Делопроизводство в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области

Реферат
     Пояснительная записка содержит 44 листа, 14 рисунков, 20 источников, 
3 приложения.
     ИНСПЕКТОР ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, УСТАВ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПИСЬМО – ЗАПРОС.
     Цель дипломной работы: изучить анализ постановки делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области и проанализировать документы.
     Предмет исследования: документы, регламентирующие и сопровождающие деятельность в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     Методы исследования: наблюдение и опрос.
     В первом разделе описана характеристика деятельности в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     Во втором разделе: анализ постановки делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     Третий раздел посвящен рекомендациям по усовершенствованию делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.

Содержание
Введение	6
1	Краткая характеристика деятельности в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области	8
2	Анализ постановки делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области	14
2.1	Анализ локальных нормативных документов	14
2.2	Регистрация документов, принимаемых в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области	22
2.3	Анализ работы с документами в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области	25
3	Рекомендации по усовершенствованию делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области	35
Заключение	42
Список использованных источников и литературы	43
Приложение А Акт о наличии обстоятельств, в соответствии с которыми исполнительный документ возвращается взыскателю	45
Приложение Б Постановление	48
Приложение В Письмо - запрос	51


Введение
     В Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области делопроизводство представляет деятельность по составлению и оформлению документов организации, обеспечению их движения, надлежащего учета и хранения. Для нормального функционирования любой современной организации анализ постановки делопроизводства имеет важнейшее значение: качественная организация работы с документами – основа оперативного принятия и исполнения управленческих решений, нормального течения всех процессов организации.
     Документационное обеспечение управления в организации осуществляет инспектор делопроизводства, который проводит работу по приему и регистрации поступившей корреспонденции с применением регистрационных карточек или компьютерной обработкой поступившей корреспонденции в соответствии с резолюциями судьи передаёт документы на исполнение. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию и корреспонденцию по адресатам. Осуществляет копирование документов. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Подготавливает и сдает в архив организации документы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации, создавая необходимый режим их хранения.
     Документы являются средством фиксации явлений, фактов и событий государственной, общественной и частной жизни.
     Документы, откладывающиеся в делопроизводстве учреждения, подразделяются на полученные извне и составленные им самим.
     По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. В учреждении входящие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — исходящие документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
     В данной дипломной работе рассмотрены теоретические и практические основы документирования деятельности в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.
     Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования деятельности организациями, в данном случае, в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области, что ведёт к снижению эффективности труда, материальным и временным издержкам.
     Цель данной дипломной состоит в изучении организации работы с документами в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области, и проанализировать документы.
1 
Краткая характеристика деятельности в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Полное наименование организации: Камешкирский районный отдел судебных приставов Управления Федеральной службы судебных приставов России по Пензенской области.
     Сокращенное название: Камешкирский РОСП УФССП России по Пензенской области.
     Камешкирский РОСП УФССП России по Пензенской области зарегистрирован 22 декабря 2004 года Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Железнодорожному району города Пензы. Основным видом деятельности является «Деятельность территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в городах и районах субъектов Российской Федерации». Юридический адрес: ул. Радищева, 3, с. Русский Камешкир, Камешкирский район, Пензенская область, 442450. Управляющим организацией является Логинова Наталья Анатольевна.
     Камешкирский РОСП УФССП РФ по Пензенской области осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):
     * государственное управление и обеспечение военной безопасности; социальное страхование;
     * государственное управление общего и социально-экономического характера;
     * государственное управление общего характера;
     * деятельность федеральных органов государственной власти по управлению вопросами общего характера, кроме судебной власти;
      * деятельность территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в городах и районах субъектов российской федерации(основной вид деятельности).
     Структура Камешкирского РОСП УФССП России по Пензенской области представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Структура Камешкирского РОСП УФССП России по Пензенской области
     Как видно из структуры, Камешкирский РОСП УФССП России по Пензенской области состоит из начальника отдела, его заместителя, инспектора по ведению депозитного счёта, инспектора делопроизводства и непосредственно самого судебного пристава – исполнителя. Отдел не является абстрактным и независимым образованием, и как все другие объекты материального мира взаимодействует с окружающей средой. В частности, из окружающей среды в отдел поступают исполнительные документы, а также осуществляется контроль (ведомственный, судебный, прокурорский). Кроме того, спецификой отдела является, то, что судебный пристав-исполнитель является самостоятельной процессуальной фигурой, выносит властные правоприменительные акты от своего имени, и только он является непосредственным исполнителем судебных актов и актов иных органов.
     Старший судебный пристав возглавляет, Камешкирский РОСП УФССП России по Пензенской области.
     Старший судебный пристав:
     * организует работу подразделения судебных приставов;
     * обеспечивает принятие мер по своевременному и полному исполнению судебными приставами-исполнителями судебных актов, актов других органов и должностных лиц, утверждает постановления судебных приставов-исполнителей в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об исполнительном производстве»;
     * организует и контролирует деятельность находящихся в его подчинении судебных приставов по обеспечению установленного порядка деятельности судов;
     * в случае принятия решения об охране здания, помещений суда в круглосуточном режиме организует такую охрану;
     * взаимодействует с председателями судов по вопросам обеспечения установленного порядка деятельности судов;
     * организует работу по обеспечению безопасности при совершении исполнительных действий, производстве предварительного расследования в форме дознания, охране здания и помещений подразделения судебных приставов;
     * организует розыск должника, его имущества или розыск ребенка, а также розыск на основании судебного акта гражданина - ответчика по гражданскому делу;
     * издает указания и распоряжения по вопросам организации деятельности подразделения судебных приставов;
     * имеет право отменить или изменить не соответствующее требованиям законодательства Российской Федерации решение должностного лица подразделения судебных приставов;
     * является распорядителем денежных средств, находящихся на счете по учету средств, поступающих во временное распоряжение подразделения судебных приставов (депозитный счет подразделения судебных приставов);
     * осуществляет в пределах своей компетенции контроль в установленной сфере деятельности;
     * в случае необходимости исполняет обязанности судебного пристава-исполнителя;
     * осуществляет иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом, Федеральным законом «Об исполнительном производстве», а также принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами.
     Старший судебный пристав имеет право возложить на своих заместителей исполнение обязанностей судебного пристава-исполнителя.
     При исполнении обязанностей судебного пристава-исполнителя на старшего судебного пристава и его заместителей распространяются обязанности и права, предусмотренные для судебных приставов-исполнителей настоящим Федеральным законом, Федеральным законом «Об исполнительном производстве», а также принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами.
     Заместитель начальника - заместитель Старшего судебного пристава, организует работу отдела, контролирует деятельность подчинённых им судебных приставов.
     Судебный пристав-исполнитель - должностное лицо, непосредственно осуществляющее функции по принудительному исполнению судебных решений, актов других органов и должностных лиц.
     В процессе принудительного исполнения судебных актов и актов других органов, предусмотренных федеральным законом об исполнительном производстве, судебный пристав-исполнитель:
     * принимает меры по своевременному, полному и правильному исполнению исполнительных документов;
     * предоставляет сторонам исполнительного производства (далее - стороны) или их представителям возможность знакомиться с материалами исполнительного производства, делать из них выписки, снимать с них копии;
     * рассматривает заявления сторон по поводу исполнительного производства и их ходатайства, выносит соответствующие постановления, разъясняя сроки и порядок их обжалования;
     * обязан взять самоотвод, если он заинтересован в ходе исполнительного производства либо имеются иные обстоятельства, вызывающие сомнения в его беспристрастности;
     * получает и обрабатывает персональные данные при условии, что они необходимы для своевременного, полного и правильного исполнения исполнительных документов, в объеме, необходимом для этого;
     * объявляет розыск должника по исполнительному документу, его имущества или розыск ребенка по исполнительному документу, содержащему требование об отобрании ребенка, и осуществляет такой розыск в соответствии с законодательством Российской Федерации;
     * осуществляет розыск на основании судебного акта гражданина - ответчика по гражданскому делу в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по нормативно-правовому регулированию в сфере обеспечения установленного порядка деятельности судов и исполнения судебных актов и актов других органов.
     Инспектор делопроизводства - служащий, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.
     На инспектора делопроизводства возлагаются следующие функции:
     * прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения предприятия, отправка исполненной документации по адресатам;
     * учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов;
     * контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
     В следующем разделе рассмотрим анализ постановки делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
2 
Анализ постановки делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Среди большого количества документов в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области, наиболее широко используемым видом документации является организационно-распорядительная документация.
2.1 Анализ локальных нормативных документов
     К основным локальным документам относится:
     * устав;
     * должностная инструкция секретаря;
     * должностные обязанности судебного пристава - исполнителя.
     Титульный лист устава Камешкирского РОСП УФССП России по Пензенской области представлен на рисунке 2.
     В Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области Устав представляет собой свод правил, регулирующих деятельность организации, взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав является основным организационным документом в деятельности организации.
     Устав утвержден начальником отдела в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     Титульный лист Устава образуют такие реквизиты как:
     * гриф утверждения;
     * наименование вида документа;
     * подпись;
     *  дата;
     * отметка о регистрации.

Рисунок 2 - Титульный лист Устава
     Устав в организации является обязательным документом, его содержание включает в себя:
     1) Общие положения.
     2) Наименование и место нахождения организации.
     3) Цель и предмет деятельности организации.
     4) Правовое положение организации.
     5) Гарантии правовой и социальной защиты в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     6) Финансирование и материально – техническое обеспечение в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     7) Переходные положения.
     В разделе «Общие положения» приведена следующая информация: дата регистрации общества, основания его регистрации, статус и срок деятельности общества.
     В разделе «Наименование и место нахождения организации» приведены полное и сокращенное наименование общества, полное и сокращенное наименование организации на английском языке, место его нахождения и почтовый адрес.
     В разделе «Цель и предмет деятельности организации» указана основная цель организации, а также перечислены основные виды деятельности, которыми занимается организация.
     В разделе «Правовое положение организации» закреплен статус общества как юридического лица, имеющего в собственности обособленное имущество.
     В разделе «Гарантии правовой и социальной защиты в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области» указаны страховые гарантии судебным приставам и право на возмещение ущерба.
     В разделе «Финансирование и материально – техническое обеспечение в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области» указаны порядок и размеры финансирования расходов, связанных с осуществлением привода лиц, уклоняющихся от явки в суд или к судебному приставу-исполнителю, а также связанных с исполнением содержащегося в исполнительном документе требования о принудительном выдворении за пределы Российской Федерации иностранных граждан или лиц без гражданства, определяются Правительством Российской Федерации.
     В разделе «Переходные положения» указан порядок и сроки вступления в силу Устава в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     На рисунке 3 представлена копия должностной инструкции секретаря.
     Должностная инструкция секретаря в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представляет собой правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
     Должностная инструкция состоит из следующих разделов:
     1) Общие положения.
     2) Квалификационные требования.
     3) Обязанности.
     4) Права.
     5) Ответственность.
     Должностная инструкция в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов:
     * наименование организации;
     * гриф утверждения;
     * наименование вида документа;
     * дата;
     * регистрационный номер;
     * место составления;
     * заголовок к тексту;
     * текст;
     * подпись;
     * визы и грифы согласования.
     Должностная инструкция разрабатывается и подписывается начальником отдела Камешкирского РОСП УФССП России по Пензенской области.

Рисунок 3 –Копия должностной инструкции секретаря

Рисунок 3 – Окончание
     Как видно из рисунка, при оформлении должностной инструкции, были допущены следующие ошибки:
     * отсутствует наименование организации;
     * отсутствуют дата и регистрационный номер документа;
     * неправильно расположено наименование вида документа;
     * неправильно расположен заголовок к тексту;
     * допущена ошибка в написании грифа утверждения;
     * неправильно оформлены разделы;
     * отсутствует один раздел в должностной инструкции;
     * неправильно оформлены подписи;
     * неверно оформлена виза согласования.
     Датой ввода в действие должностной инструкции является дата её утверждения начальником организации.
     Должностные обязанности судебного пристава – исполнителя в Камешкирском РОСП УФССП представлены на рисунке 4.
     
Рисунок 4 – Должностные обязанности судебного пристава - исполнителя

Рисунок 4 – Окончание
     Должностные обязанности являются нормативными документами, регламентирующими содержание выполняемых функций сотрудников, обеспечивают наиболее рациональное распределение труда, оптимальную технологию трудовой деятельности. Вносят максимальную дисциплину и порядок на рабочее место.
     Должностные обязанности руководителей, специалистов и других служащих нужны для того, чтоб обеспечивать рациональное разделение труда, так же разграничивать функции, полномочия и ответственность, вносить четкую регламентацию трудовой деятельности работников в нынешних условиях развития рыночных отношений.
     На основании должностных обязанностей разрабатываются должностные инструкции для работников.
     Как видно из рисунка при оформлении должностных обязанностей допущены следующие ошибки:
* отсутствует дата и регистрационный номер;
* отсутствует подпись.
     В следующем разделе рассмотрим анализ регистрации документов, применяемых в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
2.2 Регистрация документов, принимаемых в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
     Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
     Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
     В процедуре регистрации в отделе образования выделяются три цели:
     * учет документов;
     * контроль за их исполнением;
     * справочная работа по документам.
     В настоящее время используют существует три формы регистрации:
     * журнальная;
     * карточная;
     * электронная.
     В Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области применяется журнальная форма регистрации документов.
     Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
     Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.
     Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах.
     Журнал регистрации входящих документов применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.
     Журнал регистрации входящих документов представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Журнал регистрации входящих документов
     Журнал регистрации входящих документов в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области включает следующие графы: номер; дата; корреспондент; исходящий номер: исходящая дата, краткое содержание, роспись в получении.
     Журнал регистрации исходящих документов применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации.
     Журнал регистрации исходящих документов представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Журнал регистрации исходящих документов
     Журнал регистрации исходящих документов в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области включает следующие графы: номер; дата; адресат; краткое содержание; исполнитель; № дела; отметка об исполнении.
     Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
     Форма регистрационного штампа в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Форма регистрационного штампа в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
2.3 	Анализ работы с документами в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Все документы в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области, можно разделить на три больших блока:
     * документы, поступающие из других организаций (входящие);
     * документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
     * документы, создаваемые в организации и не выходящие за её пределы, используемые работниками в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области (внутренние).
     Входящие документы в отделе образования представляют собой документы, которые поступают в организацию из других организаций по разным каналам связи.
     Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте или по факсу.
     Процентное соотношение способов доставки входящей корреспонденции в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представлено на рисунке 8.
      
Рисунок 8 – Процентное соотношение способов доставки входящей корреспонденции
     Как видно из диаграммы в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области основную часть составляют документы поступающие по почте.
     Входящие документы проходят следующие этапы движения внутри организации:
     1) Прием и первичная обработка.
     2) Предварительное рассмотрение.
     3) Регистрация.
     4) Рассмотрение.
     5) Передача на исполнение.
     6) Исполнение.
     7) Контроль исполнения.
     8) Подшивка в дело.
     Исходящие документы в отделе образования представляют собой документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.
     Исходящие документы проходят следующие этапы движения внутри организации:
     1) Составление черновика и создание проекта документа.
     2) Согласование проекта документа.
     3) Проверка правильности оформления документа.
     4) Передача руководству на подписание или утверждение.
     5) Регистрация документа.
     6) Отправка.
     Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа, то есть изучение вопроса, составление черновика. Завершающим этапом работы является его визирование. При регистрации внутреннего документа, ему присваивают только порядковый номер, в пределах регистрируемой группы. Дальнейшая работа проходит этапы:
     1) Исполнение.
     2) Контроль исполнения.
     3) Подшивка в дело предусмотренной номенклатурой.
     Процентное соотношение документов в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представлено на рисунке 9.

Рисунок 9 – Диаграмма соотношение документов в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Входящие документы (поступающие документы) в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представляют собой документы, поступившие в организацию.
     Исходящие документы администрации в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представляют собой документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие организации или частным лицам, приславшим обращение.
     Внутренние документы в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представляют собой документы, создаваемые и используемые в организации.
     К внутренним документам в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области относятся распорядительные документы, протоколы, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения, 
инструкции и др.
     Наиболее частым внутренним документом в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области является Акт.
     Акт в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представляет собой документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
     По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
     * о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
     * об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
     * об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
     *  сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
     * приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
     * передачи-приема (дел, документов);
     * обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
     * испытаний (образцов, систем, технологий);
     * ревизии, инвентаризации;
     * расследования аварий, несчастных случаев;
     * ликвидации организаций и др.
     Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
     Акт о наличии обстоятельств, в соответствии с которыми исполнительный документ возвращается взыскателю, представлен на рисунке 10.
     Как видно из рисунка при оформлении акта допущены следующие ошибки:
     * отсутствует регистрационный номер;
     * неверно оформлено место составления и заголовок к тексту;
     * неверно оформлен гриф согласования;
     * отсутствует подпись составителя;
     * неверно оформлен заголовок к тексту;
     * отсутствуют подписи понятых;
     * неправильно проставлена дата.

Рисунок 10 – Акт о наличии обстоятельств, в соответствии с которыми исполнительный документ возвращается взыскателю
     Постановление в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области представляет собой акт, издается начальником организации.
     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
     Обеспечение правильности оформления проектов постановлений является обязанностью инспектора делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     На рисунке 11 представлено Постановление в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.

Рисунок 11 – Постановление в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     В постановлении допущены ошибки такие как:
     * дата документа и регистрационный номер;
     * неверно оформлено место составления;
     * отсутствует наименование организации;
     * неверно оформлена расшифровка подписи.
     Самым распространенным документом в общении между организациями является письмо - запрос.
     На рисунке 12 представлено письмо - запрос в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.

Рисунок 12 – Письмо – запрос в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
     Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
     Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
     В письме – запрос допущены ошибки:
     * адресат оформлен неверно;
     * справочные данные оформлены неверно;
     * дата оформлена неверно;
     * отсутствует заголовок к тексту;
     * некорректно составлен текст;
     * подпись оформлена неверно;
     * расшифровка подписи оформлена неверно;
     * отсутствует реквизит отметка об исполнении.
     Таким образом, были выявлены и проанализированы ошибки в представленных документах в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
3 
Рекомендации по усовершенствованию делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области
     При анализе постановки делопроизводства в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области были выявлены многие ошибки в оформление документов. В данном разделе даны рекомендации по их устранению.
     Документы в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области должны оформляться в соответствии с ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
     Акт.
     Рассмотрим акт о наличии обстоятельств, в соответствии с которыми исполнительный документ возвращается взыскателю, в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области.
     В системе организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.
     В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.
     Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).
     При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:
     * наименование организации;
     * наименование вида документа ;
     * дата;
     * регистрационный номер;
     * место составления или издания;
     * заголовок к тексту;
     * текст;
     * отметка о наличии приложения;
     * подпись;
     * гриф утверждения.
     Текст акта состоит из двух частей:
     * вводной;
     * констатирующей.
     Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.
     В акте о наличии обстоятельств, в соответствии с которыми исполнительный документ возвращается взыскателю, в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области, подпись оформлена неверно. Наименование должности и подпись должны располагаться по ширине текста.
     В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, по ГОСТу: 00.00.0000; 00 месяца 0000 г.; 00 месяца года.
     Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела
по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте или исполнителях.
     Неправильно оформлена расшифровка подписи. Инициалы ставятся впереди фамилии.
     Исправленный вид Акта о наличии обстоятельств, в соответствии с которыми исполнительный документ возвращается взыскателю, представлен в Приложение А.
     Постановление.
     Рассмотрим Постановление в Камешкирском РОСП УФССП России по Пензенской области. Обязательными реквизитами Постановления являются:
      * наименование организации;
      * название вида документа;
     * дата и регистрационный номер документа;
      * место составления или издания документа;
      * заголовок к тексту;
      * подпись.
     В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, по ГОСТу: 00.00.0000; .......................