Организация как открытая система. Адаптация организации к внешней среде

23



14



2



21



15



24



25

















МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ 



СПЕЦИАЛЬНОСТЬ/НАПРАВЛЕНИЕ «Государственное и муниципальное управление»



















К У Р С О В А Я    Р А Б О Т А



По дисциплине: Теория организации

Тема: Организация как открытая система. Адаптация организации к внешней среде (на примере конкретной организации)



























Выполнила: Назырова Диана Манзуровна

Студент 	2     курса

    4     семестр









Тюмень, 2017 

	СОДЕРЖАНИЕ

	

Введение ……………………………………………………………………….........3



ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА……………………...6

. Понятие организации ……………………………………...……………..........6

. Структура организации …………………………………………………..……7

. Понятие систем…………………………………………………………………8

. Признаки организации………………………………………………………...10

. Преимущества и ограничения……….………………………………………..12



ГЛАВА 2 АДАПТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ К ВНЕШНЕЙ СРЕДЕ НА ПРИМЕРЕ ООО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ХЛЕБОЗАВОД»…………………..15

. Факторы внешней среды организации ……………………….………..........15

. Пути обеспечения эффективного взаимодействия организации со всеми субъектами внешней среды…………………………………………..…..........15



Заключение …………………………………………………………………………23

Список источников и литературы ………………………………………………...25












ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим понятием в теории организации является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Живой системой можно назвать растение, животное, человека, т.е. любой объект белковой формы существования.  Понятно, что организация не является таким объектом, следовательно, она не живая система. Но любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент существует для того, чтобы придавать организации свойства живущей системы, развивать ее. Формирование эффективных систем менеджмента возможно лишь на основе применения эффективных форм его организации, узаконивающих методы управления.

 На рубеже 1970-х годов переломной для всей управленческой мысли явилась четко сформулированная идея о том, что организация - это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внешней и внутренней среде, и главные причины того. Что происходит внутри организации, следует искать вне ее. 70-80-е годы прошли в интенсивных поисках взаимосвязей между типами среды и различными формами управления.

Цель – рассмотрение особенностей организации как открытой системы, а также выявление преимуществ и ограничений организации как открытой системы.

Задачи:

Определить понятие «системы» и «открытой системы» организации;

Выявить особенности модели организации как открытой системы;

Определить преимущества и ограничения организации как открытой системы.

Любая организация как организованная система находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Внутренняя среда заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, имеет не только свои сильные стороны, но и слабые. Поэтому внутренняя среда в то же время может быть источником проблем для организации и даже ее гибели.

	Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы;

наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

	Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

	Для большей точности отметим, что приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

	Организация преобразует на основе соответствующих технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информационные ресурсы и с помощью этого обеспечивает достижение целей входящих в нее лиц. В этом состоит ее главная функция.

	Структура курсовой работы: 

	Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются такие понятия, как организация, системы и их признаки. Дается полная характеристика организации как открытой системы. Уделяется внимание ее преимуществам и ограничениям. Во второй главе представлена организация конкретного открытого типа, такая как ООО «Нижневартовский хлебозавод». 



















ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА



Понятие организации

	У слова “организация” имеется два значения. Во- первых, под организацией понимается деятельность по упорядочению каких- то объектов или процессов, превращение их в единое целое, в рамках которого они находятся в определенном, заранее заданном соотношении. Например, организация людей для выполнения какой- то работы состоит в расстановке их по рабочим местам, выдаче задания, объяснении, как и с помощью кого их выполнить.

	Во- вторых, под организацией понимается уже достигнутое состояние упорядоченности. Например, говорят о хорошей или плохой организации какого- то мероприятия, работы и прочее.

	В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

	Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация или процесс организации не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения. 

	Однажды возникнув, организация приобретает ту или иную степень самостоятельности, позволяющую ей вступать в определенные отношения со своими создателями. В ее рамках создатели используют организацию для достижения своих целей- извлечение дохода, занятия интересной, важной, престижной деятельностью, получения нужной информации, обеспечение власти, безопасности, социальной защищенности.

	Организация, в свою очередь, применяет возможности объединяемых ею людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих участников наличия определенных опыта, знаний, квалификации, признания своих целей и ценности, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся нормам поведения.

	Однако все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации – это социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы; их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща); их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

	Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей — выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т. д.



Структура организации

	Организация представляет собой единство функций и структур. Функции организации- это задачи, которые она призвана решать. Основными среди них являются две- достижение цели создавших ее лиц и поддержание собственного существования.

	Структура организации, т.е. упорядоченное соотношение ее взаимосвязанных частей, существует в трех формах.

	Техническая структура представлена совокупностью материальных объектов и процессов (помещение, оборудование, условия труда, технологии), которые в единстве образуют базу остальных. Как правило, их трудно изменить, поэтому техническая структура является жесткой.

	В производственной организации она во многом определяет профессионально- квалификационный состав персонала, влияет на характер и содержание труда, связи между людьми.

	Социальная структура образуется совокупностью самих ее участников и связей между ними. Сюда включают формальные и неформальные группы, должности, служебные и личные связи, ценности, нормы поведения, сферы влияния, линии подчинения. Все элементы социальной структуры являются изменчивыми, а потому называются мягкими.

	Социотехническая структура- это совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и технологически. Она интегрирует жесткую техническую и гибкую социальную структуру.



Понятие систем

	Система - объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой. Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и так далее, в зависимости от оснований классификации систем.
	Существование и функционирование систем обусловлено рядом закономерностей: целостностью, интегративностью, коммуникативностью, иерархичностью, осуществляемостью и другими. 

	Основные признаки системы: наличие множества элементов, единая цель для всех элементов, наличие связей между ними, целостность, определенная структура и иерархичность, относительная самостоятельность элементов. 	Свойства систем: 

стремление к сохранению своей структуры; 

потребность в управлении;

сложная зависимость системы от свойств входящих в нее элементов и подсистем. Например, эффективные системы создают синергетический эффект. 

	В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих относительно автономную область внутри системы. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится. 

	Рассмотрим основные разновидности систем. Главным является деление систем на технические, биологические и социальные. 

	Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и другие объекты, имеющие инструкции для пользователя. Для данной системы характерна высокая степень определенности, число решений конечно, а их последствия, как правило, заранее известны. Примерами действий в рамках технической системы являются: работа с компьютером, вождение автомобиля, решение задач по математике и др. Решения строго формализованы и выполняются в определенном порядке. Качество решения в технической системе зависит от профессионализма специалиста, его принимающего. 

	Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Функционирование данной системы обладает большим разнообразием, но набор решений также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений могут быть непредсказуемыми. Обычно в каждой конкретной ситуации разрабатывается несколько вариантов решений, из которых и выбирается лучшее. Задача специалиста — правильно выбрать это лучшее решение.

	Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Такие системы характеризуются еще большим разнообразием, чем биологические. Так как сознание человека быстро и по-разному реагирует на различные ситуации, набор решений расширяется, а неопределенность усиливается.

	Все три системы взаимодействуют друг с другом. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая — техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной — субъект и объект управления.



Признаки организации

	Первый признак организации- цель, придающая смысл ее существованию. В одних организациях цель играет активную роль, побуждает участников к деятельности, направленной на ее достижение. Она осознается всеми, официально декларируется, а ее достижение вознаграждается. В то же время есть организации, где цель выступает лишь в качестве общего смысла их существования и не ориентирует людей на какие- то специальные действия. В качестве примера можно привести населенный пункт- город, поселок, деревню. Совместное проживание людей здесь призвано облегчить повседневную их жизнь, обеспечение водой, теплом, поддержкой в нужное время, но не преследует никаких специальных задач.

	Второй признак организации- обособленность, проявляющаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут быть прозрачными или непрозрачными, основывающимися на разного рода правах, предписаниях и запретах. Примером может быть замкнутость кругооборота средств предпринимательской фирмы, которая сможет нормально функционировать только тогда, когда все затраты на производство полностью вернутся в результате продажи продукции.

	Третий признак- наличие связей между отдельными элементами организации. Эти связи бывают экономическими, технологическими, управленческими, информационными, социальными и обеспечивают единство всех ее частей.

	Важным признаком организации является способность к саморегулированию, предполагающая самостоятельное решение тех или иных вопросов внутренней жизни и возможность по- своему, с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды.

	Такое саморегулирование внутриорганизационным центром, координирующим деятельность участников, обеспечивающим их интеграцию, единство, а в конечном итоге- целостность организации. Таким центром может быть дирекция, правление, инициативная группа или отдельное лицо.

	В качестве еще одного признака организации следует назвать организационную культуру, представляющую собой единство норм поведения и ценностей коллектива, с одной стороны, и соответствующих материальных элементов- с другой. Культура организации считается сегодня фактором конкуренции первого порядка.

	Наконец, признаком современной организации является устойчивость, т.е. способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, сохраняя при этом равновесие.

	Устойчивость относится к структуре организации и к ее функциям. Поскольку структура составляет основу организации, структурная устойчивость первична. Она достигается за счет простоты и стабильности самой структуры, избыточности ресурсов, самостоятельности участников организации, их постоянной готовности к изменениям и составляет основу механизма самоподдержки и саморегуляции.







Преимущества и ограничения

	Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построении лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды. Без границы не существует системы, и граница определяет то, где начинается или заканчивается система и подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем. 

	Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции. Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации. 

	Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа - руководители высшего уровня, обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. В ходящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.

	Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

	Рождение организации: главная цель заключается в выживании; руководство осуществляется одним лицом; основная задача - выход на рынок;

	Детство и юность: главная цель - получение прибыли в ближайшей перспективе и ускоренный рост; стиль руководства жесткий; основная задача - укрепление позиций и захват рынка; задача в области организации труда - планирование прибыли, увеличение заработной платы, предоставление различных льгот персоналу;

	Зрелость: главная цель - систематический сбалансированный рост, формирование индивидуального имиджа; эффект руководства достигается за счет делегирования полномочий; основная задача - рост по разным направлениям деятельности, завоевание рынка; задача в области организации труда - разделение и кооперация труда, премирование за индивидуальные результаты;

	Старение организации: главная цель - сохранение достигнутых результатов; эффект руководства достигается за счет координации действий; основная задача - обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях;

	Возрождение либо исчезновение: главная цель состоит в обеспечении оживления по всем функциям; рост организации достигается за счет сплоченности персонала, коллективизма; главная задача - омоложение, внедрение инновационного механизма, внедрение научной организации труда и коллективное премирование.



АДАПТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ К ВНЕШНЕЙ СРЕДЕ НА ПРИМЕРЕ ООО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ХЛЕБОЗАВОД»



Факторы внешней среды организации

	ОАО «Нижневартовский хлебозавод» был основан в 2009 году. Основной деятельностью хлебозавода является выработка хлебобулочной и кондитерской продукции. В настоящее время на территории предприятии имеются:

хлебный цех – выпускает более 10-ти наименований хлеба;

мини-пекарня по производству сдобных булочных изделий;

кондитерский цех по производству пряников, вафельных тортов, печенья, кексов, вафель.

	Суточная производительность предприятия по выработке хлебобулочных изделий составляет 40-45 тонн в сутки, по кондитерским изделиям – до 15 тонн в сутки.

	Хлебозавод имеет свою фирменную торговую сеть, в которую входят 6 магазинов, 4 павильона и ряд торговых точек, находящихся в аренде.

	Численность работающих за 2009 год составила 267 человек, в том числе промышленно производственного персонал – 213 человек; управленческий персонал – 54 человека.



Пути обеспечения эффективного взаимодействия организации со всеми субъектами внешней среды



	Для повышения эффективности проведения анализа внешней среды на ООО «Нижневартовский хлебозавод» необходимо рассмотреть то, как данный анализ проводится сейчас. Необходимо отметить тот факт, что теперь ни на одном из предприятий, успешно действующем на рынке, не игнорируется влияние воздействия внешней среды, и, следовательно, осуществляется данного рода анализ. Об этом говорит то, что результаты опроса руководителей разных рангов показали, что в целом сегодня руководство осознает важное значение внешней среды и большое влияние ее факторов на экономическое и социальное развитие их предприятий. При этом основное внимание обращается на факторы микросреды организаций, оказывающих прямое непосредственное воздействие. В то же время факторы микросреды, за исключением экономических условий в стране, получают довольно низкую оценку, хотя они могут иметь самое решающее значение для предприятия. В связи с этим можно сделать вывод, что еще не все руководители достаточно четко представляют значение для предприятий ряда факторов внешней среды.

	В целом можно отметить, что на ООО «Нижневартовский хлебозавод» руководители предприятия и структурных подразделений находятся в курсе событий и изменений, происходящих во внешней среде, так как постоянно в своей повседневной деятельности ощущают ее влияние и получают информацию о ней из разных источников. Так, например, основным связующим звеном между организацией и внешней средой (преимущественно компонентами микроокружения) является отдел сбыта и отчасти отдел снабжения, которые изучают потребителей, посредников, конкурентов, транспортные организации, поставщиков, а также находятся в курсе изменений экономических условий в стране.















































Рис. 4.1. Компоненты микроокружения

	

	Однако анализ внешней среды не является доминирующей задачей этих структурных подразделений (аналогично обстоит дело и с другими службами), поэтому информация о факторах внешней среды у руководителей имеется в недостаточном объеме, она не всегда достоверна или поступает к ним несвоевременно. Кроме того, на ООО «Нижневартовский хлебозавод» существует еще один недостаток, так как сбор, анализ и передача данного рода информации в значительной мере осуществляется нецеленаправленно, спонтанно и случайно. Поэтому на сегодняшний момент времени информация о внешней среде на ООО «Нижневартовский хлебозавод» в значительной степени разрознена и не дает о ней целостного представления, в результате чего можно заключить, что многие руководители представляют будущий характер внешней среды, полагаясь на интуицию, а некоторые вообще практически не имеют о ней должного представления.

	Одной из главных причин подобного положения дел на ООО «Нижневартовский хлебозавод» является отсутствие четких методических рекомендаций по комплексному исследованию внешней среды. Кроме того, это обусловлено неудовлетворительным информационным и другими видами взаимодействия между различными подразделениями, недостатком квалифицированных кадров и, прежде всего, специалистов по маркетингу, а также отсутствием или нехваткой необходимых финансовых ресурсов.

	По вышеизложенным причинам для повышения эффективности анализа внешней среды на ООО «Нижневартовский хлебозавод» необходимо использовать следующую методику комплексного исследования данной проблемы, использующую логическую последовательность этапов и процедур.

Рис. 4.2. Процесс анализа внешней среды ООО «Нижневартовский хлебозавод»

	

	На первом этапе необходимо установить стратегическую цель анализа, в качестве которой должно быть регулярное и своевременное предоставление руководителям предприятия и структурных подразделений разнообразной информации о внешней среде для устранения или снижения уровня рисков при принятии управленческих решений, а также при разработке стратегии дальнейшего развития организации. Также конкретные цели могут быть определены и скорректированы высшим руководством, для решения какой-либо неотложной проблемы, не забывая о приоритете стратегической цели и не отдавая предпочтение одному из объектов анализа.

	Затем должна быть разработана программа исследования, в которой определяется необходимая информация, источники и методы ее сбора и анализа, методы прогнозирования факторов внешней среды, а также конкретные исполнители исследований, календарный план и сроки предоставления полученных результатов. При реально сложившейся ситуации на ООО «Нижневартовский хлебозавод» данного рода анализ должен быть возложен на сотрудников отдела маркетинга, который, по моему мнению, имеет еще значительные внутренние резервы для осуществления этой задачи, в силу недоиспользования своего потенциала. При этом создание новой специализированной структурной единицы для такого предприятия является излишней, и могла быть оправдана только на очень крупных организациях.

	Следующим этапом должен быть поиск и сбор информации о внешней среде для разработки и принятия стратегических решений. При этом необходимо использовать как можно большее количество источников информации, как внутренних, так и внешних, в целях получения более полной и достоверной картины о внешней среде. Сбор информации о компонентах макро- и микроокружения из внутренних источников следует проводить, как изучая различные документы и материалы подразделений предприятия, имеющих какие-либо контакты с внешней средой, так и проводя экспертные опросы их сотрудников. При сборе внешней «вторичной» информации необходимо использовать различные газеты, журналы, официальные издания, справочники, сборники, каталоги, другую печатную рекламу, справочно-правовые системы, электронную сеть Internet.

	Для получения исчерпывающей информации о потребителях, конкурентах и других субъектах рынка, относящихся к микросреде предприятия, следует также собирать «первичную» информацию с помощью методов наблюдения, опросов и экспериментов. Параллельно со сбором информации о внешней среде для решения стратегических задач должен осуществляться мониторинг внешней среды. Он необходим для предоставления руководству оперативной информации для своевременного принятия управленческих решений уже при появлении «слабых сигналов» каких-либо изменений во внешней среде.

	После сбора информации ее необходимо соответствующим образом обработать: вначале проверить на достоверность и непротиворечивость, затем систематизировать по отдельным факторам внешней среды так, чтобы ее было удобно анализировать и хранить.

	На этапе анализа собранной информации при помощи методов экстраполяции, структурно-аналитических и экспертных методов следует определить состояние внешней среды и выявить открывающиеся для предприятия возможности и угрозы.

	Вся собранная, обработанная и проанализированная информация должна храниться в базах данных по потребителям, поставщикам, конкурентам и макросреде в целом. Их следует построить таким образом, чтобы можно было предоставить информацию о внешней среде разным пользователям с необходимым для них уровнем детализации. Все базы данных должны быть взаимосвязаны друг с другом и должны обновляться по мере поступления новой информации, в том числе в ходе мониторинга.

	Для разработки стратегических планов предприятия и их ежегодной корректировке необходимо проводить прогнозирование внешней среды. Заключительным этапом анализа внешней среды является подготовка и предоставление отчета руководству предприятия и его подразделениям. Они должны содержать основные выводы и результаты исследований, а также рекомендации по использованию новых возможностей во внешней среде или устранению (сокращению до минимума) угроз для предприятия.

	Таким образом, именно отдел маркетинга должен проводить комплексное исследование внешней среды. При создании этого направления работы целесообразно объединить усилия отдела маркетинга с другими подразделениями, занимающимися изучением отдельных аспектов внешней среды. Поэтому необходимо разделить между этими подразделениями полномочия и ответственность в системе исследования внешней среды предприятия, а также наладить информационное взаимодействие таким образом, чтобы не происходило дублирование работ и, в то же время, не возникали информационные пробелы по каким-либо направлениям. Это, прежде всего, касается взаимодействия специализированного подразделения с юридическим и финансово-экономическим отделами. Со снабженческими и сбытовыми подразделениями должен быть налажен свободный обмен информацией. А отдел маркетинга должен не только собирать информацию от подразделений, но и координировать и направлять их усилия на более активный сбор информации о внешней среде. Для этого необходимо разработать и предоставить методические рекомендации работникам предприятия о том, какую, где и от кого следует собирать информацию. Деятельность по исследованию внешней среды должна осуществляться при активной поддержке высшего руководства. Оно должно предоставлять отделу маркетинга открытый доступ к информационным ресурсам предприятия, в том числе конфиденциальным, а также самим снабжать его информацией, полученной по своим каналам.

	Для решения разовых, нетипичных задач по сбору и анализу информации о внешней среде (в том числе при первоначальной организации исследований и для формирования базы данных), а также при разработке прогнозов кроме постоянно действующих специалистов отдела маркетинга им могут оказать большую помощь специально созданные временные проблемные группы. Они должны работать в тесном контакте с отделом маркетинга, от которого должны получать необходимую методическую помощь и информацию.

	Организация исследования внешней среды на комплексной и регулярной основе требует также соответствующего финансового обеспечения. При этом все затраты на проведение анализа следует рассматривать как инвестиции в информацию, способствующую выработке оптимальных стратегических решений, а также своевременному устранению опасностей и использованию возможностей, выгоды от которых могут иметь долговременный характер. Поэтому необоснованное сокращение финансовых ресурсов на этот вид деятельности может отрицательно сказаться на качестве стратегических и оперативных управленческих решений.





ЗАКЛЮЧЕНИЕ



	Таким образом, можно сделать вывод, что организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация является открытой системой, зависящей от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром.
	Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, капитала, а также потребителей, от руководителя зависит выживет его организация или нет. Поэтому ему необходимо выявит факторы внешней среды, которые оказывают влияние на его организацию. Факторы внешней среды принято делить на факторы прямого и внешнего воздействия.

	К прямым относят: поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждение государственного регулирования, потребителей, конкурентов. Косвенными называются факторы, которые не могут оказывать прямого воздействия на деятельность организации, но тем не менее сказываются на ней. Это такие факторы как состояние экономики, научно-техническая революция, социокультурные и политические изменения. Влияние групповых интересов и существенные политические и экономические события в других странах. Факторы внешней и внутренней подсистем организации взаимосвязаны. Изменение любой внутренней или внешней переменной может сказаться на другой, изменение одного фактора окружающей среды может обусловить изменение другого.

	Поведение организации, в противоположность поведению личности, характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильностью. Только ориентируя личность на выполнение общих целей, организация способна достичь их.

	Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это: рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг; рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг; финансовый рынок; рынок труда; окружающая природная среда. Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления.

	На примере ООО «Нижневартовский хлебозавод» было определено, что данная организация — это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внешней и внутренней среде.


	СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

http://izhevsky.ru/istoriyarazvitiyamenedzhmentavsisteme

http://www.upravlenie24.ru/theororgan.htm

http://ww.......................