Анализ документирования основной деятельности организации

ПГТТО.034702.01.ДПА13ПЗ





ПГТТО.034702.02.ДПА13ПЗ



СОДЕРЖАНИЕ



			Введение	3	

	1 Локальные акты организации	6

	2 Анализ организационно-распорядительной документации 

	   В ПАО Сбербанк	17

	2.1 Особенности оформления приказов и распоряжений 	17

		2.2 Анализ документации по личному составу		26

	3 Порядок передачи документов в архив 	33

	Заключение	38

	Список используемой литературы	41

	Приложение А	47

	Приложение Б 	50

	Приложение В 	52 

	Приложение Г 	56

	Приложение Д 	66

	Приложение Е 	71

	Приложение Ж 	72

	Приложение З	75

	Приложение И	76

	


	Введение



Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражают научно-технические достижения и общественную жизнь, имеют историческое значение и как памятники истории должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно. Для успешного существования любого учреждения и выполнения им своих функций, необходимы документы, регламентирующие и поддерживающие его работу.

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для крупных коммерческих предприятий и государственных структур, так и для малых и средних предприятий и некоммерческих организаций. Такая востребованность объясняется тем, что даже небольшие организации за время своей деятельности накопили приличный багаж документов, которым нужно эффективно управлять, что, учитывая постоянный рост объема документооборота на предприятиях, становится делать все сложнее. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Актуальность данной темы заключается в том, что документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения, а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты.

Целью написания дипломной работы является анализ документирования публичного акционерного общества «Сбербанк России» в целом, а также некоторых документов, образующихся в результате его деятельности.

Задачи работы:

изучить источники и литературу по данной теме;

проанализировать порядок и особенности ведения документации, образующейся в деятельности ПАО Сбербанк.

В связи с поставленными целями и задачами объектом исследования является документирование деятельности ПАО Сбербанк, предметом исследования - документация банка, а именно: локальные акты организации, справочно-информационная и распорядительная системы документации.

 Решение поставленных задач определило структуру дипломной работы. Работа состоит из введения, трех глав основной части, заключения и списка литературы. В первой главе рассмотрены локальные акты организации, во второй главе проанализирована организационно-распорядительная документация в ПАО Сбербанк, третья глава посвящена порядку передачи документов в архив. В заключении даны основные выводы и предложения.

При написании данной работы применялись такие методы исследования, как: теоретический анализ законодательной, нормативной и методической базы по организации делопроизводства на предприятиях и в банках.

В качестве основных источников информации послужили труды отечественных авторов в области документоведения и делопроизводства, в частности использовались работы таких авторов, как: Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н., Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Колтунова М.В., Коробейникова Л.С., Лихачев М.Т., Ловчева М.А, Галкина Е.В, а также нормативно-правовые акты: положение о структурном подразделении, инструкция по технике безопасности, положение об оплате труда, приказ (распоряжение), должностная инструкция.




1 Локальные акты организации



Локальные документы – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

Выделяют несколько видов локальных актов: положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции, должностные инструкции.

Представленный перечень видов локальных актов не является исчерпывающим.

Локальные акты должны соответствовать следующим требованиям:

1. Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Наиболее важной составной частью положений является разграничение зон ответственности и упорядочение взаимосвязей между подразделениями. Положения направлены именно на то, чтобы упорядочить информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Положения о структурных подразделениях утверждаются приказом руководителя организации, вступают в силу с момента издания приказа и действуют до их замены новыми. 

Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

- с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

- с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

- с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

- с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации. 

Положение должно содержать следующие обязательные реквизиты: обозначение вида локального акта; его наименование, грифы: принято, утверждено, согласовано, регистрационный номер, текст, соответствующий его наименованию; отметку о наличии приложения и согласования.

2. Инструкция по технике безопасности - это основной документ, которым должен руководствоваться рабочий при выполнении определенной работы с учетом условий, в которых она протекает, специфики оборудования и технологии.

Инструкция по технике безопасности определяет порядок и условия безопасного и безвредного выполнения рабочим возложенных на него обязанностей и правила поведения в производственных помещениях и на рабочем месте.

Утверждает инструкции по технике безопасности руководство организации. Согласовывается отделом охраны труда.

Инструкции должны содержать следующие обязательные реквизиты: обозначение вида локального акта; его наименование; грифы принятия и утверждения; текст, соответствующий его наименованию; отметку о наличии приложения; регистрационный номер.

3. Положение об оплате труда – локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации.

Основная цель данного документа описать применяемые в организации механизмы расчетов и выплаты заработной платы.

Положение об оплате труда является локальным нормативным актом и принимается работодателем самостоятельно в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст.8 ТК РФ).

Трудовое законодательство предусматривает принятие положения об оплате труда работодателем (учреждением) в лице его единоличного исполнительного органа самостоятельно и не требует согласования либо утверждения его учредителем.

Положение должно содержать следующие обязательные реквизиты: обозначение вида локального акта, его наименование, место и дату принятия, текст, соответствующий его наименованию; должность, фамилию, инициалы и подпись лица, вынесшего постановление; оттиск печати.

4. Приказ (распоряжение) - это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Приказ подписывается руководителем организации (или заместителем во время отсутствия руководителя, если на него возложена такая обязанность).

Приказы руководителя организации должны содержать следующие обязательные реквизиты: обозначение вида локального акта и его наименование; место и дату принятия, регистрационный номер, текст, должность, фамилию, инициалы и подпись руководителя организации. Приказы и распоряжения выполняются на бланке организации.

Главное отличие приказа от распоряжения заключается в том, что приказ издается только руководителем организации (или заместителем во время отсутствия руководителя, если на него возложена такая обязанность), а распоряжение может издавать руководитель структурного подразделения, главный специалист в пределах своей компетенции.

5. Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция создается для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников.

Утверждает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами организации. 

Должностная инструкция работника должна содержать следующие разделы: общие положения; основные задачи, права, предоставляемые работнику и его обязанности; взаимодействия; ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение (неисполнение) обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; требования к работнику.

При подготовке локальных актов, регулирующих социально - трудовые отношения (например, коллективный договор, правила внутреннего распорядка и др.) следует руководствоваться рекомендациями о них.

Оформление локального акта выполняется в соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», а также нормами «Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»). При этом:

1) Структура локального акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия локального акта, то в проекте дается вступительная часть – преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

2) Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

3) Значительные по объему локальные акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

4) Если в локальном акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

5) Локальный акт с приложениями должен иметь сквозную нумерацию страниц.

6) Локальный акт излагается на государственном языке РФ и должен соответствовать литературным нормам.

7) Структура локального акта должна быть логически обоснованной, отвечающей целям и задачам правового регулирования, а также обеспечивающей логическое развитие и правильное понимание данного локального акта.

8) В локальных актах даются определения вводимых юридических, технических и других специальных терминов, если они не являются общеизвестными и неупотребляемыми в законодательстве Российской Федерации и региональном законодательстве.

9) Не допускается переписывание с законов. При необходимости это делается в отсылочной форме.

Существует определенный порядок принятия и утверждения локального акта:

1) Локальный акт, прошедший правовую и литературную экспертизу, а также процедуру согласования, подлежит принятию и утверждению руководителем организации в соответствии с Уставом организации.

2) Локальные акты организации могут приниматься руководителем, общим собранием трудового коллектива, советом трудового коллектива, педагогическим советом, методическим советом, органом государственно-общественного управления либо иным органом самоуправления организации, наделенным полномочиями по принятию локальных актов в соответствии с уставом организации – по предметам их ведения и компетенции.

3) При принятии локальных актов, например, затрагивающих права обучающихся, учитывается мнение советов обучающихся, советов родителей, представительных органов обучающихся.

4) Не подлежат применению локальные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, а также локальные акты, принятые с нарушением порядка учета мнения представительного органа работников.

5) Прошедший процедуру принятия локальный акт утверждается руководителем организации. Процедура утверждения оформляется либо подписью, либо приказом руководителя организации.

6) Локальный акт вступает в силу с момента, указанного в нем, либо, в случае отсутствия такого указания, по истечении 7 календарных дней с даты принятия данного локального акта.

Датой принятия локального акта, требующего утверждения руководителем организации, является дата такого утверждения.

7) После утверждения локального акта проводится процедура ознакомления с ним участников образовательных отношений для системы образования, предприятия, организации, на которых распространяются положения данного локального акта. Ознакомление с локальным актом оформляется в виде росписи ознакомляемых лиц с указанием даты ознакомления либо на самом локальном акте, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемым к нему, либо в отдельном журнале.

Сроки хранения существующих в организации локальных нормативных актов указаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень). Локальные нормативные документы могут быть как с постоянным сроком хранения, таки и с обязательным требованием хранения в течение 75 лет, или же иного срока.

Рассмотрим локальные акты ПАО Сбербанк РФ. Сбербанк России на сегодняшний день представляет собой современный универсальный банк, удовлетворяющий потребности различных категорий населения в широком спектре банковских услуг. Сбербанк занимает крупнейшую долю на рынке вкладов и является основным кредитором российской экономики. Привлечение средств частных клиентов и обеспечение их сохранности является основой деятельности Сбербанка. По итогам 2016 года 47,9% хранящихся в российских банках сбережений граждан доверены Сбербанку.

Сбербанк действует в форме публичного акционерного общества. Учредителем Сбербанка является Центральный банк РФ. Сбербанк входит в банковскую систему Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, в том числе нормативными актами Банка России, а также Уставом банка.

Являясь юридическим лицом, Сбербанк обладает всеми характерными к тому признаками: имеет в собственности обособленное имущество, учитывает его на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Сбербанк создан без ограничения срока деятельности и осуществляет свою деятельность на основании лицензии Центрального банка РФ. Руководство текущей деятельностью банка осуществляется Правлением и Президентом, Председателем Правления Банка. Возглавляет Правление Президент и Председатель Правления Банка. С ноября 2007 года эту должность занимает Г.О. Греф. Права и обязанности Президента, Председателя Правления и членов Правления определяются в соответствии с действующим законодательством и договором, заключаемым каждым из них с банком. Договор от имени банка подписывается Председателем Наблюдательного совета или лицом, уполномоченным Наблюдательным советом. Наблюдательный совет вправе в любое время расторгнуть договор с Президентом, Председателем Правления и членами Правления.

Деятельность банков РФ регулируется локальными правовыми актами, которые определяют механизмы реализации ими своих задач и функций. Так, например, деятельность Сбербанка России регулируется следующими локальными актами:

Уставом ПАО Сбербанк от 24 июля 2015 года;

Положением о Комитетах Наблюдательного совета Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) от 28 мая 2015 года;

Положением о Правлении открытого акционерного общества «Сбербанк России» от 10 июня 2014 года;

Положение об Общем собрании акционеров Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) от 3 июня 2015 года;

Положением о ревизионной комиссии открытого акционерного общества «Сбербанк России» от 10 июня 2014 года;

Положением о системе внутреннего контроля в ОАО «Сбербанк России» от 17 октября 2011 года;

Универсальным договором банковского обслуживания.

Отметим, что особое значение, как и у любого хозяйствующего субъекта, имеет устав. Он устанавливает и определяет общие положения статуса Сбербанка РФ, проводимые банковские операции и другие сделки, уставной капитал банка, акции, облигации и иные эмиссионные бумаги, права и обязанности акционеров, прибыль банка, его резервные фонды, дивиденды, обеспечение интересов клиентов банка, учет и отчетность деятельности, порядок проведения общего собрания акционеров, наблюдательного совета банка, исполнительные органы, определяет крупные сделки и сделки с заинтересованностью, устанавливает организационную структуру, контроль за финансово-хозяйственной деятельностью, порядок реорганизации и ликвидации.

Исходя из вышеизложенного, можно выделить одну из главных проблем регулирования банковской деятельности - отсутствие единого нормативного документа. При этом имеют место многообразие ведомственных актов. Общий порядок осуществления банковских операций предусматривается законами и нормативными актами Банка России. Точно так же, банковскими законами и нормативными актами Банка России, регулируются вопросы принятия решений о регистрации и лицензировании кредитных организаций, порядок работы с банковской информацией. 

Как и в любой другой организации, в Сбербанке РФ применяются: 

1) Положения о структурных подразделениях (юридический отдел, служба внутреннего контроля, отдел по работе с персоналом и т.д.) и вспомогательные службы (бухгалтерия, отдел автоматизации, административно-хозяйственное управление, архив и т.д.);

2) Должностные инструкции (председатель Сбербанка, главный бухгалтер, директор управления Сбербанка (начальник самостоятельного отдела), управляющий отделением Сбербанка, главный специалист, ведущий специалист, старший специалист, заведующий филиалом отделения Сбербанка и др.), разработанные на основе Постановления Минтруда РФ от 06.12.1995 № 67 Об утверждении квалификационных характеристик по должностям работников Сберегательного банка Российской Федерации и его филиалов.

3)Приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по личному составу;

4)Различные инструкции, положения, регламенты.




2 Анализ организационно-распорядительной документации в 

   ПАО «Сбербанк»

2.1 Особенности оформления приказов и распоряжений



Организационно - распорядительная документация (ОРД) - комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

Виды ОРД:

1) Постановление – распорядительный документ, принимаемый Правлением территориального банка.

2) Распоряжение – административно-правовой документ, издаваемый руководителем банка в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов.

3) Приказ – организационно-распорядительный документ, издаваемый руководителем Банка (председатель территориального банка, управляющий отделением) в целях разрешения задач, стоящих перед Банком и содержащий обязательное для исполнения предписание подразделениям и отдельным работникам банка.

4) Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

5) Инструкция – документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

6) Договор поручения договор, согласно которому одна его сторона (поверенный) берёт на себя обязательство перед другой стороной (доверителем) совершить от имени и за счёт доверителя определённые юридические действия.

В делопроизводстве Сбербанка РФ сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. 

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких –распоряжения.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности (Приложение А) издаются по всем основополагающим направлениям работы Сбербанка, в них ставятся задачи  и определяются пути решения принципиальных вопросов. В обязательном  порядке приказы издаются по следующим вопросам:

- создание, ликвидация или реорганизация  подразделений банка, а также изменение их функций;

- утверждение структуры, внесение  изменений в структуру  банка, его подразделений;

- распределение обязанностей между руководителями банка;

- утверждение изменений в режиме работы подразделений и работников банка;

- предоставление права заключения  договоров должностным лицам  Сбербанка с последующей  выдачей руководителем  банка соответствующих доверенностей  (в пределах полномочий, предоставленных  банком);

- о проведении (назначении) либо о результатах ревизий, проверок и т.д.

Приказы могут также издаваться по другим вопросам, решение которых отнесено, в соответствии с Положением о филиале и Генеральной доверенностью, к компетенции соответствующего подразделения Сбербанка  и его руководителя.

Приказы по основной деятельности (территориального банка, отделения) Сбербанка издает и подписывает соответственно: председатель территориального банка; управляющий отделением или лица, их замещающие.

Подготовку проектов приказов по основной деятельности осуществляют работники подразделений Сбербанка.

Проект приказа по основной деятельности визируется:

- руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа либо лицом, его замещающим;

- руководителем структурного подразделения, вопросы компетенции которого затрагиваются в проекте приказа либо лицом, его замещающим;

- руководителем юридической службы банка либо лицом, его замещающим, в случае, если затрагиваются вопросы правового характера;

- руководителем делопроизводственной службы Сбербанка либо лицом, его замещающим;

- заместителем руководителя банка, курирующим данное направление работы.

Срок рассмотрения проектов приказов по основной деятельности (визирование) не должен превышать трех рабочих дней со дня поступления в структурное подразделение (должностному лицу).

Замечания или дополнения к проекту приказа должны быть  изложены на отдельном листе, который прилагается к проекту,  при этом виза на проекте приказа не проставляется до  внесения в проект требуемых  изменений или дополнений. Если  предлагаемые изменения не будут  внесены, то окончательное решение принимается руководителем Сбербанка, подписывающим данный приказ.

После согласования проекта приказа запрещается внесение изменений в текст проекта, замена листов, изменение реквизитов. При необходимости внесения изменений в текст проекта приказа его новая редакция согласовывается вновь.

Приказы могут иметь приложения (Приложение В), ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста. Приложения к приказу по основной деятельности не являются самостоятельными  документами и не регистрируются  отдельно от приказа.

Подписанный приказ по основной деятельности в тот же день  регистрируется в делопроизводственной  службе Сбербанка. При этом  на приказе проставляются дата и регистрационный (порядковый) номер  с индексом “О”. С началом календарного года нумерация  приказов возобновляется.

В Сбербанке приказы по основной деятельности регистрируются программными средствами в электронном виде или в специальном  журнале регистрации отдельно от других распорядительных документов.

Зарегистрированные  приказы тиражируются делопроизводственной  службой и направляются исполнителям в соответствии с разнарядкой на рассылку. При необходимости копии приказов заверяются печатью Сбербанка.

Разнарядка на рассылку представляется структурным подразделением, отвечающим за подготовку приказа, в делопроизводственную службу вместе с подлинником приказа. Разнарядка на рассылку оформляется по установленной форме и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего приказ.

Дополнительное тиражирование приказов, их учет, систематизация, выдача структурным подразделениям осуществляются делопроизводственной службой. Выдача дополнительных копий приказов фиксируется в разнарядке на рассылку подлинника приказа: дата; получатель документа; количество выданных экземпляров; фамилия руководителя структурного подразделения-получателя документа, а также основание для выдачи.

В Сбербанке делопроизводственная служба хранит подлинники всех приказов, отвечает за их систематизированный учет и хранение до сдачи  в архив. Разнарядки на рассылку  хранятся не менее 1 года, не  считая текущего.

Проанализируем приказы по личному составу.

Приказы по личному составу Сбербанка издаются в случае оформления приема на работу, перевода, увольнения работников, установления должностных окладов, предоставления отпуска по уходу за ребенком, изменения фамилии, поощрения работника, применения дисциплинарного взыскания и в иных, установленных трудовым законодательством Российской Федерации случаях.

Подготовку проекта приказа  по личному составу осуществляет  управление (отдел, сектор) по работе  с персоналом Сбербанка  по поручению (распоряжению) руководителя банка на основании ходатайства структурного подразделения банка и письменного  заявления работника.

Проект приказа по личному составу визируется:

- руководителем кадровой службы;

- руководителем структурного подразделения;

- заместителем руководителя банка, курирующего структурное подразделение;

- руководителем юридической службы банка либо лицом, его заменяющим, если затрагиваются вопросы, требующие правовой оценки.

После согласования проекта  приказа запрещается внесение в него изменений и замена  листов. При необходимости внесения  изменений новая редакция проекта приказа согласовывается вновь.

Завизированный проект приказа  по личному составу представляется на подпись руководителю Сбербанка руководителем кадровой службы.

 Подписанный приказ по личному составу регистрируется в управлении (отделе, секторе) по работе с персоналом с указанием даты и регистрационного номера. Регистрационный номер приказа должен состоять  из порядкового номера и литерного обозначения – «К». С началом каждого календарного года нумерация приказов возобновляется.

Если в приказе не оговаривается  дата приема на работу, перевода  или увольнения работника, то такой датой является дата  издания приказа.

Приказы по личному составу регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности и других распорядительных документов.

Выписки из приказов (копии приказов) по личному составу направляются в соответствующие подразделения Сбербанка.

Приказ по личному составу доводится работнику под роспись. Копия приказа (выписка из приказа) приобщается к личному делу работника.

Распоряжения

Распоряжения (Приложение Б) издаются в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов Сбербанка.

Подготовку распоряжений осуществляют работники подразделений  Сбербанка.

Проект распоряжения визируется:

- руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку  проекта распоряжения либо лицом, его замещающим;

- руководителем структурного подразделения,  вопросы которого затрагиваются  в проекте распоряжения либо лицом, его замещающим;

- заместителем руководителя Сбербанка, курирующего данное структурное  подразделение;

- руководителем юридической службы Сбербанка либо лицом, его замещающим, в случае, если  затрагиваются вопросы правового  характера;

- руководителем делопроизводственной службы либо лицом, его замещающим.

Распоряжение подписывает руководитель Сбербанка либо его заместители в соответствии с функциональным распределением обязанностей.

Подготовка проекта распоряжения, визирование, представление на подпись и их хранение производятся аналогично порядку, предусмотренному, как и у приказов по основной деятельности, за исключением разделения констатирующей  и распорядительной части, они отделяется:

- словом «ПРЕДЛАГАЮ», или «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРОШУ» и т.п., которое также печатается отдельной строкой прописными буквами;

- или без какого-либо слова, т.е. распорядительная часть следует за констатирующей после двоеточия и начинается глаголом в неопределенной форме (создать, осуществить, определить, утвердить и т.д.).

Подписанное распоряжение  в тот же день регистрируется в делопроизводственной службе Сбербанка, при этом на  распоряжении проставляется дата и регистрационный (порядковый) номер. С началом календарного года нумерация распоряжений возобновляется.

Направление копий распоряжений исполнителям осуществляется на основании разнарядки на рассылку, представляемой в делопроизводственную службу структурным подразделением, отвечающим за подготовку распоряжения, вместе с подлинником распоряжения. Разнарядка на рассылку должна быть подписана руководителем  структурного подразделения Сбербанка.

В целях оперативного разрешения внутренних организационно-административных вопросов руководители подразделений Сбербанка могут издавать  распоряжения в пределах своей компетенции. Документ оформляется на бланке распоряжения с указанием  наименования подразделения.

 Приказ оформляется на специальном бланке, изготовленным в соответствии с альбомом фирменного стиля Сбербанка России и содержит следующие реквизиты: 

Таблица 1

Обязательные

реквизиты

Примечание

Наименование

организации,

Название вида документа,

Место издания

Отражено на бланке приказа

Дата,

Номер

Регистрация производится общим отделом в день подписания приказа

Заголовок к тексту

Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и начинаться с предлога «О» или «Об».

В кавычки заголовок не заключается, точка в конце заголовка не ставится. Печатается заголовок полужирным шрифтом с отступлением от левого края поля – 0, не более 28 знаков в строке.

Текст

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констант. часть

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

- ссылка на нормативный правовой акт с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

- формулировка целей и задач, стоящих перед Банком, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

	Констатирующая часть может начинаться словами: «в целях», «в соответствии», «во исполнение требований» и т.д., а заканчиваться словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается заглавными буквами, отдельной строкой.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядител.

часть

Распорядительная часть делится на пункты (и подпункты), которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например, 1. Создать комиссию в составе

Если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Например, Директору Административного управления Кваше А.Б в срок до; или указывается структурное подразделение банка, в скобках в именительном падеже:

Управлению корпоративных клиентов и бюджетов (Карташов С.В.) в срок до.

Срок исполнения не указывается, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер, и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Не указываются исполнители и сроки, если действия носят организационный характер (Приказ об утверждении внутреннего нормативного документа и т.д.).

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Например, признать утратившим силу приказ председателя банка от №. 

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его фамилия, инициалы.

Подпись

Подпись руководителя отделяется от текста приказа тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. В расшифровке сначала идут инициалы, затем фамилия, без пробе.......................