Bлияние архивных источников на написание исторической справки

        
     ВВЕДЕНИЕ
     Известно выражение: «Без знания прошлого невозможно понять настоящее». Для изучения прошлого, прежде всего, необходимо ознакомиться с документами той или иной эпохи. К сожалению, за всю историю человечества в результате войн, стихийных бедствий и пожаров погибло огромное количество бесценных документальных свидетельств. Часть из них уничтожалась злонамеренно: например, в угоду стоящим у власти правителям, чтобы скрыть следы их преступлений и т.п. Вот почему задача сохранения документальных памятников является очень важной.
     Отсюда ясно, несколько большое значение имеет деятельность архивов – этих хранителей истории.
     Архивы – самостоятельные учреждения или отделы в учреждениях, организациях, на предприятиях, хранящие документационные материалы, а также совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, обществ и отдельных лиц.
     Архивы хранят прошлое, чтобы обеспечить стабильное и безопасное будущее. Даже в жизни каждого, отдельно взятого человека, был случай, когда какой-нибудь предусмотрительно сохранённый документ (квитанция, чек, расписка, справка) понадобился через много лет и спас от многих неприятностей. Но в масштабах страны, города, отдельного предприятия это стабилизирующее действие архивов возрастает тысячекратно.
     Например, во времена Великой Отечественной войны советская власть уделяла большое внимание эвакуации архивных документов из регионов, которые могли быть оккупированы. В результате после войны удалось быстро и дешево восстановить разрушенные предприятия – техническая документация была сохранена, и заводы не пришлось проектировать заново.
     И в наше время архивные фонды предприятий помогают им экономить значительные материальные, человеческие и временные ресурсы. А нередко – приносят прямую прибыль.
     Сам факт наличия архива на современном предприятии говорит о стабильности и устойчивости этого предприятия. Верно и обратное создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.
     Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
     Историческая справка помогает ориентироваться в  материалах  фонда.  Справка должна  быть краткой  и  содержать   основные   сведения   о   деятельности фондообразователя.  К  этим сведениям  относятся  –   даты   возникновения, реорганизации, ликвидации фондообразователя,  его ведомственная подчиненность, задачи  и функции. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. В случае особо крупных фондов могут даваться отдельные  справки  по отдельным частям фонда.
     Для фондов личного происхождения указывается Ф.И.О лица-фондообразователя,  его псевдоним, партийная кличка, даты жизни, служебное и общественное  положение,  почетные звания. В отдельных случаях, в  особенности  для  политических   деятелей, указывается    классовая    принадлежность,     классовая     направленность деятельности. Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся  или последовательно в общей исторической справке, или в  отдельной  исторической справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода. В конце исторической справки находится  обобщенная характеристика фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации. Здесь же содержатся сведения  по  истории  архивного фонда,  степени сохранности, утраченным документам или документам, хранящимся находящихся в другом  месте  (в этом случае нужно указать, где именно). Историческая справка подписывается исполнителем (т.е. ответственным за ее составление) и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
     Объектом изучения является – объектом исследования стал документальный поток литературы.
     Предметом изучения выпускной квалификационной работы  является изучение архива Волгоградского технологического колледжа.
     Цель данной выпускной квалификационной работы– определить влияние архивных источников на написание исторической справки.
     В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:
     1. Что такое архив. Виды архивов. Основные задачи и функции и функции архива. Права и ответственность архива
     2. Создание исторической справки ГБОУ СПО «Волгоградский технологический колледж»
     Цель и задачи работы обусловили выбор её структуры. Работа состоит их введения, трех глав, заключения, приложений, списка использованной при написании работы литературы.
     Методы исследования – в основу исследования положены принципы научности, историзма и объективности. Использование в работе таких общенаучных методов исследования, как аналитико-тематический, историко-логический, структурно – типологический.
     
     Глава 1. Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива.
           
     1.1 Понятие архива
     Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации
     В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
     Основными задачами архива организации являются:
     * комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
     * учет и обеспечение сохранности документов;
     * создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов;
     * подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
     Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
     В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
     * ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
     * принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
     * учитывает и сохранность принятых в архив документов
     * создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
     * организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
     * проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,
     * осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
     * организует работу по составлению номенклатуры дел организации:
     * оказывает методическую и практическую помощь структурным
     подразделениям в работе с документами;
     * участвует в разработке нормативных и методических документов
     по архивному делу и документационному обеспечению управления;
     * участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
     Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
     1.2 Виды архивов
     В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
     * центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти,
     * центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
     * объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
     * архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
     В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
     * научно-технический архив;
     * аудиовизуальный архив;
     * архив документации на электронных носителях.
     Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
     1.3 Права и ответственность архива
     Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
     * требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
     * контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
     * запрашивать от структурных подразделений и организаций источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
     * участвовать в мероприятия); проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
     Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
     * несоблюдение условий обеспечения сохранности документов:
     * утрату и несанкционированное уничтожение документов;
     * необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности.
     1.4. Система научно-справочного аппарата
     Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов писаний документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, без данных о составе и содержании документов и документной информации в целях эффективного использования.
     Состав СНСА  архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.
     Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.
     Первый вопрос, встающий перед исследователем, в какие архивных фондах следует искать необходимые ему документы. В настоящее время почти все архивы имеют путеводители или краткие справочники по фондам. Путеводители и справочники по фондам дают исследователю возможность определить необходимые ему фонды. Задача других видов НСА архивов – помочь исследователю в работе с документами отдельных фондов.
     Основным видом НСА к документам фондов являются описи и каталоги. Работа исследователя с описями сводится к последовательному просмотру тех разделов, которые могут включать документы по теме исследования.
     Кроме описей, необходимо обязательно перед изучением самих документов просмотреть каталоги архива, прежде всего систематический, по интересующим разделам.
     Архивная опись - это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.
     Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
     Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива - указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.
     В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:
     · Дел постоянного срока хранения;
     · Дел временного срока хранения
     · Дел по личному составу;
     · Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).
     Состав архивной описи:
     · Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
     · Итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
     · Лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
     · Справочный аппарат к описи.
     Справочный аппарат к описи включает:
     · Титульный лист;
     · Содержание (оглавление);
     · Предисловие;
     · Список сокращённых слов;
     · Переводная таблица (в случае переработки);
     · Указатели.
     Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).
     Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.
     Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.
     От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.
      Каталоги. Они бывают:
     · Систематические. К нему нужно обращаться в том случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.
     Название каталога говорит о том, что карточки с описанием произведений печати сгруппированы по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таким образом, собраны вместе.
     Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована в особом документе - схеме классификации. За многовековую историю существования библиотек создано немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.
     Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно – справочного аппарата архива,  помогающий ориентироваться в материалах фонда.
     В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.
     Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
     Первый раздел – история фондообразователя – включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех переименований колледжа, в том числе следующие сведения:
     * даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
     * масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
     * место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
     * изменения в названии и подчиненности организации;
     * структура организации и ее изменения.
     Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.
     В отношении архивной коллекции – указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
     Второй раздел – история фонда – включает следующие сведения:
     * дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты ;
     * изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, не за документированные периоды);
     * степень сохранности документов;
     * особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
     * сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
     * сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
     * состав научно-справочного аппарата к фонду.
     Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.
     Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
     Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
     Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
     Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
     Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
     Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
     Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
     
     1.5 Рекомендации по составлению и оформлению исторических справок к архивным фондам.
     Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов в пределах фонда является изучение истории фондообразователя, истории фонда и состава документов. В результате изучения истории фондообразователя составляется историческая справка. 
Историческая справка о фондообразователе и фонде является также важной частью научно-справочного аппарата архивного фонда. 
Историческая справка составляется с целью:
- решения вопросов фондирования (определения и уточнения границ архивного фонда, создания объединенных архивных фондов и т.д.);
- установления принципов построения архивного фонда и разработки схемы классификации документов фонда (уже на стадии ведомственного хранения);
- создания полноценного научно-справочного аппарата к документам фонда;
Необходимость разработки Рекомендаций обусловлена тем, что:
1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук регламентируют только общие требования к исторической справке без раскрытия особенностей ее составных частей и без учета разновидностей предприятий, организаций, учреждений. 
2. Качественный уровень составляемых в архивах исторических справок еще недостаточно высок.
Основная задача Рекомендаций – выработка единых требований к созданию научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам фонда, обеспечение преемственности НСА, высокоэффективной работы по использованию документов в научных и практических целях.
Рекомендации состоят из трех разделов. В первом разделе изложены основные требования к структуре исторической справки. Второй и третий разделы посвящены соответственно истории учреждения-фондообразователя и истории фонда: приводится перечень и дается краткая характеристика содержания составных элементов истории фондообразователя и фонда. Второй раздел, в свою очередь, состоит из подразделов, в которых отмечаются особенности составления истории фондообразователя ко всем видам архивных фондов: архивный фонд учреждения, личного происхождения, объединенный архивный фонд, архивная коллекция.
В Рекомендации в качестве приложений включены образцы составления и оформления исторических справок.
     
     
     1.6 Структура исторической справки.
     Историческая справка состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда. 
Историческая справка составляется за весь период деятельности организации, дополняется при изменении объема фонда, а также в случае реорганизации, изменении структуры, функций фондообразователя и т.п. 
Историческая справка на ликвидированное учреждение должна содержать сведения по истории фондообразователя и фонда за все время его деятельности (если не составлялась ранее).
В исторической справке за значительный период деятельности фондообразователя следует придерживаться предлагаемой последовательности в изложении ее составных элементов. Если история фондообразователя за описываемый период не претерпела значительных изменений, то сведения по истории фондообразователя возможно излагать в хронологической последовательности событий. 
Сведения по истории фондообразователя.
История фондообразователя должна включать в себя следующие сведения:
- даты его образования, регистрации, всех переименований, ликвидации;
-ведомственную принадлежность, форму собственности;
-структуру и функции, подведомственную сеть;
-название организации-предшественника и правопреемника;
-местонахождение (почтовый адрес). 
Сведения внутри каждого элемента должны располагаться по хронологии событий.
Все данные по истории фондообразователя приводятся с обязательными ссылками на соответствующие правовые акты, организационно-распорядительные документы и, по возможности, с указанием местонахождения этих документов (архивные фонды, печатные издания и т. д.)Сведения о местонахождении документов могут указываться в тексте справки или в подстрочных примечаниях.
При изложении истории фондообразователя необходимо учитывать:
- вид архивного фонда (фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный фонд, коллекция);
- род учреждения (органы власти, органы управления, предприятия и т. д.).
Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной жизни).
Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников.
Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории организации фондообразователя
Все даты приводятся в соответствии с правовыми актами.
Даты образования, переименования, реорганизации, изменения подведомственности, местонахождения, ликвидации устанавливаются на основании законодательных актов, распорядительных документов вышестоящих организаций, распоряжений и постановлений исполкомов, глав администраций, других органов.
Если организация существует несколько десятилетий, то сбор сведений по ее истории можно начать с различного рода энциклопедических справочников. Для установления даты образования фондообразователя, его реорганизации, объединения с другими организациями и других преобразований следует обращаться к таким источникам, как:
1.Собрание узаконений Советского правительства.
2.Ведомости Верховного Совета СССР и РСФСР.
3. Бюллетени областных, краевых, республиканских, городских, районных Советов депутатов.
4. Нормативные правовые акты администраций краев, областей и т.д.
5. Распорядительные документы вышестоящих организаций, которые, как правило, откладываются в документальных фондах организаций. 
Среди документов самого фондообразователя следует изучить в первую очередь учредительные документы (положения, уставы и т.д.), приказы по основной деятельности, штатные расписания, обзоры о деятельности фондообразователя.
При наличии нескольких правовых актов, организационно-распорядительных документов разных органов, включая приказы самого учреждения об образовании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, местонахождения, ликвидации организации, в исторической справке приводятся все имеющиеся документы. Указываются также даты протоколов учредительных конференций или собраний, протоколы собраний трудовых коллективов об акционировании.
Изложение фактов образования, переименования, изменения подчиненности, реорганизации, введения конкурсного управления, ликвидации и т. д. дается точно в соответствии с формулировками правовых актов. Если в тексте документа имеется указание на фактическую дату, не совпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или «ликвидировать с такого-то числа»), то оговариваются обе даты. 
При указании даты ликвидации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта об упразднении. В случае официального создания ликвидационной комиссии ее наличие и крайние даты оговариваются в исторической справке.
Все изменения следует давать с указанием причин их вызвавших. Перечисляя причины реорганизации, необходимо не только ссылаться на организационно-распорядительные документы, но и указывать, во исполнение каких законов и правовых актов Российской Федерации произошли те или иные изменения (как правило, ссылки на эти документы приводятся в текстах распорядительных документов).
Если какие-либо сведения по истории фондообразователя были установлены не по правовым актам, а по косвенным данным (угловые штампы, печати и т.д.), этот факт обязательно оговаривается в исторической справке.
В исторической справке должны содержаться сведения обо всех уровнях подчиненности.
Для органов местного самоуправления подчиненность не указывается (например, администрация Емельяновского района).
Для предприятий, организаций, учреждений вышестоящими организациями являются либо органы местного самоуправления: отделы, управления, комитеты исполкомов, администраций (например, Емельяновская музыкальная школа отдела культуры администрации Емельяновского района), либо отраслевые краевые департаменты, агентства, управления, комитеты и т. д. (например, Шушенский районный комитет партийно-государственного контроля Красноярского краевого комитета партийно-государственного контроля). 
В системе подчиненности особое место занимают редакции газет. В исторической справке отмечается не вышестоящий орган, а учредители данного издания (например, учредители газеты «Красноярский рабочий» – администрация Красноярского края и журналистский коллектив газеты «Красноярский рабочий»; учредитель газеты «Новый Енисей» – А.П. Паращук). Если в уставе или положении помимо сведений о непосредственной административной или отраслевой подчиненности указывается наличие организации, осуществляющей организационно-методическое руководство, то эти данные фиксируются в исторической справке. Несмотря на отсутствие подчиненности, такого рода методический орган может быть и у ряда предприятий негосударственной формы собственности. 
Оговаривая изменения местонахождения организации, следует включать также сведения об изменении административно-территориального деления.
Цели, задачи, функции, компетенция указываются по соответствующим учредительным документам (уставы, положения). Обязательно оговариваются случаи отсутствия этих документов. В части, посвященной целям, задачам, компетенции и функциям организации, необходимо оговаривать наличие самостоятельного баланса, сметы, расчетного счета в банке и печати.
Масштаб деятельности может быть определен в названии учреждения (областной, городской, районный, межрайонный и т. д.), а также заявлен в уставе, положении. 
Для предприятий определяется их профиль и основные виды выпускаемой продукции, для учебных заведений – профиль и по каким специальностям готовят специалистов. Профиль устанавливается также для научно-исследовательских учреждений, музеев, библиотек, архивов и т. д.
Структура указывается в соответствии с уставами, положениями, приказами, штатными расписаниями. 
При указании структуры учреждения необходимо делать ссылку на распорядительный документ, которым утверждается и вводится в действие штатное расписание, и на дату утверждения самого штатного расписания руководителем. 
Для органов представительной власти, колхозов, общественных организаций указываются выборные должности (председатель, секретарь), а также аппарат (при его наличии).
В структуру учреждения следует включать коллегиальные органы, действующие на постоянной, временной основе или на общественных началах (коллегии, комиссии, советы, штабы и т. д.), состав и полномочия которых утверждаются распорядительными документами, с обязательными ссылками на эти документы.
Подведомственная сеть устанавливается на основании приказов, штатных расписаний.
В качестве подведомственных организаций для органов местного самоуправления следует рассматривать те, которые финансируются из местного бюджета.
Например, отдел народного образования – школы, гимназии, лицеи, детские дошкольные учреждения и др.
Структуру учреждения и его подведомственную сеть можно указать в приложении, если они подвергались частым изменениям.
Название учреждения-преемника устанавливается у ликвидированных учреждений на основании организационно-распорядительных документов.
Сведения по истории учреждения удобно писать на карточках, на которые выносятся следующие сведения:
- № и дата организационно-распорядительного документа;
- краткий текст;
- № и год печатного издания (если ссылка дается на печатное издание);
- № фонда, № описи, № дела (если ссылка дается на архивные документы).
Затем карточки систематизируются в хронологическом порядке. 
Особенности составления истории фондообразователя к фонду
личного происхождения, объединенному архивному фонду, архивной коллекции .
Для фондов личного происхождения указываются краткие биографические данные:
- фамилия, имя, отчество (псевдоним, девичья фамилия);
- даты жизни (рождения и смерти);
- род деятельности (специальность, звание академическое, профессия или должность);
- почетные звания.
Для семейных, родовых фондов сведения даются по степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, сведения даются в алфавитном порядке фамилий.
Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то в ее первой части излагается история всех учреждений-фондообразователей, документы которых образуют этот фонд. При этом история каждого учреждения-фондообразователя дается самостоятельным разделом.
Для архивной коллекции в первой части исторической справки указываются причины создания коллекции, ее составитель (лицо, учреждение, в т. ч. архив), год составления.
История фонда.
История фонда включает:
- общее количество дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) с указанием крайних дат документов;
- структуру фонда при наличии нескольких описей: количество и названия описей (тип, даты .......................