Документирование деятельности высшего учебного заведения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Б.Б. ГОРОДОВИКОВА»

ГУМАНИТАРНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ИСТОРИИ РОССИИ, ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ 











ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГБОУ ВО «КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Б.Б. ГОРОДОВИКОВА»)









      

      						        Выпускная квалификационная работа 

        						        студентки 4 курса 

            					        направления  «Документоведение

 						        и архивоведение » 

       						        Манджиевой А.А._______________



        Научный руководитель:

  						        к.и.н., доцент

        Амаева Д.В.____________________



      						        «Допущен к защите»

        Зав. кафедрой истории России, 

        						        документоведения и архивоведения

     						        д.и.н., профессор

       						        Команджаев А.Н.______________

      						        «___»__________2017 г.







Элиста, 2017





СОДЕРЖАНИЕ



Введение……………………………………………………………….…...

3

ГЛАВА? 1. СТРУКТУРА, ФУНКЦИИИ И НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГБОУ ВО «КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Б.Б. ГОРОДОВИКОВА» …………………………………..…………………..                                    

 5

1.1. История создания, структура и цели образовательного учреждения………………………………………………………...………. 

5

1.2. Нормативно-правовая база,  регламентирующая деятельность образовательного учреждения ……………………………………………

12



ГЛАВА? 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФГБОУ ВО «КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Б.Б. ГОРОДОВИКОВА» …………………………………………..………...…

18

2.1.Cтруктура управления делами КалмГУ……………………………....

18

2.2. Анализ системы документооборота ……..…………….…………….

22

2.3.Порядок организации работы с документами в делопроизводстве...

31



Заключение?…………………………………………………………………

48    

Список? использованных ? источников? и литературы………………….…

51

Приложение ………………………………………………………………..

56













ВВЕДЕНИЕ



Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Тема данной выпускной квалификационной работы – документирование деятельности в высших учебных заведениях на примере ФГБОУ ВО «Калмыцкий государственный университет им. Б.Б. Городовикова».  Актуальность работы заключается в том, что в настоящее время чрезвычайно важно организовывать работу службы делопроизводства максимально рационально.

Документ  является  основным  способом  фиксации  и  передачи управленческой  и  иной  информации  в  системе  управления,  и  от  того, насколько  эффективно  организована  работа  с  документами,  во  многом зависит   качество   принимаемых   решений   и,   следовательно, результативность    деятельности    образовательного    учреждения или  организации.  Работа с документами требует специальных знаний и навыков, так как в процессе работы делопроизводителю приходится иметь дело со множеством видов документов, каждая из которых имеет свою особенность в оформлении и составлении. 	

Цели и задачи исследования. Цель выпускной квалификационной работы  – проанализировать особенности документирования деятельности в ФГБОУ ВО «Калмыцкий государственный университет им. Б.Б. Городовикова». 

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

рассмотреть историю создания, структуру, функции и  направления деятельности Калмыцкого государственного университета им. Б.Б. Городовикова.

проанализировать федеральные и региональные нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность образовательных учреждений;

проанализировать систему документооборота КалмГУ

исследовать документационное обеспечение деятельности КалмГУ;

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности высших учебных заведений.

Предметом исследования является документационное обеспечение Калмыцкого государственного университета им. Б.Б. Городовикова.

Хронологические рамки включают в себя период с момента образования Калмыцкого государственного университета по 2017 год. 

 В основе работы лежат методы анализа, наблюдения и сравнения, позволяющие объективно оценить, провести анализ и сравнение полученных данных. 

Источниковую основу выпускной квалификационной работы составляют положения Конституции Российской Федерации, законодательные и нормативно-правовые акты федерального и регионального значения. Для теоретических выводов учитывались научные публикации и практические разработки ведомственного характера. Основным  источником для написания выпускной квалификационной работы послужили: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказ Министерства образования и науки РФ от 13 октября 2015 г № 1134 о ФГБОУ ВПО «Калмыцкий государственный университет»; приказ ФГБОУ ВПО «КалмГУ» от 3 июня 2011 г № 530 о/д «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «Калмыцкий государственный университет». Также были проанализированы  монографии и учебные пособия: И.М. Корнилова «Становление и развитие высшего образования в Калмыкии (1920–2005 гг.)»; И.Н. Кузнецов «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления»; Н.Н. Куняев «Документоведение»; Т. В. Кугушева «Делопроизводство»; Т.А. Быкова «Документационное обеспечение управления». Вышеизложенная литература имеет главные требования, которые предъявляются к составлению документов, а также затрагивают вопросы по правилам документационного обеспечения государственного учреждения.	

 Структура выпускной  квалификационной  работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.	

ГЛАВА? 1. СТРУКТУРА, ФУНКЦИИИ И НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГБОУ ВО «КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Б.Б. ГОРОДОВИКОВА»

                         

История создания, структура и цели образовательного учреждения 



Калмыцкий государственный университет был создан 1 января 1970 года на базе Калмыцкого педагогического института. Появление первого государственного университета ознаменовало собой новый этап в развитии высшего образования в Калмыкии. Первоначально  Калмыцкий государственный  университет состоял из четырех факультетов, три из которых университет унаследовал от пединститута: биологический, филологический, физико-математический и четвертый - сельскохозяйственный - принял студентов с его открытием.

В 1970 - 1980-е годы открывались новые факультеты и подразделения: гидромелиоративный факультет (впоследствии - инженерно-мелиоративный) с двумя специальностями: «Гидромелиорация», «Механизация мелиоративных работ» (1981); педагогический факультет со специальностями: «Труд», «Педагогика и методика начального обучения» (1987). Начата подготовка по специальности  «Бухгалтерский учет» (1983). Было положено начало строительства  учебно-лабораторного комплекса КалмГУ. 

В 1975-1976 гг. первые выпуски по специальностям «Зоотехния», «Агрономия», «Экономика сельского хозяйства», «История» и «Романо-германская филология». В это же время ввели в эксплуатацию два общежития на 740 мест и столовую на 530 мест. 

В 1979 году впервые вышла в свет газета «Калмыцкий университет». 

В 1990-е годы были открыты новые специальности: «Механизация сельского хозяйства» (1990); «Юриспруденция» (1992); «Государственное и муниципальное управление» (1993); «Менеджмент» (1994); «Технология сельскохозяйственного производства» (1995); «Природоохранное обустройство территории» и «Национальная экономика» (1997). Были организованы: факультет калмыцкой филологии и культуры, историко-юридический факультет, факультет экономики и управления, на базе математического и физического факультетов создан факультет математики и физики. После объединения с общетехническим факультетом инженерно-мелиоративный факультет стал называться инженерным.

В 1995 году был организован Центр довузовской подготовки на базе подготовительных курсов. В структуру университета в 1997 году был  введен Башантинский аграрный колледж. Укреплялась материально-техническая база университета: введены в эксплуатацию новый учебно-лабораторный корпус, несколько студенческих общежитий и многое другое. Были налажены и расширены разносторонние научные связи с производством. Университет активно участвовал в процессе создания в регионе современной отраслевой структуры народно-хозяйственного комплекса, социально-культурной сферы. За 20 с небольшим лет университет существенно увеличил контингент обучающихся, направления их подготовки, перечень специальностей и квалификаций. Рост профессорско - преподавательского состава сопровождался значительным укреплением его качественных характеристик. Университетская жизнь стала во многом определяться новыми поколениями учёных.

Во второй половине 80-х годов ХХ века СССР явственно вступил в системный кризис, который углубился в начале 90-х и привёл к его распаду. Российская Федерация - новое суверенное государство на постсоветском пространстве вступила на путь радикальных преобразований, что предполагало демонтаж советских системообразующих начал и строительство новых, демократических. 

Таким образом, Калмыцкий государственный университет имеет собственную историю. Высшее образование республики своим началом обязано советской власти, которое видело в нём фактор, позволяющий на месте, в регионе адекватно ответить на вызовы времени. Каждый новый этап в развитии нашего университета связан с необходимостью реализации им миссии социокультурного обновления. 

Цель Калмыцкого государственного университета заключается в удовлетворении образовательных потребностей республики; сохранении и приумножении духовных ценностей человечества посредством сохранения и развития культурного многообразия и самобытности, дальнейшем развитии идей толерантности и взаимодействия культур в регионе; проведении научных исследований и внедрении инновационных проектов, направленных на развитие региона и страны; формировании идеологии российской государственности.

В соответствии с приказом № 1494-о/д от 28.10.2015 г.  университет получил новое наименование - федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Калмыцкий государственный университет имени Б. Б. Городовикова».

В настоящее время Калмыцкий государственный университет состоит из 10 факультетов и института калмыцкой филологии и востоковедения. Университет осуществляет  подготовку студентов по 24 специальностям, 35 направлениям бакалавриата, 13 направлениям магистратуры, по 14 специальностям среднего профессионального образования, по ряду программ дополнительного образования. 

По очной и заочной формам обучения на сегодня в университете обучается около 8 тысяч студентов. Студенческий коллектив в университете интернационален, у нас учатся студенты из разных уголков страны - из республик Башкортостан, Дагестан, Коми, Крым и Тыва, Ставропольского края, Астраханской, Волгоградской, Калужской, Московской, Свердловской, Ростовской и Тульской областей, городов Москва и Санкт-Петербург, Чукотского и Ямало-Ненецкого АО. Так же увеличилась доля поступающих в КалмГУ иностранных студентов, из таких стран как: Афганистан, Азербайджан, Армения, Китай, Конго, Ирак, Казахстан, Киргизия, Мали, Монголия, Марокко, Нигерия, Вьетнам, Сирия, Таджикистан, Туркмения, Украина, Узбекистан, Замбия, Абхазия.

Научно-исследовательскую и учебно-воспитательную работу проводит высокопрофессиональный профессорско-преподавательский коллектив: 80 докторов наук, профессоров, более 230 кандидатов наук. За вклад в воспитание молодежи, общекультурную и миротворческую деятельность, подготовку специалистов для республики звания Почетных профессоров КГУ присвоены Патриарху Алексию II, Далай-ламе XIV, Президенту К. Илюмжинову, скульптору Э. Неизвестному, народному поэту Д. Кугультинову, депутату Госдумы России Г. Кулику, Председателю Северо-Кавказского научного центра высшей школы Ю. Жданову.

На протяжении многих лет в Калмыцком госуниверситете сложилась определенная система привлечения студентов к научно-исследовательской работе, что обеспечивает тесную интеграцию образовательного процесса с наукой. Каждый год в университете проводятся дни студенческой науки, студенческие научные конференции, конкурсы студенческих работ и докладов, лучшие из которых публикуются в регулярно издаваемых сборниках научных работ студентов, аспирантов и молодых ученых университета. Особое внимание уделяется участию студентов в оплачиваемой научной работе в рамках научно-технических программ и инновационных проектов.

Университет имеет прочные научные связи с ведущими вузами Южного федерального округа (Южный федеральный университет, Астраханский, Волгоградский и Кубанский государственные университеты), университетами национальных республик (Кабардино-Балкарский университет, Дагестанский университет, Мордовский университет), структурными подразделениями Российской Академии наук (Южный научный центр РАН, Пулковская обсерватория). Такое сотрудничество оказывает положительное влияние фундаментальной науки на становление и развитие научной и образовательной деятельности, на достижение реальных результатов в подготовке специалистов и кадров высшей квалификации. 

Поиск новых форм взаимодействия определяет сегодняшнюю международную жизнь университета. Реализация совместных образовательных программ с зарубежными вузами стала для КалмГУ одной из стратегических задач, в решении которой самостоятельность вуза является решающим фактором в процессе её разработки и реализации.  

Университет начал реализацию совместных образовательных программ со следующими вузами- партнёрами: Карлов университет (г. Прага, Чешская Республика);  Высшая школа экономики и менеджмента (г. Прага, Чешская Республика); Университет Южной Богемии в Ческе-Будеёвице, Чешская Республика; Иссык-Кульский государственный университет имени К. Тыныстанова (Республика Кыргызстан); Бишкекский гуманитарный университет (Республика Кыргызстан).

Калмыцкий государственный университет активно сотрудничает со многими зарубежными вузами: Атырауским государственным университетом им. Х. Досмухамедова, Актауским государственным университетом им. Ш. Есенова, Университетом Внутренней Монголии (КНР), Фондом развития образования и культуры ойратов (монголов) Синьцзяна (г. Урумчи, КНР), Педагогическим Университетом «Гурван-Эрдэнэ» (Монголия), Консорциумом «Московские университеты в Монголии» при Образовательном Центре Московского энергетического института (технического университета) в Монголии, Монгольским государственным университетом, Монгольским государственным педагогическим университетом, Институтом Археологии Рурского университета (г. Бохум, Германия), университетом Ф. Шиллера в г. Йена, с вузами Финляндии (Похгейс - Саво Политехник), Великобритании (Ньюман-колледж, Бирмингем), Испании (Малага) и США. 

При Калмыцком государственном университете создано отделение Института «Лингвапакс» (ЮНЕСКОКАТ, Барселона, Испания) «Лингвапакс - Калмыкия», предметом и целью деятельности которого является содействие сохранению языкового многообразия в мире.

На протяжении многих десятилетий КалмГУ – кузница кадров для Республики Калмыкия. Профессионализм и организаторские навыки отличают выпускников университета, работающих на руководящих должностях. До 80% руководителей и специалистов народного хозяйства по республике Калмыкия являются выпускниками Калмыцкого государственного университета. За период деятельности вуза среди выпускников  депутаты Государственной Думы Российской Федерации, парламента Республики Калмыкия, министры и заместители министров РК, проректоры вузов, директора школ, руководители организаций и предприятий. Во всех сферах экономики нашего родного края трудятся выпускники университета. 

Сегодня мы с уверенностью можем говорить о том, что наш вуз стал не только научным и учебным центром, но и центром, который является самым необходимым инструментом в экономике нашей республики. На базе университета трудятся ученые нашей республики, которые вносят реальный вклад в народно-хозяйственный комплекс нашей Калмыкии



 1.2 Нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность образовательного учреждения



Нормативно-правовая база – это основа деятельности образовательного учреждения. «Образовательное учреждение является юридическим лицом», т.е. субъектом гражданского права. Работа образовательного учреждения, взаимоотношения участников образовательного процесса должны быть четко регламентированы. Каждое образовательное учреждение строит свою деятельность на основе нормативно-правовой документации, разработанной непосредственно в учреждении в соответствии с законодательством РФ.

Нормативно-правовая база образовательной организации – совокупность документов, регламентирующих деятельность образовательной организации. Правовое обеспечение деятельности образовательной организации носит многоуровневый характер. Систему законодательства Российской Федерации составляет весьма большое количество разнообразных по содержанию, форме и юридической силе нормативных правовых актов. Значимость и роль нормативного правового акта в системе законодательства определяется, прежде всего, его юридической силой. По юридической силе все нормативные правовые акты можно разделить на законы и подзаконные акты. Законы принимаются законодательными (представительными) органами власти, а подзаконные акты - исполнительными органами власти. Среди законов важнейшую роль играет Конституция Российской Федерации, принятая Всенародном голосованием 12 декабря 1993 г. Конституция носит высшую юридическую силу, все законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не могут ей противоречить. Деятельность образовательной организации регулируется федеральными нормативными актами, нормативными актами органов власти субъектов РФ, а также органов местного самоуправления. 

Структура нормативно-правовой базы образовательного учреждения:

федеральный уровень;

региональный уровень;

муниципальный уровень;

уровень образовательного учреждения.

Основные принципы организации и реализации образовательной деятельности изложены в Федеральных Законах.

Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ (в ред. от 02.03.2016г.).

ФЗ РФ № 99 от 04.05.2011 «О лицензировании отдельных видов деятельности» (в ред. от 30.12.2015г.).

ФЗ РФ от 08.11.2010 № 293-ФЗ (в ред. от 22.10.2014)  «О внесении изменений в отдельные законодательные акты российской федерации в связи с совершенствованием контрольно-надзорных функций и оптимизацией предоставления государственных услуг в сфере образования».

Федеральный закон от 27 июля 2006г. № 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «О персональных данных».

Постановления Правительства РФ в виде Положений более подробно определяют параметры деятельности тех или иных институций.

Постановление Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 № 1039 «О государственной аккредитации образовательной деятельности» (в ред. от 09.09.2015)

Постановление Правительства Российской Федерации от 10 июля 2013 г. № 582 «Об утверждении правил размещения на официальном сайте образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «интернет» и обновления информации об образовательной организации»

Постановление Правительства РФ от 15.07.2013 № 594 (ред. от 13.02.2016) «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки»

Постановление Правительства РФ от 28.10.2013 № 966 (ред. от 03.12. 2015) «О лицензировании образовательной деятельности» (вместе с "Положением о лицензировании образовательной деятельности).

Приказы Министерств дают точные параметры, характеристики различных сторон деятельности субъектов. Например, нормативы формирования библиотечных фондов ВУЗов, требования к минимальной оснащенности учебного процесса, требования в части охраны здоровья обучающихся, квалификационные характеристики должностей работников образования и т.д.

В настоящее время регулирование образовательного процесса осуществляет государство, создавая образовательные учреждения, которые занимают особое место в системе общественного развития. Образовательное учреждение, как и любое юридическое лицо, подлежит обязательной государственной регистрации. Регистрацию образовательных учреждений производят налоговые органы. В результате у образовательного учреждения появляются права юридического лица в части ведения финансово- хозяйственной деятельности, предусмотренной уставом и направленной на подготовку образовательного процесса. Установленный законом срок рассмотрения представляемых на государственную регистрацию документов составляет 1 месяц. Зарегистрированное образовательное учреждение также должно быть поставлено на налоговый учет (с присвоением ИНН - идентификационного номера налогоплательщика).

Возвращаясь к вопросу нормативно-правового регулирования образовательной деятельности в России на современном этапе, перечислим нормативно-правовые акты, регулирующие образовательную деятельность. В пункте 40 части 1 статьи 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «О лицензировании отдельных видов деятельности»  закреплено, что осуществление образовательной деятельности требует получения лицензии. В Постановлении Правительства РФ от 28.10.2013 № 966 (ред. от 27.11.2014) «О лицензировании образовательной деятельности» установлен порядок лицензирования образовательной деятельности.

Образование в республике Калмыкия осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», федеральными законами, Степным Уложением (Конституцией) Республики Калмыкия, законом республики Калмыкия «Об образовании», другими законами Республики Калмыкия, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Калмыкия в сфере образования.

 Сфера образования является приоритетной в деятельности органов государственной власти Республики Калмыкия. Приоритетность гарантируется ежегодным выделением финансовых средств на нужды образования из республиканского бюджета в размере, достаточном для обеспечения гарантий прав граждан на получение образования в соответствии с компетенцией Республики Калмыкия, а также защищенностью соответствующих расходных статей республиканского бюджета, обеспечением необходимых мер по социальной поддержке работников образовательных учреждений, обучающихся и воспитанников.

Согласно положениям ст. 8 Закона к полномочиям, переданным Российской Федерацией органам исполнительной власти Республики Калмыкия, в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» относятся следующие полномочия:

– осуществление контроля качества образования;

– лицензирование и государственная аккредитация образовательных учреждений, расположенных на территории Республики Калмыкия;

– надзор и контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области образования расположенными на территории Республики Калмыкия образовательными учреждениями, а также органами местного самоуправления, осуществляющими управление в сфере образования;

– принятие мер по устранению нарушений законодательства Российской Федерации в области образования.

Деятельность образовательных учреждений на территории республики также регулируется региональными нормативно-правовыми актами. Среди них можно выделить следующие нормативно-правовые акты:

Закон Республики Калмыкия от 15 декабря 2014 г. №94-V-З «Об образовании в Республике Калмыкия».

Закон Республики Калмыкия от 2 июня 2011 года № 265-IV-З «Об оплате труда работников государственных учреждений Республики Калмыкия, финансируемых за счет средств республиканского бюджета».

Закон Республики Калмыкия Закон Республики Калмыкия от 15 декабря 2014 г. № 93-V-З «О государственных языках Республики Калмыкия и иных языках в Республике Калмыкия».

Постановление Правительства Республики Калмыкия от 7 мая 2013 г. № 214 «О Государственной программе «Развитие образования Республики Калмыкия на 2013-2017 годы» (с изменениями).

Постановление Правительства Республики Калмыкия от 30 декабря 2015 года №432 «О республиканском совете по реализации в Республике Калмыкия приоритетного национального проекта «Образование».

Нормативно-правовое регулирование образовательной деятельности в России на современном этапе с учетом возникших современных проблем по обязательствам по оказанию образовательных услуг, безусловно, требует дальнейшего научного анализа и законодательного закрепления.

























































ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФГБОУ ВО «КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Б.Б. ГОРОДОВИКОВА»



2.1. Cтруктура службы документационного обеспечения управления



Вопросами делопроизводства в Калмыцком государственном университете им. Б.Б. Городовикова занимается управление делами. 

Управление делами в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативными актами вышестоящих органов, принятыми в установленном порядке, Уставом ФГБОУ ВО «Калмыцкого государственного университета», Правилами внутреннего распорядка и иными утвержденными в университете локальными актами, Положением об управлении делами, а также приказами ректора. Оно является структурным подразделением университета и подчиняется непосредственно ректору. Основными задачами деятельности управления является организационно-техническое, архивное, материальное, кадровое и правовое обеспечение деятельности ФГБОУ ВО «Калмыцкий государственный университет им. Б.Б. Городовикова».

 В состав Управления делами входят:

- отдел правового и кадрового обеспечения;

- отдел документационного обеспечения и архива;

- секретариат.

Непосредственно делопроизводством занимаются два отдела: отдел документационного обеспечения и архива и секретариат.

Задачи отдела документационного обеспечения и архива:

- организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

- архивное обеспечение деятельности КалмГУ, комплектование, обеспечение сохранности документов постоянного, длительного срока хранения, образующихся в деятельности КалмГУ, организация учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в КалмГУ.

- обеспечение оперативного прохождения документов, совершенствование форм и методов работы с документами, повышение уровня исполнительской дисциплины, анализ состояния документооборота;

- обеспечение единого порядка документирования и организация работы с документами;

- осуществление контроля исполнения документов;

- комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов;

- обеспечение сохранности принятых на хранение документов;

- выдача в установленном порядке документов, копий фонда пользования, контроль движения фондов и дел.

Задачи секретариата:

- документационное обеспечение работы руководства ФГБОУ ВО «КалмГУ»: ректора, президента и коллегиального органа управления университетом – ученого совета.

- организационное обеспечение работы руководства ФГБОУ ВО «КалмГУ».

- справочно-информационное обеспечение работы руководства ФГБОУ ВО «КалмГУ».

- техническое обеспечение работы руководства ФГБОУ ВО «КалмГУ».

Наряду  с  положением  о  службе  разрабатываются  должностные инструкции  работников.  Они  регламентируют  организационно-правовое положение  работников,  обеспечиваю  условия  для  эффективной  работы, позволяют  объективно  оценивать  деятельность  работников  и  являются нормативной  основой  для  применения  к  ним  мер  дисциплинарного воздействия,  а  также  позволяют  реализовать  основной  принцип рационализации труда -  принцип разделения и кооперации. При  разработке  должностных  инструкций  для  работников  службы следует      руководствоваться       Тарифно-квалификационными характеристиками   по   должностям   служащих.   Для   повышения ответственности  работников  за  выполнение  должностных  обязанностей в  полном  объеме  каждый  работник  должен  быть  ознакомлен с должностной инструкцией либо после ее утверждения, либо при приеме на работу. Серьезную   проблему   для   вузов   представляет   определение оптимальной  численности  работников  службы.  Ведь  недостаточное количество  работников  приведет  к  перегруженности  их  работой, увеличению  времени  обработки  документов  и  другим  негативным последствиям,   а   избыточное   количество   работников   приведет к  неоправданному  расходованию  фонда  заработной  платы,  снижению ответственности  работников.  Существует  несколько  методик  расчета численности  работников  службы.  По  одной  из  них  численность рассчитывается  исходя  из  данных  об  объеме  документооборота  вуза.

К  сожалению,  в  большинстве  своем  вузы  не  ведут  учета  объема документооборота или ведут,  но  не полный учет. Наиболее  приемлемой для большинства вузов является методика, основанная на типовых нормах времени. Одной  из  функций  службы  делопроизводства  вуза  является  выбор оптимальной  технологии  работы  с  документами  и  закрепление ее в инструкции по делопроизводству. Она устанавливает единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведение учета,  регистрации,  контроля  исполнения  и  хранения  документов, утверждается  руководителем  и  имеет  обязательный  характер  для  всех работников.  Цель  -   совершенствование  работы  с  документами, сокращение  количества  и  повышение  качества  подготовки  документов, упорядочение  документооборота  и  оптимизация  управленческого  труда. Разрабатывается  на  основе  ГСДОУ  и  государственных  стандартов на документацию. Положения  инструкции  не  должны  противоречить  действующему законодательству.  К  сожалению  нормативные  правовые  акты  в  области делопроизводства  не  определяют  структуру  информации  и  ее  типовое содержание,  отсутствуют  и  методические  документы  по  ее  разработке, поэтому  работники  службы  делопроизводства  вуза  сталкиваются со множеством трудностей при ее разработке. Организация службы делопроизводства предполагает решение одной проблемы  -   правильной  организации  рабочих  мест  и  создания благоприятных условий труда. К ним относятся: рациональная планировка служебных  помещений,  удобное  размещение  мебели  и  оборудования, создание  необходимого  комфорта,   способствующего   выполнению должностных  обязанностей   сотрудников.   При  этом   необходимо основываться  на  нормативном  документе  «Гигиенические  требования к помещениям, где устанавливаются персональные компьютеры».

Инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВО «Калмыцком государственном университете» была принята 3 июня 2011 года. Данная Инструкция состоит из нескольких разделов:

общие положения;

основные понятия;

документооборот;

требования к подготовке и представлению проектов нормативных актов;

контроль исполнения документов;

организация работы с документами в делопроизводстве;

порядок размножения документов и материалов;

особенности работы с электронными документами.

Многие перечисленные разделы Инструкции содержат подпункты.

Кроме того, Инструкция содержит 25 Приложений, которые в основном касаются правильного оформления документов. 



2.2. Анализ системы документооборота



Документооборот - это движение документов в университете с момента их формирования или получения до завершения исполнения или отправки. Основным показателем движения документов является объем документооборота - число документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются  Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными обязанностями их работников.

 	Документы, поступающие в университет, регистрируются и сканируются в день поступления. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц. Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес: ректора, проректора регистрируется в секторе документационного обеспечения Управления делами университета; института, факультетов - регистрируется в службе делопроизводства института, факультета; структурных подразделений – в структурном подразделении.

Запросы института, факультетов иных организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа, награждении и по другим вопросам социально-правового характера регистрируются в секторе документационного обеспечения.  Письма и обращения граждан регистрируются работниками сектора документационного обеспечения Управления делами и подлежат рассмотрению в сроки, установленные Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Зарегистрированные документы, поступившие на имя Ректора, а также в университет без указания конкретного должностного лица, передаются Управляющему делами, где они подготавливаются для доклада руководству университета с проектом указания по исполнению в бумажном или электронном виде, для постановки документов на контроль в секторе документационного обеспечения, отвечающем за контроль исполнения документов, а в необходимых случаях и для установления контрольного срока.

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, утверждения указания по исполнению.......................