Аутсорсинг в транспорте
Многие западные компании нередко идут по пути аутсорсинга в части, касающейся транспорта компании, имея лишь 1-2 офисных автомобиля в собственности. В остальном же это аренда автомобиля или работа с такси. Офис-менеджер соответственно ведет договоры, отслеживает уровень выполнения услуг, контролирует счета и т. д.
Есть фирмы, предоставляющие корпоративным клиентам полный комплекс услуг по управлению корпоративным автопарком. Например, управление корпоративными парками, предлагаемое фирмой Raiden, включает работу по следующим направлениям:
- услуги по работе с персоналом: подбор, тестирование, обучение водителей в соответствии со стандартами компании;
- услуги водителей;
- ведение кадровых процедур, расчет и выплата заработной платы, компенсаций и пособий, оформление командировочных расходов;
- предоставление подменного водителя;
- услуги по управлению материальной частью автопарка; контроль прохождения регулярного технического обслуживания автомобилей;
- организация ремонта, заправки автомобилей топливом, мойки и парковок автомобилей;
- предоставление подменного автомобиля на время выбытия основного автомобиля из эксплуатации и другие.
Этими услугами пользуются компании при желании сократить штат своих затратных подразделений (водителей), сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить административную, финансовую и налоговую нагрузку, избежать кадровых рисков.
Документация и учет
Для ведения документации и учета работы автомобилей следует применять компьютерные программы. Например, типовое отраслевое решение "1С-Рарус: Автотранспорт" рекомендуется использовать на предприятиях, эксплуатирующих небольшое количество автомобилей – от 5 до 30. Программа предназначена для учета прямых затрат на эксплуатацию транспортных средств.
Программа "Автотранспорт" выполняет следующие функции:
1) ввод первичной информации по транспортным средствам и сотрудникам;
2) формирование и обработку путевых листов автомобильного транспорта. При закрытии путевых листов рассчитываются:
- фактический и нормативный расход топлива. Расход топлива в пределах норм списывается на счет затрат, сверх норм – на счет прибыли;
- заработная плата водителя с учетом времени работы водителя, пробега автомобиля и классности водителей. Заработная плата водителя начисляется также по сдельным и повременным тарифам. При расчете происходит удержание подоходного и пенсионного налогов;
3) формирование забалансовых проводок для получения
аналитических отчетов в различных разрезах;
4) учет расхода автозапчастей (ремонт автотранспорта);
5) начисление износа транспортного средства по норме и пробегу (в зависимости от выбранной схемы);
6) учет взаиморасчетов с контрагентами;
7) формирование статистической отчетности:
- по пробегу автомобилей;
- по расходу горючего;
- по количеству перевезенного груза;
- по количеству отработанных часов.
Использование "1С: Бухгалтерия 7.7" в качестве платформы позволяет выполнять следующие функции:
- учет товарно-материальных ценностей (купля-продажа, переоценка, амортизация);
- учет издержек и затрат предприятия;
- учет денежных средств в рублях и валюте;
- учет расчетов с подотчетными лицами;
- закрытие отчетного периода с формированием прибыли;
- получение форм бухгалтерской отчетности.
Настройка создана на основе типовой конфигурации 3.1 программы "1С: Бухгалтерия 7.7" и вследствие этого позволяет реализовывать заложенные в типовой конфигурации схемы учета и интегрироваться с другими компонентами системы программ "1С: Предприятие".
Главный элемент системы – путевые листы, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Они выписываются в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Каждый из таких документов имеет цепочку подчиненных: документ выдачи горючего, Акт об оказании услуг и документ закрытия путевого листа.
Таким образом, работа системы осуществляется в следующем порядке: выписывается путевой лист, печатная форма которого выдается водителю; выписывается документ выдачи горючего, в котором содержится ссылка, на основании какого путевого листа было выдано горючее. При сдаче водителем путевого листа при необходимости вводятся акты об оказании услуг, которые также имеют ссылку на путевой лист, и документ закрытия путевого листа, который производит расчет расхода горючего, списание горючего и расчет заработной платы водителям .
Документы, касающиеся расхода топлива ("Выдача горючего", "Закрытие путевого листа"), должны вводиться в строго определенном порядке, т. е. документы выдачи горючего должны вводиться после ввода документа "Путевой лист", но раньше документа "Закрытие путевого листа", а следующий путевой лист на автомобиль А должен быть выписан только после закрытия предыдущего путевого листа на автомобиль А. В противном случае возможен неправильный расчет списания горючего.
В конфигурации "1С-Рарус: Автотранспорт" используются справочники, входящие в состав типовой конфигурации:
• Основные средства.
• Сотрудники.
• Материалы.
Также в конфигурацию было привнесено несколько новых справочников:
- типы автотранспорта;
- марки автотранспорта;
- виды работ;
- адреса подачи автомобилей;
- расстояния.
Похожие рефераты:
