Организационная структура коммерческого банка

АНО ВО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ»



ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА



Модификация СЭД для автоматизации бизнес-процессов учебного банка

Направление подготовки «Прикладная информатика»





Выполнила студентка

 135 группы 

факультета бакалавриата

Соколова Анастасия Эдуардовна

______________________

(подпись)



Научный руководитель:

к.т.н., доцент кафедры ПИиМЭП

Богословская Наталья Валенттновна

_____________________

(подпись)





Допустить к защите

Заведующий кафедрой 

прикладной информатики 

и моделирования экономических

процессов

к.т.н. C.В. Стеклянникова

_____________________________

(подпись, дата)



Выпускная квалификационная 

работа защищена

"  "  июня 2017 г. 

Председатель ГЭК, д.т.н., профессор 

А.П. Шепета

_____________________________

(подпись)





Санкт-Петербург

2017 г.



Оглавление

	ВВЕДЕНИЕ	3

	Глава 1. Описание предметной области	3

		1.1	Организационная структура коммерческого банка	3

		1.2	Государственная система документационного обеспечения управления России	6

		1.3	Стандарты в области СЭД	8

		1.4	Документооборот в банковской системе	10

		1.5	Банковская документация	11

		1.6	СЭД	12

		1.7	Основные требования к СЭД банка	14

		1.8	Внедрение СЭД в банке	17

		1.9	Типы документов	17

		1.	Справочники	17

		2.	Входящая/исходящая корреспонденция	18

		3.	Обращения граждан	18

		4.	Служебные записки	18

		2	. Система электронного документооборота в банке	18

		2.1	Характеристика СЭД	19

		2.2	.Сравнительный анализ СЭД	33





















ВВЕДЕНИЕ



В настоящее время наблюдается рост заинтересованности к системам электронного документооборота. Помимо традиционно растущего спроса со стороны больших производственных компаний, все больше число российских компаний сектора малого и среднего бизнеса переходят к «безбумажным технологиям». Автоматизация документооборота становится признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности своих бизнес-процессов, а значит и конкурентоспособности в целом. Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что, при принятии решения о внедрении системы электронного документооборота, организациями, как правило, движут три фактора: повышение эффективности, оптимизация  бизнес-процессов  и обеспечение  соответствия законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане – не исключение. Актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний базируется на законе «О персональных данных» (№152-ФЗ) от 27.06.2006, который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны.

Банковские системы электронного документооборота(свод к учебному банку)

Для подготовки студентов к дальнейшей практической работе в банке целесообразно использовать Учебный банк.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является Учебный банк.

Предмет исследования – система электронного документооборота Учебного банка.

Цели и задачи работы:

Анализ существующих систем электронного документооборота.

Анализ требований к СЭД банка и задач, решаемых СЭД в  банках

Разработка бизнес-процессов(…)

Разработка типовых маршрутов документов……..





Глава 1. Описание предметной области

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства Главного Управления ЦБ Российской Федерации по Ленинградской области, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Банк - финансово-кредитное учреждение, которое производит разнообразные виды операций с деньгами и ценными бумагами и оказывает финансовые услуги правительству, юридическим и физическим лицам

Банк выступает в роли финансового агента, который оказывает определенные финансовые услуги для физических, так и юридических лиц, а именно:

выдает кредитные средства;

размещает финансовые суммы на депозитных счетах;

проводит переводы финансов между гражданами, предприятиями и за пределы государства;

проводит обмен валют по установленному курсу;

проводит выпуск и обслуживание кредитных пластиковых карт;



Организационная структура коммерческого банка

Организационная структура банка – внутренняя организация работы кредитного учреждения, с помощью которой структурируются и формализуются подходы и методы управления, определяются группы исполнителей, разрабатываются системы контроля и внутриорганизационных взаимоотношений.

С помощью организационной структуры осуществляются все необходимые действия, направленные на достижение целей, которые ставит перед собой банк.

Организационная структура КБ определяется уставом, в котором содержатся положения об органах управления банком, их полномочиях, ответственности и взаимосвязи при осуществлении банковских операций.

Примерная организационная структура Коммерческого банка приведена на рис. 1. 

Главным органом управления КБ является собрание акционеров, при этом КБ должен иметь не менее трех учредителей, которое выполняет функции утверждения или изменения устава, выбора Совета директоров, утверждения годового отчета и принятия решений о создании новых филиалов, фондов и их ликвидации. 

Совет директоров КБ включает, как правило, несколько крупных акционеров и часто - видных общественных деятелей, выполняет функции определения стратегических целей КБ, формирования политики по ссудным, валютным, инвестиционным, расчетным и другим операциям, укрепления конкурентной позиции КБ на рынке, установления деловых связей с другими организациями и подбора кадров высшего менеджмента КБ. 

Правление КБ включает ведущих менеджеров банка и осуществляет оперативное руководство его производственной деятельностью. 

Ревизионная комиссия контролирует деятельность правления КБ, выбирается Собранием акционеров из независимых сторонних людей.



Рисунок 1Примерная организационная структура коммерческого банка

Бухгалтерия учитывает движение средств КБ; особенностью банковского бухгалтерского учета является ежедневное составление баланса. 

Финансово-экономический отдел на основании балансов оценивает финансовое состояние КБ, предоставляет способы и разрабатывает оперативные решения по выходу из затруднительных ситуаций. 

Технический отдел обеспечивает техническое оснащение и функционирование электронных систем платежей и управления функционированием КБ. 

Отдел сберегательных операций ведет обслуживание только физических лиц и обеспечивает ведение накопительных или сберегательных счетов по вкладам населения. 

Отдел депозитных и кассовых операций обслуживает юридические лица, работает с ними по накопительным и расчетным счетам. 

Отдел учетно-ссудных операций обеспечивает клиентов КБ кредитными ресурсами; в зависимости от кредитной политики в отношении принятия решений о выдаче ссуд, либо самостоятельно, либо выполняя решения правления. 

Отдел иностранных операций ведет работу с иностранными клиентами и операции по обмену валюты. 

Отдел инвестиций обеспечивает обращение ценных бумаг клиентов либо самого банка. 

Отдел рекламы осуществляет комплекс банковского маркетинга, обеспечивая позиционирование и продвижение КБ на финансовом рынке, привлекая новых клиентов. 

Отдел доверительных (трастовых) операций обеспечивает доходное управление имуществом клиентов, переданного на определенных условиях КБ.

Однако независимо от выполняемых ими операций, правовой формы организации и их деятельности каждый банк производит свой специфический продукт, имеет тем не менее обязательный для всех их набор определенных блоков управления. В их числе:

	Совет банка.

	Правление.

	Общие вопросы управления.

	Коммерческая деятельность.

	Финансы.

	Автоматизация.

	Администрация.

Необходимо отметить, что в самом банке существуют несколько профильных отделов и подразделений – юридический отдел, бухгалтерский и аналитический отдел, отдел маркетинга и отдел кадров, каждый из которых имеет свою внутреннюю документацию

Государственная система документационного обеспечения управления России

В России в течении многих лет - в общегосударственном масштабе - сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. Особенности “российской модели” документооборота: 

максимальная централизация контроля за документооборотом: документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем – получая резолюции в соответствии со служебной иерархией - он спускается к непосредственным исполнителям. Предполагаются также централизация и регламентация деятельности основных делопроизводственных служб: прием и рассылка документов - в экспедиции, регистрация и контроль прохождения документов - в канцелярии, контроль исполнения в группе контроля и т.п. 

единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности - вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек, а также отчетных форм. 

В условиях существования в учреждении такой детально регламентированной технологии документооборота, сложно говорить о внедрении новой технологии, ориентированной на возможности того или иного зарубежного пакета. Речь, в этом случае, идет об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием возможностей, которые открываются за счет использования современных информационных технологий

Например, традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом, изображением, звуком и проч.), создать тем самым технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления. 

С другой стороны, использование корпоративной компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно разрешить подразделениям и отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Наличие собственной сети, связывающей территориально удаленные учреждения, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом в этих учреждениях, что невозможно осуществить в рамках традиционной технологии. 

Сегодня широкое внедрение самых передовых информационных технологий в российских учреждениях замедлено естественным и вполне оправданным консерватизмом персонала, отвечающего за работу с документами. В силу этого наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в отечественны учреждениях представляется создание автоматизированных технологий, которые, полностью преемственны по отношению к традиционной, обеспечивали бы ее эффективность. 

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Документооборот в банковской системе

Документооборот в банковской системе можно разделить на административный и операционный. 

Административный документооборот связан с внутренней деятельностью банка – распоряжения и приказы, финансовые отчеты в бухгалтерии и многое другое. 

Операционный документооборот затрагивает сферу непосредственного обслуживания клиентов банка – это может быть заявка на выдачу кредита, открытие банковского счета, договор, выписки и многое иное. Данный вид документооборота отображает в себе всю деятельность банковского учреждения и должен проводиться в установленные сроки – операционное время. 

Указанное распределение документооборота в банковской системе отличает его от оборота документов в иных организациях и учреждениях.  Именно наличие двух потоков в документообороте и выдвигает особые требования:

Безопасность

Стабильность

Быстродействие

Эффективность

..

Банковская документация



Вся документация проходит через документооборот банка.

К банковской документации относят следующие виды документов:

1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.

2. Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.

3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.

4. Кассовые документы, документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.

5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости по зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и организаций, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовые документы делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера.

Мемориальные документы – это документы по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и прочие.

Документы составляются на стандартных бланках установленной формы. В настоящее время, основная масса документов оформляются технически.

Все документы имеют реквизиты, такие как: название и номер документа, наименование плательщика, его ИНН, расчетный счет, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платежа, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.

Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, то есть ставят дату, подпись и штамп.

	Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

СЭД 

Применение систем электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) началось с середины 1990-х годов. Главным стимулом внедрения СЭД в государственном масштабе стало распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и Постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

Так как деятельность любого финансового учреждения связана с необходимостью оперативной обработки и хранения больших массивов информации в территориально удалённых подразделениях, не удивительно, что именно банковские структуры стали своеобразными локомотивами автоматизации делопроизводства. При этом системы электронного документооборота для банков должны соответствовать ряду специфических требований, позволяющих оптимизировать внутренние процессы и эффективно взаимодействовать клиентами и партнёрами.

Чтобы внедрение системы электронного документооборота в банке было безопасным, эффективным, быстрым и экономически выгодным, СЭД должна соответствовать ряду критериев, обусловленных спецификой работы финансовых структур.

СЭД, успешно работающая в банковой системе, должна характеризоваться определенными моментами: 

способность обеспечивать эффективную работу в распределенной сети;

эффективное взаимодействие с системами других банков;

возможность визировать документы электронной подписью для дальнейшего ведения документооборота с его юридической значимостью;

соответствующий масштаб и объем работ.

СЭД банковского учреждения должна:

 - обладать большой оперативностью в ведении бизнес - процессов, при этом обеспечить коллективную и слаженную работу штата банковских сотрудников. Подписание электронных документов цифровой подписью дает возможность ускорить работу банковских сотрудников путем оперативного поиска соответствующих документов;

- обеспечивать абсолютный надзор и полноценный контроль над документами и работой с ними всеми сотрудниками и подразделениями банка. Если документ заполнен неправильно или не все поля, обязательные к заполнению СЭД просто не пропустит в оборот данный документ и в итоге обеспечит соблюдение всего стандарта заполнения документа, его правомерность и дальнейшую его правомочность;

- позволить сократить время работы с клиентами за счет того, что банковские услуги могут предоставляться удаленно посредством сети Интернет;

- при значительном увеличении потока клиентов иметь возможность оптимизировать работу банка и документооборота за счет того, что исчезает необходимость вести последний в его бумажном варианте – так увеличивается эффективность работы всего банковского персонала;

- обеспечивать информационную безопасность всей системы ведения документации в банке, поскольку исключается несанкционированный доступ к сведениям и документам банка. Все банковские сотрудники, являющиеся участниками СЭД, имеют свой собственный доступ в систему.

Основные требования к СЭД банка

Полная интеграция документооборота не только в главном офисе, но и в территориально удалённых филиалах. Банковские учреждения бывают многофилиальными структурами, поэтому целостная система управления информацией, внедрённая во всех подразделениях, обеспечивает возможность оперативного принятия грамотных управленческих решений.

Строгое соответствие требованиям действующего законодательства, указаниям Центрального Банка России и внутренним регламентам финансового учреждения.

Интуитивно понятный и удобный интерфейс, который смогут быстро освоить в дистанционном режиме сотрудники всех филиалов банка.

Простой алгоритм работы, достаточная гибкость, минимальное администрирование и возможность самостоятельной маршрутизации, обеспечивающие быстродействие системы и высокую скорость обработки данных: создания, открытия и работы с документами, формирования отчётов, оперативного получения информации в режиме реального времени.

Возможность ведения операционного документооборота, связанного с расчетно-кассовым облуживанием клиентов, и административного делопроизводства, обеспечивающего внутреннюю хозяйственную деятельность банка.

Стабильность системы, гарантирующая постоянный доступ к информации и надёжное хранение различных версий документов.

Совместимость с существующим программным обеспечением (офисными и бухгалтерскими программами).

Встроенный функционал для коллективной работы с документами, бюджетирования, взаимодействия с клиентами, учёта работы персонала и обеспечения индивидуальных настроек прав доступа к различным базам данных.

Достаточная база типовых документов, возможность импорта готовой информационной базы и наличие инструментов для перевода бумажной документации в электронный вид.

Важный параметр СЭД – ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, исходя из этого производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:

время получения доступа к СЭД – около 3-х секунд;

время получения доступа к карточке, которая создается при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.



СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:

Сохранение документа или сведений о документе 

Доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)

Согласование документа

Подписание документа

Передача (отправка) документа;

Хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией

 Контроль исполнительской дисциплины,

 Подготовку справочных материалов и списание документов в архив, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.

СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.

В случае поступления документа на бумажном носителе е ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.

В случае поступления документа в электронной форме ввод документа в СЭД – это его загрузка в СЭД, регистрация с запретом внесения изменений в поступивший документ.

Юридическая значимость документа в системе электронного документооборота достигается за счет цифровой подписи и именно это дает определенную гарантию, что документ оригинален и не изменен или подменен, а также то, что данный документ оформлен конкретным ответственным исполнителем.

Внедрение СЭД в банке 

При вводе СЭД в банке могут возникать определенные проблемы, а именно, грамотное  и правильное разрешение, которых определяет весь смысл внедрения системы документооборота и ее нормальное функционирование.

 Первой проблемой выступает огромное количество нормативных документов и актов, которые относятся к банковской деятельности, возможность доработать и модернизировать версию для каждой системы отдельно. Эта проблема  разрешается поэтапным  вводом СЭД и наличием в штате сотрудников банка профессиональных «внедренцев» и аналитиков. 

Следующей проблемой может быть в самом процессе документооборота – в банках многие бизнес – процессы проходят несколько подразделений, и каждый из которых имеет свой уровень подготовленности к работе в автоматизированном режиме. Такая разбалансированность требует большего времени на окончательное внедрение и ввод автоматизированного процесса. Для ее разрешения следует провести предварительное обследование и тем самым составить рекомендации о готовности каждого подразделения к работе в автоматизированном режиме и системе электронного документооборота.

Типы документов

Каждый документ в Системе документооборота банка имеет свой тип, характеризуемый определенным набором полей. Например, существуют типы: "Входящее письмо", "Приказ", "Служебная записка" и т.д. Каждый документ обычно хранится в своей папке, предназначенной для хранения данного типа документов. Тип определяет правила работы с ним, например, на "Входящее письмо" может быть создан ответ — "Исходящее письмо".

Справочники

Предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а также о сотрудниках организации, в том числе информация по совмещению должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.). Здесь же хранится служебная информация: о сайтах (серверах, на которых ведется работа), соединениях, узлах, именах канцелярий и т.д. 

Пользователь с определенной ролью может самостоятельно создавать или редактировать списки значений подобных справочников.

Входящая/исходящая корреспонденция

В документообороте банка поддерживаются все возможные маршруты входящих и исходящих писем. Наиболее полная схема работы с входящим письмом следующая: на входящее письмо руководитель налагает резолюцию – поручает некоторому подразделению создать исходящее письмо-ответ; входящее письмо регистрируется в подразделении; руководитель подразделения налагает свою резолюцию и поручает некоторому сотруднику создать проект письма-ответа; проект исходящего письма проходит согласование, после чего подписывается и регистрируется; исходящее письмо отправляется адресату. Вся переписка с корреспондентами в виде связанных документов будет доступна из карточки входящего письма.

Обращения граждан

Обращения граждан – один из типов документов, который представляет интерес, прежде всего, для государственных структур и некоторых крупных коммерческих организаций. Для создания и хранения данного типа документов существует одноименная папка. Особенностью работы с Обращениями граждан является использование взаимосвязанных справочников подсистемы физических лиц. С помощью данных справочников вы можете составить реестр граждан, находящихся в зоне ответственности вашей организации, например, список избирателей и т.п.

Служебные записки

Служебные записки аналогичны входящим/исходящим письмам, только предназначены для внутренней (служебной) переписки между сотрудниками предприятия. Служебные записки перемещаются между подразделениями организации. Один тип документа "Служебная" используется как для входящих, так и исходящих служебных записок.

ПО поддерживает все возможные маршруты служебных записок. Наиболее полный документооборот служебной в Системе может быть следующим: в некотором отделе создается служебная записка; там она регистрируется и отправляется в другое подразделение; в канцелярии другого подразделения служебная регистрируется и отправляется руководителю на рассмотрение; руководитель накладывает резолюцию и отправляет служебную исполнителю; исполнитель создает проект ответной служебной; ответная служебная согласовывается, подписывается, регистрируется и отправляется в подразделение, откуда пришла исходная служебная.

. Система электронного документооборота в банке

Банковская система по своей структуре сложна и для ее организованной, эффективной и слаженной работы требуется масса усилий. Только тогда сама система будет работать с полной отдачей и максимальной прибылью. Работа банковской системы во многом зависит от автоматизации системы документооборота.



Сфера банковской деятельности выставляет строгие требования ко всем бизнес–процессам. В многочисленных вариантах именно работа с бумагами, сбор множества резолюций и подписей во многом замедляет работу всего штата банковских сотрудников, в то время как ввод электронного документооборота и ввод электронного визирования документов способна улучшить и активизировать саму работу внутри системы. Все это достигается за счет того, что можно получать уже подписанные документы в электронном виде, при этом не приходится покидать собственное рабочее место.

Характеристика СЭД

Сегодня в России представлено довольно большое количество СЭД, которые успешно функционируют и развиваются. В данной дипломной работе я рассмотрела наиболее популярные СЭД:

DIRECTUM — мощная ECM-платформа, которая уже в базовой комплектации закрывает основные функции системы электронного документооборота по управлению документами и деловыми процессами.

На основе платформы DIRECTUM построено более 60 решений для бизнеса, готовых к быстрому внедрению. При необходимости платформа позволяет доработать систему самостоятельно под потребности любого предприятия и финансовой структуры.

Задачи, решаемые системой DIRECTUM:

Управление электронными документами

Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и прочие); поддержка версий документов электронной цифровой подписи; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами

Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление договорами

Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Управление совещаниями

Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Управление взаимодействием с клиентами

Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; планирование маркетинговых мероприятий.

Канцелярия

Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с электронной цифровой подписью с другими организациями.

Обращения граждан

Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и крупных финансовых  предприятиях

Управление показателями эффективности

Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей.

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы:

Повышение эффективности работы всего штата сотрудников  и предприятия  в целом.

Наличие средств, упрощающих идентификацию и поиск бумажных документов на основе штрих-кодов.

Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.

Встроенные средства мониторинга и анализа бизнес-процессов и показателей эффективности; возможность построения сбалансированной системы показателей.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами Управление взаимодействием с клиентами и Обращения граждан.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в России средств криптозащиты.

Наличие отработанной технологии внедрения электронно.......................