Взаимодействие руководителя и секретаря
Секретарь не должен:
• спрашивать, зачем вызвал начальник;
• считать, что уход домой после окончания работы — законное право;
• открывать сумочку с косметикой за рабочим столом;
• в работе полагаться только на себя;
• использовать служебный телефон для своих нужд более трех раз в день;
• беря телефонную трубку, говорить: «Алло», а должен назвать учреждение;
• набирать телефонный номер карандашом;
• заставлять посетителей стоять у стола;
• передавать начальнику сплетни, которые ходят о нем.
Во взаимоотношениях с руководителем секретарю необходимы такт, преданность, предусмотрительность и инициатива. Существуют две модели взаимодействия. Первая предусматривает предоставление секретарю широкой инициативы и использование наилучшим образом его способностей. Вторая — восприятие и согласие с проявлением деловых качеств секретаря, попытками принимать отдельные управленческие решения. Одна из ошибок секретарей состоит в проявлении самонадеянности и всезнайства. Для секретаря руководителя недопустимы серьезные промахи.
Информационные материалы у секретаря должны быть четко классифицированы.
Можно выделить папки:
• документы на подпись;
• подписанные документы;
• письма и ответы на них;
• приказы и распоряжения;
• документы по жалобам и конфликтам;
• картотека приема посетителей по личным вопросам;
• журнал передачи служебных документов;
• служебные материалы по важнейшим вопросам;
• телефонный справочник организаций;
• телефонный справочник частных лиц.
Поведение секретаря частично формирует представление сотрудников о поведении руководителя, поэтому необходимо соблюдать ряд принципов:
1. Только зная ваши цели, секретарь может четко представить свои задачи и оказывать вам помощь.
2. Не заставляйте секретаря говорить неправду.
3. Помните, что секретарь — ваш коллега по работе и ему дано право на критику.
4. Позаботьтесь о выделении времени для разрешения возникших деловых проблем с обращениями к секретарю.
Хороший секретарь проявляет ненавязчивую заботу и тактичное внимание к соблюдению графика деловых мероприятий руководителя. Он должен помочь руководителю реагировать на конкретную обстановку, быть чутким посредником между руководителем и персоналом.
Некоторые сотрудники стремятся любыми способами добиться нужного решения руководителя, воздействуя для этого вначале на секретаря. Это может быть использование секретаря для представления руководителю дополнительных просьб, но может быть и провоцирование конфликта с секретарем, чтобы заставить руководителя «втянуться» в обсуждение проблемы.
Заповеди секретаря:
• Шеф всегда прав.
• Шеф не спит, шеф отдыхает.
• Шеф не ест, шеф восстанавливает силы.
• Шеф не пьет, шеф дегустирует.
• Кто приходит со своими убеждениями, выходит с убеждениями шефа.
• Шеф не кричит, шеф убедительно выражает свою точку зрения.
• Шеф не забывает, шеф просто не засоряет свою память.
• Шеф не ошибается, шеф принимает рискованные решения.
• Шеф не любит сплетен, шеф внимательно выслушивает мнение сотрудников.
• Шеф не лжет, шеф — дипломат.
• Шеф не опаздывает, шефа задерживают важные дела.
• Если шеф не прав, читай сначала.
Похожие рефераты:
