Анализ организационной структуры управления

1. Анализ предметной области и технологий построения систем

1.1 Анализ организационной структуры управления

Данный дипломный проект посвящен разработке автоматизированной информационной системы учета продажи супермаркета «Кредо», поэтому первый раздел данной работы посвящен рассмотрению деятельности этого магазина до внедрения системы.

Супермаркет «Кредо» - это компания, специализирующаяся на продаже продовольственных продуктов различного вида и употребления. Весь товар поставляется непосредственно с заводов-изготовителей лучших фирм на данном рынке.

К основным целям деятельности супермаркета «Кредо», как и любых других подобных предприятий, можно отнести завоевание доверия у клиентов, рост продаж и достижение высокого уровня сбыта продукции. Следствием такой политики станет непременное повышение уровня прибыли магазина.

Концепция деятельности сотрудников магазина направлена на наиболее полное удовлетворение существующего спроса потребителей на различную продовольственную продукцию.

Деятельность магазина «Комфорт» включает в себя следующие основные моменты:

- реализация услуг фирм, производящих и поставляющих на рынок всевозможные виды продуктов и напитков;

- торговля широким спектром товаров данной ниши рынка;

- обязательная сертификация всех продаваемых товаров;

- предоставление гарантии на приобретаемые покупателем товары;

- консультации и иные услуги квалифицированных специалистов.

Любой магазин, предоставляющий на рынке определенный спектр товаров и услуг, дабы не затеряться в «толпе» других конкурентных организаций, должен иметь в своем арсенале не только хороших специалистов и качественную продукцию, но также четкую выработанную цель и миссию деятельности. 

Для супермаркета «Кредо» эта цель звучит следующим образом: «Необходимо максимальное удовлетворение потребностей широкого круга клиентов в приобретении различных видов продовольственных товаров, а также качественное оказание консультационных и иных услуг в данной области». 

Достижение этой цели осуществляется за счет индивидуального чуткого подхода высококвалифицированных работников к каждому клиенту в отдельности, а также за счет справедливого отношения директора магазина к своим сотрудникам. В противном случае, не возможно было бы достичь всецелой заинтересованности работников в деятельности магазина.

Организационно-штатная структура супермаркета «Кредо» включает директора, бухгалтера, менеджера по закупкам, менеджера по сбыту, администратора, продавцов – кассиров, охранника и  водителя.

Внутренняя организационная структура супермаркета «Кредо» графически может быть представлена следующим образом (рис.1.1):



Администратор

Продавец - кассир

Водитель

Охранник

Директор

Менеджер по закупкам

Бухгалтер

Менеджер по сбыту











Рис.1.1 – Организационно-штатная структура 

Рассмотрим организационную структуру супермаркета «Кредо» более подробно. Директор является главенствующим лицом фирмы и отвечает за решение вопросов стратегического характера. В обязанности бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью, оформляют документы по движению товара и другое.

При этом вопросами закупки товара заведует менеджер по закупкам, а вопросами сбыта менеджер по сбыту. Такая форма организации способствует тому, что каждый руководитель владеет только своей сферой в супермаркете. Это дает ему возможность оперативно реагировать на всевозникающие вопросы. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров. Менеджер по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же следит за возвратами от покупателей, решает различные организационные вопросы, анализирует деятельность магазина.

Администратору подчиняются продавцы - кассиры, каждый из которых отвечает за вверенные ему функции. Они занимаются непосредственной продажей товара, консультацией покупателей по интересующим их вопросам, следят за расстановкой товара на стеллажах, и осуществляют отпуск товара.

Также в штате сотрудников магазина есть водитель, который отвечает за доставку товаров и инкассацию прибыли, и охранник который контролируют ситуацию в торговом зале.

1.2. Анализ существующих бизнес-процессов и существующей информационной системы.

Изначально рабочее место работника супермаркета «Кредо» не было автоматизировано. Ведение и хранение документации не было систематизировано, а вся необходимая информация хранилась в бумажном виде. 

Такой формат документирования деятельности магазина, порой, не только приводил к некоторым неясностям, но также мог стать провоцирующим фактором для потери нужной и важной информации.

Автоматизированное рабочее место продавца – кассира супермаркета «Кредо» позволит ему перейти на более качественное и эффективное обслуживание клиентов. Проектируемая информационная система позволит упорядочить процессы регистрации, поиска и хранения документов, существенно сократить сроки выполнения тех или иных операций, и, в целом, упростить работу сотрудников магазина.

Важным фактором при внедрении информационной системы на предприятии малого бизнеса являются денежные вложения, необходимые для этого внедрения. Они должны быть минимальными, иначе деятельность магазина может стать нерентабельной. 

Большинство систем, представленных в настоящее время на рынке программного обеспечения, хоть и включает обширный спектр функциональных возможностей, однако именно этот факт повышает стоимость таких систем. Поэтому для малой фирмы необходима разработка собственной небольшой автоматизированной системы, сочетающей в себе необходимый для конкретного магазина набор функциональных возможностей и низкую стоимость ее внедрения.

Разрабатываемая в проекте автоматизированная информационная система предназначена для обеспечения более эффективной и качественной работы сотрудников супермаркета «Кредо» и снижения временных затрат на выполнение операций, связанных с обслуживанием клиента.

Методология функционального моделирования IDEF0 является достаточно простым инструментом, который позволяет разработчикам корпоративных информационных систем изучить сферу деятельности заказчика и решать задачи по повышению эффективности этой деятельности. 

Применение функционального моделирования позволяет решать не только технические проблемы заказчика, связанные с информационными технологиями, но также проблемы, имеющие отношение к сфере деятельности заказчика. 

Таким образом, проект информационной системы превращается из "пачки бумаги", за которую заказчик не захочет платить, в услугу, которая может принести заказчику дополнительный эффект, сопоставимый с последующей автоматизацией.

Представим основные бизнес процессы в виде функциональной диаграммы (рис. 1.2) и декомпозиции 1 и 2 уровня (рис. 1.3,1.4).



Рис. 1.2. Диаграмма «Учет продаж супермаркета «Кредо»»

ыы



Рис. 1.3. Декомпозиция диаграммы «Учет продаж супермаркета «Кредо»» 

Рис. 1.4. Декомпозиция диаграммы «Обслуживание покупателя в супермаркете»

Описываемая модель бизнес-процесса представляет собой функциональную модель, существующую до использования результатов проекта со вторым уровнем детализации.



1.3. Обоснование требований к разрабатываемой ИС

1.3.1. Обоснование разработок по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных, документов, графиков и сигналов. Информационное обеспечение состоит из внешнего и внутреннего ИО (рис.1.6).





Рис.1.6. Структура информационного обеспечения

	В состав информационного обеспечения подсистемы входит описание технологических процессов, описание организации информационной базы, описание входной и выходной информации, формы выходных документов.

К информационному обеспечению системы обычно предъявляются следующие требования:

1) Оно (обеспечение) должно быть достаточным для выполнения всех функций, подлежащих автоматизации;

2) Кодирование информации осуществляется в соответствии с классификаторами, имеющимися в наличие у заказчика (организации);

3) Формы документов должны соответствовать требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика;

6) Формы представления выходной информации должны быть согласованы с разработчиком;

7) В информационной системе должны быть. предусмотрены необходимые средства по контролю и обновлению данных в информационных массивах, контроля идентичности информации в БД.

Любая информационная система должна функционировать в диалоговом режиме, иметь в наличие накопители информации, а также исключать бумажные технологии для обработки информации. 

Информационное обеспечение включает два комплекса компонентов:

1) Компоненты внемашинного информационного обеспечения (это документы и классификаторы технико-экономической информации);

2) Компоненты внутримашинного информационного обеспечения (это экранные формы для ввода первичных данных и вывода результатов обработки информации, а также структура информационной базы).

Внемашинное информационное обеспечение в качестве основной компоненты используется документацию, применяемую в процессе управления экономическим объектом. В данном случае под документом понимается некоторая совокупность сведений, которая используется для решения технико-экономических задач. Такая совокупность обычно располагается на некотором материалом носителе в соответствии с установленными нормами.

В вопросах хранения документации существует такое понятие как унифицированная система документации или сокращенно УСД. Она представляет собой правильно организованный комплекс документов, связанных друг с другом. УСД отвечает единым установленным требованиям и правилам, и содержит информацию для управления некоторым объектом экономической сферы.

Любой тип УСД, будь то межотраслевые, отраслевые или локальные системы, должен удовлетворять определенному набору существующих требований, а именно:

- Входящие в состав УСД документы и их реквизиты должны быть закодированы с помощью одного из видов классификаторов: локальных, общесистемных или международных;

- Разработка документов, входящих в состав унифицированной системы, должна проводится с учетом использования этих документов в совокупности взаимосвязанных экономических информационных систем (ЭИС);

- За счет использования УСД должна появится возможность информационной совместимости ЭИС различных уровней иерархии;

- Информация, содержащаяся в унифицированной системе, должна быть полной, и при этом способствовать оптимальности управления объектом действия этой системы;

- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

В отличие от внемашинного информационного обеспечения, внутримашинное включает экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Внутримашинное обеспечение в качестве своей основной части включает информационную базу (ИБ). Это совокупность данных с особым способом организации, хранящаяся в памяти вычислительной системы в виде файлов для удовлетворения информационных потребностей управленческих процессов и решаемых задач.

Выбор модели представления данных – еще одна из задач разработчика в процессе проектирования системы. На данный момент существует всего три модели представления данных: иерархическая, сетевая и реляционная. 

Наиболее распространенными являются реляционные базы данных, которые, в отличие от иерархических и сетевых моделей, позволяют организовывать связи между таблицами в любой момент времени при проектировании схемы базы данных. 

Такая возможность реализована с помощью механизма внешних ключей. Таким образом, каждая таблица реляционной базы данных содержит хотя бы одно поле (поле внешнего ключа) для связи с другой таблицей той же базы данных. Внешние ключи позволяют связывать любые таблицы в рамках одной базы данных на любом этапе работы с этой базой. 

В вопросах проектирования баз данных существует такое понятие, как нормализация. Она предназначена для избавления базы данных от возможной избыточности информации. В таком случае повторяющиеся данные объединяются в отдельную таблицу в рамках той же базы.

Таким образом, нормализация - это процесс, позволяющий избавляться от избыточности и сложных структур записей. Записи с громоздкой структурой не только усложняют схемы базы данных, это создает дополнительные трудности для системы управления базами данных при обработке таблиц баз данных. 

Поэтому обязательно нужно производить нормализацию таблиц, многие системы управления базами данных могут выполнять её автоматически. Система управления базами данных (СУБД) сама может проанализировать базу данных, выявить повторяющиеся записи, создать отдельную таблицу, а затем переопределить связи.

У реляционных баз данных также имеется и еще одна сильная сторона – встроенный язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) - универсальный компьютерный язык, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционных базах данных.

На основе приведенной выше информации можно сделать вывод, что применение реляционной модели представления данных при разработке автоматизированной информационной системы является наиболее приемлемым вариантов.

К информации, хранимой в базе, предъявляется ряд требований:

- Информация, хранимая в базе данных, должна быть полной для решения экономических задач и выполнения функций управления;

- Хранимая информация должна отвечать требованию целостности, т.е. в базе данных должна быть обеспечена непротиворечивость вводимых данных;

- В случае использования нескольких копий данных, каждая из этих копий должна своевременно и одновременно представлять актуальную информацию по запросу;

- В связи с часто изменяющимися информационными потребностями, информационная база должна обладать свойство гибкости системы;

- Информационная база должна обладать требуемую степенью сложности структуры для хранения всей необходимой информации; 

- Информационная база должна выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

- Языковой интерфейс системы должен обладать определенной степенью удобства для наиболее быстрого формирования запросов к информационной базе;

- Также информационная база должна обладать возможностью разграничения прав доступа к информации, т.е. для каждого конкретного пользователя или отдельной группы пользователей должна быть создана возможность определения доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

1.3.2. Обоснование разработок по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) - совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Также, это совокупность программ, процедур и правил, а также документации, относящихся к функционированию системы обработки данных.

В случае данного дипломного проекта к программному обеспечению следует отнести операционную систему (ОС), среду программирования, систему управления базами данных (СУБД), средство описания бизнес-процесс и проектирования баз данных (CASE-средства).

Любое программное обеспечение можно разделить на два больших комплекса:

1) Общесистемное ПО, включающее операционные системы и оболочки, компиляторы, программные среды, СУБД и т.д.

2) Специальное или прикладное ПО, представляющее собой совокупность прикладных программ, созданных для реализации определенных задач в рамках информационных систем.

К любому программному обеспечению предъявляется ряд определенных требований, включающий:

- Требование экономичности, т.е. эффективности по быстродействию и затратам памяти;

- Требование удобства пользования ПО, в частности, применение простых проблемно-ориентированных языков;

- Требование наличия программных средств диагностики возможных ошибок пользователя программного обеспечения;

- Требование надежности и правильности получения результатов проектирования;

- Требование универсальности в отношению тех или иных ограничений решаемых задач;

- Требование открытости и адаптируемости относительно внесения изменений в процессе эксплуатации программ;

- Требование сопровождаемости, характеризующее работоспособность программ при внесении изменений в них;

- Требование мобильность при перестройке программ с ЭВМ одного типа на ЭВМ другого типа.

В качестве операционной системы для разработки и дальнейшего использования автоматизированной информационной системы учета продаж супермаркета «Кредо» выбрана система Windows 7. Эта система является наиболее популярной и прижившейся среди пользователей компьютера. 

Логично, что в качестве системы управления баз данных для разрабатываемой информационной системы выбрана СУБД MS Access 2007. Она входит в состав стандартного офисного пакет MS Office 2007 и обладает наиболее полным комплексом возможностей при использовании в операционной системе MS Windows.

На базе Access можно реализовать информационную систему, работающую в архитектуре клиент-файловый сервер, а этого вполне достаточно для относительно небольших компаний в среднем и малом бизнесе. 

Подобные системы не требуют постоянного администрирования, что сводит к минимуму затраты на сопровождение такой системы. Однако, в случае необходимости, система может быть развернута до клиент-серверной архитектуры при использовании сервера баз данных типа MS SQL Server от той же фирмы Microsoft.

Средства такой связи уже встроены в MS Access, а с учетом разработки всех трех компонентов (MS Windows, MS Office и MS SQL Server) одной фирмой, удобство и широкий спектр связующих возможностей просто очевидны.

Для разработки автоматизированной информационной системы учета продаж бытовой техники магазина «Комфорт» был выбран высокоуровневый язык программирования Delphi в одноименной среде программирования Delphi. Изначально в ней использовался язык Object Pascal, однако, начиная с 7ой версии данного программного продукта, компания Borland Delphi решила создать на базе все того же Object Pascal свой собственный язык программирования.

Delphi 7 - мощная высокопроизводительная среда разработки приложений, значительно упрощающуая разработку e-business приложений. Delphi включает в себя большой набор инструментов для управления и доставки бизнес-данных с использованием открытых стандартов. 

По сравнению с аналогичными программными продуктами, пакет Borland Delphi имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно: быстроту разработки приложений, высокую производительность разработанных приложений, низкие требования созданных приложений к ресурсам используемого компьютера, возможность наращивания функциональных возможностей за счет интегрирования новых компонентов и инструментария, удачную проработку иерархии объектов.

Также при разработке системы будут использованы так называемые Case-средства, предназначенные для моделирования бизнес-процессов, базы данных, компонентов программного обеспечения, деятельности и структуры организации. Используемые Case-средства должны обладать целым рядом свойств и возможностей:

- поддержка полного жизненного цикла программного обеспечения;

- гарантии достижения целей разработки программного средства в установленное время с заданным качеством;

- возможность выполнения крупных проектов в виде подсистем (декомпозиция функциональных блоков). При таком подходе повышается эффективность разработки крупных информационных систем. Причем реализация каждой подсистемы должна выполнятся отдельной группой разработчиков;

- обеспечение минимального времени получения работоспособной системы (при условии, что внедрение системы идет последовательно по отдельным подсистемам);

- возможность управления конфигурацией проекта, контроля версий и автоматического выпуска документации;

- независимость выполняемых проектных решений от средств реализации системы (ОС, СУБД, языков и систем программирования).

Под эти требования попадают следующие программные продукты: ERwin, Bpwin, Developer/2000, Designer/2000. В данном дипломном проекте будут использоваться Case-средства AllFusion Process Modeler и Erwin из-за их небольшой цены и распространенности по сравнению с программами Developer/2000, Designer/2000.

1.3.3. Обоснование разработок по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - это совокупность технических средств, компьютерной техники, средств передачи информации, используемых в автоматизированных системах управления и в информационных системах.

Для автоматизации данной задачи потребуется следующее техническое обеспечение:

Компьютеры-клиенты; 

Сервер, на котором будет функционировать СУБД; 

Локальная вычислительная сеть. 

Достаточно следующей конфигурации ПК на рабочих местах пользователей: процессор AMD Athlon 3000; оперативная память 512 Мб; жёсткий диск 80 Gb; привод  DVD-CD-RW,  монитор LCD 17’’, лазерный принтер.

Разрабатываемая система не потребует также специальных конфигураций компьютеров. Ей будут использоваться стандартные рабочие места, которые должны обладать рядом качеств:

простота использования, обеспеченная с помощью диалогового взаимодействия с компьютером;

относительно высокие возможности по переработке информации;

высокая надёжность и простота ремонта, основанные на интеграции компонентов компьютера;

возможность расширения и адаптации к особенностям применения компьютеров, то есть один и тот же компьютер может быть оснащён различными наличие программного обеспечения, охватывающего практически всё сферы человеческой деятельности, а также мощных систем для разработки программного обеспечения.

В соответствии с планируемыми задачами, которые будут решаться пользователями на рабочих местах, такой конфигурации будет достаточно для обеспечения функционирования проектируемой информационной системы.

Этап ввода информации в ПЭВМ является наиболее ответственным с точки зрения обеспечения достоверности информации. Причины, приводящие к возникновению ошибок во вводимой информации, на этапе ввода, могут зависеть от состояния оборудования, на котором осуществляется ввод, либо от организации процесса ввода.

Для уменьшения ошибок при вводе информации в ПЭВМ в некоторых полях базы данных задаются условия на значение. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что из-за ошибки ввода в числовом поле не окажутся буквенные символы. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений. Заданное условие на значение всегда будет проверяться при вводе или изменения значения поля в таблице.

Кроме того, для уменьшения ошибок при вводе данных используется маска ввода. Маска ввода удобна при использовании полей, размер и смысловая нагрузка которых заранее известна.

Для взаимодействия с пользователем программы предполагается использование меню, подсказок, полей, отвечающих за ввод информации, а также кнопок, результатом нажатия на которые будет отображение того или иного запроса к базе данных.

В результате работы программы пользователь может столкнуться с ошибками, связанными с получением результатной информации. Для устранения таких ошибок используется процесс отладки программного средства. Процесс отладки осуществляется на некотором контрольном наборе данных. При этом значения, полученные программным путем, сравниваются со значениями, полученными в результате ручных вычислений.

1.4. Разработка ТЗ и постановка задачи

Целью создания и внедрения проекта является повышение эффективности деятельности продавца - кассира супермаркета «Кредо», за счет автоматизации его рабочего места.

Задачи на дипломное проектирование:

1) исследование предметной области;

2) анализ функционирования объекта управления;

3) выбор программно-технических средств разработки;

4) разработка программного средства.

Внедрение и использование разработки необходимо для:

- повышения надежности хранения данных;

- повышения оперативности получения необходимой информации за счёт упрощения работы сотрудников магазина.

- сокращение времени на поиск интересующей информации;

- получение наглядной отчетной информации о продажах и прибыли магазина;

- снижения трудоёмкости выполняемой работы, за счет отказа от «ручной» обработки информации. 

Информационная система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- оформление покупки: выписка чека, корректировка остатков в базе данных;

- регистрация поступления товара (как старых, так и новых наименований);

- инвентаризация остатков товара с вычислением суммарной стоимости;

- формирование и корректировка документа анализа популярности продажи товара;

- вывод документов на печать;

Программа должна использовать входные данные следующих документов и справочников нормативно-справочной информации:

- список товаров;

- классификация видов товаров;

- список поставщиков;

- список продавцов;

- сведения о покупке – чек;

- заказ на закупку товаров (товарная накладная).

Программа должна формировать следующие выходные документы:

- оценка прибыли по видам товара;

- отчет с общими доходами за указанный период по видам товаров;

- отчет с общими издержками за указанный период по видам товаров;

- отчет с анализом популярности товара.

Программная среда разработки – Borland Delphi 7.

Используемое программное обеспечение:

- ОС Windows 7;

- СУБД MS Access 2007.

Разработка программного приложения подразделяется  на следующие этапы:

Разработка программного приложения;

Разработка программной документации к приложению;

Отладка и тестирование программного приложения.

В данной главе дипломного проекта было рассмотрено существующее состояние предметной области, характеристики объекта и системы управления и обоснование предложений по устранению выявленных недостатков........................