Формы представления унифицированных текстов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(НИУ «БелГУ»)



ИСТОРИКО-ФИЛОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедры российской истории и документоведения

СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ В СФЕРЕ ПОДГОТОВКИ И ИЗДАНИЯ ТЕКСТОВ 

Реферат 

студентки очного отделения 1 курса группы 02031706



направление подготовки

специальности 46.03.02 Документоведение и архивоведение 

Михайлюк Виктории Васильевны 





		Научный руководитель:

	Старший преподаватель кафедры

	российской истории и документоведения 

	Беленко Татьяна Владимировна 



Белгород 2017			






Оглавление

	Ведение																	3

	1.Основные этапы унификации текстов управленческих документов.	6

	1.1.Основные определения	6

	1.2. Этапы унификации текстов						7

	1.3.Общие требования к унифицированным текстам	7

	2.Формы представления унифицированных текстов	 9

	2.1.Работа с текстом	9

	2.2 Трафарет	10

	2.3. Анкеты и таблицы	11

	3.Общие правила сокращения слов и словосочетаний 	11

	4.Стандартизация	13

	Заключение	14

	Библиографический список	15




Введение



В нашей жизни всё подвластно переменам. С течение времени изменяются общепринятые устои общества, приводящие к кардинальному преобразованию всего, к чему была приложена рука человечества. Так современную картину мира невозможно представить без непрерывного потока информации, который окутывает человека, позволяя ему «идти в ногу со временем». 			Для того, чтобы иметь четкое представление о значимости информации и её применении в конкретной отрасли, люди еще с древних времен закрепляли её письменно. 

Одним из способов фиксации информации является документ. В современных условиях жизнь человека неразрывно связана с этим понятием, так как документы играют большую роль в жизни каждого человека и социума 

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки - корреспонденция. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В условиях возрастания объема информации, которая создается и функционирует в сфере управления; повышения требований к оперативности принятия управленческих решений служащих, немаловажное значение приобретает совершенствование документационного обеспечения управления и создание унифицированных систем документации. Так, одним их наиболее важных направлений в сфере повышения качества управленческой документации является унификация и стандартизация текстов документов.

Стремление к унификации текстов документов - исторически обусловленный процесс, который вытекает из определенных условий функционирования документов в системе управления. Они в свою очередь зависят от следующих факторов:

возникших, в процессе деятельности системы управления, определенных официальных взаимосвязей, которые в свою очередь регламентируются нормами права;

ограниченным кругом вопросов, решаемых учреждением, определенных функциями и правомочием учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

регулярных однотипных управленческих ситуаций. Которые отражены в повторяющихся управленческих документах.

В современных условиях под унификацией текстов управленческой документации подразумевается организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения позитивно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство не должно быть трудоемким, наоборот, необходимо внести ясность и четкость в осуществление управленческой деятельности для достижения наилучшего результата.

В настоящее время основной задачей делопроизводства является обеспечение дальнейшего развития и повышения эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, объединенных в общегосударственную систему сбора и обработки информации; которые способствуют расширению производства и применению средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что в современных условиях большой интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Отсюда вытекает цель данной работы, а именно – характеристика особенности унификации и стандартизации текстов управленческих документов.



Задачи:

Обозначить понятие стандартизации и унификации в целом;

Изучить основные этапы унификации текстов управленческих документов;

Рассмотреть формы представления унифицированных текстов;

Продемонстрировать общие положения сокращения слов и словосочетаний  в унифицированных текстах;

Сделать заключение по работе.



Унификация текстов документов – это одна из частей единого процесса модернизации  документации управления в рамках определенного уровня и управления в целом. Поэтому при выполнении унификации текстов следует учитывать современные разработки в области создания унифицированных систем документации, в частности и опираться на нормы, устанавливаемые Госстандартом по информационному обеспечению автоматизированных систем управления.

В данной работе были использованы следующие источники: 

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В данном стандарте даны официальные определения терминов в области делопроизводства и архивного дела. 




1.Основные этапы унификации текстов управленческих документов.



С развитием документирования управленческой деятельности, которая была направленная на повышение качества документа, было выделено два основополагающих компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть, содержащую информацию об определенных ситуациях в сфере управления и является основанием для дальнейших действий организаций, предприятий и т.д.

Изучим особенности управленческих документов, обусловленные спецификой функционирования устойчивых языковых конструкций, которые обусловлены наличием в сфере управления однотипных повторяющихся операций; взаимосвязь лексики документов и нормативно-законодательных актов органов управления власти; насыщенность документов специальной терминологией; нейтральность лексики, то есть отсутствие ярко выраженных  и эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов. Данные особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.







Основные определения.



Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Текст – это любая информация, зафиксированная на каком-либо носителе и несущая в себе всю или основную честь речевой информации документа.

Унификация текста документа – это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Система документации – это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.







1.2.Этапы унификации текстов.



Выделяют основные этапы унификации текстов, к ним относятся следующие:

унификация структуры текста - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, отвечающий назначению документа;

унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;

 разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.







1.3. Общие требования к унифицированным текстам.



В качестве основы унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. К постоянной информации относится та информация, которая является основной темой документа по вопросам управления и деятельности предприятия, известная лишь автору и адресату. Под переменной информацией принято считать ту информацию, которая раскрывает тему, о которой говорится в постоянной части. Немаловажное внимание уделяется ясности, емкости и убедительности унифицированного текста.

Так ясность текста достигается путем логически-точного содержания высказывания, что в свою очередь зависит от того, как расположены части предложения и правильности формы предложения (сложное/ простое предложение и т.д.).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики официально-деловой речи.

Убедительность – наиболее важная составляющая документа Убедительностью обладает тот документ, который аргументированно оснащен, логически обоснован и не содержит лишней информации, мешающей восприятию основного текста. Убедительность зависит от причинно-следственной связи, которая помогает выстроить логически обоснованный текст.

Говоря о деловом стиле речи, необходимо упомянуть о средствах выражения модальности, которые выражают отношение автора к содержанию документа. Например, употребление глагола в неопределенной форме («просить»), наклонений глагола («прошу, просим» и т.д.), зависящие от непосредственного содержания документа.

Таким образом, в унификации текстов выделяют три основных этапа работы с текстом, в которых в дальнейшем становился видно структуру текста, языковые средства выражения, а также разработку унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается метод выделения постоянной и переменной информации текста. А также ясность, точность, убедительность и информационная емкость текста






2.Формы представления унифицированных текстов.



Выделяют следующие формы представления унифицированных текстов:

связный текст;

 трафарет;

 анкета;

таблица.

Необходимо также обратить внимание на то, что в содержание документа может быть информация, касающаяся действий и отношений (предикат) между организациями, предприятиями, которая дается определенную характеристику.

От наличия информации о субъектах, объектах и признаках зависит форма представления текста.

Например: "ВНИИДАД разработал проект "Методического пособия по унификации текстов управленческих документов".

Здесь в качестве субъекта выступает "ВНИИДАД"; предиката (действие) - "разработал"; объекта - "проект" и признака объекта - "Методическое пособие по унификации текстов управленческих документов".







2.1. Работа с текстом.



Связный (типовой) текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Как правило подобные тексты редко встречаются в управленческой деятельности. 

Существует оптимизация структуры связного текста управленческого документа. Под оптимизацией понимается выделение определенных смысловых компонентов и установление последовательности их расположения

Основные компоненты:

введение;

доказательство или изложение;

 заключение.

Введение – первый смысловой компонент текста. Оно включает информацию, отражающую тему текста. Введение является главной составной частью, которая характеризует дальнейшее изложение по документу.

Доказательство –  второй компонент текста, в содержании которого имеется аргументированная информация о необходимости принятия определенных решений в сфере управления.

При аргументировании информации используются точные данные времени, даты события, его причин и следствий.

Под изложением подразумевается четкая система изложения фактов и ситуаций, перечисления правил, норм и положений. 

Наличие в тексте изложения характерно для документов описательного, констатирующего характера: справки, положения, инструкции и др.

Третий компонент текста –это заключение. В нем располагаются заключения, рекомендации, предписания и т.д. Возможны разные варианты расположения смысловых компонентов. К примеру, такие как: введение – доказательство - заключение; введение – изложение; доказательство – заключение; изложение; заключение.

Связный текст может быть создан на основе трафарета.









2.2. Трафарет.



Трафарет – форма представления унифицированного текста, которая содержит постоянную информацию и отступы (пробелы), предназначенные для заполнения переменной информацией при определенных обстоятельствах.

При создании трафарета каждое новое предложение начинается с постоянной информации, за которой следует переменная. Разделяя информацию на переменную и постоянную учитываются все особенности работы в сфере управления при работе с документами. Учитывается грамматические и пунктуационные правила написания выражений и словосочетаний при составлении документа, содержащего трафарет.







2.3. Анкеты и таблицы.



Анкеты – опросные листы для получения о\необходимых сведений. Постоянная информация в анкете строго определена, сформулирована. Анкетные документы создаются по принципу диалога, а сам диалог имеет формат «вопрос-ответ». В качестве постоянной информации выступают обобщенные признаки, а переменной – характеристика. Расположение строк для заполнения информации производится вертикально (в отдельных случаях – вертикально)

Таблица – форма представления унифицированного текста (матрица), устанавливающая понятийное отношение между данными. Таблица состоит из граф (колонна) - вертикальных элементов и строк – горизонтальных. В таблице текст не повторяется, рубрикация в виде подзаголовка отображается в левой части таблицы или же верхней.







З.Общие правила сокращения слов и словосочетаний.



В тексте документов существуют общие положения сокращения слов, словосочетаний. Выделяют два вида сокращений: лексические и графические сокращения.

К лексическим сокращениям относятся:

Инициальные аббревиатуры – сокращения, состоящие из начальных букв наименования. Которые подразделяются на:

Буквенные (МПС – (эм-пэ-эс));

Звуковые (ГОСТ –(гост));

Буквенно-звуковые (ЦДСА – (цэ –дэ-са)).

Усечения – сокращения, которые образовались за счет исключения последней части слова (например: авиа – авиация).

Смешанный тип – сокращения, образовавшиеся слиянием нескольких видов сокращений, к ним относятся:

Сочетание аббревиатуры с полным словом (ИК-спектр);

Сочетание усечения и инициальная аббревиатура (ВНИИторгмаш);

Сочетание усечение и полного слова (завкафедрой – заведующий кафедрой));

Сочетание начальных и конечных элементов (рация – радиостанция).



К графическим сокращениям относятся:

Точечные сокращения – первые буквы слова, после которых ставится точка (т.е. – «то есть»);

Дефисные сокращения (общ-во – «общество»)- сохраняют грамматическую информацию слова;

Сокращения словосочетаний и сложных слов через косую черту ( слэш) (п/о – почтовое отделение).

Нулевые сокращения (г – «грамм»). Зачастую таким способом сокращаются слова, обозначающие единицы измерения;

Комбинированные сокращения.

 

Помимо классификации существуют правила сокращений слов и словосочетаний:

Лексические сокращения пишутся слитно, за исключением сокращений, которые образованы слиянием аббревиатуры и полного слова;

Инициальные аббревиатуры записываются прописными буквами;

Усечения пишутся с прописной или строчной буквы, что зависит от написания полного наименования;

Аббревиатуры, образованные из частей слов, пишутся строчными буквами, за исключением названий организаций и учреждений.

Это и многое другое относится к правилам оформления сокращений, относящихся к лексическим. 



К правилам написания графических относятся следующие:

Имя сущ., прилаг. И причастия сокращаются одинаково во всех падежных формах ед. и мн. числа;

графические сокращения не должны оканчиваться на гласную букву;

написание прописных и строчных букв зависит от полного наименования 



Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что использование сокращений в унифицированных документах позволяет составить четкий и ясный по своему содержанию документ. 

4.Стандартизация.



Стандарты в области работы с документацией способствуют унификации управленческих документов, созданию возможности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обуславливается безосновательным разнообразием типов бумаг, фиксирующих осуществление схожих административных операций.

 Особое внимание уделяется качеству документа как носителя информации. Первостепенным требованием является повышение информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации. 

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.






Заключение



Реалии современного мира имеют множество особенностей, которые в корне меняют нашу жизнь, делая ее непредсказуемой в сравнении с предыдущими столетиями. Так одной из тенденции или же законом развития мирового общества двадцать первого века является ускорение (уплотнение) исторического времени, когда увеличение информационных потоков, активное развитие технологий способствуют усложнению и ускорению мировых процессов, требующих новых приемов и методов для адаптации к новым условиям жизни в социуме.

В данной работе были рассмотрены процессы стандартизации и унификации в сфере подготовки и издания текстов. Главным в совершенствовании управленческой документации является унификация и стандартизация текстов документов в соответствии с правовыми нормами, рассматриваемые как организованная деятельность, направленная на повышение продуктивности функционирования документов в сфере управления, чему способствует сокращение времени на составление документов.

Таким образом, данные процессы способствуют слаженной и оперативной работе организаций, предприятий, фирм и т.д., устанавливая единообразие состава и форм управленческих документов. 

.




Библиографический список



ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».– введ. 27. 02. 1998.– Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 

ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК  издательство стандартов. 1983. 135 с. .– Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с. .– Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 

	Егорова Л.Б. Документационное обеспечение управления. Часть 2.:Электронное учебное пособие. - СПб., СПбАУЭ 2008. -188 с.

	Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ. М.: Роспечать, 1979. 346 с.

	"Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации" (утв. Главархивом СССР) М., Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

	ЕГСД. Основные положения . М., 1974. 

"ГОСТ 2.105-95. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам" (введен Постановлением Госстандарта от 08.08.1995 N 426) (ред. от 22.06.2006).

ГОСТ 7.12-77 Система информационно-библиографической документации. Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати. [утвержден постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 13. 12. 1994]. М.: ИПК  издательство стандартов. 1994. 156 с.

	

2.......................