ВРЕМЯ — КАПИТАЛ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РАБОТНИКА
Создатель дал человеку разум, чтобы он с его помощью познал изумительный порядок, царящий в природе, и чтобы он эти познания положил в основу упорядочивания своих собственных условий.
Й. Кеплер
28.1. Распорядок рабочего дня
Предварительное знание того, что хочешь сделать, дает смелость и легкость.
Д. Дидро
Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным.
А. Маккензи
Переход к точному измерению времени Ф. Энгельс отметил как важнейшую веху на пути развития человечества. Немецкий экономист Карл Бюхер привел такое заключение: «Дикарь исполняет часто не меньшее количество работы, чем культурный человек, но он исполняет ее неправильным образом. Он не знает цены времени, и ему все равно, когда кончить одну работу, когда начать другую. Ему в голову не приходит как-нибудь урегулировать свою деятельность, разделив ее по часам». Для определения времени используют прилагательные: «физическое», «биологическое», «историческое», «условное», «экранное» и т. д. Время — верный помощник, если им правильно распорядиться.
Слово «календарь» появилось у древних римлян. Так называли бухгалтерскую книгу с отметками о еженедельной плате процентов. Первый печатный календарь появился в Германии в 1439 г. В XVI в. в Европе наибольшее распространение получил календарь в виде альманаха Нострадамуса, где знаменитый предсказатель давал расшифровку последствий от появления комет и расположения звезд. Именно этот календарь стал обязательным элементом в каждом доме. В России первоначальная годовая роспись дней была составной частью «Изборника», вышедшего в 1075 г. при князе Святославе. Позднее в России появились календари европейского вида — отдельные сборники с астрологическим уклоном. Началом года считалось в то время 1 сентября.
С 1699 г. указом Петра I начало года было перенесено на 1 января. При Петре I появился настенный календарь, календарь Брюса. Вскоре стали использовать от-
Михаил Дмитриевич Бутин (1836-1907)— предприниматель, общественный деятель, меценат, родом из купеческой семьи. После окончания Нерчин- ского училища в 1848 г служил с братом у купца Кандинского и изучал торговое дело. С 1850 г братья начали самостоятельное дело и в 1866 г. учредили Нерчинское золотопромышленное товарищество, приобрели 13 золотоносных участков. В 1870-х гг. Бутин совершил поездку в Северную Америку для изучения технологии добычи золота. Он изобрел и внедрил на Драсунских приисках новые механизмы.
В 1870 г Бутин организовал торговую экспедицию в Китай, сделал описание маршрута и составил карты. В 1881 г организовал экспедицию из южных районов Забайкалья через Северную Маньчжурию в Благовещенск с целью поиска короткого и удобного пути для прогона скота и снабжения мясом Приамурских приисков. К этому времени фирма владела 50 приисками и получала 1 млн руб. годовой прибыли.
В 70-е гг. Бутин приобрел крупнейший в Восточной Сибири винокуренный завод, Николаевский железоделательный завод, Борщевский завод. Он организовал соледобывающее производство, а также собственное пароходство.
Бутин был человеком разносторонних интересов. Он опубликовал статьи и книги по экономике и развитию торговли в Сибири, доказывал необходимость строительства Транссибирской магистрали, ратовал за развитие местной промышленности, жертвовал большие средства на благотворительность. Им были построены в Нерчинске Софийское женское училище, общественный банк, музыкальная школа, типография, аптека, ферма с опытным полем, городская библиотека, публичный музей. В особняке Бутина размещались собрания живописи, нумизматическая коллекция, минералогический кабинет, библиотека (около 30 тыс. томов).
рывные, перекидные и вечные календари. В 1929 г. в календарях были ликвидированы воскресные выходные дни, так как вся страна перешла на непрерывное производство (четыре дня рабочих и один выходной). В 1931 г. была введена шестидневная рабочая неделя.
Сегодня без календаря невозможна работа менеджера. Это один из основных элементов его рабочего стола.
Когда мы тратим время на планирование, его становится больше.
Полная свобода делать все, что хочешь и как хочешь, — это свобода вообще ничего не делать (Н. Винер).
Труд без отдыха — не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени.
Распорядок дня, как и всякая система, сокращает путь к успеху.
Большинство людей не знают точно, как они расходуют свое время.
Из трех зол ошибка, перестраховка, бездеятельность наименьшее — первое.
Люди различаются между собой по тому, как и где они локализуют контроль над значимыми для себя событиями. Возможны два типа: экстернальный и интер- нальный. В первом случае человек полагает, что происходящие с ним события — это результат внешних сил. Для такого человека в большей степени присущи уступчивое поведение, малая инициативность. Во втором — человек интерпретирует события как результат своей собственной деятельности, стремится планировать свои действия. При этом появляются большая уверенность в себе, большая терпимость к неудачам, заинтересованность в здоровом образе жизни.
Многие руководители слишком ориентированы на процесс деятельности в ущерб конечным результатам. Эти управленческие ошибки проявляются через констатацию проблем вместо выработки альтернатив, исполнение служебного долга вместо получения результата, сбережение ресурсов взамен оптимизации их использования.
Самое подходящее время для творчества — с 10 до 12 часов. В это время возникают идеи, концентрируется энергия. Хорошо использовать для этих целей и период с 16 до 19 часов. Спад активности у большинства людей наступает с 13 до 15 часов. Наилучшее время для учебы утром, когда голова еще не «забита проблемами». Учебный материал утром запоминается лучше, но эффект будет двойной, если повторить материал вечером.
Основные правила организации собственной деятельности:
1. Выделяйте в перспективе основные цели.
2. Планируйте свое будущее и живите согласно своему плану.
3. Меньше раздражайтесь. «Гнев есть кратковременное безумие» (Гораций).
4. Четко определяйте проблемы и цели.
5. Учитесь фантазировать и мечтать.
6. Отвлекайтесь от второстепенных дел.
7. Не копите дела, давайте сразу распоряжения.
8. Не разбрасывайтесь между работами.
9. Создавайте вариации в жизни.
10. В конце дня составляйте график работы на следующий день, подведите итог тому, что сделано за день. В записной книжке зафиксируйте основные встречи, обещания.
Память человека, к сожалению, ограничена, поэтому руководителю необходима система картотек.
Наиболее универсальными могут быть:
• телефонный справочник по алфавиту фамилий;
• телефонный справочник предприятий;
• идеи, мысли;
• библиография;
• профессиональные цитаты;
• сведения для памяти;
• расписания, графики.
«Тот, кто позволяет ускользнуть своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках все время, держит в руках свою жизнь» (Ален Лэкейн). Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет ваш успех или неудачу. Международный центр менеджмента (Швейцария) на основе многочисленных исследований сделал вывод, что средний европейский менеджер теряет 15% рабочего времени. Главными «похитителями» времени являются телефонные звонки, незапланированные посетители, неспособность решительно сказать «нет».
Общий капитал времени нетрудно подсчитать. В году 220 рабочих дней, длительность рабочего дня — 8 часов. Если принять пенсионный возраст за 60 лет, а текущий возраст обозначить через В, то получим формулу расчета капитала рабочего времени:
(60 - В) х 220 х 8.
Аналогичная формула для расчета капитала свободного времени имеет вид (60 - В) х 220 х 3 + (60 - В) х 145 х 12.
Здесь приняты: время ежедневного отдыха в рабочий день — 3 часа, в выходной день — 12 часов, общее число выходных дней в году — 145.
В трудовой деятельности человека максимум 200 тыс. часов. Это рабочее и свободное время. Если капитал времени не подлежит увеличению, то остается только разумно его использовать.
У руководителя масса «поглотителей» времени. Из основных следует выделить:
1. Отсутствие приоритета в делах.
2. Попытка слишком много сделать за один раз.
3. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
4. Плохое планирование трудового дня.
5. Личная неорганизованность.
6. Чрезмерное чтение.
7. Скверная система личных записей.
8. Недостатки при разделении труда.
9. Отрывающие от дел телефонные звонки.
10. Незапланированные посетители.
11. Неспособность сказать «нет».
12. Запоздалая информация.
13. Отсутствие самодисциплины.
14. Неумение довести дело до конца.
15. Отвлекающая обстановка.
16. Затяжные совещания.
17. Плохая связь.
18. Болтовня на частные темы.
19. Желание знать все.
20. Длительные ожидания.
21. Частое откладывание дел.
22. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией.
23. Отсутствие современных вспомогательных средств оргтехники.
Если вам не хватает времени, то следует провести анализ его использования. Инвентаризацию времени можно провести по нескольким дням, выделяя виды
деятельности и виды помех. Инвентаризацию следует проводить непрерывно и оперативно.
При итоговом анализе следует оценить:
• была ли работа необходима;
• оправданы ли затраты времени;
• целесообразна ли выполненная работа;
• разумность выбранного времени выполнения работы;
• была ли какая-либо помеха и оказалась ли она самой значимой.
«Повелевать собой — вот высшая власть» (Сенека). Организация рабочего дня
должна исходить из следующего общего принципа: «Работа подчиняется руководителю, а не руководитель "плывет" по последовательности работ».
Начинать рабочий день следует с позитивным настроением. В начале дня желательно найти позитивное дело, организовать положительный психологический настрой. Каждый рабочий день важно сделать в целом позитивным.
Важно соблюдать временной режим и начинать работу в одно и то же время. Человеку свойственен объективный график работоспособности. У некоторых пик работоспособности в начале дня, у других в конце рабочего времени. Для большинства характерно наличие двух пиков работоспособности: в 9-10 часов и в 1819 часов. К фазе высшей работоспособности примыкает период двухчасового спада, когда необходим более мягкий режим работы.
Начинать день необходимо с просмотра перечня дел, намеченных ранее, и при необходимости внести коррективы в график работы на день. Многие руководители просматривают корреспонденцию не в начале дня, а после выполнения первоочередных дел. Отказаться следует от «раскачки», долгих обсуждений вчерашних соревнований, последних новостей. Это можно сделать в более позднее время или во время вынужденных пауз.
Утром целесообразно заниматься сложными и важными делами. Достаточно быстро текущие дела могут вовлечь в свой поток, и не будет времени для анализа и обдумывания.
Схема действий (решений) должна избегать потока обратной связи. Согласования, проверки, многократные оценки отнимают много времени и не позволяют эффективно разрабатывать новые идеи. Телефонные разговоры, письма, визиты, участие в совещаниях руководитель должен постоянно проверять с точки зрения ответной реакции.
В процессе работы постоянно возникает соблазн отвлекающих дел. Неожиданное отвлечение резко снижает производительность, поэтому приоритет выполняемых дел важно контролировать постоянно. Возврат к прерванному делу сопровождается повтором части уже сделанного. Начатое нужно стараться довести до конца.
Однородные дела типа телефонных разговоров, просмотра корреспонденции, подписания документации следует выполнять порциями. Это дает выигрыш во вспомогательном времени. Один раз производится соответствующая подготовка, а потом выполняется несколько однородных дел.
В ходе рабочего дня необходим свободный час. Это пауза при чрезмерном напряжении, время обдумывания проблем, время умственного расслабления.
Заканчивается рабочий день подведением итогов и просмотром дел на завтра. Даже если настроение плохое, неприятностей масса, следует сконцентрировать внимание на положительном моменте. Нужно отдохнуть, и завтра должно стать более оптимистичным. Важно отметить, что помешало вам сегодня, где была ненужная критика, какие были напрасные компромиссы, какая польза принесена коллегам и организации. Можно рабочий день оценить по пятибалльной шкале: 5 — на редкость удачный день; 4 — особенно удачный день; 3 — средний день; 2 — можно было бы лучше; 1 — неудачный день.
Похожие рефераты:
