Организационные основы бухгалтерского учета, анализа и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами

     Введение
     Зачастую расчеты практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, также сравнительно недорогих объектов основных средств (обычно, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц.
     Расчеты наличными денежными средствами время от времени осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности. В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных затрат, на представительские цели, для покупки продукции в иных организациях либо у физических лиц, для оплаты работ, услуг, и на другие цели.
     Во всех случаях расчеты обязаны производиться через подотчетных, материально ответственных лиц. Специфика обусловлена необходимостью соблюдения правил денежного обращения, своевременного и верного документального оформления выдачи средств под отчет и их последующего списания.
     Так как чаще денежные средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях вероятность злоупотреблений велика. Зная это, налоговые органы при проверке деятельности организации уделяют повышенное внимание данному нюансу. Потому руководитель и прочие заинтересованные лица обязаны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, необходимостью затрат, направлением их списанию, своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками. В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (большое внимание уделяется представительским расходам, а также расходам на использование автотранспорта).
     Потому, что налоговые и прочие осуществляющие контроль органы обращают повышенное внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций обладают крайне важным значением.
     Обычно, в практической деятельности каждой организации расчеты с подотчетными лицами имеют массовый характер и связаны с другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что собственно обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.
     Целью работы является не только исследование практических ситуаций, также изучение организационных основ бухгалтерского учета, анализа и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами. 
     Задачами является:
* рассмотреть теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами;
* ознакомление с организацией: его структурой;
* охарактеризовать бухгалтерский и налоговый учет, в том числе аналитический и синтетический учет;
* непосредственное участие в текущей деятельности предприятия;
* подбор и систематизация материалов;
* анализ основных показателей деятельности динамики;
* рассмотреть порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами;
* изучение аудита (контроля) расчетов с подотчетными лицами;
* выделить нормативно-правовую базу, регулирующую учет расчетов с подотчетными лицами.
     Методологической базой написания дипломной работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.
     В работе рассмотрены основные элементы учетной политики, основные показатели за 2011-2012-2013 гг.
     Предметом изучения выступают методические подходы к организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.
     Объектом является имеющийся порядок организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нива».
     Для достижения цели дипломной работы и выполнения поставленных задач были использованы следующие методы:
* подбор и изучение научной и специальной учебно-методической литературы как методологической и методической базы для учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;
* систематизация нормативно-правовой базы и исследование ее содержания в целях раскрытия темы работы;
* сбор и обработка практического материала деятельности ОАО «Нива»;
* анализ состояния системы учета и внутреннего контроля в организации как инструмента выявления путей устранения недостатков;
* разработка рекомендаций, направленных на совершенствование системы учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.
     Информационной базой для изучения стали внутренние документы ОАО «Нива»: первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность.
     В ходе деятельности у организации появляется необходимость в использовании наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские нужды, для приобретения товаров в иных организациях либо у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Подотчетные лица – это материально ответственное лицо, работник организации, получающий денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта.
     Задачами организации учёта расчётов с подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.
     При выдаче средств организация должна:
* определить сумму и срок, на который она выдаётся;
* получить от работника отчёт о расходах в срок не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
* выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;
* запретить передачу подотчётных сумм от одного работника другому;
* определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
     Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. 
     Так, в приказе необходимо не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, указывая фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.
     Задачами бухгалтерского учета по формированию полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении обеспечивается едиными правовыми и методологическими основами организации и ведения бухгалтерского учета. Именно поэтому для обеспечения формирования бухгалтерской информации первостепенное значение имеют нормативные правовые акты, поскольку учет тесно связан с несколькими областями права.


     Глава 1 Теоретические и практические аспекты учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
     1.1 Перечень законодательных и нормативных актов регулирующих учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
     Изучая заданную тему, следует рассмотреть нормативно-правовое регулирование расчётов с подотчётными лицами.
     Таблица 1 - Законодательный уровень нормативного регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами
№ п/п
Название нормативного документа
Сфера регулирования
1.
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 06.04.2015, с изм. от 02.05.2015)
Установление государственных гарантий трудовых прав граждан, защита интересов работников и работодателей.
2.
«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 31.07.1998 №146-ФЗ (ред. от 02.05.2015)
Устанавливает систему налогов и сборов, общие принципы налогообложения в РФ.
3.
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 №51-ФЗ (ред. от 23.05.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2015)
Включает акты, содержащие нормы гражданского права; отношения, регулируемые гражданским законодательством.
4.
Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете»
Содержит данные об общих положениях бухгалтерского учёта, его объектах и основных задачах
5.
Федеральный закон от 24.07.1998 №125-ФЗ (ред. от 01.12.2014) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Устанавливает правовые, экономические основы обязательного социального страхования.
6.
Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ (ред. от 31.12.2014) «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Устанавливает правовые, финансовые основы обязательного пенсионного страхования в РФ.
7.
Федеральный закон от 10.12.2003 №173-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2015)
Обеспечение реализации единой государственной валютной политики.
     
     
     
     
     Продолжение таблицы 1
8.
Проект Постановления Правительства РФ "О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (по состоянию на 11.06.2014) (Постановление подписано Правительством РФ 22.10.2014 №1088) 
Определение размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ.
9.
Постановление Правительства РФ от 25.04.1997 №490 (ред. от 13.03.2013) «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»
Информация об услугах, порядок оформления проживания в гостинице и оплаты услуг, порядок предоставления услуг.
10.
Постановление Правительства РФ от 20.12.2002 №911 (ред. от 26.12.2011) «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей»
Указание гарантий работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей.
11.
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 (ред. от 29.12.2014) «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»
Определение размеров суточных в иностранной валюте, при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.
12.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.12.2014) «Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»)
Содержит определение служебной командировки, правила документального оформления командировки, формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки.
     
     В таблице 1 приведены основные нормативно-правовые акты, устанавливающие единые нормы организации и ведения расчётов с подотчётными лицами.
     Первый (законодательный) уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления Правительства Российской Федерации.  
     Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо его признаки, виды (коммерческие и некоммерческие) (ст. 48 ГК РФ), также дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете операций. Также раскрывает суть собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это важно для бухгалтерской службы организации, необходимо знать, когда наступает право собственности на тот или другой объект для верного его отражения в учете. Необходимо знание Гражданского кодекса, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся большинство хозяйственных операций и в связи с этим следует знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и т.д. Так Гражданский кодекс Российской федерации определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности.1
     Закон «О бухгалтерском учете» сыграл главную роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике. Он стал центром, вокруг которого с разной степенью успешности шла работа по реформированию отечественной бухгалтерии.
     Регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности субъектов; во-вторых, закон должен определять  систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Следует, что закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.
     Основными целями законодательства РФ являются: обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций; составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организации, их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.
     Гл.2 закона «О бухгалтерском учете» устанавливаются требования, предъявляемые к ведению бухгалтерского учета, необходимость подтверждения всех хозяйственных операций, проводимых организацией оправдательными документами, составленными по соответствующим утвержденным формам или содержащими обязательные реквизиты; оговаривается перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвержденный руководителем организации и др.
     Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации, но не менее пяти лет.2 Руководители организации и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения учета в порядке, установленном законодательством РФ, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной в соответствии с законодательством РФ.
     Таблица 2 - Нормативный уровень регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами
№ п/п
Название нормативного документа
Сфера регулирования
1.
Приказ Минфина РФ от 10.01.2000 №2н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000"
Регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
2.
Приказ Минфина РФ от 09.06.2001 №44н (ред. от 25.10.2010) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 19.07.2001 №2806)
Устанавливает правила формирования информации о МПЗ организации.
3.
Приказ Минфина РФ от 30.03.2001 №26н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 28.04.2001 №2689)
Указываются критерии оценки основных средств, положения по их амортизации, восстановлению, выбытию.
4.
Приказ Минфина России от 06.05.1999 №33н (ред. от 06.04.2015) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 №1790) 
Конкретизирует расходы по обычным видам деятельности, прочие расходы, указываются критерии признания расходов.
5.
Приказ Минфина РФ от 27.12.2007 №153н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" (ПБУ 14/2007)" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 23.01.2008 №10975)
Указываются критерии оценки нематериальных активов, положения по амортизации, списанию.
6.
Приказ Минфина России от 02.08.2004 №64н (ред. от 10.04.2015) "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений" (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2004 №5981)
Установление размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.
     В таблице 2 представлен второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ), регламентирующие расчёты с подотчётными лицами. ПБУ были разработаны Министерством финансов РФ согласно государственной программе перехода России на принятую в международной практике систему учета и отчетности в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.
     Второй уровень системы нормативного регулирования – это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Для организации учета расходов предназначено ПБУ 10/99 «Расходы организации». Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации. Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на: расходы по обычным видам деятельности; прочие расходы.
     Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы.
     Таблица 3 - Методический уровень регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами
№ п/п
Название нормативного документа
Сфера регулирования
1.
Постановление Госкомстата России от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Утверждение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2.
Постановление Госкомстата России от 1.08.2001 г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет»
Утверждение унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1
3.
Письмо Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок»
Представлены перечень, формы документов строгой отчетности, используемые гостиничными хозяйствами при расчетах с подотчётными лицами.
4.
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"
Правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете
5.
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)
Определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ 
     
     Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы рекомендательного характера. В таблице 3 указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и д  ругих ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.
     Методические указания по бухгалтерскому учету, инструкции и другие документы, утвержденные Минфином РФ, ЦБ РФ и иными субъектами управления. К документам этого уровня относятся методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, материально-производственных запасов и др., в которых раскрываются методические и практические аспекты, правила и способы ведения бухгалтерского учета тех или иных объектов.
     Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность. Первая группа, в частности, включает:
* порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);
* методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);
* методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);
* план счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);
     Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы.
     Четвёртый уровень нормативно-правового регулирования включает документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. Это рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учётной политики. Данный документ утверждён Приказом Минфина РФ от 30. 12. 1999г. № 107н. 
     Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по выданным наличным денежным средствам ведётся организацией на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Причём в аналитических регистрах эти расчеты следует отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.
     При ведении кассовых операций организации с 1 июня 2014 года руководствуются Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами...». Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации», которое регулировало порядок ведения кассовых операций с 2012 года, утратило силу.
     Деньги под отчет можно выдавать только штатным сотрудникам, но в прошлом году из этого правила появилось исключение. Выдавать подотчет стало возможно и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры.
     Можно выдавать деньги под отчет подрядчикам, работающим по гражданско-правовым договорам. До 1 июня выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).
     Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»— это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указания № 3210-У). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору.
     Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления. Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, необходимо чтобы он написал заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
     Текст заявления составляется в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:
* сумма денег под отчет;
* срок, на который выдается подотчет;
* подпись руководителя;
* дата написания заявления.
     До 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются. Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У).
     Выдать любому сотруднику деньги под отчет можно только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый.
     Работник, которому было дано поручение осуществить от имени работодателя платеж, произвести расходы, обязан отчитаться. Результаты использования подотчетных сумм он отражает в авансовом отчете, который затем обрабатывает бухгалтер и утверждает руководитель.
     По итогам обработки авансового отчета определяется, кто, кому и сколько должен. Неравенство сумм означает образование задолженности одной из сторон (работника или работодателя). Ее суть отражает сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
     Сальдо по дебету счета 71. Первично дебетовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образуется в момент выдачи подотчетного аванса. Оно свидетельствует о наличии у работника денег в подотчете. Пока длится срок, отведенный для исполнения поручения, задолженность работника является нормальной и не требует погашения.
     Выявленное по итогам обработки авансового отчета дебетовое сальдо по счету 71 свидетельствует о возникновении задолженности подотчетного лица перед работодателем. Такую задолженность работник обязан погасить.
     Сальдо по кредиту счета 71. Кредитовое сальдо по счету 71 может быть выявлено только по итогам обработки авансового отчета. Оно означает, что суммы аванса не хватило на осуществление всех порученных приобретений, налицо перерасход подотчетных сумм. Утвержденный руководителем перерасход работодатель обязан возместить работнику.
     Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок), установлено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, сдать отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Таким образом, со дня завершения периода, установленного руководителем для исполнения поручения, работнику дается три дня для представления авансового отчета и завершения взаиморасчетов.
     Таким образом, за своевременное завершение взаиморасчетов по подотчетным суммам ответственность несут все участники движения подотчетных сумм, в том числе и бухгалтер.
     После проверки и утверждения авансового отчета бухгалтер определяет сальдо расчетов с подотчетным лицом. В редких случаях оно равно нулю. В большинстве ситуаций выявляется остаток неиспользованных сумм (дебетовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами») или перерасход (кредитовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
     Неиспользованный остаток подотчетных сумм — задолженность работника перед работодателем, которая возникает:
* при неполном расходовании подотчетного аванса;
* при отсутствии документального подтверждения произведенных расходов;
* при отказе руководителя утвердить некоторые фактически произведенные и документально подтвержденные, но нецелевые расходы.
     Можно перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета. Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
     Указанием от 07.10.2013 № 3073-У (зарегистрировано в Минюсте России 23.04.2014 № 32079) Центробанк определил перечень расходов, которые можно оплатить за счет поступившей в кассу наличной денежной выручки и установил лимит расчетов наличными деньгами в иностранной валюте. 
     Указанием от 07.10.2013 № 3073-У (зарегистрировано в Минюсте России 23.04.2014 № 32079) Центробанк определил перечень расходов, которые можно оплатить за счет поступившей в кассу наличной денежной выручки и установил лимит расчетов наличными деньгами в иностранной валюте.
     Поступившие в кассу компании наличные деньги за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги можно расходовать, в частности:
* на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
* на выдачу наличных денежных средств работникам под отчет.
     Лимит расчетов наличными в рублях остается прежний — 100 000 руб. в рамках одного договора. Если расчеты проводятся в иностранной валюте, лимит расчетов в рамках одного договора — сумма в валюте, эквивалентная 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Однако выплата зарплаты, а также выдача денег под отчет лимитом не ограничивается. То есть работникам можно выплачивать наличными суммы, превышающие лимит в 100 000 руб.
     О потраченных суммах, выданных под отчет, работник должен отчитаться, сдав в бухгалтерию авансовый отчет. Унифицированный бланк авансового отчета не учитывает особенностей расчетов корпоративной картой.
     В бухгалтерском учете на момент выдачи денег делается проводка:
     Дебет 71 - Кредит 50 (51) – выданы сотруднику деньги под отчет.
     Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформляется приходным кассовым ордером. И делается обратная проводка:
     Дебет 50 (51) - Кредит 71 – возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
     В налоговом учете выдача подотчетных сумм рассматривается как выдача аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывается. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).
     Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении. Законодательство не запрещает принять у сотрудника чек, где есть личные покупки подотчетного лица. На основании этого чека и других оправдательных бумаг отражаются в учете только те товары, которые работник приобрел для нужд компании.
     Отчет по командировочным расходам нужно предоставить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
     Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
     Каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть выданы, закон не содержит. Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег.
     1.2 Характеристика деятельности ОАО «Нива»
     ОАО "Нива" зарегистрирована 11 декабря 2002 года, регистратор — Межрайонная Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам №1 по республике Марий Эл.
     Организация находится по адресу: 425221, Республика Марий Эл, Медведевский район, п. Знаменский, ул. Новая, д. 15А. ОГРН 1021201052091. ИНН 1207000111. КПП 120701001. ОКАТО 88228812001. Уставный капитал организации – 2 500 000 руб. 
     ОАО "Нива" осуществляет следующие виды деятельности:
     1.Сельское хозяйство, охота и предоставление услуг в этих областях:
     А) Животноводство:
     Разведение крупного рогатого скота (Основной вид деятельности);
     Б) Растениеводство ? Выращивание зерновых, технических и прочих сельскохозяйственных культур, не включенных в другие группировки:
     Выращивание зерновых и зернобобовых культур (Дополнительный вид деятельности);
     Выращивание картофеля, столовых корнеплодных и клубнеплодных культур с высоким содержанием крахмала или инулина (Дополнительный вид деятельности);
     Выращивание масличных культур (Дополнительный вид деятельности);
     Выращивание кормовых культур; заготовка растительных кормов (Дополнительный вид деятельности);
     Выращивание прочих сельскохозяйственных культур, не включенных в другие группировки (Дополнительный вид деятельности);
     В) Предоставление услуг в области растениеводства и животноводства, кроме ветеринарных услуг ? Предоставление услуг в области растениеводства:
     Предоставление услуг, связанных с производством сельскохозяйственных культур (Дополнительный вид деятельности);
     2.Лесное хозяйство и предоставление услуг в этой области:
     А) Лесоводство и лесозаготовки ? Лесозаготовки (Дополн.......................