Инвентаризация, назначение и порядок её проведения

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ    УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
   
   
МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ В.Я.КИКОТЯ
   
   
   КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА
   
   ДИПЛОМНАЯ РАБОТА


Тема: Инвентаризация: назначение и порядок её проведения


Выполнил:
слушатель 520 учебного взвода 
5 курса факультета экономической безопасности
     ______________________Сезенов А.Н.
     
     
     
Научный руководитель:
Начальник кафедры бухгалтерского учета и аудита, к.э.н., профессор 
полковник полиции
________________________Сигунова Т.А.
     



Решение о допуске к защите _____________________________________

   Начальник кафедры ____________________________________________
   
   
   Дата защиты: ________________	  Оценка _____________________




Москва 2015

   
   
   СОДЕРЖАНИЕ
   
   
ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................3
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ   КАК ЭЛЕМЕНТЫ  ВЕДЕНИЯ   БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА..............................................................................................................6
	1.1 Нормативное регулирование инвентаризации имущества и финансовых обязательств......................................................................................................6
1.2 Сущность, назначение и виды инвентаризации.......................................11
1.3 Методические аспекты проведения инвентаризации и отражение её финансовых результатов в бухгалтерском учете.........................................14
ГЛАВА 2.  ОРГАНИЗАЦИЯ   ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ В ОАО "ПТК " КАЛОШИНО"..........................................................................................26
2.1 Организационно-экономическая характеристика организации.............26
2.2 Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации...................................................................................................29
2.3 Отражение результатов инвентаризации в учете и её документальное оформление....................................................................................................35
ГЛАВА 3. ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕДЕННОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ОАО «ПТК «КАЛОШИНО»И РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ...........................................................................45
3.1 Оценка эффективности инвентаризационной работы в организации...................................................................................................45
3.2 Пути совершенствования инвентаризационных процедур....................50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................54
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.....................................................................................57
ПРИЛОЖЕНИЯ.....................................................................................................62.


ВВЕДЕНИЕ
   
    Достоверность показателей в бухгалтерии, является ее основным  и  неукоснительным  требованием. Однако, нередко возникают разногласия, между данными  бухгалтерского учета и наличием товаров и других материальных ценностей фактически,  которые не учитываются каждый день. Такое возможно в случае неправильных записей, ошибках приборов измерения, отсутствии необходимых документов, а также при халатном отношении к работе материально ответственных лиц, кражах и прочее.
    Во избежание этих неприятных моментов, а также  для правильного учета и контроля товарно-материальных ценностей на конкретном предприятии проводится инвентаризация, позволяющая увидеть реальное состояние ведения учета.
    Инвентаризация была одним из первых и долгое время основным учетным приемом. В Египте в 3400-2980 гг. до нашей эры каждые два года проводилась инвентаризация движимого и недвижимого имущества. Лишь во втором тысячелетии прерывная (дискретная) инвентаризация заменена текущим (перманентным) учетом, целью которого была проверка достоверности получений и выдачи серебра, хлеба и т. д.
    В России в XV-XVII веках основным принципом учета, в значительной мере сохранившимся по сей день, был приоритет интересов государства как главного собственника всего имущества. В те времена за каждый имущественный объект отвечало определенное лицо или группа лиц. Наказания за недостачи были весьма суровы — от порки до смертной казни. 
    Позднее нравы смягчились, но в ХVII веке в России учет прихода и расхода были отделены, и контроль за ценностями обеспечивался инвентаризацией, причем не натуральные остатки сличались с учетными, а наоборот, учетные — с натуральными. Уже при Петре I были обеспечены: сплошное документирование всех фактов хозяйственной жизни; регулярность проведения инвентаризаций.
    Менялись времена, системы да и способы бухучета, но инвентаризация как один из важнейших учетных приемов не потерял свою актуальность и в настоящее время.
    Актуальность исследования выбранной темы заключается в том, что в условиях рыночной экономики высока роль учета и контроля за рациональным использованием всех ресурсов организации. А инвентаризация служит не только средством контроля за ведением хозяйственной деятельности, но так же её результаты могут быть использованы для оценки имущественного состояния организации.
    С другой стороны результаты проводимых инвентаризации являются хорошими источниками информации для сотрудников правоохранительных органов при выявлении и раскрытии экономических и общеуголовных преступлений.
     Объектом дипломной работы является финансово-хозяйственная деятельность ОАО "ПТК " КАЛОШИНО".
     Предметом дипломной работы – состояние бухгалтерского учета и методики проведения инвентаризации в ОАО "ПТК " КАЛОШИНО".
     Цель дипломной работы заключается в исследовании инвентаризации, её назначения и порядка проведения. 
     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
     - систематизировать знания об основах инвентаризации как метода ведения бухгалтерского учета;
     - проанализировать нормы современного законодательства, регулирующие вопросы проведения инвентаризации;
     - рассмотреть состояние организации инвентаризационной работы в ОАО "ПТК "КАЛОШИНО";
     -  оценить эффективность инвентаризационной работы в организации;
     - предложить варианты использования результатов инвентаризации для оценки имущественного состояния организации, а так же пути совершенствования инвентаризационной работы.
    В работе использовались такие методы и приемы экономических исследований как - монографический, статистический, логический, расчетно-графический, аналитический метод, элементы метода бухгалтерского учета: система счетов и двойная запись, баланс и отчетность.
    Информационной базой для раскрытия темы  послужили нормативные и законодательные акты по теме исследования, труды ведущих экономистов, данные первичного, аналитического и синтетического учёта ОАО "ПТК "КАЛОШИНО", данные  бухгалтерской отчётности  ОАО «ПТК «КАЛОШИНО»за 2013-2014гг.
    Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. 
     


ГЛАВА 1.  НОРМАТИВНО-ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ  КАК  ЭЛЕМЕНТА  ВЕДЕНИЯ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Нормативное регулирование инвентаризации имущества и финансовых обязательств


    Система нормативного регулирования бухгалтерского учета законодательно устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.
    Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. 
     В соответствии с Федеральным законом Российской федерации N 402-ФЗ от 06.11.2011 г. "О бухгалтерском учете", бухгалтерский учет представляет собой процесс формирования документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. 1Его основными задачами являются формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, и ее имуществе, необходимой различного вида пользователям информации. 
     Каждая организация имеет имущество и товарно-материальные запасы, которые отражаются в бухгалтерском балансе и время от времени требуют проверки их фактического наличия. Поэтому, в соответствии с ФЗ "О бухгалтерском учете", организации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
     Основным нормативно-правовым документом регулирующим порядок проведения инвентаризации является Федеральным законом Российской федерации N 402-ФЗ от 06.11.2011 г. "О бухгалтерском учете", статья 11 которого устанавливает объекты, подлежащие инвентаризации. Так же, Закон определяет инвентаризацию как выявление фактического наличия соответствующих объектов и его сопоставление с данными регистров бухгалтерского учета2.
     А так же ст. 11 определено, что выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.3
    Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ ввел  термин – стандарт бухгалтерского учета. Это документ устанавливает минимально необходимые требования к бухгалтерскому учету, а также допустимые способы его ведения4.
    Согласно  п. 1 ст. 21 закона настоящего закона предусмотрены стандарты четырех уровней:
1) федеральные стандарты бухгалтерского учета;
2) отраслевые стандарты, устанавливающие особенности применения федеральных стандартов в отдельных видах экономической деятельности;
3) рекомендации в области бухгалтерского учета;
4) стандарты экономического субъекта, то есть конкретной компании.
    Роль федеральных стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ) исполняют действующие ПБУ. Постепенно они будут пересматриваться в направлении сближения с Международными стандартами финансовой отчетности – МСФО.5
    Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (1/2008 ПБУ) определяет порядок составления учетной политики, ее элементы  и требования, предъявляемые к ней. Раздел III ПБУ 1/2008 закрепляет обязанность раскрытия учетной политики, где может быть указанна периодичность проведения инвентаризации, её объем.6
    Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций.7 Так, в п. 38 сказано, что статьи бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, должны подтверждаться результатами инвентаризации активов и обязательств.
     Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств"8 устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов, а так же определяется роль и порядок создания инвентаризационных комиссий.
     В  Методических указаниях под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
     В указаниях отмечены особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств, а так же порядок регулирования инвентаризационных разниц.
      Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его места нахождения и все виды финансовых обязательств.
     Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации 9" устанавливает, что проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
     Данное Положение так же устанавливает, что выявленные в результате инвентаризации  излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. И соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации, а недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц.10 
     В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации.
     Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 8811 содержит альбом с  унифицированными формами по учету результатов инвентаризации, где так же даны краткие указания по их применению и заполнению. К формам первичной учетной документации относятся инвентаризационные описи по объектам учета, акты инвентаризации, сличительные ведомости и журналы учета. 
     Список законодательных актов и нормативных документов, которые могут быть использованы в ходе проведения инвентаризации может быть расширен, исходя из форм собственности организации, специфики его деятельности и его масштабов.
     Действующим законодательством РФ не предусмотрена ответственность за не проведение инвентаризации. Однако штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации. Поэтому организация, которая своевременно не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст.15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.12

1.2   Сущность, назначение и виды инвентаризации
     
     В бухгалтерском учете под инвентаризацией понимается установление фактического наличия на определенную дату активов и обязательств организации, а также объектов, учитываемых на забалансовых счетах, в регистрах налогового учета или учитываемых внесистемно (например, условные активы и иные показатели, которые подлежат раскрытию в бухгалтерской отчетности в соответствии с соответствующими Положениями по бухгалтерскому учету).13
     Инвентаризация производится путем физического пересчета инвентаризируемых объектов, проверки учетных записей, проверки соответствия учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализа событий в жизни организации для выявления объектов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также путем сопоставления учетных данных с внешней информацией.
     Основными целями инвентаризации являются:  
     - проверка полноты и правильности отражения инвентаризируемых объектов в учете;
     - проверка фактического наличия активов и контроль их сохранности;
     - проверка состояния товарно-материальных ценностей (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей;
     - приведение учетной оценки объектов инвентаризации в соответствие с внешними и внутренними нормативными документами и соответствующими рыночными показателями;
     - выявление причин несвоевременного или неверного отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления операций, противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место.
     В теории учета выделяют три основные функции инвентаризации: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).14  
     Необходимость инвентаризации  обусловлена рядом причин, основными из которых являются:  
* выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли и пр.;
* изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;
* стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.;
* кражи, злоупотребления;
* недоверие к материально ответственному лицу;
* проведение ревизий, аудиторских проверок;
* при смене бригадира при бригадной материальной ответственности;
* по требованию судебно-следственных органов.15
     В зависимости от объема проверки инвентаризации могут быть полными, охватывающими все виды объектов, частичными, охватывающими группу объектов (например, товары для продажи или дебиторскую задолженность), и выборочными, охватывающими некоторую часть однотипных объектов (например, имущество определенного материально ответственного лица или только просроченную дебиторскую задолженность).
     Инвентаризации могут проводиться как периодически, так и в текущем режиме. Периодичность и объем инвентаризаций устанавливается руководителем организации исходя из материальности (существенности) возможных погрешностей учетных данных и критичности возможных последствий несоответствия учетных данных реальному положению дел. Однако существуют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с законодательством и нормативными документами.
     Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы 1.
                                                                                                      Таблица 1.
     Виды инвентаризации
Критерий
Вид инвентаризации
      Действия
По обязательности проведения
Обязательная
Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством
      
Инициативная
Проводится по решению руководителя
По периодичности
Плановая
Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
      
Внеплановая
Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля сохранности отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата
Полная
Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
      
Частичная
Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения
Натуральная
Непосредственное наблюдение объектов и определение их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.п.
      
Документальная
Проверка документального подтверждения наличия объектов
     
     
1.3 Методические аспекты проведения инвентаризации и отражение её финансовых результатов в бухгалтерском учете

     Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
     В состав комиссии должны включаться опытные работники организации, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, а также порядок формирования цен и первичный бухгалтерский учет.
     Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Приказ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
     Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия товаров в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
         Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков товаров:
- пломбирует помещения, в которых находятся товары;
- проверяет весы, мерную тару;
- получает от материально-ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товаров и денежных средств, а также расписку.
     Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям – контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. 
     До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным
данным. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.16
      Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Складские операции в период инвентаризации не производятся.
     При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях – заблаговременно.
     Процесс инвентаризации подразделяется на несколько этапов.
     Первый этап – подготовительный, включает в себя следующие мероприятия:
     1) подготовка приказа о проведении инвентаризации;
     2) формирование инвентаризационной комиссии;
     3) определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
     4) получение расписок от материально ответственных лиц.
     Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации товаров заключаются еще и в разработке внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений и тому подобного, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.
     В указанных внутренних документах необходимо отразить:
- конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной торговой организации;
- соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных товаров;
- порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами торговой организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и другими;
- порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;
- не типовые формы необходимых первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации товаров, разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.     
     Второй этап  – производится взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, составление инвентаризационных описей. Зачастую в данном этапе выделяют три отдельных пункта. Это натуральная и документальная проверка, таксировочный этап и сравнительно аналитический.
     Проведение описи товаров начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами и расписки от материально-ответственного лица.
     Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) товары и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки товаров осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.17
     Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации товаров лишь в очень немногих случаях. В частности, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товаров.
     Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием товаров и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких товаров.
Вес или объем навалочных товаров определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда товары, в соответствии с обязательными правилами, принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка таких товаров производится также по теоретическому весу или метражу.
     Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.
     После проверки фактического наличия товаров составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем, основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.
     Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88:
     ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык",
     ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей",
     ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных",
     ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение",
     ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути",
     ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей" и т.д.
     Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.
     В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых товаров, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований товаров и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида товаров по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
     Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры.
     Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами и подписываются ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки. С этой целью, все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
     Если инвентаризация товаров проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то принявший товары, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этих товаров.18
     На товары, находящиеся на ответственном хранении составляются отдельные инвентарные описи.
После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
     Третий этап – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета, выявление расхождений, составление сличительных ведомостей, определение причин расхождений.
     Четвертый этап (заключительный) – оформление результатов инвентаризации. Данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности. Этапы проведения инвентаризации представлены в Таблице 2.
     
     

      Таблица 2.
     Этапы проведения инвентаризации
Этап
Документы, оформляемые
в ходе инвентаризации
Функции бухгалтерской
службы
Подготовительный
Приказ руководителя о
проведении обязательной ежегодной инвентаризации, внутренние инструкции, расписки материально-ответственных лиц
Участие в разработке внутренних первичных и нормативных документов, определение остатков
имущества и обязательств
по учетным данным
Натуральная и
документальная
проверки
Акты инвентаризации,
инвентаризационные описи
Участие в проверках, проводимых инвентаризационными комиссиями
Таксировочный
То же
Предоставление комиссиям
данных о существующих оценках имущества и обязательств
Сравнительно -
аналитический
Акты инвентаризации,
сличительные ведомости
Проверка данных, содержащихся в актах и описях; выяснение причин
отклонений учетных оценок от текущих, подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации
Заключительный
Ведомость учета результатов, выявленных
инвентаризацией. Приказ руководителя об
утверждении результатов инвентаризации
Внесение бухгалтерских записей в учетные регистры, хранение документов по учету результатов инвентаризации
 	 
     Итогом инвентаризационной деятельности становится определение результатов инвентаризации (Рис. 1). 	     Рис.1       Виды результатов инвентаризации
     Для отражения результатов инвентаризации в типовом Плане счетов бухгалтерского учета используют активно-пассивный  счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Таблица 3).
     Таблица 3. 
     Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Дебет
Кредит
 - отражение  недостачи
 - списание недостачи 


     
     Излишки активов и обязательства отражаются в бухгалтерском учете следующим образом: 
     Д 10 "Материалы"(41, 50 и др)
      К 91.1 "Прочие доходы" - излишки материалов, выявленные при инвентаризации отнесены на прочие доходы организации.
     В случае недостачи в учете могут быть приняты следующие решения (Рис 2).
     
     Рис. 2   Способы отражение недостач
     
     Для отражения недостач, выявленных в результате инвентаризации, планом счетов предусмотрен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".     На  этом счете отражается движение сумм по недостачам, хищениям и  потерям  от порчи материальных и иных ценностей, включая денежные средства, выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо  от  того,  подлежат  ли они отнесению на счета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц.     
     В учете эта хозяйственная ситуация отражается следующим образом.
     Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" 
     К 10 "Материалы" (41, 50 и др.) -  отражена недостача материалов. 
     Д 73.2  «Расчеты по возмещению материального ущерба»               
     К 94"Недостачи и потери от порчи ценностей"  - недостача списана на виновное лицо.
     Д 70«Расчеты с персоналом по оплате труда»  
     К 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»  - сумма недостачи удержана из заработной платы работника. Данная проводка производится на основании заявления работника или приказа руководителя, но не более 50% от заработной платы (в случае удержания через суд - не более 70%).
      В случае отсутствия виновного лица недостача моет быть списана на прочие расходы организации:
      Д 91.2 "Прочие расходы"
      К 94"Недостачи и потери от порчи ценностей"  - списание недостачи  на прочие расходы организации
     Законодательством РФ предусмотрены нормы естественной убыли к определенным видам товара, недостача в пределах которых не признается расходом (бой, бомбаж, утряска, усушка, утеска, раскрошка). В этом случае в бухгалтерском учете производятся следующие записи.
     При наличии в организации резерва на списание нормируемых потерь:
     Д 96 «Резервы предстоящих расходов»
     К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"  - списана сумма недостачи в пределах нормы за счет созданного ре.......................