Документооборот в управленческом учете

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Самарский государственный университет»
Кафедра экономики
Направлениие бакалавриата
«Управление персоналом»
«Документооборот в управленческом учете»
Курсовая работа
По дисциплине «Управленческий учет и учет персонала»


Выполнила студентка
4 курса  31401.72 группы
                                                                                           Мурзыванова И.В. _________
Научный руководитель
Клементьева С.В._________
Курсовая работа защищена
«__» ________ 2015 года
Оценка________________
Зав. каф.
Д.э.н. Тюкавкин Н.М.


Самара, 2015
Содержание

Введение …………………………………………………………………………….3
1. Документооборот в управленческом учете	5
1.1 Документы в бухгалтерском учете и их классификация.	5
1.2 Документооборот: график документооборота	8
2. Техника оформления и порядок движения документации в
управленческом учете ООО «Гербера»	13
2.1 Организационно - экономическая характеристика  ООО «Гербера»…….....13
2.2 Организация документооборота первичных учетных документов на швейном предприятии «Гербера»	13
3.  Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота ООО «Гербера»	19
Заключение	22
Список использованных источников	23
Приложение 	26



Введение
     
     Актуальность. С ростом бизнеса и увеличением конкуренции владельцы и управляющие российских предприятий начинают понимать, что необходимы точные данные, позволяющие оценить эффективность бизнеса. Такую информацию можно получить лишь с помощью системы управленческого учета. 
     Управленческий учет следует воспринимать как систему обработки и представления данных о предприятии, который  позволяет менеджменту и акционерам увидеть полную картину бизнеса и принимать обоснованные управленческие решения. 
     Так же можно сказать, что основное предназначение управленческого учета заключается не столько в учете, сколько в обработке и анализе первичных данных. Другими словами, к задачам управленческого учета относятся также анализ состояния запасов, расчет себестоимости, отслеживание исполнения бюджета и его коррекция, используется для управленческого контроля. 
     Одна из важных и актуальных задач оценки системы внутреннего контроля предприятия – организация документооборота в бухгалтерском учете. От оперативности, полноты и точности обработки информации зависят правильность и своевременность принятия управленческих решений. Несвоевременная обработка финансовых документов может привести к искажению отчетности и, как следствие, негативным финансовым последствиям.
     Предмет исследования: документы и документооборот в управленческом учете предприятия.
     Объект исследования: документооборот на предприятии ООО «Гербера».
     Цель работы: рассмотреть организацию документооборота в управленческом учете  предприятия.
     Для этого были поставлены и решены задачи:
     –  рассмотрены документы, используемые в бухгалтерском учете; 
     –  раскрыта классификация документов;
     –  дано понятие документооборота; 
     –  проанализирован график документооборота;
     –  дана организационно - экономическая характеристика  ООО «Гербера»;
     – осветили организацию документооборота первичных учетных документов на швейном предприятии «Гербера»;
     – предложены предложения по повышению эффективности управленческого документооборота ООО «Гербера».
     При решении задач в работе использовалась литература нормативно законодательного характера и также учебная литература по исследуемой теме курсовой работы.
     Работа по структуре имеет введение две главы, заключение и список  использованных источников также в работе в приложении представлены ряд документов используемых предприятием в работе.
     
     


     1. Документооборот в управленческом учете
      
     1.1 Документы в бухгалтерском учете и их классификация
     
     В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами (и притом в большом количестве).
     Документ – это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данных бухгалтерского учета [11, стр.22]
     В составе документов следует различать три группы:
     – первичные документы (на одну операцию);
     – учетные регистры (сборные по типам операций);
     – отчетные документы (баланс и другие формы).
     Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов. Затем сведения из них переносятся в учетные  регистры, где они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских  счетах.
     В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется внешняя отчетность предприятия.
     Рассмотрим каждую группу документов немного подробнее.
     1. Первичные документы
     Первичные документы дают самое начало движению учетной информации, обеспечивают бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия – ведь, как указано в п. 3 ст. 6 закона  «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.  [1,стр. 15].
     Каждая операция имеет какое-либо документальное подтверждение (чек, акт, накладную, наряд и т.п.) Все эти документы и являются первичной документацией, они отражают одну операцию.
     При этом к учету принимается только правильно оформленный документ, т.е. тот, в котором заложены все обязательные реквизиты (показатели). И только тогда первичный документ имеет юридическую значимость.
      Законом о бухгалтерском учете установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме утвержденной руководителем экономического субъекта, с обязательными реквизитами установленные данным законом. [1, стр. 18]
     Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учета, контроля за хозяйственной деятельностью, составления бухгалтерской отчетности регламентируется в самой организации (см. рисунок 1).
     

Рисунок 1 – Порядок составления первичных документов.
     
     Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции.
     Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
     2. Учетные регистры.
     После того, как организация решит все вопросы, связанные с первичными учетными документами, она должна самостоятельно определить для себя учетные регистры, форма, порядок оформления и способы обработки которых должны быть «выведены» из особенностей систематизации информации, необходимой компании для составления отчетности. 
     Под термином «регистр»  в бухгалтерском учете традиционно понимают различные виды таблиц, в которые записываются данные из первичных документов. [6, стр. 20]  Для того, чтобы получить необходимые сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, нужно иметь не только данные о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, но и зарегистрировать и сгруппировать их. Для этого и используются учетные регистры.
     Учетные регистры – это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях, то есть это документы для регистрации и группировки, данных бухгалтерского учета о наличии средств и операций с ними. [10, стр.24] 
     Своевременную  регистрацию и накопление в регистрах бухгалтерского учета  проводят данные, содержащиеся в первичных учетных документах (см. рисунок 2).
     
     
      
     

Рисунок 2– Составление бухгалтерских проводок
     
     
     Основным учетным регистром является  Главной книги, где данные первичных документов систематически накапливаются в журналах ордерах и вспомогательных ведомостях, а затем переносятся в главную книгу по соответствующему счету. [27, стр. 78]
     Учетные регистры классифицируются по:
     – назначению (хронологические, систематические и комбинированные);
     – содержанию (синтетический и аналитический учет);
     – форме (двусторонние, односторонние, табличные и шахматные).
     К числу учетных регистров относятся ведомости, журналы-ордера, Главная книга и тому подобные документы. [7, стр. 38]
     В зависимости от внешнего вида они подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы (ведомости).
     В бухгалтерских книгах все страницы должны быть сброшюрованы и пронумерованы.
     На последней странице указывается, сколько страниц пронумеровано в книге, затем ставится подпись руководителя, бухгалтера и печать.
     Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальном ящике-картотеке. Примером использования карточек являются карточки количественно-суммового учета материалов (в них указываются количество материалов одного типа и их суммарная стоимость).
     При заполнении документов могут быть сделаны ошибки, без этого не обходится работа ни одного бухгалтера. Ошибки порождаются утомлением, небрежностью работника, неисправностью калькулятора.
     Способов исправления ошибок в первичных учетных документах существует два: [6, стр. 55]
     – официальный: согласно позиции Минфина России, выраженной в Письме от 28 мая 2007 г. № 07-05-06/134, исправления могут вноситься исключительно в первичный учетный документ, выписанный в момент совершения хозяйственной операции. О внесении такого исправления должны быть оповещены все участники сделки. Необходимо отметить, что такое мнение Минфина России полностью разделяют и применяют на практике в процессе проведения проверок налоговые органы. 
     – условно – официальный: ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не содержится запрета на исправление ошибок в первичных учетных документах путем выписки новых аналогичных документов, оформленных в надлежащем порядке, и содержащих те же реквизиты. 
     Таким образом, для того, чтобы не создавать себе лишних проблемы при проверке налоговыми органами, организация должна закрепить способы внесения исправления в первичные учетные документы в своих правилах документооборота. 
     3. Отчетные документы
     Это те виды документов, которые имеют обязательный для предприятия характер и установленный стандартный вид.
     
     1.2 Документооборот: график документооборота 

     После того, как организация решила все вопросы по определению первичных документов, ей необходимо разработать и утвердить График документооборота. 
     Документооборот – маршрут и время прохождения документа по всем инстанциям с момента его оформления до сдачи в архив (рисунок 3). [14, стр. 36]
     

Рисунок 3 – Схема документооборота
     
     Продолжительность документооборота зависит от ряда факторов:
     – величины предприятия;
     – специфики его работы;
     – расположения его подразделений;
     – степени автоматизации учета.
     Здесь следует обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Обратите внимание, что несмотря на то, что этому документу почти 30 лет, он по прежнему действует и его рекомендации во многом актуальны в современной ситуации. 
     Маршрут документа делится на несколько этапов: [6, стр. 34]
     –   составление и использование документа в оперативной работе;
     – проверка документа бухгалтерией заключается в проверке полноты, четкости заполнения всех реквизитов, законности и целесообразности операций, соблюдения срока представления;
     – счетная обработка – таксировка - умножение и суммирование показателей в документах;
     – техническая обработка документа – разноска хозяйственной операции в учетные регистры – журналы - ордера, ведомости;
     – сдача документа в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.
      В соответствии с п. 5.2 Положения № 105 мероприятия, связанные с составлением графика документооборота, должен организовать главный бухгалтер организации. Между тем,  ФЗ № 402-ФЗ не содержат требований об организации документооборота именно главным бухгалтером организации. Можно сказать, что такое правило подразумевается в нормах этих законов, но прямого указания, тем не менее, нет. 
     Среди основных требований к организации документооборота необходимо выделить следующие: [10, стр. 24]
     — график документооборота должен содержать минимальное количество подразделений организации для прохождения их первичным учетным документом;
     — график документооборота должен содержать минимальное количество специалистов для прохождения первичным учетным документом;
     — график документооборота должен предусматривать минимальные сроки нахождения в каждом подразделении организации и у каждого ее специалиста для первичных учетных документов;
     — график документооборота может быть оформлен или в качестве схемы, на которой будет обозначен «путь» документа в организации, или в качестве перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые должны выполнять подразделения и специалисты организации, также в этом перечне должны быть указаны взаимосвязи и сроки выполнения названных работ;
     — при определении сроков в графике документооборота необходимо руководствоваться помимо критерия разумности, еще и правилами предоставления отчетности в налоговые органы, а также интересами внешних пользователей, в частности, контрагентов организации. 
     После того, как все мероприятия по разработке и составлению графика документооборота будут проведены, главный бухгалтер должен представить этот документ на утверждение руководителю организации. Если у того будут замечания, исправления или дополнения, они должны быть внесены в график документооборота. После того, как руководитель утвердит график документооборота с ним необходимо ознакомить всех сотрудников, которые упоминаются в этом документе в качестве исполнителей. 
     Сделать это можно несколькими способами: 
     — выдать (разослать по электронной почте) схему графика документооборота, в которой отмечен «путь» каждого документа, и из которого конкретный исполнитель сможет сделать вывод о том, к каким документам он имеет непосредственное отношение, откуда (от кого) он должен их получить и куда (кому) передать. 
     Этот способ особенно актуален для ознакомления с графиком документооборота руководящих и «ключевых» сотрудников, которым необходимо иметь комплексное представление о  документообороте первичных учетных документов в организации.
     В небольших компаниях, таким образом, знакомят с графиком документооборота всех сотрудников, так как это позволяет в некоторых случаях определить, где документ «застрял» и ускорить процесс прохождения документом «пути» в организации. 
     — выдать (разослать по электронной почте) каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которых перечислены все документы, относящиеся к сфере его деятельности, а также указано, в какие подразделения организации (какому сотруднику) и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. 
     Этот способ ознакомления с графиком документооборота обычно применяют крупные компании, в которых принято, что каждый работник имеет свой участок работы и не касается  работе других сотрудников. Тем не менее, даже в этом случае рекомендуется знакомить «ключевых» и руководящих работников с процессом документооборота в целом, так как отсутствие у них такой информации может привести к утере определенных документов или к нарушению сроков их представления внешним пользователям (контрагентам), а также к пропуску сроков сдачи отчетности в налоговые органы. 
     Необходимо отметить, что график документооборота непосредственно связан с должностными инструкциями работников, а также положениями по отделам и подразделениям организаций. [18, стр. 59] По этой причине при составлении такого документа необходимо учитывать названные инструкции и положения. В случае необходимости, их можно доработать или исправить, но допускать расхождения между всем комплексом документов, регламентирующим работу организации в целом и ее конкретных специалистов, в частности, нельзя. 
     Обычно, в процессе работы над графиком документооборота организация также осуществляет мероприятия, связанные с кадровой оптимизацией и оптимизацией бизнес – процессов. Дело в том, что именно при составлении графика документооборота выявляются «лишние» работники и «за двоенные», а иногда и «за троенные» бизнес – процессы. Для того, чтобы мероприятия по составлению графика документооборота выявили названные выше «явления», рекомендуется заранее составить «карты рабочих мест», то есть потребовать от сотрудников организации детально описать, чем конкретно они занимаются в рабочее время, к каким документам имеют касательство и т. д. При приведении в надлежащее состояние бизнес – процессов необходимо руководствоваться интересами организации по осуществлению ее основных и неосновных бизнес – функций. А избавляясь от «лишних» работников – трудовым законодательством. 
     В процессе реализации контроль за движением первичных учетных документов в рамках принятого графика документооборота осуществляется главным бухгалтером организации. 


     2. Техника оформления и порядок движения документации в 
управленческом учете ООО «Гербера»

     2.1 Организационно - экономическая характеристика  ООО 
«Гербера»

     Швейное предприятие «Гербера» успешно развивается на российском рынке в производстве трикотажных изделий с 1993 года. Благодаря современному оборудованию и профессиональной работе сотрудников, предприятие зарекомендовало себя как надежный производитель трикотажной одежды. Собственное производство позволяет всегда держать под контролем качество производимой продукции. 
     «Гербера»  предлагаем широкий ассортимент трикотажной женской и мужской одежды оптом. Все изделия производятся из качественных и натуральных материалов. Постоянное обновление коллекций и расширенный размерный ряд  позволяет  подобрать и купить одежду на любой вкус и возраст. 
     Предприятие «Гербера» надежный производитель и поставщик трикотажных изделий по всей России.
     Проанализируем финансовые результаты  «Геребера» за 2014 год на основании формы  «Отчет о финансовых результатов»  (Приложение Б) представленных в таблице 1.
Таблица 1 – Результаты хозяйственной деятельности                               тыс. руб.
Показатели
2012 г.
2013г.
2014 г.
Отклонения (+,-)




2013 г/2012 г
2014 г/2013 г
1
2
3
4
5
6
Выручка от реализации
7669
5663
8102
-2006
2439
Себестоимость
6018
4259
6065
-1760
1806
Валовая прибыль
1651
1404
2037
-246
633
Коммерческие расходы
860
918
1340
58
422
Прибыль от реализации
791
486
697
-305
211
Чистая прибыль  
633
229
379
-404
150
      
     
     Предприятие  достаточно стабильно функционирует на рынке и ежегодно получает прибыль.  
     Так, в 2014 году чистая прибыль предприятия составила 379 тыс. руб., в то время как в 2013 году данный показатель составлял 229 тыс. руб., а в 2012 – 633 тыс. руб. Таким образом, в 2013 году по сравнению с 2012 годом произошло значительное снижение чистой прибыли на 404 тыс. руб.  или на 63,82%. 
      В 2014 году произошло некоторое увеличение прибыли по сравнению с 2013 годом на 150 тыс. руб. или на 65,5%. В то же время выручка по основной деятельности в 2012 году составила 7669 тыс. руб., в 2013 году – 5663 тыс. руб., в 2014 году – 8102 тыс. руб. Рассмотрим себестоимость проданных товаров, работ, услуг. В 2012 году себестоимость продукции составила 6018 тыс. руб., в 2013 году – 4259 тыс. руб., в 2014 году – 6065 тыс. руб. Таким образом, в 2014 году предприятие, видимо, несло дополнительные  расходов связано это с тем, что руководство приняло решение освоить новый вид изделия. Новый вид продукции увеличило товарооборот, но и потребовало определенных расходов напрямую не связанные с основной деятельностью, поэтому, несмотря на то, что выручка в 2014 году выше, чем в 2013 год, в то время как прибыль значительно ниже.
  

     2.2 Организация документооборота первичных учетных документов на швейном предприятии «Гербера»
      
       
     Информация, необходимая для оперативного управления предприятием, содержится в системе управленческого учета. Объектами управленческого учета являются затраты,
     Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности.
     Рассмотрим как на предприятии «Гербера» осуществляется документооборот касающийся учету затрат.
     График документооборота разработан и представлен в учетной политике предприятия «Гербера» (см. Приложение А)
     Успешная работа швейного предприятия ООО «Гербера», получаемые доходы и минимизация расходов производства во многом зависит от правильной организации бухгалтерского учета. 
     Важнейшими объектами бухгалтерского учета на швейных предприятиях выступают затраты на производство. 
     Правильное отражение этих объектов учета в их движении и развитии имеет большое значение для обеспечения процессов принятия эффективных управленческих решений. 
     Основными задачами бухгалтерского учета на швейном предприятии являются:
     –  формирование полной, качественной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности для принятия эффективных управленческих решений;
     –  обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
     – выявление и максимальное использование внутренних резервов повышения эффективности производственно- хозяйственной деятельности и др. 
     Бухгалтерский учет на швейном предприятии «Гербера» организуется в соответствии с Закон РФ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ, положениями по бухгалтерскому учету и другими нормативными документами. 
     Общими принципами организации бухгалтерского учета на швейном предприятии «Гербера» являются:
     – обеспечение сопоставимости учетной информации с плановыми показателями по методам исчисления;
     – динамичность организации бухгалтерского учета путем создания такой структуры учетного аппарата, которая сможет обеспечить рациональное разделение и взаимосвязь функций между бухгалтерией, экономическими службами и производственными подразделениями предприятия;
     – обеспечение аналитичности бухгалтерского учета за счет рационального распределения учетной работы и сроков представления информации руководству предприятия и его отделам для принятия эффективных управленческих решений;
     – использование общих принципов управления, включая системный подход, экономико-математические методы и модели; 
     При ведении бухгалтерского учета швейным предприятием «Гербера» должны быть обеспечены:
     – соблюдение в течение отчетного года принятой учетной политики; 
     – полнота отражения в учете за отчетный период (месяц, квартал, год) имущества и всех хозяйственных операций, осуществляемых в отчетном периоде; 
     – тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
     – разделение затрат предприятия на текущие затраты производства и капитальные затраты;
     – распределение расходов и доходов по периодам и др. 
     Организация бухгалтерского учета на швейном предприятии зависит от типа и характера производства, особенностей его организации и технологии, разнообразия номенклатуры выпускаемых изделий, их сложности, уровня специализации производства, структуры управления и других факторов. 
     ООО «Гербера» является небольшим предприятиям, выпускающим швейные изделия, с бесцеховой структурой организации производства. 
     Основной структурной единицей предприятия «Гербера является производственный участок. 
     К основному производству относятся:
     – склад тканей или других материалов (подготовительное производство); 
     – раскройный цех (участок); 
     – швейный цех (участок);
     – цех (участок) влажно-тепловой обработки. 
     В технологическом процессе основного производства выделяют две стадии обработки:
     Первая - подготовка ткани к раскрою и раскрой;
     Вторая - пошив готовых изделий. 
     На первой стадии материалы (ткани; фурнитура, материалы отделки, искусственный мех и др.) поступают от поставщиков в подготовительное производство (склад материалов), где производится их количественная приемка и качественная разбраковка. 
     В подготовительном производстве на основании производственных заданий по выпуску швейных изделий конкретных моделей определенного размера и роста готовятся лекала для раскроя настилов ткани. 
     После их изготовления на основании технически обоснованных норм расхода ткани производится расчет оптимального варианта использования каждого куска ткани для раскроя. 
     После подбора всех кусков ткани, подлежащих раскрою, производится отпуск ткани в раскройный цех (участок). Отпуск осуществляется в пределах необходимого количества, определенного в результате расчета кусков ткани. 
     Кроме того, производится подбор необходимого количества и ассортимента фурнитуры и вспомогательных материалов согласно произведенным на основании производственных заданий или маршрутных листов расчетам. 
     В раскройном цехе (участке) выполняют следующие операции:
     – приемка ткани из подготовительного цеха (участка);
     – настилание ткани в настилы, их клеймение,
     – раскрой настила;
     – промер, сортировка и сдача на склад концевых остатков;
     – контроль качества кроя, нумерация деталей кроя;
     – комплектация и передача комплектов кроя в швейное производство или кладовую кроя. 
     На втором этапе после выполнения подготовительно-раскройных работ комплекты кроя передаются в швейный цех (участок). Также сюда со склада поступают фурнитура, меховые приборы и другие материалы. 
     В швейном цехе (участке) выполняются следующие операции:
     – проверка комплектации кроя и его маркировка;
     – сборка изделий последовательного выполнения определенных операций согласно технологической схеме разделения труда;
     – отделка готового изделия и придание ему товарного вида (чистка, влажно-тепловая обработка);
     – технический контроль и маркировка изделий;
     – упаковка, сдача готовой продукции на склад. 
     Не смотря на то, что закон о бухгалтерском учете не обязывает  в качестве первичных документов унифицированные формы, но и не запрещает ООО «Гербера» пользуются именно унифицированными формами документов.
     Рассмотрим основные документы, касающиеся производственной части деятельности предприятия Гербера.
     Отпуск материалов со склада в производство (производственный цех) осуществляется по требованию - накладной (форма № М-11), составляемой исходя из потребности в материалах и их остатках на складе. 
     Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом (заведующим складом). Один экземпляр служит основанием для списания материалов со складского учета, а второй - для учета материалов в производстве (заведующим производством). 
     Такими же накладными оформляются операции по сдаче на склад остатков из производства неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по накладной), а также сдача отходов и брака. 
     Данные о наличии материалов на складе на начало и конец отчетного периода, а также об их отпуске в производство, отражаются в материальном отчете Формы материального отчета, акта расхода материалов в производстве и производственного отчета о движении готовой продукции утверждаются руководителем организации при утверждении учетной политики швейного предприятия (организации). 
     На лицевой стороне материального отчета отражается номенклатура используемых и наличествующих материалов, их реквизитов (единица измерения, ГОСТ и т.д.), учетной цены, остатков на начало отчетного периода, количестве прихода и расхода в течение отчетного периода, и об остатках материалов на конец отчетного периода. 
     Данные о наличии и движении материалов отражаются как в натуральном, так и в ценовом исчислении. 
     На оборотной стороне отчета отражаются обобщенные данные о движении и расходовании материалов по их поставщикам (получателям) и счетам бухгалтерского учета. 
     Основанием для производства записей во втором разделе служат первичные оправдательные документы по оприходованию материалов от поставщиков (приходный ордер по форме № М-4 , акт о приемке материалов по форме № М-7  и т.п.) и передаче их в производство (требование - накладная по форме № М-11) или сторонним организациям (накладная на отпуск материалов по форме № М-15 и др.).
     Отчет представляется ежемесячно материально ответственным лицом (заведующим складом) с приложением к нему всех оправдательных документов, послуживших основанием для производства записей в отчете. Расход материалов в производстве оформляется «Актом расхода материалов в производстве». 
     Выпущенные и сданные на склад готовые изделия отражаются в производственном отчете, состоящем из трех разделов. 
     В первом разделе отчета приводятся данные о движении материалов (наименование, единица измерения, цена, остаток на начало отчетного периода, приход и расход материалов за отчетный период, остаток материалов на конец отчетного периода). 
     Во втором разделе приводятся данные о получении материалов со склада и отпуске их в производство, с определением счетов бухгалтерского учета и производственных заказов. 
     В третьем разделе отражаются данные об объемах готовой продукции. 
     Материальное лицо сдает отчет каждые 10 дней в бухгалтерию. При поступлении документа в бухгалтерию их всесторонняя проверка и обработка:
     1) по форме заполнения – выясняется, все ли реквизиты заполнены и правильно ли это сделано;
     2) по существу – проверяется законность и целесообразность выполнения операций;
     3) все ли правильно – проверяется правильность подсчетов;
     4) принятие к бухгалтерскому учету, включающее: группировку, таксировку, контировку.
     После обработки документов в учетных регистрах делаются  соответствующие проводки, а сами документы вместе с учеными регистрами в течение года хранятся в бухгалтерии предприятия, а затем передаются в архив.

     3.  Предложения по повышению эффективности управленческого 
документооборота ООО «Гербера»

     
     Сегодня уровень развития компьютерных технологий освобождает человека от выполнения рутинных операций практически в любой сфере деятельности. Не стало исключением и швейное производство «Гербера». На протяжении нескольких лет успешно ведутся работы по автоматизации первичных производственных процессов: раскрой ткани, пошив, глажение и упаковка готовых изделий. Сейчас назрела необходимость внедрения комплексной системы электронного документооборота, которая свяжет все технологические и управленческие операции в единое целое. В качестве основной платформы специалисты рекомендуют использовать программный продукт «1С: Предприятие 8». 
      Рассмотрим  задачи стоящие перед предприятием при автоматизации документооборота швейного производства. Первая – учет исходных материалов (ткань, нитки, фурнитура), готовых изделий и остатков. Вторая –расчет заработной платы сотрудников (в том числе, сдельной). Третья – ведение бухгалтерского учета на основе обмена данными между различными составляющими системы. И, последнее, автоматизируются взаиморасчеты с поставщиками и потребителями. К сказанному выше, нужно добавить возможность контроля за всеми блоками системы на любом этапе работы. Рассмотрим выгоды автоматизации специфических процессов швейного производства «Гербера» подробнее. 
     Система автоматизации документооборота швейного производства должна учитывает особые характеристики готовой продукции. В ней есть возможность формирования конфекционной (содержит информацию о ткани и фурнитуре с нормативами расхода) или технологической карт (включает описание типовой последовательности операций для пошива каждого наименования изделий). 
     Скрупулезным образом проработана функция учета ткани. Тут возможна детализация имеющихся в наличии материалов с точностью до рулона. Учет поступления ведется в рулонах с указанием размеров и метража каждого из них. Учет отходов швейного производства оформляется по фактическому весу.
     В подсистеме раскройного цеха имеется возможность выделить все специфические операции этого структурного подразделения – объединить производственные планы, раскройные карты, регулирующие расход ткани и количество бракованных изделий и технологических отходов. Кроме того имеется возможность учета работ и материалов в разрезе бригад и отдельных исполнителей. 
         Технологические процессы швейного цеха предприятия распределены в системе автоматизированного документооборота по маршрутным картам. Т.е. в карте фиксируется количество операций, выполненных каждым сотрудником и бригадой в целом. Здесь же аккумулируются лимитно-заборные карты, отражающие перемещение фурнитуры. Для каждой бригады выводится отчетность по остаткам ткани, фурнитуры и по количеству готовых изделий, переданных на склад.
     Необходимо отметить, что от внедрения электронного документооборота у предприятия будет  экономия.
     В любом производстве, и в швейном  «Гербера» в частности, будут получены выгоды, поддающиеся количественному измерению, и будут эффекты управленческого характера.
     Количественно можно высчитать такие параметры экономии в условиях автоматизированной системы документооборота, как экономия:
     * денежных средств на расходные материалы (бумагу), оборудование (копировально-множительную технику), передачу информации в бумажном виде,  хранение бумажных документов (высвобождение места) 
     * рабочего времени сотрудников на традиционную обработку документов (передача, копирование, размещение, поиск) 
     * времени прохождения документов внутри организации.
     К положительным эффектам автоматизации документооборота производства «Гербера» неподдающимся количественному выражению, относят следующие: 
     * Повышение оперативности исполнения документов и предоставления услуг, своевременность принятия  управленческих решений, связанных со скоростью движения документов. В разы сокращается время управленческой работы с документами (согласования, правки, утверждения) 
     * Прозрачность бизнес-процессов, усиление контроля за информационными потоками и производственными процессами 
     * Переход на качественно новый уровень работы с документами, появление возможности многократного использования информации в различных целях 
     * Создание условий для быстрого обмена информацией между отдельными подразделениями одной организации, объединение  в единую структуру на основе совместного ведения электронных баз данных 
     * Рост общекультурного уровня сотрудников, повышение коммуникационных возможностей рабочих групп. 
     Таким образом, внедрение системы автоматизации документооборота – это необходимое условие для перехода на более качественный уровень управления бизнес-процессами швейного производства «.......................