Основная деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска

СОДЕРЖАНИЕ

стр
1. Введение
4
2. Общая характеристика департамента социальной защиты населения г. Томска

5
2.1 Основная деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска 

5
2.2 Социальное обслуживание населения.
8
2.2.1 Стационарное социальное обслуживание
8
2.2.2 Полустационарное социальное обслуживание
9
2.2.3 Социальное обслуживание на дому
10
2.2.4 Срочные социальные услуги
11
2.3. Социальная поддержка
12
2.4 Организационная структура Департамента социальной защиты населения

14
2.5 Степень механизации и автоматизации процессов управления, проблемы и задачи дальнейшей автоматизации

15
2.6 Стратегия и тактика управления Департамента социальной защиты г. Томска

18
3. Документооборот департамента социальной защиты населения г. Томска

19
3.1 Документирование  и документооборот как составляющие  документационного обеспечения  управления 

19
3.2  Анализ документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска

26
4.  Постановка задачи
31
4.1 Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота

31
4.2 Анализ существующих СЭД
   33
4.3 Спецификация функциональных требований
  5.   Обоснование выбора среды разработки СЭД
Заключение
40
42
45
Список использованных источников

Приложение А SADT-модель проектируемой ИС
Приложение Б ER-модель проектируемой ИС
Приложение Б KB-модель проектируемой ИС
Приложение Б FA-модель проектируемой ИС








46

47
50
50
51





ВВЕДЕНИЕ
     
     Целью преддипломной практики является:
     -  глубокое закрепление теоретических знаний, получаемых студентами при изучении дисциплин учебного плана, повышение требовательности к себе, аккуратности, точности в выполнении заданий и научной активности. 
     - формирование профессиональных способностей, интереса к избранной профессии;
     - сбор материалов для выполнения выпускной квалификационной работы.
     Основные задачи преддипломной практики:
     – изучить основную деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска; 
     – изучить специфику социального обслуживания населения в г. Томске;
     – рассмотреть степень механизации и автоматизации процессов управления в Департаменте социальной защиты населения г. Томска;
     – изучить документооборот Департамента социальной защиты населения г. Томска;
     – провести анализ электронного документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска;
    - разработать алгоритм решения электронного документооборота.
     - рассмотреть аналогии СЭД;
     - выбрать среду разработки ИС;
     - проектирование информационно-логической SADT-модели информационной системы «Учет документооборота отдела кадров»;
     - спроектировать концептуальную модель базы данных.


2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДАПЕРТАМЕНТА СОЦИАЛЬНОЙЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ Г.ТОМСКА
     
     2.1 Основная деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска 
     
     Департамент социальной защиты населения г.Томск является органом исполнительной власти Томска, входящим в систему исполнительных органов государственной власти Томска.
     Департамент осуществляет государственную политику в области социальной поддержки населения на территории Томска.
      Департамент и подведомственные ему учреждения социального обслуживания населения образуют единую систему социальной поддержки населения на территории Томска.
      Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Томска, органами местного самоуправления, министерствами, агентствами, службами по профилю своей деятельности, общественными и иными организациями независимо от организационно-правовых форм.
      Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями, приказами, инструктивно-методическими материалами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Томской области, законами Томска, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) Томска, Администрации Томска, а также  Положением.
     Департамент является учредителем областных государственных учреждений в сфере социальной поддержки населения.
     Департамент является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и лицевые счета в Департаменте финансов г Томска, Управлении Федерального казначейства по г.Томску и расчетные счета в иных банковских учреждениях, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки со своим наименованием.
     Основными задачами Департамента являются:
     - формирование и реализация социальной политики на территории г.Томска по социальной поддержке пенсионеров, ветеранов и инвалидов (в том числе детей-инвалидов), отдельных категорий специалистов, работающих в сельской местности, граждан, пострадавших в результате аварии на Чернобыльской АЭС, военнослужащих, уволенных в запас, и членов их семей, блокадников Ленинграда, реабилитированных, тружеников тыла, граждан, награжденных знаком «Почетный донор России»; защита конституционных прав лиц, пользующихся мерами социальной поддержки в соответствии с действующим законодательством;
      - осуществление государственной оперативной социальной помощи населению на принципах адресности, вовлечение в этот процесс негосударственных учреждений и частной инициативы. Развитие платных услуг;
     - оптимизация структуры системы социальной защиты, ее социальных расходов, поиск дополнительных внебюджетных источников финансирования;
     - организация исполнения федеральных и областных нормативных правовых актов по вопросам социальной поддержки населения;
     - разработка и формирование областных программ в области социальной поддержки населения и координационно-методическое обеспечение их выполнения;
     -  формирование нормативной правовой базы системы социальной поддержки населения г. Томска по вопросам своей компетенции, подготовка предложений о совершенствовании законодательства по мерам социальной поддержки населения, в том числе обеспечения государственными пособиями, компенсациями и иными социальными выплатами в пределах компетенции Департамента;
     - обеспечение внутриведомственного контроля за целевым расходованием бюджетных средств на выплату государственных пособий, компенсаций и иных социальных выплат в пределах компетенции Департамента;
     - формирование и внедрение единых информационных технологий и автоматизированной системы обработки информации по вопросам социальной поддержки населения, в том числе обеспечения населения государственными пособиями, компенсациями и иными социальными выплатами в пределах компетенции Департамента;
     - организационно-методическое руководство и сопровождение деятельности подведомственных учреждений;
     - взаимодействие с органами местного самоуправления, другими государственными структурами, общественными объединениями по вопросам комплексной реабилитации инвалидов (в том числе детей-инвалидов), социальной поддержки пенсионеров, ветеранов других групп населения, нуждающихся в государственной поддержке;
     - рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;
     - изучение, обобщение и распространение отечественного и зарубежного опыта в области социальной поддержки населения;
     - осуществление совместно с органами исполнительной власти и негосударственными организациями и объединениями государственной политики в области улучшения положения женщин;
     - обеспечение единообразия практики применения законов Российской Федерации и г. Томска по вопросам своей компетенции;
     - организация публикаций информационных материалов о деятельности органов социальной защиты населения, реализации законов Российской Федерации и г.Томску по вопросам социальной поддержки населения.
     
     2.2 Социальное обслуживание населения.
     
     2.2.1 Стационарное социальное обслуживание
     Предоставление гражданам социальных услуг в стационарной форме социального обслуживания с 01 января 2015 года регламентируется:
     Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации»;
     Законом Томской области от 08 октября 2014 года № 127-ОЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Томской области»;
     приказом Департамента социальной защиты населения Томской области от 31.10.2014№27 «Об утверждении порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг».
     Социальные услуги в стационарной форме социального обслуживания предоставляются гражданам, признанным нуждающимися в стационарном социальном обслуживании, в 12 организациях социального обслуживания, из них 2 интерната психоневрологического профиля, 10 – общего профиля.
     Социальные услуги в стационарной форме социального обслуживания предоставляются их получателям при постоянном, временном (на срок, определенный индивидуальной программой предоставления социальных услуг) или пятидневном (в неделю) круглосуточном проживании в организации социального обслуживания.
     Социальные услуги в стационарной форме социального обслуживания предоставляются гражданам, признанным нуждающимися в социальном обслуживании в стационарной форме социального обслуживания. Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении социальных услуг в стационарной форме социального обслуживания является заявление гражданина (его законного представителя) о предоставлении социальных услуг либо обращение в его интересах иных граждан, обращение государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений и составление индивидуальной программы предоставления социальных услуг по месту жительства.  
     Заявление оформляется по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 28.03.2014 № 159н «Об утверждении формы заявления о предоставлении социальных услуг», и регистрируется при наличии полного пакета документов.
     2.2.2 Полустационарное социальное обслуживание
     Социальные услуги в полустационарной форме социального обслуживания на территории г. Томска и Томской области предоставляются поставщиками социальных услуг ОГАУ «Комплексный центр социального обслуживания населения Томской области» и ОГБУ «Центр социальной адаптации г. Томска» и регламентируется с 01 января 2015 года
     Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации»;
     Законом Томской области от 08 октября 2014 года № 127-ОЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Томской области»;
     приказом Департамента социальной защиты населения Томской области от 31.10.2014№27 «Об утверждении порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг».
     ОГАУ «Комплексный центр социального обслуживания населения Томской области» организовано социально-бытовое, социально-медицинское и культурное обслуживание пожилых людей: предоставляются оздоровительные услуги, проводятся различные культурно-массовые мероприятия, организованы клубы общения по интересам.
     
     
     2.2.3 Социальное обслуживание на дому
     Предоставление гражданам социальных услуг в форме социального обслуживания на дому с 01 января 2015 года регламентируется:
     Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации»;
     Законом Томской области от 08 октября 2014 года № 127-ОЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Томской области»;
     приказом Департамента социальной защиты населения Томской области от 31.10.2014 № 27 «Об утверждении порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг».
     Социальные услуги в форме социального обслуживания на дому предоставляется гражданам, признанным нуждающимися в социальном обслуживании на дому, 20 организациями социального обслуживания, из них 18 центров социальной поддержки населения и 2 комплексных центра социального обслуживания населения.
     Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении социальных услуг в форме социального обслуживания на дому является заявление гражданина (его законного представителя) о предоставлении социальных услуг либо обращение в его интересах иных граждан, обращение государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений.
     Заявление оформляется по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 28.03.2014 № 159н «Об утверждении формы заявления о предоставлении социальных услуг». Заявление регистрируется при наличии полного пакета документов.
     Заявление и документы, необходимые для предоставления социальных услуг, могут предоставляться непосредственно в уполномоченный исполнительный орган государственной власти г. Томска в сфере социального обслуживания совершеннолетних граждан либо в Центр социальной поддержки населения (Комплексный центр социального обслуживания населения) по месту жительства гражданина на бумажном носителе лично, электронной почтой, почтовым отправлением либо через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг независимо от места проживания (пребывания) заявителя.
     Социальные услуги в форме социального обслуживания на дому предоставляются бесплатно и за плату, частичную плату.
Социальные услуги предоставляются бесплатно в объемах, определенных индивидуальной программой предоставления социальных услуг, следующим категориям граждан:
     * инвалидам Великой Отечественной войны;
     * участникам Великой Отечественной войны;
     * получателям социальных услуг, среднедушевой доход которых ниже или равен предельной величине среднедушевого дохода для предоставления социальных услуг бесплатно, установленного Законом Томской области.
     2.2.4 Срочные социальные услуги
     В соответствии со статьей 21 Федеральногозакона от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации» срочные социальные услуги включают в себя:
     1) обеспечение бесплатным горячим питанием или наборами продуктов;
     2) обеспечение одеждой, обувью и другими предметами первой необходимости;
     3) содействие в получении временного жилого помещения;
     4) содействие в получении юридической помощи в целях защиты прав и законных интересов получателей социальных услуг;
     5) содействие в получении экстренной психологической помощи с привлечением к этой работе психологов и священнослужителей;
     6) иные срочные социальные услуги.
     Предоставление срочных социальных услуг в целях оказания неотложной помощи осуществляется в сроки, обусловленные нуждаемостью получателя социальных услуг, без составления индивидуальной программы и без заключения договора о предоставлении социальных услуг.
     Основанием для предоставления срочных социальных услуг является заявление гражданина (его законного представителя), составленное по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 28.03.2014 № 159н «Об утверждении формы заявления о предоставлении социальных услуг», а также получение уполномоченным исполнительным органом государственной власти г.Томска в сфере социального обслуживания совершеннолетних граждан либо поставщиком социальных услуг от медицинских, образовательных или иных организаций, не входящих в систему социального обслуживания, информации о гражданах, нуждающихся в предоставлении срочных социальных услуг.
     Уполномоченным исполнительным органом государственной власти г. Томска в сфере социального обслуживания совершеннолетних граждан постановлением Администрации г. Томска от 30.10.2014 № 408а определен Департамент социальной защиты населения г. Томска.
     Согласно части 2 статьи 15 указанного Федерального закона решение об оказании срочных социальных услуг принимается немедленно.
     2.3. Социальная поддержка
     За счет средств областного бюджета различными видами социальной помощи обеспечивается практически каждый третий житель региона. Через органы социальной защиты населения выплаты получают семьи с детьми, ветераны, инвалиды, малообеспеченные семьи, лица, уволенные с военной службы и члены их семей, граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие техногенных катастроф, граждане, попавшие в трудную жизненную ситуацию, и другие. Система мер социальной поддержки в настоящее время представляет собой сочетание категориальных и адресных видов льгот. По большей части, адресные выплаты дополняют имеющиеся виды поддержки, уже назначенные гражданину исходя из категории.
     На социальную поддержку могут рассчитывать следующие категории граждан:
     * Инвалиды и участники Великой Отечественной войны
     * Труженики тыла
     * Ветераны военной службы
     * Ветераны труда
     * Ветераны труда Томской области
     * Инвалиды
     * Семьи с детьми
     * Иные меры поддержки пожилым гражданам
     * Граждане, подвергшиеся воздействию радиации
     * Жертвы политических репрессий и реабилитированные граждане
     * Почетные доноры
     * Сельские специалисты
     * Граждане, оказавшиеся в трудной жизненной ситуации
     Все они  могут получить следующие виды социальной поддержки:
     * Компенсация бывшим военнослужащим, побывавшим в германском плену в годы войны
     * ЕДВ ЖКУ
     * Единовременная денежная выплата
     * Зубопротезирование
     * Ремонт жилых помещений
     
     
     
     
     2.4 Организационная структура Департамента социальной защиты населения
     
     Организационная структура Департамента социальной защиты населения представлена на рис 2.1
     

     Рисунок 2.1 – организационная структура Департамента социальной защиты населения г. Томска
     
     Департамент возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Администрации (Губернатором) г.Томска. Начальник Департамента непосредственно подчинен заместителю Главы Администрации (Губернатора) г. Томска по социальной политике.
     Начальник Департамента:
     - осуществляет общее руководство деятельностью Департамента на принципах единоначалия;
     - несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент полномочий;
     - имеет заместителей, которых назначает на должность и освобождает от должности;
     - распределяет обязанности между заместителями;
     - утверждает в пределах установленной численности и фонда оплаты труда структуру и штатное расписание Департамента, а также смету расходов на его содержание;
     - утверждает положения о структурных подразделениях Департамента, уставы подведомственных учреждений;
     - в пределах своей компетенции издает приказы, инструкции и дает указания, подлежащие обязательному исполнению работниками Департамента и подведомственных учреждений; организует и проверяет их исполнение;
     - назначает на должность и освобождает от должности работников Департамента, руководителей подведомственных учреждений, заключает, изменяет и расторгает с ними трудовые договоры;
     - совершает гражданско-правовые сделки в пределах полномочий Департамента;
     - без доверенности представляет Департамент в отношениях с другими организациями;
     - осуществляет иные полномочия, предусмотренные Уставом 
г. Томска;
     - Департаментом создается коллегия, которая является совещательным органом по вопросам, относящимся к его полномочиям.
      
     2.5 Степень механизации и автоматизации процессов управления, проблемы и задачи дальнейшей автоматизации
     
     Общие количественные данные по компьютерной и оргтехнике приведены в таблице 2.1.
     
     Таблица 2.1 - Общие количественные данные по компьютерной и оргтехнике
Оборудование
Кол-во
Общее количество компьютеров
150
Используются в работе
140
Административные компьютеры
5
Компьютеры с доступом в Internet
100
Принтеры и МФУ
80
Сканеры
50
Копиры
20
Ризографы
1
Web-камера
50
     
     Сотрудники Департамента социальной защиты используют ЭВМ и оргтехнику для организации рабочей деятельности, составления необходимой документации и ведения ее учета.
     На сегодняшний день в учреждении учет всех процессов ведется с помощью пакета прикладных программ приведенные в таблице 2.2  
     Таблица 2.2 – Список прикладных программ, использующихся в учреждении 
Программа
Решаемая задача
1. Microsoft office 2007
Ведение текущей документации
2. 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8
Введение бухгалтерского и налогового учета
3. 1C: Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8
Расчет заработной платы и ведения кадрового учета в государственных учреждениях

     Так как вся информация по учету сотрудников и дополнительных платных услуг хранится на бумажных носителях и частично в электронном виде (Word 2007, Excel 2007) и на ее поиск уходит существенная часть времени, то необходима автоматизация документального учета и учета дополнительных платных услуг для увеличения скорости обработки информации без ошибок и потерь.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     2.6 Стратегия и тактика управления Департамента социальной защиты г. Томска
     
     Стратегия управления учреждением на период до 2017 года — комбинация, в основе которой лежат развитие продукта и концентрическая диверсификация.
     Развитие продукта — стремление увеличить объем реализации через улучшение или модификацию своего продукта.
     Концентрическая диверсификация — создание новых производств, совпадающих с профилем организации.
     Тактика управления учреждением:
     1)    обновление содержания и технологии предоставления услуг;
     2) обеспечение равных возможностей получения качественного социального обслуживания лиц с различным уровнем обеспеченности;
     3)    развитие кадрового потенциала;
     4) развитие механизма общественного участия в деятельности Департамента социальной защиты
     

     3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ДЕПАРТАМЕНТА СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ Г. ТОМСКА
     
     3.1 Документирование  и документооборот как составляющие  документационного обеспечения  управления 
     
     Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
      Документирование – это процесс  создания и оформления документа.  Государственный стандарт определяет  документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».
     В настоящее время практически  все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
      Документирование в аппарате управления может  осуществляться на естественном  языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках  с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).
      На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом.
     Во  многих случаях документирование  является обязательным, предписывается  законами и актами государственного  управления.
     Так,  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации».
     Организация работы с документами – это обеспечение движения  документов  в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
     Документооборотом  стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:
* прием и первичная  обработка документов;
* их предварительное  рассмотрение, распределение и регистрация;
* информационно-справочная работа;
* исполнение  документов; контроль исполнения документов;
* их отправка;
* систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
     Любое  управленческое решение всегда  базируется на информации по  рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».
       Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
     В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому она разделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком
      Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для  принятия наилучшего решения. 
     Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.
     Полнота  информации выражается ее объемом,  который должен быть достаточным  для управления и отражать  все стороны вопроса. Недостаточная  информация, в которой отсутствует  ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.
     Документы  используются в различных областях  деятельности, отраслях знаний, сферах  жизни и являются объектом  исследования многих научных  дисциплин. Поэтому содержание  понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
      Документооборот  и его этапы. Движение  документов в организации с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или  отправки называется документооборотом.
     Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
     Вся  документация учреждения делится  на три документопотока: 
* входящие (поступающие) документы;
* исходящие (отправляемые) документы;
* внутренние документы.
     Каждый  из документопотоков имеет свою  особенность относительно состава,  количества, обработки и движения.
     Количество  документов всех потоков за  год составит объем документооборота  учреждения. 
     Величина документооборота  нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.
     Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.  В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
     – прием и первичная  обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов;
– регистрация документов;
– контроль за исполнением;
– информационно-справочная работа;
– исполнение документов и отправка.
     На сегодняшний день, в Департаменте социального обеспечения населения существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
     Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера .
     Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
     Для  ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
     Наиболее  рациональной является сегодня  регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.
     Карточку  на документ можно заполнить  сначала не полностью, до передачи  документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вносятся эти сведения.
     Заполнив  карточку, одну из них помещают  в сроковую картотеку, другую  – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
     При  регистрации на ПЭВМ данные  о документе, заложенные при  его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.
     Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль  по существу решения вопроса  и контроль за сроками исполнения  задания.
     Контроль  по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
          Контроль  за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.
     Ведение контроля требует знания несложных  методов, приемов и наличия  технических средств.
     Все  документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.
      Форма  контроля выбирается исходя из  возможностей учреждения – это  может быть ручная сроковая  картотека, но сегодня все чаще  используется автоматизированная  система контроля исполнения  документов.
     Сроковая  картотека. Для ведения контроля  в ручном режиме используются  регистрационные карточки и картотечный  ящик с подвижными (картонными  или пластмассовыми) разделителями.  Тридцать один разделитель –  это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
     Зарегистрировав полностью документы, сотрудник расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на  которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.
     Таким  образом, используя сроковую картотеку,  секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.
     Помимо  текущего контроля сотрудник должен вести предупредительный  контроль. Для этого он берет  карточки на задания, срок исполнения  которых истекает через три  дня, и предупреждает об этом  каждого исполнителя.
     Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. 
     Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
     После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. 
     Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
     Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.

    3.2  Анализ документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска
    
     При проведении анализа объема документооборота (количество входящих, исходящих и внутренних документов) за 2014 - 2016 года была выявлена тенденция неуклонного роста количества документов, причем наиболее высокий процент прироста относится к внутреннему документу учрежденья. 
     Анализ динамики объема документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска   представлен в таблице 3.1.
   
   	Таблица 3.1- Анализ документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска
Вид документации
Количество документов, шт.
Темпы прироста, %

2014
2015
2016
от 2015 к 2014
от 2016 к





2015
Входящая
654
675
712
3,21%
5,48%
Исходящая
512
543
587
6,05%
8,10%
Внутренняя
321
366
423
14,02%
15,57%
Итого в год:
1487
1584
1722
6,52%
8,71%
     
     Таким образом, можно констатировать что объем документооборота в 2015 году по сравнению с 2014 вырос на 6,52 %, а в 2016 году по сравнению с 2015 – на 8,71 %.
     На рисунке 3.1 представлена структура документопотоков организации в 2014-2016 г.г.
      
     Рисунок 3.1 - Структура документопотоков учрежденье в 2014-2016 г.г.
     
     Необходимо подчеркнуть, что объем документооборота значительно возрастает за счет создаваемых копий документов. На рисунк.......................