Автоматизация документооборота на примере учебного центра Виста

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Тверской государственный технический университет»
(ТвГТУ)

Кафедра «Информационные системы»
    								К защите допустить
								Заведующий кафедрой ИС

											Б. В. Палюх
									подпись И.О.Ф.
									“__“_______ 2018 г.

ДИПЛОМН А ЯР А Б О Т А
на тему «Автоматизация документооборота на примере учебного центра Виста»

Направление: 09.03.03 Прикладная информатика

Профиль: Экономика

Студент (ка): Волкова Алёна Петровна				___________
			фамилия, имя, отчество                 подпись

Форма обучения: _заочная  		 Группа: ПИ 515-13з

Руководитель: ст. преподаватель Козлова Ю.Г.           _____   ___________
		ученая степень, звание, фамилия, инициалы            подпись

Консультанты по разделам:
Обоснование экономической эффективности
     __ ст. преподаватель Козлова Ю.Г.___________
		ученая степень, звание, фамилия, инициалы            подпись

Нормоконтролер: _Федотова Е.П.    _____________________     ___________
			фамилия, имя, отчество                       подпись




Тверь 2018


МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Тверской государственный технический университет»
(ТвГТУ)

Кафедра «Информационные системы»
                                                                           Утверждаю
								Заведующий кафедрой ИС

											Б. В. Палюх
									подпись И.О.Ф.
									“__“_______ 2018 г.
З А Д А Н И Е
на дипломную работу бакалавра
Студент (ка): Волкова Алёна Петровна                     
			фамилия, имя, отчество                    
Направление: 09.03.03 Прикладная информатика
Профиль: Экономика

Тема: «Автоматизация документооборота на примере учебного центра Виста»         
(утверждена приказом ректора от «24» апреля 2018 г. № 319-у)

Срок сдачи студентом законченной работы _____________________________
Исходные данные к работе ___________________________________________
Перечень графического (иллюстративного) материала:___________________
_________________________________________________________________	
_________________________________________________________________	
Консультанты по проекту (работе) с указанием относящихся к ним разделов проекта:
Обоснование экономической эффективности
     ст. преподаватель Козлова Ю.Г.    _________           ___________
		ученая степень, звание, фамилия, инициалы                      подпись

Дата выдачи задания «__» _____________201_г.

Руководитель_ст. преподаватель Козлова Ю.Г _________           ___________
		    Ф.И.О., ученая степень, ученое звание, должность        подпись

Задание полученоВолкова Алёна Петровна						
		Ф.И.О. студента                         подпись

Тверь 2018



























































ДР – 2068280 – 09.03.03– 2 – 2018







Изм.
Лист 
№ документа
Подпись 
Дата 







Литера
Лист
Листов
Разработал 
Волкова А. П.


Оглавление

Д

3
2
Руковод.  
Козлова Ю. Г.




ТвГТУ, ПИ-515-13з
Консульт.
Козлова Ю. Г.




Утвердил
Палюх Б.В.




    
   ОГЛАВЛЕНИЕ
   
ВВЕДЕНИЕ	7
1.	АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ	10
1.1.	ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ	10
1.2.	ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ РЕШАЕМОЙ ЗАДАЧИ	15
1.3.	АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ ИНФОМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ РЕШЕНИИ ДАННОЙ ЗАДАЧИ	17
1.4.	ТРЕБОВАНИЯ К ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ЗАДАЧЕ	20
1.4.1.ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ	20
1.4.2.ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ	23
1.4.3.ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ	27
1.5.	ПОСТАНОВКА РЕШАЕМОЙ ЗАДАЧИ	28
1.5.1.	ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ВАРИАНТА РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ	28
1.5.2.	АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И/ИЛИ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ	29
2.	ПРОЕКТНЫЕ РЕШЕНИЯ	33
2.1.	РАЗРАБОТКА СХЕМЫ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ СТРУКТУРЫ	33
2.2.	РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАДАЧИ	34
2.2.1ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ И ЕЁ ОПИСАНИЕ	34
2.2.2.	ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ И СИСТЕМЫ КОДИРОВАНИЯ.40
2.2.3.	ХАРАКТЕРИСТИКА НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНОЙ И ВХОДНОЙ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ	41
2.2.4.ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ	43
2.3.	РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАДАЧИ………………………………………………………………………………..43
2.3.1.	ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (ДЕРЕВО ФУНКЦИЙ И СЦЕНАРИЙ ДИАЛОГА)..43
2.3.2.	СТРУКТУРНАЯ СХЕМА ПАКЕТА (ДЕРЕВО ВЫЗОВА ПРОЦЕДУР И ПРОГРАММ)	46
2.3.3.	СХЕМА ВЗАИМОСВЯЗИ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ФАЙЛОВ	47
2.4.	РАЗРАБОТКА МАТЕМАТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАДАЧИ. РАСЧЁТ НАДЁЖНОСТИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ	50
3.	ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА	55
3.1.	МЕТОДИКА ОЦЕНКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА………………………………………………………………………………55
3.2.	ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА	69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	77
ПРИЛОЖЕНИЯ	80


























































ДР – 2068280 – 09.03.03– 2 – 2018







Изм.
Лист 
№ документа
Подпись 
Дата 







Литера
Лист
Листов
Разработал 
Волкова А. П.


Введение

Д

6
2
Руковод.  
Козлова Ю. Г.




ТвГТУ, ПИ-515-13з
Консульт.
Козлова Ю. Г.




Утвердил
Палюх Б.В.




   ВВЕДЕНИЕ
     Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.
     В современных условиях на больших предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой и другой информации.
     Актуальность темы данной дипломной работы связана с необходимостью автоматизации документооборота филиала Учебного Центра Виста.
     Целью автоматизации документооборота Учебного Центра Виста является сокращение временных затрат на работу с документами и увеличение прибыли данной организации.
     Для достижения поставленной цели необходимо решить перечисленные ниже задачи:
* Выполнить анализ деятельности организации;
* Разработать и обосновать проект автоматизации документооборота;
* Разработать информационную систему;
* Проанализировать экономическую эффективность проекта.
     В данной работе рассмотрен обзор средств автоматизации документооборота учебных центров, выполнен анализ деятельности рассматриваемой организации. Построены модели в BPwin “как есть” и “как должно быть”.
     На основании полученных данных разработан проект автоматизации документооборота Учебного Центра Виста и создан программный модуль “Документооборот филиала Учебного Центра Виста”.
     Дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка используемой литературы и приложений.
     Во введении обоснована актуальность выбранной темы, указана цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, подчеркнута практическая значимость выбранной темы дипломнойработы.
     В первой главе приводится анализ деятельности Учебного Центра Виста и уровень его автоматизации.
     Во второй главе рассматривается разработка проекта автоматизации документооборота организации.
     В третьей главе дается обоснование экономической эффективности разработанной системы.
     Заключение дипломнойработы посвящено подведению итогов, изложены способы достижения цели и методы решения поставленных в дипломной работе задач.

























































ДР – 2068280 – 09.03.03– 2 – 2018







Изм.
Лист 
№ документа
Подпись 
Дата 







Литера
Лист
Листов
Разработал 
Волкова А. П.


Аналитическая часть

Д

9
22
Руковод.  
Козлова Ю. Г.




ТвГТУ, ПИ-515-13з
Консульт.
Козлова Ю. Г.




Утвердил
Палюх Б.В.




1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
     В качестве предметной области для данной дипломной работы выступает Учебный Центр Виста.
     С 1999 года Учебный Центр Виста успешно работает на рынке образовательных услуг, являясь одним из ведущих учебных заведений Твери в сфере дополнительного образования.Направления деятельности Учебного Центра Виста:
* Английский язык;
* Компьютерные технологии.
     Учебный Центр использует современные методики преподавания, имеет широкий выбор учебных программ, осуществляет подготовку к ОГЭ и ЕГЭ по английскому языку и информатике, а также к экзаменам на Международные сертификаты.Учебно-методическая база Учебного Центра соответствует требованиям контролирующей организации, а наличие лицензии на осуществление образовательной деятельности гарантирует высокое качество учебного процесса. Коллектив Учебного Центра – высококвалифицированные преподаватели, прошедшие специальный отбор и стажировку, об этом свидетельствует огромное количество наград, как преподавателей, так и учащихся. Отличительной чертой Учебного Центра является отличное оснащение компьютерной и другой учебной техникой, с каждым годом растет доля новейшего оборудования в учебном процессе.
     Слушатели курсов– это школьники и студенты, дети и взрослые, сотрудники различных учреждений и организаций города. Широкий выбор учебных программ предназначен для учащихся с любым уровнем подготовки. Обучение английскому языку и компьютерным технологиям проходит в группах и индивидуально.
     С 2002 года Учебный Центр Виста расширяет свою сеть, открывая филиалы в различных районах города Твери.
     Учебный Центр Виста является организацией, осуществляющей образовательную деятельность в сфере образования и науки на основании соответствующей лицензии.
     Организационная структура Учебного Центра Виста представлена на Рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура Учебного Центра Виста
     Президентзанимается решением вопросов, связанных с управлением и организацией деятельности Учебного Центра (издаёт приказы, распоряжения; разрабатывает положения; формирует список услуг и ценообразование; осуществляет финансовое планирование).
     Заместитель президентаруководит всеми направлениями; осуществляет постановку задач руководителям отделений и менеджерам и контроль за их исполнением.
     Бухгалтервыполняет обработку платежей; расчёты по обязательствам; учёт имущества; расчёты с сотрудниками организации.
     Руководитель отделения информационных технологий выполняет работу по установке, настройке и обновлению программного обеспечения; ремонт и обслуживание компьютерных классов; подбор оборудования и программного обеспечения по требованию руководства; планирует работу отделения; осуществляет поиск новых преподавателей; разрабатывает программы обучения; обеспечивает функционирование и обновление сайта организации.
     Преподаватели информационных технологий составляют планы занятий по программам обучения; осуществляют подбор методических пособий и материалов для занятий; проводят занятия и различные мероприятия (соревнования, праздники, открытые занятия); проходят специализированные курсы и курсы повышения квалификации.
     Руководитель отделения английского языка планирует работу отделения; осуществляет поиск новых преподавателей; подбор методических пособий, комплектов учебников, аудио и видеоматериалов, товаров, необходимых для занятий; разрабатывает программы обучения.
     Преподаватели английского языка составляют планы занятий по программам обучения; осуществляют подбор материалов для занятий; проводят занятия и различные мероприятия (концерты, праздники, открытые занятия); проходят курсы повышения квалификации.
     Менеджер по развитию осуществляет взаимодействие с корпоративными клиентами и партнёрами организации; заказывает рекламные материалы (листовки, визитки, стенды); закупает необходимое оборудование и товары.
     Менеджеры филиалов занимаются организацией образовательного процесса в филиале; проводят работу с клиентами (регистрация, заключение договоров, контроль оплаты и приём платежей за обучение, уточнение и обновление контактной информации); привлекают новых клиентов; организуют и проводят различные мероприятия; оформляют отчеты по итогам периодов.
     Учебный год в Учебном Центре Виста начинается 1 июля.В начале года руководство утверждает план работы на новый учебный год, который устанавливает способы и средства достижения цели, задачи, определяет темп работы коллектива на весь учебный год, включая летние каникулы; ориентирует содержание планов учебного и организационного отделов на решение задач, сформулированных в общем годовом плане; формирует политику ценообразованияна новый учебный год.
     В течение двух месяцев (июль - август) учебный отдел составляет план работы отделений на новый учебный год; определяет тематику и программы курсов; корректирует учебные планы; устанавливает все формы проведения занятий и их интенсивность; планирует прохождение специализированных курсов и курсов повышения квалификации для преподавателей; проводит тестирование зарегистрированных клиентов для определения уровня знаний.
     В это время организационный отдел осуществляет организацию образовательного процесса в филиале; составляет план работы на новый учебный год; осуществляет взаимодействие с действующими клиентами, а также занимается привлечением новых; формирует учебные группы на основе результатов тестировании, проведённых преподавателями; заключает договора с клиентами.
     В сентябре учебные группы выходят на занятия. Клиенты ежемесячно производят оплату за предоставленные им занятия, а менеджеры оформляют отчеты о работе филиалов и предоставляют их руководству. Учебный год в Учебном Центре заканчивается в мае.В конце учебного года все учащиеся получают сертификаты о прохождении ими курса по выбранному направлению.
     Учебный Центр сталкивается с необходимостью обработки колоссального объема информации. В настоящее время для документооборота в нём используются программные средства прикладных программ очень обобщённого и универсального характера, не учитывающие специфику данной организации. Для хранения данных ещё не продумано использование никакого электронного комплекса, и все файлы хранятся в обычной папке на жёстком диске компьютера. Вследствие этого, на осуществление контроля над деятельностью филиала менеджерами затрачивается большое количество рабочего времени, а отчётные документы создаются вручную с помощью средств MicrosoftOfficeWord и MicrosoftOfficeExcel.
     Анализ документооборота в филиале Учебного Центра Виста был проведён с использованием методологии IDEF0. На Рис. 2. представлена контекстная диаграмма процесса управления, а на Рис. 3. детализированная диаграмма. Анализ процесса управления проведён с точки зрения менеджера филиала, который может оценить моделируемый процесс в целом.Для создания диаграмм был использован программный комплекс AllFusionProcessModeler.

Рис. 2. Контекстная диаграмма документооборота филиала Учебного Центра Виста

Рис. 3. Декомпозиция диаграммы документооборота филиала Учебного Центра Виста
     Анализ, проведённый с помощью диаграммы IDEF0, позволяет определить основные операции, которые имеются в документообороте данной организации. Это позволит на следующих этапах работы над автоматизированной информационной системой определить основные функции, которые будет необходимо реализовать. Описание процессов проектирования на основе выполненного анализа будет приводиться во второй главе данной дипломной работы.

1.2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ РЕШАЕМОЙ ЗАДАЧИ
     Целью данной дипломной работы является автоматизация документооборота Учебного Центра Виста.
     Программное обеспечение, предназначенное для автоматизации деятельности организации, широко распространено, но большинство программных продуктов не заточены под процессы управления отдельно взятой организации и не учитывают её специфику работы.Немаловажным фактором при внедрении информационной системы являются денежные вложения, которые будут затрачены на её разработку и внедрение. Поэтому для того, чтобы автоматизировать документооборот, организации желательно самой разработать информационную систему, которая будет учитывать все нюансы данного вида деятельности и иметь низкую стоимость её внедрения.
     Изначально рабочее место менеджера филиала Учебного Центра Виста не было автоматизировано. Ведение и хранение всей документации не было систематизировано, а вся необходимая информация хранилась в виде большого количества файлов формата MicrosoftOfficeWord и MicrosoftOfficeExcel. Такой формат документирования деятельности организации периодически приводил к некоторым неясностям, а также мог стать фактором потери нужной и важной информации.
     Создание информационной системы позволит менеджеру перейти на более качественное и эффективное обслуживание клиентов, быстрее реагировать на их вопросы. Среди задач автоматизации следует выделить задачу создания базы данных, в которой будет храниться информация о клиентах, преподавателях, направлениях и курсах, а также история платежей каждого клиента.Создание базы данных позволит упорядочить процессы регистрации клиентов, производить сложные выборки и поиски по многочисленным параметрам, обеспечить контроль над исполнением платежей, подготавливать отчёты по итогам периодов и, в целом, упростить работу менеджера филиала.
     Экономической сущностью задачи автоматизации документооборота Учебного Центра Виста является повышение результативности деятельности менеджера филиала, посредством автоматизации рутинной деятельности, а также деятельности, которую можно ускорить путём перехода на автоматизированную информационную систему. Вследствие ускорения процесса документооборота, у менеджера филиала появится возможность увеличить количество клиентов и тем самым повысить обороты организации, а в итоге и её прибыль. В случае невозможности увеличения количества клиентов из-за неблагоприятной экономической ситуации на рынке услуг менеджер может провести анализ предлагаемых услуг и предложить новые бюджетные направления, которые, в свою очередь, также приведут к получению прибыли организации.
     В итоге целью данной автоматизации документооборота Учебного Центра Виста является сокращение временных затрат на работу с документами и увеличение прибыли данной организации. А также, возможно, расширение списка предлагаемых курсов и направлений.
     
1.3. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ ИНФОМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ РЕШЕНИИ ДАННОЙ ЗАДАЧИ
     В данной части дипломной работы необходимо рассмотреть существующие автоматизированные информационные системы, которые, предположительно, могли бы использоваться в рассматриваемой организации.
     В настоящее время рынок систем для автоматизации образовательной деятельности достаточно насыщен и на нём представлены решения для различных учебных заведений. Некоторыми из таких решений являются:
* Система управления учебным процессом «Magellan»;
* Система для учебного центра «АльфаCRM»;
* Система автоматизации учебного процесса «Автор-ВУЗ»;
* Система программ «1С:Образование».
     Рассмотрим более подробно каждую из вышеперечисленных систем.
     Система управления учебным процессом «Magellan» объединяет в себе возможности гибкой и простой настройки в соответствии с требованиями учебного процесса конкретной образовательной организации, унифицированную архитектуру и комплексный подход к автоматизации[4].
     

     Преимущества данной системы:
* Соответствие требованиям ФГОС и действующему законодательству в сфере образования;
* Возможность использования системы на компьютере, планшете или смартфоне;
* Лёгкость использования и внедрения в учебный процесс.
     Система управления учебным процессом «Magellan» - это не только мощная система, но и программная платформа, которая настраивается под особенности образовательной организации. Возможность адаптироваться под различные бизнес-процессы существует за счёт поддержки множества различных конфигураций [4]. Кроме этого, данная система имеет отраслевые конфигурации, которые позволяют автоматизировать процессы управления и отчётности в учебных центрах.
     Система управления учебным процессом «Magellan» позволяет управлять учебным процессом, административной деятельностью и хозяйственной частью. Данная система автоматизирует деятельность руководителя образовательной организации, сотрудников деканата; кафедры или учебно-методического управления; преподавателей (ведение учёта успеваемости); IT-специалистов; предоставляет личные кабинеты учащимся.
     «АльфаCRM» - это удобнаяCRM-система для учебного центра, позволяющая сохранить и увеличить приток новых клиентов. Преимущества данной системы[5]:
* Интерактивный календарь, отражающий информацию о посещениях, занятости преподавателей, пробных занятиях;
* Интеграция сайта и социальных сетей;
* Учёт клиентов и абонементов;
* SMS и E-mail рассылки клиентам;
* Кастомизация системы (можно включить/выключить любые кнопки, поля в таблицах и формах);
* Конструктор отчётов.
     «АльфаCRM» хранит всю историю взаимодействия с учащимися: оплаты, посещения, списания, договоры и т. д. CRM-система автоматизирует такие рутинные процессы, как расчёт абонементов и тарификация. Достаточно один раз завести карточку клиента, привязать правильный абонемент, и все остальные расчёты система будет делать автоматически.«АльфаCRM» позволяет создать красивые и информативные шаблоны для рассылок, а также добавлять триггеры для автоматического срабатывания при наступлении определённых событий.
     «Автор-ВУЗ» - первая в России система автоматизации учебного процесса, построенная на современных Web-технологиях[6]. Она позволяет автоматизировать все направления учебного процесса образовательных организаций высшего образования: составление учебных планов, создание методических материалов, расчёт и учёт нагрузки, планирование расписания учебных занятий и подготовка документации для деканата. В настоящее время в системе «Автор-ВУЗ» функционируют только пять модулей (Штаты, Планы, Методическое обеспечение, Нагрузка, Студент). Однако разработчикипостоянно выпускают новые модули, система оптимизируется под специфику нового законодательства, имеющийся функционал дорабатывается и расширяется.
     Система программ «1С:Образование» - это комплексная система автоматизации учебного процесса[7]. Функциональные возможности данной системы:
* Цифровая библиотека, предназначенная для работы с электронными образовательными ресурсами и учебными пособиями;
* Создание электронных учебных материалов;
* Создание различных тестовых заданий;
* Поддержка учебного процесса (построение индивидуальных траекторий обучения учащихся);
* Контроль и анализ результатов учебной деятельности (электронный журнал, формирование отчётов).
     Рассмотренные системы«Magellan», «Автор-ВУЗ» и «1С:Образование» обладают многими механизмами для автоматизации учебного процесса, имеют широкие возможности, которые необходимы таким учебным заведениям, как школа или ВУЗ, но для организации деятельности учебного центра эти возможности не нужны. Кроме того, подобные многофункциональные системы имеют высокую стоимость, поэтому внедрение таких систем в Учебном Центре Виста нецелесообразно.
     Внедрение системы для учебного центра «АльфаCRM»позволило бы реализовать задачу автоматизации документооборота Учебного Центра Виста. Но данная система предусматривает использование интеграционного API для интегрирования с сайтом организации, телефонией, сообществами социальных сетей и т. д..Следовательно, перед внедрением данной системы потребуется, как минимум, разработка и создание подходящего для интеграции сайта, а это приведёт к дополнительным большим денежным вложениям.
     В результате проведённого анализа существующих информационных систем не удалось найти систему, которая бы подошла для автоматизации документооборота Учебного Центра Виста. Поэтому необходимо разработать информационную систему, которая будет учитывать все нюансы данного вида деятельности и иметь низкую стоимость её внедрения.

1.4. ТРЕБОВАНИЯ К ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ЗАДАЧЕ
1.4.1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
     В информационных системах одним из основных форм обеспечения является информационное обеспечение. Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в учреждении, а также методологии построения баз данных [1, с. 17]. Информационное обеспечение является средством для решения следующих задач[2, с. 156]:
* однозначного и экономичного представления информации в системе;
* организации процедур анализа и обработки информации с учётом характера связей между объектами;
* организации взаимодействия пользователей с системой;
* обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации.
     Информационное обеспечение включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (экранные формы для ввода первичных данных или вывода результатной информации, базы данных) [2, с. 156].
     Основным способом реализации информационного обеспечения является система управления базами данных. База данных – именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области [3, с. 8]. Система управления базами данных – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования баз данных многими пользователями [3, с. 8].
     Преимущества использования системы управления базами данных заключаются в следующем [8]:
* контроль избыточности данных (при использовании базы данных, в отличие от традиционных файловых систем, предпринимается попытка исключить избыточность данных за счёт интеграции файлов, чтобы избежать хранения нескольких копий одного и того же элемента информации);
* непротиворечивость данных (устранение избыточности данных позволяет сократить риск возникновения противоречивых состояний);
* совместное использование данных (база данных принадлежит всей организации и может совместно использоваться всеми зарегистрированными пользователями);
* поддержка целостности данных (целостность описывается с помощью ограничений, т. е. правил поддержки корректности, которые не должны нарушаться в базе данных);
* повышенная безопасность (защита данных от несанкционированного доступа со стороны пользователей);
* повышение доступности данных и их готовности к работе (предусмотренные языки запросов позволяют пользователям почти немедленно получать требуемую информацию);
* улучшение показателей производительности (на базовом уровне система управления базами данных обеспечивает все низкоуровневые процедуры работы с файлами, которую выполняют обычные приложения);
* упрощение сопровождения системы за счёт независимости данных (описания данных отделены от приложений, а потому приложения защищены от изменения в описании данных);
* улучшение управления параллельностью (возможность одновременного доступа к базе двух пользователей без возникновения конфликтов);
* развитые службы резервного копирования и восстановления.
     Существуют три модели организации баз данных: иерархические, сетевые и реляционные. Под термином «модель» рассматривается структура, позволяющая количественно и качественно оценивать на логическом уровне организацию хранения и доступа к данным [3, с. 9]. Для разрабатываемой информационной системы выбрана реляционная модель. Реляционная база данных представляет собой хранилище данных, организованных в виде двумерных таблиц. Любая таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). Строки таблицы содержат сведения об однотипных объектах, на пересечении столбца и строки находятся конкретные значения данных.
     База данных для разрабатываемой информационной системы должна содержать следующие таблицы:
* Клиенты (содержит информацию о клиентах учебного центра);
* Преподаватели (содержит информацию о преподавателях);
* Курсы (содержит информацию о курсах, обучения по которым проходят клиенты);
* Группы (содержит информацию о группах);
* Оплата (содержит информацию о платежах совершаемых клиентами);
* Направления (справочная таблица, содержащая информацию о направлениях, реализуемых в учебном центре);
* Период оплаты (справочная таблица, содержащая информацию о периодах оплаты обучения в течении учебного года).
     Данные в эти таблицы должны заноситься менеджером вручную с помощью специальных экранных форм. Выходными данными являются результаты запросов к базе данных (описание запросов будет приводиться в Главе 2 данной дипломной работы) и следующие отчёты:
* Отчёт о количестве клиентов (с группировкой по группам);
* Отчёт об оплатах за указанный период (с группировкой по группам).
     
1.4.2. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
     Программное обеспечение – это совокупность программ, обеспечивающих функционирование технического обеспечения и решение всех задач информационной системы, а также документация на эти программы [1, с. 16].Программное обеспечение состоит из двух частей: системного и прикладного обеспечений.
     Системное программное обеспечение включает в себя операционную систему и системы управления базами данных.
     Операционная система – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенных для управления ресурсами компьютера и организации взаимодействия с пользователем [9]. Операционная система обеспечивает целостное функционирование всех компонентов компьютера, а также предоставляет доступ к аппаратным возможностям компьютера. Операционная система является базовой и необходимой составляющей программного обеспечения компьютера, без неё компьютер не может работать в принципе.Структура операционной системы включает в себя:
* ядро операционной системы – переводит команды с языка программ на язык «машинных кодов»;
* командный процессор – запрашивает у пользователя команды и выполняет их;
* драйверы периферийных устройств.
     Современная операционная система должна поддерживать мультипрограммную обработку, виртуальную память, многооконный графический интерфейс пользователя, а также выполнять многие другие функции и услуги. Также к операционной системе предъявляются следующие требования[10]:
* эффективное управление ресурсам;
* обеспечение удобного интерфейса;
* расширяемость;
* многоплатформенность;
* совместимость;
* надёжность и отказоустойчивость;
* безопасность;
* производительность.
     На рынке операционных систем представлены разработки различных фирм, которые различаются ориентацией на аппаратные средства, решение определённого круга задач, потребности потребителя. Существуют три основные и самые популярные операционные системы: Windows, MacOS, Linux. В качестве операционной системы для работы разрабатываемой информационной системы были выбраны операционные системы фирмы Microsoft:Windows 7/8/10. Windows – самая распространённая операционная система, обладающая следующими особенностями, отличающими её от других операционных систем:
* многозадачность;
* единый программный интерфейс;
* графический пользовательский интерфейс;
* поддержка работы в сетевой среде;
* наличие универсальной системы средств обмена данными между приложениями.
     Система управления базами данных – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения её содержимым, редактирование содержимого, отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи [11].Для создания базы данных разрабатываемой информационной системы необходимо выбрать систему управления базами данных, а прикладную программу можно создать на языке программирования. При выборе системы управления базами данных нужно принимать во внимание следующие факторы:
* тип модели, которую поддерживает данная система управлениями базами данных;
* её адекватность потребностям рассматриваемой предметной области;
* характеристики производительности системы;
* запас функциональных возможностей для дальнейшего развития системы.
     Среди программного обеспечения существует большое количество программных продуктов, позволяющих создавать эффективные системы управления базами данных: MySQL, Oracle, MicrosoftAccess. Для разрабатываемой информационной системы выбрана система управления базами данных MicrosoftAccess.MicrosoftAccess- одна из популярных систем проектирования и сопровождения баз данных. Она поддерживает реляционную модель данных с механизмом ссылочной целостности. Дополнительным средством являются запросы, представляющие собой виртуальную таблицу, которая формируется по требованию на основе заранее составленного описания запроса. Следует отметить следующие преимущества Microsoft Access:
* высокая степень универсальности, продуманности и удобства интерфейса;
* наличие высокоразвитых возможностей для интеграции с другими программными продуктами;
* наличие богатого набора визуальных средств и механизмов разработки.
     Разрабатываемая информационная система должна быть реализована с помощью языка программирования высокого уровня. Существует огромное количество разнообразных сред разработки программного обеспечения: Delphi, VisualC++, VisualBasic. Для разработки интерфейсной части создаваемой информационной системы была выбрана среда программирования Delphi. Delphi является языком программирования широкого спектра применения, обладающим простой в использовании средой для быстрой разработки приложений.Преимуществами Delphiпо сравнению с однотипными программными продуктами являются:
* высокопроизводительный компилятор;
* быстрота проектирования и разработки приложений;
* наличие обширного набора компонентов, обеспечивающих работу с базами данных;
* удобная среда разработки;
* высокая производительность готового приложения;
* низкие требования конечного продукта к ресурсам компьютера;
* хорошая проработка иерархии объектов и модулей;
* объектно-ориентированная модель компонент.
     В Delphi предусмотрена возможность подключения к различным базам данных, связь с ними основана на таблицах и SQL-запросах.SQL– самый распространённый язык запросов, который используется в реляционных системах управления базами данных.
     
1.4.3. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
     Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, предназначенных для обеспечения работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы [10]. Комплекс используемых технических средств должен соответствовать предъявляемым требованиям надёжности и возможности реализации всех функций разрабатываемой системы.
     Для работы информационной системы необходимо одно рабочее место с персональным компьютером и многофункциональным устройством. При его выборе нужно обратить внимание на такие характеристики как надёжность, объём памяти, стоимость, производительность и др.......................