Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра управления персоналом и кадровой политики





ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА



«Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования на примере ООО «Ростбиф»»


Студента 4 курса 
заочной формы  обучения
     Егоровой Ю.А.


Направление подготовки 
46.03.02  «Документоведение и 
архивоведение» 





Научный руководитель
к.фил.н., доцент
Е.В. Лосинская
___________________
Допустить к защите на ГЭК
Зав. кафедрой
____________ А.В. Мельничук
_____ _________ 2016 г.



Москва 2016
Содержание
ВВЕДЕНИЕ...........................................................................................................3
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  КОМЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ..................................................................................................8
1.1.  Делопроизводство.  Понятие,  виды и назначение деловых документов..............................................................................................................8
1.2. Краткая история, задачи, функции,  организационная структура 
ООО «Ростбиф» и место в ней службы делопроизводства...............................17
Выводы по первой главе....................................................................................23
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ  СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  
И ПОИСК ПУТЕЙ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ В ООО«РОСТБИФ»...............................................................................................27
2.1.Организация работы с документами.............................................................27
2.2.Предложения по совершенствованию делопроизводства в 
исследуемой организации ...................................................................................47
Выводы по второй главе....................................................................................63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...................................................................................................64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ  И ЛИТЕРАТУРЫ....................................................................................................67
ПРИЛОЖЕНИЕ..................................................................................................80









ВВЕДЕНИЕ
     Актуальность темы исследования обусловлена недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в коммерческих организациях. Решение данной проблемы в современных условиях позволит целенаправленно форматировать информационные ресурсы общества, обеспечить его эффективное функционирование.
     Объект исследования – делопроизводство коммерческой организации ООО «Ростбиф».
     Предметом - анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования на примере ООО «Ростбиф»
     Цель исследования - анализ состояния делопроизводства в ООО «Ростбиф»,  а также разработка и внесение рациональных предложений по его совершенствованию.
     Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
     * определить понятие и виды делопроизводства в деятельности современной коммерческой организации;
     * рассмотреть историю создания, функции и задачи исследуемой организации;
     * проанализировать организационную структуру Общества и место в ней службы делопроизводства;
     * изучить документирование деятельности Общества;
   * выявить проблемы и недостатки в работе с документами Общества; 
   * внести предложения по совершенствованию делопроизводства в ООО «Ростбиф».
     Научная новизна исследования заключается в том, что впервые было подвергнуто анализу состояние и особенности делопроизводства ООО «Ростбиф».
     Научно-практическое значение исследования состоит в определении возможностей и поиске путей оптимизации делопроизводства ООО «Ростбиф». Предложенные выводы и рекомендации можно использовать в аналогичных организациях.
     Степень разработанности проблемы
     При написании выпускной квалификационной работы были использованы труды таких известных специалистов в области документоведения как Т.В. Кузнецовой, Т. А. Быковой, JI.M. Вяловой, JI.B. Санкиной и многих других.
     В книге под редакцией Т. В. Кузнецовой рассматриваются организация, порядок составления документов и требования к их оформлению. 
     Кроме того, косвенно затрагивается проблематика автоматизации делопроизводства. Отметим, что книги авторства Т.В. Кузнецовой постоянно переиздаются, актуализируются в соответствие с изменениями в законодательстве и практике работы с документами. Учебно- практическое пособие М. Ю. Рогожина1 затрагивает вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления деятельностью организации, учреждения. Главное место в пособии занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, в том числе службы ДОУ, службы персонала и бухгалтерии предприятия.
     В учебном пособии В. И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства: по обращениям граждан и кадровому делопроизводству2. 
     Также при написании выпускной квалификационной работы были использованы специализированные периодические издания, на страницах которых публикуются статьи специалистов в области делопроизводства и компьютерной безопасности, юристов, правоведов, посвященные различным аспектам работы с документами, а также рассматриваются практические вопросы построения оптимальной системы документационного обмена в организации. При написании работы были проработаны такие журналы, как: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис- менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом».
     Вопросам организации юридически значимого электронного документооборота, применения электронной цифровой подписи посвящены статьи С. С. Малофеева', В. Ф. Янковой2, Е. Н. Филенко3, А. А. Шарова4. В них рассматриваются понятие ЭЦП, основы и принципы ее использования, пути реализации этой технологии, а также влияние ЭЦП на Порядок работы с документами.
     Помимо традиционных источников информации, в последнее время наиболее актуальными и оперативными являются электронные издания, к которым относятся поисковые службы, порталы, сайты библиотек, организаций. Из ресурсов Интернет, содержащих материалы по теме исследования, при написании выпускной квалификационной работы были использованы и проанализированы статьи, размещенные на страницах следующих сайтов:
* http://www. consultant.ru - Справочно-правовая система «Консультант- Плюс» оперативно пополняется новыми нормативно-правовыми актами, как федеральными, так и региональными3;
* http://www.termika.ru - Сайт, относящийся к делопроизводству и электронному документообороту, содержит правовую и нормативно- методическую библиотеку5.
* http://www.edou.ru - Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела .
     Новизна темы исследования заключается в том, что попытка исследовать и проанализировать состояние делопроизводства и поиск путей его совершенствования в ООО «Ростбиф» предпринимается впервые.
     Научно - практическая значимость данной работы заключается в том, что результаты проведенного исследования могут быть полезны не только для общества с ограниченной ответственностью «Ростбиф», но и для аналогичных организаций.
     Структура  исследования
     Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, разделенных на параграфы, заключения, списка использованной литературы и приложения, общий объем работы 70 листов







ГЛАВА I. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  КОМЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1.  Делопроизводство.  Понятие,  виды и назначение деловых документов
   В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
   Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
   В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
   Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
   Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
   Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
   Подводя итог вышеизложенного, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
   * документирование деятельности;
   * организация работы с официальными документами.
   Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
   Три источника и три составные части ДОУ
   Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
   Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
   Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
   Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
   1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
   2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
   3. Систематизация архива документов.
   Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности предприятия; а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия.
   Она включает в себя:
* законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
* соответствующие указы и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации;
* правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
* правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и учреждений;
* государственные стандарты на документацию;
* унифицированные системы документации;
* общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
* нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
* нормативные документы по организации архивного хранения документов.
   Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.
   В составе документирования выделяют две составляющие:
* документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);
* документирование специальных сторон управленческой деятельности.
   Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).
   Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов (ручки, пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника и т.п.).
   В зависимости от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.
   Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.
   Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:
* сбор и обработку документной информации;
* подготовку решения;
* принятие и документирование решения;
* доведение решения до исполнителей;
* исполнение решения;
* контроль исполнения;
* сбор информации об исполнении;
* передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
* хранение и поиск информации.
   Документирование предполагает соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. 
   Это обеспечивает придание данному документу юридической силы.
   Юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов.
   Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством этого документа.
   Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
   Документирование управленческого действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции предприятия. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.
   
   Главными требованиями являются:
* использование официально-делового стиля;
* соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
* актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;
* требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).
   Результатом документирования является документ.
   Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
   Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
   Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д.
   Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.
   Документ выполняет две группы функций: общих и специальных.
   Общие функции:
* информационная;
* социальная;
* коммуникативная;
* культурная.
     Специальные функции:
* управленческая;
* правовая;
* функция исторического источника (12–14% всех создаваемых в обществе документов).
   Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе существует переплетение различных функций. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
   Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.
   В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
   Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.
   Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного характера.
   Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.
   По стадии создания и оформления деловые документы можно разделить на: 
* подлинник (оригинал), 
* проект, 
* выписку, 
* копию, 
* дубликат.
   Подлинник официального документа – первый, или единственный, экземпляр официального документа.
   Проект – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
   Понятие «копия» связано с размножением, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Развитие средств оргтехники привело к широкой дифференциации понятия «копия» (автоматические, факсимильные и т.д.). Также копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены (нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические).
   Особый вид копий – дубликат – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
   Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.
   Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на:
* управленческие;
* научные;
* технические (конструкторские);
* технологические;
* производственные и т.д.
   Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
   Документы личного характера включают в свой состав:
* документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.);
* документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов; включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.).
   Отдельный документ – это единичный акт документирования. Деятельность любого предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих системы документации.
   Система документации определяется ГОСТ как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
   Существуют единая и целостная – общегосударственная система документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране.
   Деление на отдельные системы документов внутри общегосударственной неоднозначно трактуется документированием, однако выделяют ряд классификационных признаков систем:
* территориальный;
* функциональный;
* отраслевой;
* признак уровня управления и др.
   Территориальный признак, например, выделяет территориальную систему документации, которая понимается как совокупность документов, обращающихся на определенной территории и т.д.
   Функциональные и отраслевые системы документации, в свою очередь, подразделяются на подсистемы по направлениям деятельности (бухгалтерские, сбыта, МТО и др.).
   Между подсистемами и системами не существует четких границ, так как они тесно взаимосвязаны между собой и любой документ одновременно находится минимум в двух системах или подсистемах.
   Документы, созданные в разных системах и используемые в управлении на различных уровнях, должны иметь единые формы.
   Проблема единообразия документов была решена методом унификации, т.е. установлением состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Таким образом, появились унифицированные формы документов (УФД), объединяемые в унифицированные системы документации (УСД).
   В настоящее время действует 8 УСД (их определение, назначение и состав устанавливается стандартами, которые издаются на каждую систему):
* организационно-распорядительной документации;
* банковской документации;
* финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
* отчетно-статистической документации;
* учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
* документации по труду;
* документации Пенсионного фонда РФ;
* внешнеторговой документации.
   Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. В данном документе приведена совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
1.2. Краткая история, задачи, функции,  организационная структура ООО «Ростбиф» и место в ней службы делопроизводства
     
     Общество с ограниченной ответственностью «Ростбиф» было образовано 31 июля 2009 года.
     В соответствии с Уставом Общество с ограниченной ответственностью «Ростбиф» (именуемое далее ООО «Ростбиф») является юридическим лицом - коммерческой организацией6.
     ООО «Ростбиф» действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации7 и Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» 8
     Целью Общества является извлечение прибыли путем удовлетворения потребностей юридических лиц и граждан РФ в осуществляемой им деятельности.
  Основными видами деятельности общества с ограниченной ответственностью «Ростбиф» являются:
* Производство всех видов наружной рекламной продукции.
* Разработка фирменного стиля, дизайна при проектировании и производстве рекламы, упаковки и др.
   * Производство, монтаж металлоконструкций.
   * Строительные, изыскательские, ремонтные, реставрационные, проектные, опытно-конструкторские, дизайнерские и художественно- оформительские работы.
   Общество с ограниченной ответственностью «Ростбиф» в настоящее время находится: г. Тольятти, ул. Офицерская, д. 12.
     На данный момент основными услугами компании является проектирование, изготовление и монтаж рекламных конструкций. Компания изготавливает рекламные конструкции, малые и большие архитектурные формы (стелы, вывески и т.д.), корпоративные знаки, экстерьерные и интерьерные вывески, фризовые конструкции и козырьки, входные группы. Также, в услуги компании входит декоративная подсветка в интерьере, проектирование, изготовление и монтаж вентилируемых фасадов.
     В настоящее время в компании насчитывается 20 специалистов высокого профиля, в том числе имеющие опыт работы за рубежом (США) и мощные производственные ресурсы.
     Общество функционирует на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, имеет расчетный счет и иные счета в банках, круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на его место нахождения, штампы и бланки со своим наименованием и эмблемой.
     Органами управления Общества с ограниченной ответственностью «Ростбиф» являются: общее собрание участников, и директор.
     Высшим органом управления Общества с ограниченной ответственностью является общее собрание участников.
     Очередное общее собрание участников общества проводится Директором Общества ежегодно в срок не ранее, чем через два месяца и не позднее, чем через четыре месяца после окончания финансового года.
     Организационная структура ООО «Ростбиф» выглядит следующим образом:
     

Рис. 1.1. Организационная структура ООО Ростбиф «».
     Руководителем общества с ограниченной ответственностью «Ростбиф» является Директор.
     Директор осуществляет руководство текущей деятельностью общества и наделяется в соответствии с законодательством Российской Федерации всеми необходимыми полномочиями для решения этой задачи. Он осуществляет полномочия в строгом соответствии с законом и Уставом организации. Директор подотчетен общему собранию участников.
     Кроме Директора организационная структура ООО «Ростбиф» включает в себя: Начальника производства и Начальника отдела продаж. Так же непосредственно Директору организации подчиняется Главный бухгалтер и Секретарь-референт.
     Начальник отдела продаж - решает оперативные вопросы, связанные с заключением договоров и ведением договорных обязательств.
     Начальник производства - решает оперативные вопросы, связанные с изготовлением объектов наружной рекламы. Начальник отдела продаж и начальник производства осуществляют информирование директора о текущем состоянии дел в организации на проводимых 1 раз в неделю совещаниях.
     К функциональным структурным подразделениям относятся:
* бухгалтерия;
* конструкторский отдел;
* отдел продаж;
* снабжение;
* производство.
     Рассмотрим основные функции сотрудников ООО «Ростбиф».
     Главный бухгалтер - несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
     Отдел продаж - возглавляется руководителем. Менеджеры по продажам занимаются поиском клиентов, составлением и организацией исполнения договоров, подготовкой необходимой документации для клиентов, составлением коммерческих предложений, проведением встреч и деловых переговоров. Руководитель отдела координирует деятельность менеджеров, распределяет клиентов, обратившихся в организацию самостоятельно, помогает при составлении и описании технической части договора. Информирует начальника производства о новых заказах и сроках сдачи объектов, предоставляет всю необходимую информацию для начала работ по изготовлению и монтажу объектов рекламы. Так же начальник отдела продаж взаимодействует с дизайнерами при разработке эскизной части договоров и предоставлении необходимых для работы материалов.
     Главный инженер - составляет проектную документацию, техническое описание изделий, проекты и чертежи. Производит расчеты стоимости заказов, разрабатывает технологии изготовления изделия, производит замеры объектов.
     Дизайнеры - разрабатывают дизайн - проекты, эскизы, подготавливают файлы для печати на широкоформатном станке, взаимодействуют с клиентами по вопросам дизайна объектов наружной рекламы.
     Начальник производства - руководит служащими производства (слесари, фрезеровщики, монтажники и т.д.), отслеживает исполнение изготовления элементов наружной рекламы, составляет график монтажа и ремонта объектов наружной рекламы, следит за соблюдением техники безопасности при работе на объекте, техники противопожарной безопасности на производстве, принимает участие в разработке технологии изготовления изделия. Осуществляет взаимодействие с главным бухгалтером организации по вопросу составления табеля учета рабочего времени на подчиненных ему сотрудников.
     Отдел снабжения - представлен одним человеком. Он осуществляет закупку материалов, необходимых для производства наружной рекламы, ведет учет, списание, регистрацию выдачи материалов сотрудникам на каждый из объектов. Взаимодействует с начальником производства и главным бухгалтером организации.
     
     
     
     
     
     Выводы по первой главе
     В первой главе исследования определены основные понятия и термины, касающиеся делопроизводства в деятельности коммерческой организации, а так же исследовано назначение деловых документов, которые представляют собой делопроизводство как  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
     Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
     В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
     Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
     В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
     Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
     Выбор организационной формы делопроизводства зависит от решения руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
     В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
     Таким образом, можно сделать вывод - служба делопроизводства решает три основных комплекса задач:
* обеспечение документирования управленческой деятельности;
* организация работы с документами в учреждении;
* совершенствование форм и методов работы с документами.
   Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции.
     Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: 
* разработка и проектирование бланков, 
* обеспечения их изготовления; 
* обеспечение изготовления документов, 
* копирования и тиражирования;
* контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
   Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
* установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
* экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
* регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
* контроль за исполнением документов;
* систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
* Обеспечение защиты информации.
     Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
* разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
* методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
* повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
* упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
* разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
* постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
   Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива, следовательно всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
     Работу по документационному обеспечению управления в ООО «Ростбиф» осуществляет секретарь-референт, который подчиняется непосредственно руководителю. 









ГЛАВА 2. АНАЛИЗ  СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  И ПОИСК ПУТЕЙ ЕГО СОВЕР.......................