Документационное обеспечение Муниципального бюджетного учреждения

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра управления персоналом и кадровой политики




ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

Документационное обеспечение Муниципального бюджетного учреждения МБУ «Школа № 62 г.о. Тольятти» и пути его совершенствования


Студента 6 курса 
заочной формы обучения
     Билалов А. В.
      						     
      Направление подготовки 
032001.65  « Документоведение и       документационное обеспечение управления»
     
     Научный руководитель
 к.фил.н., доцент Лосинская Е.В.




Допустить к защите на ГЭК
Зав. кафедрой
____________ А.В. Мельничук
_____ _________ 2016 г.






Москва 2016

     
     СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………3
ГЛАВА 1.	 ТЕОРЕТИКО–МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ.......................................................15
1.1. Понятие, сущность и роль документационного обеспечения
управления…………………………………………………………...16
1.2. Классификация, функции и порядок оформления управленческих документов………………………………………………………….....23
Выводы по первой главе..............................................................................33
ГЛАВА 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЫТ С ДОКУМЕНТАМИ В МБУ «ШКОЛА №62 Г.О. ТОЛЬЯТТИ»….........36
2.1. Краткая характеристика, структура, функции  и задачи МБУ «Школа №62 г.о. Тольятти»…………… ………… ……………………………........36
2.2. Анализ документооборота школы…………………………………......42
2.3. Анализ текущего и архивного хранения документов………………...52
Выводы по второй главе..............................................................................57
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 
МБУ «ШКОЛА №62 Г.О. ТОЛЬЯТТИ»..............................................….59
3.1. Разработка инструкции по делопроизводству 
МБУ «Школа № 62 г.о. Тольятти»................................................................59
3.2. Разработка предложений по совершенствованию электронного документооборота и хранения документов……………………………..…63
Выводы по третьей главе............................................................................75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………….........................77
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И 
ЛИТЕРАТУРЫ…..........................................................................................80
ПРИЛОЖЕНИЕ …………………………………………………………....91
     
ВВЕДЕНИЕ
     
     Правильно поставленная организация работы с документами, безусловно, влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Эффективно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
     Актуальность темы исследования обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления  в небольших муниципальных учреждениях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
     Объектом исследования является документационное обеспечение управления образовательным учреждением. 
     Предметом исследования является документационное обеспечение управления  муниципального бюджетного  учреждения  средняя  общеобразовательная школа № 62 городского округа Тольятти и пути его  совершенствования. 
     Целью выпускной квалификационной  работы является анализ документационного обеспечения управления МБУ СОШ № 62 г.о. Тольятти и определение направлений его совершенствования.
     Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
     1) изучение теоретических и методологических основ документационного обеспечения управления современным учреждением;
     2) исследование документационного обеспечения управления в деятельности образовательного учреждения на примере МБУ «Школа № 62»;
     3) определение направлений совершенствования документационного обеспечения управления исследуемого учреждения.
     Нормативно-правовая база исследования
     При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь использовались издания, содержащие общегосударственную нормативно-правовую  базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют:
     Прежде всего, это основной правовой акт Российской Федерации – Конституция Российской Федерации [1], определяющая современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена.  В Конституции РФ видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и Постановлений Правительства РФ.
     Гражданский кодекс РФ [2] регулирует гражданские правоотношения, т.е. устанавливает виды документов, появляющихся в процессе этих правоотношений.
     В Трудовом Кодексе РФ [3] большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.
     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [4] определяет основные положения, связанные с документированием информации. Законом также установлено, что документирование деятельности – обязательное условие включения информации о деятельности учреждений, предприятий, организаций в информационные ресурсы. Также в нем определяются ключевые понятия; регулируются отношения, которые возникли при создании и использовании информационных технологий, обеспечение защиты информации; осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
     При составлении российскими учреждениями и организациями управленческих документов должны обязательно учитываться нормы Закона 
     «О языках народов Российской Федерации» [6], которые определяют, что официальное делопроизводство на территории РФ, переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями ведется на государственном языке – русском, в республиках – на государственных языках данных республик.
     Важной проблемой в настоящее время является удостоверение документов на электронных носителях. На ее решение направлены, в частности, нормы  Федерального Закона «Об электронной подписи» [10]. Документ регламентирует использование электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, при совершении иных юридически значимых действий. Закон определяет виды электронных подписей, принципы использования электронной подписи, условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи, обязанности участников электронного взаимодействия, а также права и обязанности удостоверяющего центра и владельца квалифицированного сертификата.
     Федеральный закон «Об архивном деле» [11] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. 
     Федеральный закон «О почтовой связи» [12] устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации, определяет права и обязанности органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, иных участников деятельности в области почтовой связи, порядок регулирования деятельности в области почтовой связи и управления этой деятельностью, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи. 
     На основе этого Федерального закона разработаны и утверждены Правительством Российской Федерации «Правила оказания услуг почтовой связи» [16], которые определили права и обязанности операторов и пользователей почтовой связи, установили ряд терминов («адресат», «категория почтового отправления», «маркированный конверт», «письменная корреспонденция», «почтовый адрес» и др.)
     Постановлением Правительства Российской Федерации утверждены и «Правила оказания услуг телеграфной связи» [17]. В правилах даны определения ряда необходимых терминов («адресат», «телеграмма», «отправитель» и др.), установлены требования к порядку оформления телеграмм различных категорий, особенности оформления текста этого вида документа, его минимальный и максимальный объем, изложен порядок предоставления услуг телеграфной связи. 
     Для написания выпускной квалификационной работы также привлекались федеральные нормативно-методические материалы по документационному обеспечению.
     Прежде всего, это, Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [24]. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
     ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Но ряд норм ГСДОУ достаточно устарел и требует переделки, особенно это касается работы с электронными документами.
     Достаточно новым нормативно-методическим документом в области ДОУ являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [15]. Правила отражают все вопросы организации делопроизводства, и хотя они предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться службы ДОУ организаций любых форм собственности. Также в Правилах делопроизводства прописаны основные термины и понятия по ДОУ, даны  требования к созданию документов, к документообороту,  особенности работы с электронными документами.
     К Правилам делопроизводства Росархив разработал и утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [25]. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. Но ими могут пользоваться службы ДОУ организаций любых форм собственности. 
     Кроме перечисленного совсем недавно появился новый нормативно-методический документ – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указаниями сроков хранения [26], утвержденный Министерством культуры в августе 2010 года. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
     Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются «Основные правила работы архивов организаций» [27]. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела.
     «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» [36] является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.
     Ряд национальных государственных стандартов устанавливает правила оформления документов. Так, в настоящее время действует утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 ГОСТ Р 6.30-2003 [28], устанавливающий правила оформления реквизитов документов, в том числе реквизитов бланков, требования к текстам организационно-распорядительных документов, а также раскрывающий порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.
     Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации Госстандарт в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, применяемых в делопроизводстве.
     ГОСТ 17914-72 [31] разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.
     Стандартизация терминологии является общегосударственной формой регулирования языка в научной и технической деятельности. Термин представляет собой форму существования понятия, а терминология – систему терминов, соответствующих системе понятий. ГОСТ Р 7.0.8-2013 [29] нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле и их определения. В стандарт включено 174 термина, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании, в организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству. 
     ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [30], используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. 
     Кроме того, при написании работы необходимо было учесть отраслевую законодательную и нормативно-методическую базу, регламентирующую образовательную деятельность МБУ СОШ № 62 г.о. Тольятти и ее ведомственную принадлежность, как муниципального учреждения.
     Назовем некоторые из основных документов.
     Вступил в силу с 1 сентября 2013 года Федеральный закон Российской федерации  от 29.12.2012  № 273 - ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" [7]. Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые, организационные и экономические основы образования в Российской Федерации, основные принципы государственной политики Российской Федерации в сфере образования, общие правила функционирования системы образования и осуществления образовательной деятельности, определяет правовое положение участников отношений в сфере образования.
     Федеральный закон РФ от 06.10.2003 № 131-ФЗ – (в ред. от 02.07.2013) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [13] устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.
     С 1 января 2006 года вступил в силу Федеральный закон Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» [8] предметом которого являются отношения, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, в том числе и затрагивает образовательные услуги, которые может оказывать образовательное учреждение.
     Постановление Правительства РФ от 19.03.2001 № 196 «Об утверждении Типового положения об общеобразовательном учреждении» [18] с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 10.03.2009 № 216 [19], определяет цели, задачи, статус, форму собственности общеобразовательного учреждения, дает описание видов обучения, определяет отношения с учредителем.
     Порядок лицензирования, аттестации и аккредитации образовательной деятельности, в том числе, требования, условия и документы, необходимые для получения лицензии указаны в приказе Департамента науки и образования Администрации Самарской области от 14.06.2002 № 207-од «О внесении изменений и дополнений в новую редакцию Положения о порядке аттестации и государственной аккредитации образовательных учреждений Самарской области и в Порядок аттестации образовательных учреждений Самарской области» [23].
     К методическим документам по делопроизводству образовательных учреждений относятся: О школьной документации [38]; О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях [39]; Об изготовлении и использовании печатей с воспроизведением Государственного герба РФ [40]; О соблюдении секретности при подготовке экзаменационных материалов [41]; О порядке получения, учета, хранения, заполнения и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца [42]; Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании [43]; Об утверждении формы свидетельства о результатах единого государственного экзамена [22] и др.
     Из неопубликованных источников были использованы:
     * Устав МБУ СОШ № 62г.о. Тольятти, с помощью которого были определены основные задачи и функции, а также ее организационная структура [45].
     * Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы школы, которые позволили проанализировать состояние документационных процессов и разработать рекомендации по их совершенствованию.
     Для написания данной работы мы использовали специализированную литературу по ДОУ. Так, в работе Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» [73] рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003 и организация работы службы делопроизводства.
     Степень разработанности темы исследования 
     В издании «Практика делопроизводства: организация и ведение» В.И.Андреевой [51] представлены специальные комплексы документов, которые можно рекомендовать к внедрению для документационного обеспечения управления. Пособие подготовлено с учетом действующих законов, нормативных актов, стандартов, инструкций и других методических документов, регламентирующих кадровую деятельность организации, а также организацию работы с документами, правила их составления и оформления, порядок согласования, подписания и утверждения.
     Современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий рассматривает С.Л. Кузнецов в работе «Современные технологии документационного обеспечения управления» [71].
     В трудах М. Ю. Рогожина «Делопроизводство. Курс лекций» [77] представлен курс лекций, дающих ответы на все ключевые вопросы ведения делопроизводства организации.
     В.А. Семененко и Т. Елизаветина в учебном пособии «Информационная безопасность» [80] и рассматривают проблемы и возможности внедрения информационных технологий, а также необходимые меры защиты персональных данных работников. [62]
     В издании, подготовленном группой авторов – Кудряевым В.А., Галаховым В.В., Корнеевым И.К. [61] и др. освещены вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства, раскрыты способы и методы организации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности организаций. Кроме того, подробно рассматриваются вопросы особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки.
     В труде «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации» Непогода А.В. и Семченко П.А. [75] особое внимание уделено изучению требований государственных стандартов по оформлению документов, языку и стилю деловой корреспонденции, составу, порядку разработки документов, используемых в управленческой деятельности. Подробно описана технология документооборота в организации от момента получения (создания) до его исполнения или сдачи на хранение в архив. 
     В процессе написания данной работы использовались публикации периодических изданий, таких как: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт».
     Вопросы, связанные с организацией документооборота подробно рассмотрены в статьях В.Ф. Янковой [87] и Т.А. Быковой [56].
     В статьях Т.А. Быковой [55, 57, 59], рассмотрены виды документопотоков и маршруты их движения, также описаны этапы обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
     Документообороту и документному аудиту посвящены новые статьи Кукариной Ю.М [74] и Бобылевой М.П. [54].
     Тема регистрации документов поднимается в статьях В.Ф. Янковой [85, 86], Е.М. Каменевой [65].
     Изучению контроля исполнения документов посвящены статьи А. Савченко [78], Л.В. Санкиной [79]. В данных статьях подробно описывается каждый этап контроля исполнения документов, определены требования к рациональной системе контроля исполнения документов.
     Порядок составления и оформления номенклатуры дел освещен в статьях В.С. Иритиковой [64], Л.М. Вяловой [60], В.Ф. Янковой [87]. В данных статьях определяется, какие нормативные документы нужно изучить, чтобы составить номенклатуру дел, подробно рассматриваются этапы по составлению  номенклатуры дел, приводятся примеры.
     Все вышеперечисленные статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
     Новизна исследования заключается в том, что впервые была предпринята попытка рассмотреть, проанализировать документационное обеспечение управления  МБУ СОШ № 62 г.о. Тольятти и внести предложения по его совершенствованию.
     Научно-практическая значимость исследования состоит в том, что материалы данного исследования могут быть рекомендованы для применения в ДОУ аналогичных муниципальных учреждениях.
     Структура выпускной квалификационной работы 
     Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, разделенных на параграфы, заключения. списка использованной литературы и приложения.
     
     


 ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
 
 1.1. Понятие, сущность и роль документационного обеспечения управления
     
     Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
     Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
     Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
     В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
     Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу [73].
     Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
     Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
     Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
     Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.
     Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления [71, с. 48].
     Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.
     Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.
     Основные задачи документационного обеспечения управления:
     1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
     2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия [73].
     Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
     При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
     Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
     При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) [51, с. 34].
     Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
     Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
     Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
     Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [29].
     Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" – "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
     В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага" [73, с. 17].
     Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство" [73, с.17].
     К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ" [71, с. 11]. 
     Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.
     Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:
     1. "Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация";
     2. Информация – это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";
     3. "Информация – это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";
     4. "Информация – это то, что уменьшает неопределённость события" [76, с. 13].
     Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.
     Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 2006 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация рассматривается как "сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления" [4].
     Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначен.......................