Инструментарий построения коллектива
Построение коллектива — это создание, использование и развитие механизма коллективной деятельности, определенной философии и отличительного стиля совместной работы, вовлекающих талант и энергию людей в достижение как общих, так и личных целей.
Какие сотрудники должны составлять коллектив? Возникает проблема критериев оценки персонала. В традиционном подходе к подбору кадров их не так много: стаж работы, квалификация, опыт работы. Наряду с ними можно выделить основные и дополнительные качества работников, важные для коллективной деятельности (см. табл.4).
Данные качества были выявлены в ходе целого ряда "круглых столов" и "мозговых атак" с руководителями самых разных коллективов. Эти качества одновременно являются требованиями к сотрудникам как к членам коллектива. Значимо и то, что такие требования прямо связаны с обязанностями, которые возлагаются на государственного служащего Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации", - добросовестным исполнением должностных обязанностей, соблюдением установленных правил, поддержанием уровня квалификации и т.д.
Таблица 4
Личностные качества, значимые для коллективной работы
Основные качества
ответственность качественное выполнение
работы стремление к сотрудничеству доверие
интерес к новинкам и способность к внедрению нового аккуратность способность воспринимать
критику способность к риску готовность к компромиссу коммуникабельность
Дополнительные качества
знания и профессиональные
умения умение сосуществовать и работать в коллективе ответственность за всю группу имидж
способность что-то продвинуть,"пробить" организационный талант
Критерии оценки персонала могут использоваться как для отбора новых сотрудников, так и для самооценки и корректировки качеств в уже работающих группах, поставивших перед собой общую цель - выработать стиль коллективной работы. Более того, было бы правильным привлечь самих членов группы к проведению "мозговых атак", собраний, дискуссий, обмена мнениями, в ходе которых могли бы быть сформулированы качества работников, исходя из видения непосредственно тех, кому придется каждодневно сталкиваться с их проявлениями. Важность данного положения весьма значительна, поскольку построение коллектива - это процесс, основу которого составляют целенаправленные изменения, в том числе и личных качеств. И наконец, данные качества могут быть учтены в ходе разработки программ подготовки персонала.
В процессе построения коллектива необходимо выделить два аспекта. Первый из них связан с мобилизацией объединенных усилий на решении стоящей перед коллективом задачи, а второй - с созданием духа коллектива, развитием чувства "Мы", т.е. с поддержанием личностного начала и внимания к людям. Такое деление является ключевым в формировании основных подходов к
построению коллектива, и в дальнейшем мы будем называть его дихотомией построения коллектива (табл. 5).
Таблица 5 Дихотомия управления построением коллектива
Ориентация на решение задач организации
Ориентация на поддержку личностей
"Как " — упор на выполнение работы группой
1. Групповая оценка задачи
2. Планирование и принятие решения
3. Достижение консенсуса
4. Организация и сроки
"Как " — упор на работу с персоналом
1. Участие и включение
2. Поддержка, поощрение
3. Обучение коллективности
4. Стиль коллективной работы
Рассмотрим составляющие этой дихотомической связки.
Построение коллектива с акцентом на решение задачи
1. Групповая оценка задачи. Коллектив нуждается в том, чтобы поставленную перед ним цель понимали и считали значимой все его члены. Проблема состоит в том, чтобы каждый работник четко представлял задачи, стоящие перед коллективом, принимал участие в их анализе и поиске путей реализации. Социологическое исследование позволило установить, например, что почти 40% опрошенных государственных служащих работают над задачами, сформулированными неточно, непонятно .
2. Планирование и принятие решения - это выбор и генерирование содержательной идеи выполнения задачи. Вовлечение каждого работника в процесс принятия решения представляет собой поиск и оценку имеющихся альтернатив достижению конечной цели. Чтобы этот поиск был успешным, руководителю следует предоставить коллективу всестороннюю информацию по проблеме; создать обстановку свободного обсуждения и высказывания любых идей по решаемой проблеме с последующим их детальным разбором; установить или выработать критерии для выбора оптимального решения; совместно выбрать решение в соответствии с установленными критериями.
Всегда ли нужно вовлекать коллектив в принятие решений? Многие проблемы имеют простые решения, стандартны и известны из предыдущего опыта. В то же время в жизни коллективов часто возникают новые проблемы или острые ситуации, когда требуется творческий подход, вот тогда и необходимо вовлечение всего персонала в разработку идей и принятие основных решений.
3. Достижение консенсуса (соглашения) по поводу принятия решения, организации и сроков выполнения задачи — важнейший элемент коллективной деятельности.
Консенсус характеризуется участием всех членов коллектива, оптимальным использованием имеющихся ресурсов, творческим разрешением конфликтов и достижением согласия с принятыми решениями.
Руководителю для достижения консенсуса необходимо, во- первых, не считать, что кто-то должен выиграть, а кто-то проиграть, если дискуссия заходит в тупик. Вместо этого нужно искать другую, более приемлемую для всех альтернативу. Во-вторых, избегать конфликта можно при помощи таких мер, как голосование, усреднение мнений, подбрасывание монеты или заключение сделок. В-третьих, не допускать перебранок, не сталкивать в ходе дискуссии людей, а "сталкивать" идеи. Не следует допускать ни своих, ни чьих-либо заявлений, негативно влияющих на коллективную работу.
4. Организация. Статья 5 Федерального закона РФ "Об основах государственной службы Российской Федерации" подчеркивает, что государственная служба основана в том числе и на принципе стабильности кадров государственных служащих. Одним из условий укрепления организационного единства является оптимизация численности коллектива. Большинство исследователей сходятся во мнении, что она не должна превышать 10-12 человек. Дело в том, что массовое проявление таких качеств коллектива, как дружба, открытость, честность, взаимная поддержка и т.п., практически невозможно в слишком больших группах.
Важным условием построения коллектива является четкая координация взаимоотношений между работниками, предполагающая систему норм коллективной деятельности:
1. Каждый считает задачу, стоящую перед коллективом, приоритетной.
2. Каждый стремится быть информирован наилучшим образом.
3. Каждый используется на рабочем месте оптимально, обучается и контролируется.
4. Каждый ежедневно принимает участие в планерках, беседах в группе.
5. Каждый чувствует личную ответственность на своем рабочем месте.
6. Каждый откровенен и честен.
7. Каждый сразу же сообщает об обнаруженных недостатках в качестве продукции коллектива.
8. Каждый соблюдает оговоренные сроки исполнения работы.
9. Каждый понимает и соблюдает (поддерживает) организационное единство коллектива.
10. Коллектив не принимает никаких отговорок.
Еще одно условие коллективной деятельности - предоставление возможности группе самой решать острые, конфликтные вопросы управления и самоуправления. Управление и самоуправление должны опираться не на знания и волю одного (руководителя), а на совокупность знаний и волю всех. Процесс управления здесь выступает в новом качестве - как деятельностное управление, присущее каждому члену коллектива. В первую очередь это касается распределения ролей и выработки системы координации действий в коллективе.
Построение коллектива с акцентом на поддержание отношений в нем
2. Поддержка, поощрение предусматривают помощь каждому члену коллектива в решении задач личности путем признания и оценки ее успехов. Признание дает человеку ощущение, что его труд необходим. Оценка - это показатель эффективности его труда.
Проведенные социологические исследования показывают, что ни тот, ни другой фактор не используются в должной мере. Например, 70% опрошенных указали, что в беседах с руководством вопросы признания деятельности или успехов работников никогда не обсуждались, 60% - что вопросы эффективности их личной работы начальством не рассматривались.
Если вы — руководитель, старайтесь выражать признание деятельности своих подчиненных:
• даже если вы не полностью удовлетворены;
• даже при получении частичных или неполных результатов;
• даже при получении обычных, а не только исключительно хороших результатов.
Формой публичной оценки работников является аттестация, которая проводится каждые 3-5 лет. Основными задачами аттестации являются, с одной стороны, получение информации, позволяющей оценить работника по итогам работы и его потенциалу, а с другой - информирование человека о том, как его деятельность оценивается руководством.
Однако аттестации проводятся довольно редко, а оценивать деятельность работника, корректировать его усилия порой необходимо ежедневно. Для этого используются беседы между руководителем и подчиненным. Они проводятся преимущественно по конкретным вопросам: поручение задания, его проверка, конфликтная ситуация, наличие проблемы. Каждую из этих ситуаций можно использовать для оценки и развития потенциала сотрудника.
3. Обучение коллективности заслуживает особого внимания в контексте построения коллектива. Основным учебным процессом для выработки механизма коллективности является рабочий процесс, а в качестве учителя выступает руководитель, который должен все видеть и соответствующим образом реагировать, исходя из принятых коллективом норм. Кроме того, дискуссии, совместные обсуждения, беседы, всесторонний анализ (без жесткой критики) коллективной работы - все это может служить закреплению новых правил и норм поведения. Хороший результат дают специальные семинары, в программах которых должны быть отражены такие темы, как "Что значит работать коллективно", "Как достигать компромисса", "Как избежать конфликта", "Что значит работать в режиме консенсуса" и т. п.
4. Стиль коллективной работы. В дружных, работоспособных коллективах создается особый стиль работы. Его характеризуют:
• открытость и честность в общении друг с другом;
• способность конструктивно критиковать и выслушивать критику;
• способность войти в положение других коллег, или эмпатия;
• желание измениться самому в соответствии с выработанными группой правилами;
• признание и принятие предложений по улучшению работы;
• готовность идти на компромиссы.
Деятельность коллектива тормозят:
• сокрытие информации ради демонстрации своей власти;
• приказное поведение по отношению к другим;
• недостатки в кооперации и коммуникации;
• незаинтересованность проблемами коллег;
• неспособность и нежелание слушать;
• компрометация коллег;
• беспардонность, оскорбительное поведение;
• невыполнение обещаний без всяких объяснений;
• сокрытие отхода от цели, из-за чего помощь коллектива запаздывает.
Для построения коллектива нужен особый стиль руководства людьми. Так, обследование подрядных коллективов показало, что высокие результаты их работы могут быть обусловлены поддерживающим стилем, но никак не авторитарным. В таких коллективах роль руководителя больше связана с получением и обработкой информации, обеспечением материалами, организацией работы, во всем же остальном от него требуется одно - не стоять на пути работников, иначе подрывается мотивация коллективной продуктивной работы.
Руководителю, решившему сформировать коллектив, следует использовать разные стили в зависимости от ситуации, причем стиль руководства должен соответствовать тем общепризнанным нормам и межличностным отношениям, которые были выработаны коллективом. Но в любом случае более эффективным лидером будет тот, в чьем стиле проявляются как забота о производстве, о решении задач коллектива, так и (не в меньшей степени) тенденция на поддержание отношений, забота о нуждах человека.
Похожие рефераты:
