Разработка и внедрение положения об архиве в АО СК «Сибирский Спас»

Содержание

	Введение	4

	1 Характеристика  АО СК «Сибирский Спас»	6

	1.1 Организационная структура страховой компании	9

	2 Документооборот АО СК «Сибирский Спас»	13

	2.1 Структура управленческой и нормативно – правовой документации	18

	3 Кадровая документация АО СК «Сибирский Спас»	22

	4  Анализ деятельности архива АО СК «Сибирский Спас»	30

	4.1 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве	37

	5 Комплекс мероприятий по улучшению работы архива АО СК «Сибирский Спас»	43

	5.1 Разработка и внедрение положения об архиве в АО СК «Сибирский Спас»	43

	5.2 Разработка и внедрение номенклатуры дел АО СК «Сибирский Спас»	44

	5.3 Формирование и хранение дел	52

	Заключение	56

	Список использованных источников	58

	Приложение А Организационная структура АО СК «Сибирский Спас»	60

	Приложение Б Оперограмма движения исходящих документов	61

	Приложение В Оперограмма движения внутренних документов	62

	Приложение Г Оперограмма движения входящих документов	63

	Приложение Д Документооборот АО СК «Сибирский Спас»	64

	Приложение Е Положение об отделе	65

	Положение Ж Номенклатура дел	68

	Приложение З Приказ о введении в действие номенклатуры дел	103



Введение



Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачами архивистов остается принятие, оформление, формирование и сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. 

Тема является актуальной на сегодняшний день, поскольку мало внимания уделяется со стороны руководства к архивам учреждения. Зачастую документы, имеющие длительный, постоянный срок хранения, хранятся не надлежащим образом, при этом зачастую требования по обеспечению сохранности состоит в том, что соблюдение правил ведения и хранения управленческой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – это профессиональный долг каждого работника службы ДОУ, а оперативное устранение выявленных недостатков – одна из важнейших задач каждого руководителя учреждения.

Целю научно-исследовательской работы, является проведение анализа работы архива АО СК «Сибирский Спас» и разработка рекомендаций по ее совершенствованию. 

Объектом научно-исследовательской  работы является архив АО СК «Сибирский Спас».

Предмет исследования является совершенствование работы архива страховой компании.

В научно-исследовательской работе были сформулированы следующие теоретические и практические задачи:

	общие сведения об организации;

	сведения о документообороте организации;

	сведения о кадровой документации;

	анализ работы архива организации;

	рекомендации по совершенствованию деятельности архива организации.

Для решения задач были использованы следующие методы исследования: анализ публикационного массива по теме, описание, наблюдение, изучение документов.

Курсовая научно-исследовательская работа состоит из введения, пяти глав, списка использованных источников, приложений. Во введении обосновывается выбор темы исследования, ее актуальность, анализируется степень ее изученности, формулируются объект, предмет, цели, задачи, методологические основы исследования, структура работы.




1  Характеристика  АО СК «Сибирский Спас»



АО «Страховая компания «Сибирский Спас» – универсальный страховщик, относительно небольшой по размеру сборов. По итогам 2016 года организация заняла 98-е место по размеру собранной страховой премии среди российских страховщиков, 37-е место сборам в сегменте ОСАГО и вошла в лидеры по страхованию в Кемеровской области (седьмое место в регионе). 

Основные сборы премий в 2016 году пришлись на ОСАГО (63,76%) и добровольное медицинское страхование (24,65%). Компания имеет 14 филиалов на территории Кемеровской, Новосибирской областей, республики Хакасия и Красноярского края. Головной офис находится в Новокузнецке (Кемеровская обл.).

СК «Сибирский Спас» создана в 1993 году в виде страховой компании «Междуречье-АСКО». В 2001 году в результате реорганизации была переименована в СК «Сибирский Спас». Компания является материнской по отношению к ЗАО СМК «Сибирский Спас – Мед» (обязательное медицинское страхование) и двум компаниям, предоставляющим медицинские услуги – ООО «Медицинский Центр «Спас 03» и ООО «Медицинский Клуб». СК «Сибирский Спас» специализируется на предоставлении услуг по автострахованию (КАСКО, ОСАГО) и добровольному личному страхованию (ДМС, страхование от несчастных случаев и болезней).

Страховая группа «Сибирский Спас» работает на рынке страхования более 18 лет и объединяет 2 региональные страховые компании: ЗАО СК «Сибирский Спас» и ЗАО СМК «Сибирский Спас–Мед» [1].

Основные клиенты компании: ОАО «ШАХТА РАСПАДСКАЯ»; ХОЛДИНГ «СИБУГЛЕМЕТ»; ОАО «МЕЖДУРЕЧЬЕ»; ОАО «БЕЛОН»; ООО «ЕВРАЗХОЛДИНГ»; ОАО «СУЭК-КУЗБАСС» и другие.

СК «СИБИРСКИЙ СПАС» предоставлет страховые услуги, гарантирующих своевременную и качественную защиту интересов и ценностей клиентов.

АО СК «Сибирский Спас» осуществляет страховую деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ (Гражданским Кодексом, Законом РФ «Об организации страхового дела» и другими нормативными актами) на основании лицензий, выданных Центральным Банком Российской Федерации:

- СЛ №3467 от 01.10.2015 г. на осуществление добровольного личного страхования, за исключением страхования жизни;

- СИ №3467 от 01.10.2015 г. на осуществление добровольного имущественного страхования;

- ОС № 3467-03 от 01.10.2015 г. на осуществление обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

АО СК «Сибирский Спас» является членом Всероссийского союза страховщиков, Российского союза автостраховщиков, Сибирской межрегиональной ассоциации страховщиков.

Акционерами компании являются ООО «Распадская финансово-промышленная компания» (50%) и ЗАО «Сибуглемет» (50%). Конечными бенефициарами выступает ряд физических лиц: Роман Левчук (владелец 50% акций ООО «РФПК»), а также совладельцы ЗАО «Сибуглемет» в равных долях (по 13,85% каждый) – Владимир Мельниченко, Валентин Бухтояров, Александр Щукин, Анатолий Смолянинов, Анатолий Скуров. По данным ЕГРЮЛ ООО «РФПК» с 21 февраля 2017 года находится в стадии ликвидации [1].

Последние несколько лет компания демонстрирует увеличение объемов сборов. В 2012 году организация собрала на 14,53% больше премий, чем в предыдущем отчетном году (447,59 млн рублей против 390,79 млн рублей). В 2013-2014 годах темпы прироста составили 1,77% и 34,28% соответственно, а по итогам 2015 года – 23,84%. В 2016 году объем собранной премии составил 811,95 млн рублей, что на 7,19% больше в сравнении с предыдущим годом (в 2015-м – 757,48 млн рублей премий). Доля премий по договорам с физическими лицами составила 94,55%, остаток в размере 5,45% занимают взносы юридических лиц. Основной объем премий собран на территории Кемеровской области (74,8%) и Красноярского края (14,75%). 

Размер страхового возмещения за прошлый год составил 508,23 млн рублей, уровень выплат – 62,59%. За первые 6 месяцев 2017 года страховщиком собрано 447,23 млн рублей (минус 0,43% к аналогичному периоду 2016-го), выплачено – 279,42 млн рублей. Уровень выплат за первое полугодие составил 62,48%.

По итогам 2016 года основные сборы премий пришлись на автострахование (70,75%, из них ОСАГО – 63,76%, каско – 6,99%), добровольное медицинское страхование (24,65%) и страхование от несчастных случаев и болезней (4,21%).

В 2016 году при помощи посредников общество собрало 498,71 млн рублей (61,42%), размер среднего агентского вознаграждения составил 8,85%.

В 2016 году организация показала чистую прибыль по РСБУ в размере 28,74 млн рублей, что на 70,3% превышает аналогичный показатель за предыдущий год (в 2015-м – 16,88 млн рублей). Согласно отчетности по МСФО за 2016 год страховщик получил 19,37 млн рублей убытка (в 2015-м получен доход в 1,29 млн рублей).

Уставный капитал – 150,03 млн рублей (по состоянию на 1 ноября 2017 года).



Рисунок 1. Структура СК «Сибирский Спас» и доля каждой компании в уставном совокупном капитале.

Структура АО СК «Сибирский Спас» и доля каждой компании в уставном совокупном капитале изображена на рисунке 1.

Согласно индивидуальной отчетности страховщика за первое полугодие 2017 года численность страховых агентов-юридических лиц составила 55 ед. (из них 31 – страховые организации, 24 – другие юрлица), страховых агентов-физических лиц – 185 чел., среднесписочная численность работников – 241 чел., фактическая численность работников на отчетную дату – 244 чел.

За 2016 год:

164 353 - действовавших договоров страхования

182 720 - заключенных (новых) договоров страхования

34 668 -  заявленных страховых случаев

34 513 -  урегулированных страховых случаев

988	- отказов в страховой выплате

За 6 месяцев 2017 года:

188 489 -  действовавших договоров страхования

116 363 -  заключенных (новых) договора страхования

16 346 -  заявленных страховых случаев

16 022 - урегулированных страховых случая

348 -  отказов в страховой выплате

АО СК СИБИРСКИЙ СПАС включает в себя 3 компании:

- ЗАО СК «Сибирский Спас»

- ЗАО СМК «Сибирский Спас – Мед»

- ЗАО СК «Сибирский Спас - Жизнь» 

Акционерами являются: ЗАО «Сибуглемет», ЗАО «Распадская финансово-промышленная компания». Совокупный уставной капитал группы: 240 млн.руб.



1.1 Организационная структура страховой компании



Организационная структура АО СК «Сибирский Спас» представлена в Приложении А. Это яркий тип линейно-функциональной организации. Данный тип организации управления означает, что в страховой компании соблюдается принцип единоначалия, линейного подчинения, но вместе с тем существуют функциональные подразделения управления (технические, финансово-экономические, кадровые), которые обеспечивают линейных руководителей необходимой информацией, в пределах их компетенции, используемой для принятия решений.

Главой акционерного общества является генеральный директор, которому непосредственно подчиняются:

заместитель генерального директора по экономической безопасности;

заместитель генерального директора по страхованию;

финансовый директор;

территориальный директор;

главный бухгалтер;

помощник генерального директора.

Непосредственно генеральному директору подчиняются и различные структурные подразделения и филиалы Компании.

Отдел экономической безопасности занимается следующими задачами:

- обеспечением безопасности деятельности компании;

- организацией грамотных правовых и прочих взаимодействий;

- исключением вероятности несанкционированного доступа к информации;

- контролем соблюдения правил доступа и допуска к предметам коммерческой тайны;

- своевременным выявлением и перекрытием каналов утечки информации;

- охраной зданий, помещений, всевозможного оборудования и прочей собственности компании.

Таким образом, отдел экономической безопасности отвечает за обеспечение безопасности внутри компании по всем возможным направлениям деятельности.

Отдел урегулирования убытков предназначен для рассмотрения страховых случаев, проведения экспертиз и урегулирования претензий. 

В СК «Сибирский Спас» отдел урегулирования убытков выполняет следующие работы:

- принимает заявления о страховых случаях;

- уведомляет клиента о перечне документов, которые необходимо предоставить для инициирования процедуры урегулирования убытков в страховании имущества, жизни или ответственности;

- формирует комиссию, которая рассматривает претензию и приложенные к ней документы, проверяет изложенные в заявлении факты и оценивает ущерб;

- выносит решение о размере страхового возмещения.

Итогом работы отдела по урегулированию убытков в страховании может стать и отказ в выплате компенсации/возмещения. При получении подобного решения клиент, который счёл его неправомерным, имеет право обратиться в суд с прошением о возмещении ущерба по договору страхования.

Бухгалтерский отдел ведет учет в страховой организации, отражает финансовые результаты деятельности, подводит итоги хозяйственной деятельности. 

Главный бухгалтер несет ответственность за невыполнение (ненадлежащее выполнение) должностных обязанностей. Согласно статье 7 Закона № 129-ФЗ в его обязанности входит:

- формирование учетной политики;

- ведение бухгалтерского учета;

- своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

- обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации;

- осуществление контроля за движением имущества и выполнением обязательств.

В перечень процессов, которыми занимается бухгалтер, входит:

- проведение бухгалтерского учета с помощью современных средств и использование персонального компьютера;

- своевременный учет всех средств и материальных ценностей, поступающих на счет производства или компании, отслеживание оборотного движения денежных средств;

- ответственная обязанность бухгалтера в организации - правдивый учет всех расходов на производстве, доходов, полученных в результате реализации продукции, хозяйственной и финансовой деятельности компании;

- своевременное перечисление положенных сумм в государственный бюджет, налоговую организацию, погашение банковских кредитов;

- грамотное оформление документов, ведение бухгалтерских книг, подготовка промежуточных расчетов, которые проверяет главный бухгалтер;

- важнейшая обязанность бухгалтера – следить за движением денежных средств в кассе страховой компании, а также за движением средств на денежных счетах.

Организационная структура АО СК «Сибирский Спас» неверно оформлена, не соответствует штатному расписанию. Помощник генерального директора не может быть ответственным за административно-хозяйственный отдел. В этом отделе, согласно штатному расписанию есть начальник, который подчиняется, согласно положению об отделе и должностной инструкции,  непосредственно генеральному директору. Также в организационной структуре не указан архив организации. Согласно штатному расписанию в архиве АО СК «Сибирский Спас» 2 штатные единицы: Зав. архивом и архивариус.  Исходя из должностной инструкции зав. архивом подчиняется генеральному директору.

Организационная структура АО СК «Сибирский Спас» - совокупность отделов, которые выполняют разные функции в страховой компании.  Для повышения эффективности управления страховой компании рекомендуется усовершенствование организационной структуры для установления четких взаимосвязей между отдельными подразделениями. 




	2 Документооборот АО СК «Сибирский Спас» 

	За делопроизводство в АО СК «Сибирский Спас» отвечают помощник генерального директора и 2 секретаря-диспетчера. Помощник генерального директора самостоятельная кадровая единица, которая напрямую подчиняется генеральному директору. А секретари-диспетчеры подчиняются непосредственно помощнику генерального директора.

	Секретари при выполнении своих должностных обязанностей (в соответствии с должностной инструкцией) должны знать:

	постановления;

	распоряжения; 

	приказы и другие руководящие материалы, нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

	структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

	организацию делопроизводства;

	методы оформления и обработки документов;

	архивное дело;

	правила пользования приемно-переговорными устройствами;

	стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

	правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

	основы этики и эстетики;

	правила делового общения;

	основы организации труда и управления;

	правила эксплуатации вычислительной техники;

	основы административного права и законодательства о труде;

	правила внутреннего трудового распорядка;

	правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

	В своей деятельности секретари руководствуется:

	законодательством РФ;

	Уставом организации;

	приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции;

	должностной инструкцией;

	Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

	Секретари относится к категории технических исполнителей. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

	Секретарь принимается на должность и освобождается от должности генеральным директором.

	Основные обязанности секретарей АО СК «Сибирский Спас»:

	Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

	Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

	Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

	Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

	Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

	По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

	Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

	Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

	Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

	Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

	Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

	Копирует документы на персональном ксероксе [2].

	Частично за документооборот в АО СК «Сибирский Спас» ответственны и служащие других служб (технологической, экономической и др.). Эти службы создают документы строго касательно работы своего сектора производства и не рассматривают первоначально входящие документы, не создают большого количества исходящей документации.

	Множество документов экономического, бухгалтерского и информационного характера сосредоточено в экономическом отделе, в бухгалтерии и отделе информационных ресурсов 

	В АО СК «Сибирский Спас» основную часть работы с документами выполняет только один человек – помощник генерального директора. 

	Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы, внутренние документы.

	Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота Компании. Объем документооборота АО СК «Сибирский Спас» за прошлый год представлен в Таблице 1.

	Таблица 1 – Объем документооборота АО СК «Сибирский Спас»

	Документопотоки

	Подлинники

	Копии

	Поступающие документы

	5800

	3650

	Отправляемые документы

	11200

	10500

	Внутренние документы

	1100

	962

	Итого

	18100

	15112

	

	Таким образом, общий объем документооборота составил 33212. 

	Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная [3].

	Централизованная форма организации документооборота (которая используется в АО СК «Сибирский Спас»)  применяется в компаниях с небольшим документооборотом.

	В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

	прием и первичная обработка документов;

	предварительное рассмотрение и распределение документов;

	регистрация документов;

	контроль за исполнением;

	информационно-справочная работа;

	исполнение документов и отправка.

	Документопотоки в АО СК «Сибирский Спас»:

	входящий (документы подведомственных организаций, документы вышестоящих организаций, документы др. организаций (для согласования действий), обращения граждан);

	исходящий (документы самой организации, отправляемые за ее пределы (инициативные, ответные);

	внутренний (созданы в организации и используются внутри нее, ОРД, докладные, служебные записки).

	Входящий и внутренний документопоток имеет три направления движения:

	документы, адресованные руководству организации;

	руководителям структурных подразделений;

	непосредственно специалистам.

	Для исходящего документопотока есть еще одно направление – ответы на обращения, клиентам и т.п.

	В организации применяется методика предварительного рассмотрения документов, она проводится помощником генерального директора. Так выявляются документы, которые должны обязательно поступить именно руководителю или руководителю одного из структурных подразделений. Особо выделяются документы, требующие ответа (часто ставятся на контроль) [4].

	При рассмотрении поступившего документа учитываются важность его содержания, сложность и новизна поставленных вопросов, авторство, реальная срочность исполнения документа, вид документа.

	Основные этапы движения исходящей документации (представлены в Приложении Б): составление проекта документа, его распечатка; согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; подписание (утверждение); регистрация и отправка.

	Движение внутренних документов (изображено в Приложении В): подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. 

	Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

	В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции (изображено в Приложении Г): прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов [5].

	Оперограмма - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции. Целью использования оперограммы в страховой компании  является анализ и моделирование процессов, а итогом - их рационализация и документирование. 

	С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. На данный момент схемы движения документопотоков в АО СК "Сибирский Спас» полностью устраивают сотрудников.

	

	2.1 Структура управленческой и нормативно – правовой документации

	

	Деятельность АО СК «Сибирский Спас»  сопровождается составлением разных видов организационно-распорядительных и нормативных документов. С их помощью определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

	Организационно-распорядительные документы организации представлены на рисунке 2.

	

	Рисунок 2 – Организационно-распорядительные документы АО СК «Сибирский Спас»

	В АО СК «Сибирский Спас» можно выделить следующие основные группы документов:

	организационные (Устав акционерного общества, штатное расписание, должностная инструкция секретаря руководителя, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по делопроизводству);

	распорядительные (приказ по основной деятельности, распоряжения);

	справочно-информационные (акты, служебные и гарантийные письма, факсы, докладные записки, справки) [6].

	Внутренняя деятельность Компании регулируется его Уставом, в котором отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

	По основной деятельности приказы издаются при:

	создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

	утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

	введение новых стандартов;

	изменении графика работы предприятия и т. д.

	Основные виды документов страховой компании:

	Устав АО — учредительный документ, который необходим при регистрации АО и его открытии. От устава АО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой;

	Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ);

	Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника организации. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

	Должностная инструкция необходима для четкого разграничения трудовых функций работников, а так же при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. Она разрабатывается руководителем структурного подразделения и визируется кадровой службой. Утверждается она заместителем директора, курирующего это подразделение, или руководителем организации [8].

	Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора (зам. директора) АО СК «Сибирский Спас»

	Приказ – распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

	Акт – документ, составленный комиссией (несколькими лицами) и подтверждающий факты, события.

	Служебные письма – самый распространенный вид деловых документов.

	Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснения каких-либо фактов, действий.

	


3 Кадровая документация АО СК «Сибирский Спас»

	

	Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами в АО СК «Сибирский Спас» условно можно подразделить на две взаимосвязанные части:  документирование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами. 

	Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. В АО СК «Сибирский Спас»  применяются следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (таблица 2).

	Таблица 2 - Формы первичной кадровой документации, применяемые  в АО СК «Сибирский Спас».

По учету кадров

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

№ Т-1

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

№ Т-12

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

№ Т-2

Личная карточка работника

№ Т-13

Табель учета рабочего времени

№ Т-3

Штатное расписание

№ Т-49

Расчетно-платежная ведомость

№ Т-5

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

№ Т-51

Расчетная ведомость

№ Т-6

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

№ Т-53

Платежная ведомость

№ Т-6а

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

№ Т-53а

Журнал регистрации платежных ведомостей

№ Т-7

График отпусков

№ Т-54

Лицевой счет

№ Т-8

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

№ Т-54а

Лицевой счет (свт)

№ Т-9

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

№ Т-60

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

№ Т-9а

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

№ Т-61

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

№ Т-10

Командировочное удостоверение

№ Т-73

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

№ Т-10а

Служебное задание для направления в командировку и отчет о выполнении

---

---

№ Т-11

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

---

---

№ Т-11а

Приказ о поощрении работников

---

---

	

	Прием на работу в АО СК «Сибирский Спас»  производится на основании заключенного трудового договора. При заключении трудового договора лицо, принимаемое на работу, обязано предъявить следующие документы:

	- паспорт или  иной документ, удостоверяющий личность;

	- трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

	- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

	- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

	- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

	- в отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

	Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику под роспись, другой хранится в АО СК «Сибирский Спас». Условия трудового договора могут быть изменены  только по соглашению сторон и в письменной форме. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

	Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если работник не приступил  к работе в день начала работы, то АО СК «Сибирский Спас»  имеет право аннулировать трудовой договор.

	При приеме работника на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу в АО СК «Сибирский Спас»  предусмотрен следующий порядок действий:

	- ознакомление работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснение работнику его прав и обязанностей;

	- ознакомление работника с Правилами внутреннего трудового распорядка, действующими  в АО СК «Сибирский Спас» и должностной инструкцией под роспись;

	- проведение инструктажа работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда.

	На всех работников, проработавших свыше 5 дней, ведутся трудовые книжки в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

	Работники, желающие расторгнуть трудовой договор, обязаны предупредить об этом руководство АО СК «Сибирский Спас»   в письменной форме за две недели. До истечения указанного срока работник имеет право отозвать письменное заявление и продолжить прежнюю  трудовую деятельность, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому не может быть отказано в заключении трудового договора. Если работник не отозвал письменное заявление, то в последний день работы отдел кадров АО СК «Сибирский Спас»  обязан выдать ему трудовую книжку  с внесенной в нее записью об увольнении со ссылкой на соответствующую статью действующего закона, а бухгалтерия - произвести с ним окончательный расчет.

	По письменному заявлению работника  отдел кадров  обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. 

	При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом руководство АО СК «Сибирский Спас»  в письменной форме за три дня.

	При неудовлетворительном результате испытания руководство АО СК «Сибирский Спас»  имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание.

	Все работники страховой компании, согласно трудового законодательства имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск  предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Очередность предоставления в предстоящем году оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым до 20 декабря текущего года генеральным директором АО СК «Сибирский Спас». График отпусков обязателен как для АО СК «Сибирский Спас», так и для работника.

	По российскому законодательству минимальная продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней. АО СК «Сибирский Спас»» в соответствии с законом время отдыха  может быть разде.......................