Отчет об исследованиях

После того, как исследование проведено и получены результаты, требуется должным образом их оформить. Только тогда выполненная работа не пропадет даром и принесет пользу. Отчет должен быть подготовлен со всей тщательностью . Небрежно или неграмотно составленным отчетом можно практически свести на нет все усилия, затраченные на проведение маркетинговых исследований. Чтобы этого не случилось, отчет должен удовлетворять ряду требований, которые можно разделить на три группы: требования к структуре, к содержанию, и к оформлению. Структура отчета Структура отчета должна быть привычной для читателей, даже если авторы отчета считают, что можно сделать и лучше. Как правило, тот, кто будет читать Ваш отчет, просмотрел уже сотню-другую подобных документов. Непривычная структура отчета сразу создаст мнение, что исполнители не знают, как проводить исследования, а полученные ими результаты не заслуживают доверия. Структура отчета должна следовать определенному образцу, принятому для научных работ . Структура и правила оформления отчета должны соответствовать ГОСТ Р 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления». Добавлены некоторые комментарии по содержанию отчета именно по маркетинговым исследованиям. Отчет должен содержать следующие элементы (в порядке их расположения). ? Титульный лист. ? Список исполнителей. ? Реферат. ? Содержание. ? Перечень сокращений, условных обозначений, символов, единиц и терминов. ? Введение. ? Основную часть. ? Заключение. ? Список использованных источников. ? Приложения: ? копии всех форм данных; ? детализированные вычисления, проверка статистики и т.д.; ? таблицы, не включенные в тело отчета; ? библиографию . Титульный лист – достаточно важный элемент структуры отчета с точки зрения оформления. Его несоответствие Стандарту бросается в глаза в первую очередь. В списке исполнителей указываются фамилии и инициалы, должности, ученые степени, ученые звания руководителя исследований, ответственных исполнителей, исполнителей и соисполнителей . Реферат по значимости занимает особое место. В настоящее время можно найти очень большое количество отчетов и научных работ. Поиск осуществляется в первую очередь по названиям. Затем, подобрав подходящие названия, исследователь знакомится с рефератами выбранных работ. И только затем он заказывает полный текст работ. Таким образом, реферат – главная визитная карточка работы . Реферат представляет собой отчет в миниатюре. В нем должны быть отражены следующие моменты: ? объект исследования; ? цель исследования; ? методы и инструменты исследования; ? полученные результаты и их новизна; ? рекомендации по внедрению или итоги внедрения результатов; ? область применения полученных результатов; ? экономическая эффективность или значимость проделанной работы; ? прогнозные предположения о развитии объекта исследования. Непросто уместить все это на половине страницы! В содержании перечисляются в порядке появления в отчете разделы, подразделы и пункты с указанием страниц, на которых они начинаются. Перечень сокращений, условных обозначений, символов, единиц и терминов. Перечень сокращений рекомендуется составлять, если количество принятых сокращений более 10. Слева располагают используемые сокращения, справа – их расшифровку. Специальные термины, повторяемые в отчете менее 3 раз, в перечень не вносят, расшифровывая в тексте при первом упоминании . Введение пишется с учетом образования и опыта читателей. Смысл введения – подойти к описанию проблемы и показать актуальность исследования. Во введении к отчету указывается место решаемой проблемы в науке и практике, ее связь с другими областями знания. Вкратце приводится современное состояние теоретических и практических методов, которые применимы в данной области. Показывается необходимость проведения данного исследования. Можно также привести основание для проведения работ (реквизиты договора). Основная часть (тело отчета) должна содержать сведения о сущности, методике, и основных результатах исследований. Она содержит текст, рисунки и таблицы. Основная часть обычно делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Каждый такой элемент должен содержать логически законченную информацию. Желательно, чтобы каждый элемент структуры содержал в конце выводы. Изложение начинается с постановки задачи исследования. Как правило, этому отводится целый раздел. Как показывает практика обучения студентов, довольно значительная их часть не понимает отличия постановки задачи от ее решения. В описываемом разделе показывается, чтo требуется сделать. Не говорится, как будет решаться проблема и тем более не приводится никаких решений. Важность данного момента далеко выходит за рамки грамотной постановки задачи маркетингового исследования на основе проблем управления предприятием. Она обусловлена еще и тем, что весь дальнейший материал будет оцениваться читателем на соответствие поставленной задаче. После того, как задача поставлена, дальнейшее изложение может быть более свободным. Можно, например, следовать предложенной в данной книге схеме этапов выполнения исследования. Однако в любом случае следует осветить следующие моменты. Выбор метода решения поставленной задачи. Следует обосновать, в частности, почему было выбрано анкетирование, почему оно должно проводиться именно методом телефонного опроса. Изложение строится от общего к частному. Вначале выбирается тип исследования (поисковое, описательное, исследование причинности). Показывается, почему для решения поставленной задачи лучше выбрать, например, описательное исследование. В конце раздела становится ясно, как будет проведено исследование, почему выбранный способ наилучший. Проведение исследований. Подробно описывается, как проводилось исследование, приводятся образцы анкет, описывается способ сбора данных, меры снижения ошибок. Анализ данных. Приводится выбранный для анализа подход (тоже соотнесенный с поставленной задачей), приводится схема и ход анализа. Основные результаты исследований должны сопровождаться оценкой полноты решения поставленных задач и предложениями по дальнейшим направлениям работ, анализом достоверности полученных результатов и сравнением их с аналогичными результатами отечественных и зарубежных работ. Должна быть обоснована либо необходимость продолжения работ, либо, при получении отрицательных результатов, целесообразность прекращения исследований. Лучше, если ограничения на применение результатов дадут сами исследователи. Если ограничение будет обнаружено заказчиком, то это снизит доверие к исполнителю. Полезно также обсудить возможные источники неточностей. Выводы. Из полученных результатов делаются обоснованные выводы. В данном разделе они приводятся без обсуждений. Как правило, это просто суммирование полученных результатов . Для маркетинговых исследований часто добавляется раздел рекомендации, в котором достаточно подробно и обоснованно описывается, как, по мнению исследователей, следует применить полученные результаты в маркетинговой деятельности фирмы-заказчика. Заключение включает: ? общий вывод из всей проделанной работы (показывается, что поставленная задача полностью выполнена); ? оценку полноты решения поставленных задач; ? рекомендации и исходные данные по конкретному использованию результатов исследования; ? оценку технико-экономической эффективности внедрения или народнохозяйственную, научную, социальную значимость работы; ? оценку научно-технического уровня выполнения исследований в сравнении с лучшими достижениями в данной области; ? возможные направления дальнейших исследований. В приложения рекомендуется включать материалы, связанные с проведенными исследованиями, но не вошедшие в основную часть отчета. Как правило, это ? материалы, дополняющие отчет; ? промежуточные математические доказательства, формулы и расчеты; ? таблицы вспомогательных цифровых данных; ? протоколы испытаний; ? описание аппаратуры и приборов, применяемых при измерениях в ходе исследований; ? заключения экспертов; ? инструкции, методики, описания алгоритмов и программ, которые были разработаны в процессе исследований; ? иллюстрации вспомогательного характера; ? копия технического задания на исследования, программы работ, договора или другого исходного документа, на основании которого проводятся исследования; ? акты внедрения результатов исследования. Этот раздел будут читать только заинтересованные и компетентные люди. Содержание отчета Главный критерий, которым следует руководствоваться при написании отчета – понятность для читателя. Руководство фирмы будет скорее продолжать жить со своими проблемами, чем примет рекомендованное исследователями решение, которого оно не понимает. Поскольку одного читателя интересует только сводка результатов, другой хочет получить информацию о методах исследования, а третий ждет рекомендаций к действию, следует вначале ознакомиться с требованиями заказчиков отчета. Иногда приходится писать несколько отчетов, иногда – выделять специальный технический раздел. Важными критериями написания отчета являются также полнота, точность, ясность, связность, краткость. Полнота важна для отражения всей информации в одном отчете. Если будет предложено ждать дополнительного отчета, то это задержит принятие необходимых мер и вызовет раздражение. Объем пояснительной информации, представляемой в отчете, должен быть пропорционален объему информации, который будет использован для принятия решения по данному вопросу. Точность подразумевает достоверные исходные данные, правильную процедуру их обработки, логичные обоснования используемых методов, ясную фразеологию. Часто встречаются следующие неточности: ? общая доля рассматриваемых категорий респондентов менее 100%. Например: 20% опрошенных положительно относятся к товару, а 60% – отрицательно. Что можно сказать об оставшихся 20%? Это не ответившие на вопрос? Это нейтрально относящиеся к товару? В этом случае обязательно требуются пояснения. ? общая доля рассматриваемых категорий респондентов более 100%. Например, 50% опрошенных указали в качестве причины покупки приемлемую цену, 40% – привлекательный внешний вид, 30% – высокие потребительские качества товара. Здесь необходимо обязательно указать, что респонденты отмечали несколько причин. ? неправильное использование круговых диаграмм. При построении круговой диаграммы берутся несколько значений. При этом, часто неявно, предполагается, что все эти значения образуют в сумме некоторую имеющую смысл величину. Если, например, отображать распределение доходов группы респондентов на различные цели, то для круговой диаграммы следует брать не только расходы на продовольственные и непродовольственные товары, но и на все другие статьи расходов. Если интерес представляют только первые две категории, то диаграмма будет иметь три «дольки»: расходы на продовольственные товары; расходы на непродовольственные товары; прочие расходы. Таким образом, вся круговая диаграмма показывает все расходы. ? смешивание процентов и процентных пунктов, например: ранее 6% населения были знакомы с товаром, теперь – 12%, то есть на 6% процентов больше. Здесь – явная ошибка. Количество возросло не на 6%, а на (12%-6%)/6%=1=100% или в 12%/6%=2 раза или на 6 процентных пунктов; ? грамматические неточности, например: доходы уменьшились от 1 до 2 тыс. руб. Здесь, очевидно, подразумевалось: доходы уменьшились на величину 1…2 тыс. руб. ? терминологическая путаница, например: средний годовой доход на душу населения в России увеличился за рассматриваемый период с 2000 руб. до 200 000 руб., следовательно, покупательная способность возросла в 100 раз. А возросшая стоимость жизни? Наиболее трудно добиться ясности. Согласно поговорке, «если читателю дать малейшую возможность неправильно понять текст, то он обязательно так и сделает». Основные рекомендации заключаются в предварительном составлении плана, корректировке текста предложение за предложением, параграф за параграфом, тщательном подборе слов. ? При подборе слов отдавайте предпочтение более простым и коротким. Лучше сказать продлить, чем пролонгировать, определение – чем дефиниция. ? Избегайте клише. Вместо в основном точно честнее сказать с нарушением инструкций, вместо ограниченный успех – небольшой подъем, вместо жизненно важно – можно порекомендовать. ? Избегайте технического жаргона. Заменяйте слова типа субоптимальный на не самый лучший. ? Пишите просто и естественно. Вместо слова визитация лучше использовать визит. ? Удаляйте лишние слова. План гораздо лучше, чем план на будущее, действия – чем предпринятые действия, консенсус – чем консенсус мнений. Это поможет избежать слов-паразитов. Например, часто из-за желания сделать стиль более строгим, излагать мысли научно, на одной странице оказывается несколько десятков слов является . Кроме того, это поможет избежать и неграмотных высказываний. Например, часто по радио и по телевизору можно слышать словосочетание самый оптимальный . ? Не пренебрегайте описанием хорошо известных Вам фактов и принципов. То, что очевидно для Вас, то, с чем Вы работали каждый день при выполнении исследований, может оказаться совершенно неизвестным заказчику, а тем более читателям Вашей научной работы. ? Старайтесь говорить об одном вопросе в одном месте отчета. Фразы типа полностью эта проблема будет рассмотрена ниже значительно ухудшают впечатление об отчете, да и обо всей проделанной работе. ? Изложение должно быть последовательным. Последующие разделы должны опираться на понятия, решения и результаты, описанные в предыдущих. Свой первый отчет лучше отдать на прочтение более опытным коллегам и быть готовым к его полной переделке. О краткости можно сказать только то, что повторы не компенсируют плохого изложения. Из хорошего отчета нельзя убрать ни одного слова. Очень полезно полностью переписать готовый отчет, сокращая при этом его объем в два раза. Это позволит критически рассмотреть все написанное, избежать повторного изложения одних и тех же мыслей в разных местах. Оформление отчета Правильная форма представления материала также играет большую роль в восприятии отчета. Излишне говорить о том, что тщательность его оформления является визитной карточкой исследователя и исследовательской фирмы, которую он представляет. Правила оформления отчета о научно-исследовательской работе регламентируются ГОСТ Р 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления». Выдержки из этих правил даны в приложении. Для упрощения работы над оформлением отчета можно порекомендовать взять за образец уже выполненный и принятый заказчиком отчет. Существуют определенные общепризнанные правила подачи материала, которые делают его значительно более наглядным и позволяют уменьшить объем отчета и одновременно улучшить его понятность без сокращения объема представляемой информации. Табличное представление материала Таблицы, как это ясно из предыдущих разделов книги, – важнейшее средство представления данных. Чтобы они стали более понятными, требуется правильно их составлять. ? Столбцы и строки лучше упорядочить по убыванию средних значений или итогов. ? Все таблицы со сходным материалом должны иметь одинаковый формат. ? Цифры для сравнения лучше располагать в столбик, по убыванию. ? Значения следует округлять до двух значащих цифр, если нет специальных соображений об использовании повышенной точности. Графическое представление материала Правильно составленный рисунок или график иногда может заменить примерно 1000 слов, однако использовать его следует только тогда, когда он выполняет свою задачу лучше, чем текст или таблица. ? Графиком или диаграммой можно наглядно представить цифровые данные (сколько). ? Блок-схема показывает взаимосвязи между объектами или концепциями (как). ? Карты используются для отображения положения (где). Круговая диаграмма содержит обычно не более 6 составляющих, начинается с направления строго вверх («на 12 часов»), «читается» по часовой стрелке. Элементы должны быть упорядочены по убыванию. График полезен для отражения изменений во времени. Время откладывается по оси X, значения определенного параметра – по оси Y. Диаграмма в виде столбиков служит для наглядного сравнения величин. Диаграммы, показывающие значение одной переменной для ряда объектов, строятся горизонтально: по оси X откладывается, например, цена, а по оси Y – метки, обозначающие вид товара. На диаграммах с двумя переменными по оси X можно отложить, например, время, а по Y – доходы. Тогда эта диаграмма будет напоминать график. *** Важная проблема, которая уже упоминалась выше – соответствие названий рисунков, графиков, диаграмм и таблиц той информации, которая в них представлена. Доклад об исследовании Иногда приходится делать доклад о проведенном исследовании. Здесь действуют те же правила, что и при проведении других докладов (по дипломному проекту, по кандидатской и докторской диссертации). Вот некоторые основные правила. ? Время доклада не должно быть более 15 минут . Если докладчик не укладывается в отведенное время, то это свидетельствует не о большом объеме проделанной работы, а о непрофессионализме докладчика. ? Обычно слушатели слабо знакомы с проблемой, поэтому не следует жалеть время на обоснование актуальности исследования и описание сущности решаемой проблемы. ? Если описывается решенная частная задача, то ее надо представлять по схеме: важность задачи; необходимые исходные данные; источник их получения; метод решения; результаты; выводы по результатам. Не следует приводить ход решения, особенно если оно было получено стандартными методами. ? Плакаты, графики, диаграммы, схемы демонстрируются около одной минуты. При меньшем времени слушатели не успеют понять предложенный материал. Не надо читать то, что написано на рисунках (это все уже прочитали). Следует только давать пояснения. ? В результате доклада у слушателей должно сложиться мнение о важности проблемы, проделанной работе, полученных результатах и выводах из них. Для маркетинговых исследований важны и практические рекомендации, полученные на основе выводов из полученных результатов. Порядок проведения доклада также достаточно традиционен. Вначале слово предоставляется докладчику, и он делает основной доклад. Прерывать докладчика не принято. Затем слушатели имеют возможность задать вопросы. Обсуждение обычно занимает гораздо больше времени, чем сам доклад. После этого заслушиваются мнения тех слушателей, которые пожелают его высказать . В конце обсуждения докладчику предоставляется заключительное слово.

Похожие рефераты:

• Отчет об исследованиях
• Годовой отчет
• Отчет конкурсного управляющего
• Оперативный календарный план (отчет)
• Отчет по исследованию и устная презентация его результатов