Организационные вопросы
Для участников мероприятий конгрессной программы подготавливается специальный комплект информационных и рекламных материалов, в который могут войти:
• программа мероприятия;
• тезисы выступлений участников;
• справочный и раздаточный материал;
• рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция);
• анкета;
• ручка, блокнот/листы для записей;
• туристическая информация и др.
Участники мероприятий деловой программы обычно проходят процедуру регистрации. Предварительная регистрация практикуется в основном для крупных и международных мероприятий, а также для платных мероприятий. Регистрация участников по упрощенной форме происходит непосредственно перед началом мероприятия.
По регистрационным спискам для участников мероприятия изготавливаются беджи, для докладчиков — именные таблички. Должна быть возможность быстрого изготовления табличек и беджей, так как состав выступающих, равно как и состав участников, может меняться.
Процедура регистрации должна быть продумана до мелочей, чтобы не создавать толчею и не вызывать раздражение участников. По пути следования на мероприятие необходимы указатели направления движения. Хорошо, когда регистрация подкрепляется анонсами по громкой связи в павильоне.
FINE POINT
Предварительная регистрация
Существует несколько форм регистрации участников мероприятий деловой программы выставки. Более сложный путь (общепринятый в мировой практике) — это предварительное заполнение регистрационных форм, высылаемых заблаговременно в адрес оргкомитета мероприятия либо дирекции выставки. Такая регистрационная форма может включать:
• Ф.И.О.;
• научные и почетные звания;
• название организации;
• должность;
• адрес (полный и почтовый);
• координаты (тел., факс, e-mail);
• страна;
• предпочтительный рабочий язык мероприятия;
• специальные условия (диета, приспособления);
• тип участия (участник, слушатель, почетный гость);
• дата прибытия и отъезда (вид транспорта, рейс/№);
• необходимость встречи/трансфера, пункт назначения;
• выбор конфигурации участия: пленарные заседания, секции по выбору, визиты, культурная программа, участие в приемах и фуршетах и др.;
• размещение;
• даты проживания;
• отель (название либо тип/класс);
• тип номера (одноместный, двухместный, люкс);
• размер и формы оплаты, банковские реквизиты;
• санкции и процедура возмещения стоимости участия (сроки).
Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва
По окончании мероприятия организационная и «бумажная» работа не заканчивается. Хорошим тоном считается рассылка благодарственных писем участникам (докладчикам, почетным гостям). Производится также обработка материалов конференции/семинара и итоговые аннотации (briefs) высылаются участникам. Часто они дополняются фотографиями, полным списком участников, выдержками из отзывов прессы. Итоговые данные по мероприятию включаются в общий официальный отчет по выставке, размещаются на сайте выставки и, таким образом, становятся частью ее интеллектуального багажа.
Резюме
Параллельные программы выставки являются эффективным инструментом формирования выставочного контента и обеспечивают сильный PR выставочного мероприятия.
Различают конгрессные, протокольные, профессиональные, «цеховые», конкурсные, образовательные мероприятия, презентации и шоу, семейные, детские, рекреационные программы.
Деловая программа выставки должна соответствовать ее тематическому профилю, была актуальной по кругу рассматриваемых вопросов и значимой по составу участников, специалистов отрасли. Организатором мероприятия может выступить компания — экспонент выставки, профессиональная ассоциация, объединение, государственный орган, компания/агентство, специализирующаяся на конгрессно-конференциальной деятельности, СМИ.
Основные организационные вопросы при подготовке мероприятия: цели и задачи мероприятия, место проведения мероприятий программы, промоушн, менеджмент, бюджет, тип (дизайн) программы.
При организации мероприятия особое внимание необходимо уделить выбору места проведения, рассадке участников, контенту и форматам презентаций, аудиовизуальному сопровождению, вопросам регистрации и навигации.
Примечания
1. Kirchgeorg, Dornscheidt, Giese, Stoeck Trade Show Management, Gabler, 2005. - P.758
2. Использованы определения, данные в «Словаре русского языка» С.И.Ожегова, — Рус. яз., 1990
3. Morrow S.L., The Art of the Show, Second Edition. IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001. - P.130
4. Там же. P.130
5. D.Seekings, «How to organize Effective Conferences and Meetings», London, P.91
6. Там же. P.95
7. Там же. P.34
8. Александрова H., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент. Методическое пособие. — Ростов-н/Д.: Экспертное бюро, 2001. — С.107
9. Там же. С.109
Глава X.
Обеспечение общих, административных, рекламно-информационных и технических услуг на выставке
1. Международные требования к номенклатуре и качеству услуг
Все виды услуг, предоставляемых организаторами экспонентам и посетителям выставки можно условно выделить в несколько блоков:
• общие услуги;
• административные услуги;
• рекламно-информационные услуги;
• технические услуги.
Приведенная выше классификация предложена Международной ассоциацией выставочной индустрии (UFI), которая, как уже отмечалось выше, предлагает «Минимальный перечень услуг для международного выставочного мероприятия, предоставляемых экспонентам организаторами выставок» (см. Приложение 2).
Похожие рефераты:
