфигурации реализован механизм учета услуг, оказываемых физическим лицам (клиентами). Учет взаиморасчетов с юридическими лицами, ведется по расходным материалам. 
     Поддерживается полный складской учет: поступление, списание, передача материалов мастеру, продажа со склада клиенту, инвентаризация. Движение материалов и услуг выполняется с возможностью формирования табличных документов. Бухгалтерский учет в программе не ведется, посему конфигурация предназначена для ведения управленческого учета, с возможностью выгрузки движений регистров в конфигурацию «Бухгалтерский учет» регламентно (периодически).
     Поддерживается механизм накопительных и простых скидок. Механизм начисления заработной платы реализован в виде отчета, который отображает данные о начислениях исходя из ставки работника, процента от суммы реализации материалов и процент от суммы реализации услуг. Поддерживается условие мотивации мастеров за счет распределения процентов от продаж исходя из суммы и видов реализации.
     В конфигурации «Салон +» предусмотрена поддержка комплексных услуг, где одна услуга, состоящая из набора работ и материалов, может использоваться как «передел» (полуфабрикат) для другой услуги и так далее. 
     Ведется учет остатков денежных средств и материалов. В конфигурации реализованы отчеты по взаиморасчетам, небольшой CRM-анализ эффективности источников информации, отчет по прибыли, материалам, расчеты потребности в материалах на будущий период и многое другое.
     Конфигурация поддерживает торговое оборудование: принтеры чеков, сканеры штрих-кодов, считыватели магнитных карт и пр.
     
     Программа «Производство Услуги Бухгалтерия» для системы «1С Предприятие 7.7» от официального партнера фирмы 1С Франчайзи ООО «Центр КТ» [6] представляет собой типовое решение для автоматизации средних и малых предприятий, основными видами деятельности которых, является производство продукции, оказание услуг, а также оптовая торговля в качестве сопутствующей деятельности.
     В конфигурации в дополнение к требованиям нового Плана счетов, отражены требования главы 25 Налогового кодекса РФ.
     Оперативный учет ведется с высокой степенью детализации и автоматизации учетных процессов. 
     Производство в программе 1С:
     ? ведение нормативов затрат на единицу и составление плановой калькуляции выпускаемой продукции;
     ? нормирование затрат на производство включает в себя материальные затраты, возвратные отходы, полуфабрикаты, технологические операции, услуги сторонних организаций и косвенные затраты;
     ? произвольное количество спецификаций затрат для одного вида продукции; 
     ? планирование объемов производства и контроль исполнения планов;
     ? определение потребностей в сырье на основании планово-нормативной информации;
     ? автоматический расчет фактической себестоимости выпущенной продукции по итогам месяца;
     ? сравнение фактической и плановой себестоимости;
     ? учет производственных затрат по местам возникновения, видам продукции и видам затрат;
     ? автоматический расчет остатков незавершенного производства (с возможностью ручной корректировки);
     ? учет выпуска готовой продукции на основании нормативов затрат, а также индивидуального выпуска с произвольным составом затрат;
     ? учет разделки (разукомплектации) материалов и выпуска продукции;
     ? учет полуфабрикатов и поддержка многопередельного производства;
     ? начисление зарплаты по индивидуальным и бригадным нарядам;
     ? учет выполненных работ и оказанных услуг. 
     Расчеты с контрагентами:
     ? учет реализации готовой продукции и товаров;
     ? учет взаиморасчетов в разрезе договоров, а также отдельных поставок и оплат;
     ? учет заявок на поставку продукции клиентам и контроль исполнения;
     ? резервирование продукции на складе по заявке;
     ? формирование заказов поставщикам и контроль поставок;
     ? гибкая система отслеживания взаиморасчетов и зачета авансов;
     ? проведение взаимозачетов;
     ? автоматическое построение книг покупок и продаж с возможностью ручного формирования записей в необходимых случаях;
     ? детальные аналитические отчеты по взаиморасчетам. 
     Складской учет:
     ? учет складских запасов и движения продукции, материалов и товаров;
     ? партионный учет стоимости материалов и товаров, списание по методам LIFO, FIFO, «по средней»;
     ? учет остатков импортных товаров, в разрезе грузовых таможенных деклараций, (ГТД).
     В состав конфигурации включен ряд документов и отчетов. С их помощью информация для налогового учета вводится и накапливается в информационной базе, а также может быть обработана и выведена на печать в виде налоговых регистров. Кроме того, для заполнения ряда показателей налоговых регистров используют данные бухгалтерского учета, имеющиеся в информационной базе, а также данные, содержащихся в реквизитах справочников.
     Все операции оперативного учета автоматически отражаются в бухгалтерском учете за произвольный период. Возможно детальное формирование проводок по каждой хозяйственной операции и сводных проводок за период.
     Конфигурация включает разнообразные отчеты, предназначенные для получения как управленческой, так и бухгалтерской информации. Отчеты по оперативному учету позволяют быстро получать такую информацию, как остатки складских запасов, незавершенного производства ЦКТ, задолженности контрагентов, а также проводить детальный анализ себестоимости продукции, взаиморасчетов, планов и т.п.
     Конфигурация может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. Это означает возможность ввести в конфигурацию свои учетные механизмы, настроить отражение в учете любых специфических хозяйственных операций. Возможно также создание необходимых дополнительных аналитических отчетов для нужд предприятия.
     
     1.4 Обоснование необходимости создания информационной системы
     
     В процессе исследования существующей системы обработки экономической информации в компании ООО «Стройсервис-НТ» был выявлен ряд недостатков.
     Рассмотрим организационные недостатки:
     ? в организации не рационально используется персональный компьютер. Менеджеры отдела заказов и отдела МТС используют в своей деятельности в основном приложения пакета Microsoft Office, в частности электронные таблицы Excel для ведения простых однотабличных баз учета и поиска информации по этим базам;
     ? неэффективное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к  потерям рабочего времени;
     ? отсутствие программных средств для оптимального решения основных операций;
     ? низкий уровень использования информационных технологий;
     ? недостаточная квалификация сотрудников.
     Среди технических недостатков следует отметить отсутствие единой информационной системы, обеспечивающей централизованное хранение данных, сквозного учета заказов, материалов и комплектующих и автоматизированной подготовки всех необходимых печатных документов.
     Проведенный анализ показал, что компания не проводит единой продуманной организационно-технической политики, связанной с использованием компьютерной техники и оргтехники. Имеющиеся компьютеры не объединены в локальную сеть. 
     Дисциплина резервного хранения не установлена корпоративными правилами, поэтому резервное хранение осуществляется путем записи файлов на лазерный диск по усмотрению руководителя подразделения. Обмен информацией между отделами (а в отдельных случаях и резервное хранение) осуществляется с помощью флэш-памяти.
     Представляется, что техническое оснащение в ближайшее время не является критическим для исследуемого предприятия, за исключением отсутствия полномасштабной локальной сети с ее администрированием, выделенным сервером и оговоренной корпоративной дисциплиной. 
     Потребность в разработке АРМ менеджера строительной компании ООО «Стройсервис-НТ» обусловлена острой конкуренцией на рынке ремонтных услуг и необходимостью обеспечить более высокую производительность труда, большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность.
     Исследование существующей системы обработки информации выявило необходимость совершенствования существующей обработки данных, причем анализ ситуации позволил определить следующие потенциальные направления совершенствования существующей системы обработки информации:
     ? устранение выявленных организационных и технических недостатков позволило бы перевести существующую обработку информации на значительно более высокий уровень;
     ? внедрение автоматизированной информационной системы даст возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме;
     ? внедрение индивидуальной АИС устраняет такие недостатки стороннего программного обеспечения, предназначенного для автоматизации «любого» предприятия как необходимость достаточно крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки приобретаемого ПО на конкретные условия работы, а также наличие множества лишних и неиспользуемых функций, мешающее оперативной работе пользователя.
     С точки зрения косвенного эффекта преследуются следующие цели:
     ? снижение косвенных затрат и, как следствие, увеличение прибыли компании;
     ? улучшение качества взаимодействия с отделом МТС, бухгалтерией и работниками.
     С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:
     ? сокращение времени обработки и получения данных;
     ? повышение достоверности данных;
     ? повышение производительности труда;
     ? снижение рисков потери информации;
     ? автоматизированная подготовка всех необходимых документов;
     ? повышение степени защищенности информации;
     ? повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений;
     ? повышение уровня работы с клиентами и, как следствие, ? конкурентоспособности предприятия.
     
     1.5 Выбор комплекса задач, подлежащих автоматизации
     
     Поскольку автоматизации в рамках данного проекта подлежит деятельность менеджеров отдела заказов, то и задачи, подлежащие автоматизации, соответствуют функциям менеджеров:
     ? ведение справочников клиентов, менеджеров и работников организации, специализаций работников, материалов;
     ? ведение прейскуранта ремонтных и строительных услуг организации;
     ? учет наличия материалов на складе;
     ? оформление заказа на выполнение работ;
     ? учет выполняемых работ и используемых комплектующих и материалов по заказу;
     ? контроль сроков выполнения работ работниками;
     ? ведение журнала заказов клиентов и журнал заказа поставщику;
     ? оформление следующих документов:
           ? договор на оказание ремонтных и строительных услуг;
           ? заказ с перечнем выполненных работ и использованных материалов по договору (приложение к договору);
           ? приемо-сдаточный акт;
           ? счет и счет-фактура по выполненным работам и затраченным материалам;
           ? перечень материалов на складе;
           ? прайс-лист;
           ? прейскурант;
           ? аналитические таблицы, отчеты и диаграммы.
     Перечисленный перечень задач включает в себя все основные функции менеджера отдела заказов, которые можно и необходимо автоматизировать.
     Учет наличия материалов на складе заключается в возможности просмотра и редактировании информации о наличии материалов на складе. Собственно учет материальных ценностей ведут работники отдела МТС.
     Оформление заказа на выполнение работ заключается в составлении перечня необходимых работ с указанием их продолжительности и стоимости, а также перечня используемых материалов при выполнении работ. Заказ оформляется при участии работника, который назначается курирующим данный заказ. При оформлении заказа по каждой работе устанавливается срок выполнения, который впоследствии контролируется менеджером. Если клиент является постоянным заказчиком компании, то ему предоставляется персональная скидка.
     Прейскурант компании представляет собой перечень основных выполняемых строительных и ремонтных работ с указанием стоимости.
     Прайс-лист компании представляет собой перечень строительных материалов с указанием розничных цен.
     
     1.6 Обоснование проектных решений
     
     1.6.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
     
     Документы, получаемые от внешних объектов и передаваемые им, должны храниться как в базе данных, так и на бумажных носителях.
     Должна использоваться система управления базами данных (СУБД), основанная на реляционной модели баз данных (БД). Полномочия пользователей по работе с данными должны определяться в зависимости от выполняемых ими функций. 
     Для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, с некоторым множеством значений в системе должны использоваться объекты типа «Справочники».
     При вводе должен производиться контроль вводимых данных путем проверки установленных ограничений, выполнение заданных условий.
     Для обеспечения хранения данных можно использовать локальную или распределенную базу данных. В данном дипломном проекте целесообразно использовать локальную базу данных, применение которой позволит уменьшить сложность разработки и настройки прикладного программного обеспечения.
     Предполагаются следующие информационные решения, касающиеся разрабатываемого программного средства:
     ? сбор исходной информации, вводимой в базу данных, осуществляется локально, т.е. ин.......................