Сервисные контракты
Контракты на обслуживание техники существуют различные. Например, для офисной копировальной техники они могут включать в себя:
только работу – осуществляется периодический выезд мастера;
работу и стоимость запасных частей, подлежащих замене; в данном виде сервисного контракта основное удобство – это оперативность, новые запчасти гарантированно будут на складе поставщика и не надо будет лишний раз проводить процесс согласования оплаты;
полное сервисное обслуживание – в цену контракта входит работа инженера, стоимость запасных частей и расходных материалов, при этом замена расходных материалов производится на основании показаний счетчика выполненных копий; такой контракт предусматривает замену всех запчастей и расходных материалов, но необходимо учесть, что в нем имеется в виду рекомендованный объем копирования – величина расчетная, которая может не совпасть с действительной, если условия эксплуатации аппарата или техники изменятся.
Необходимо обратить внимание на время реагирования, указываемое в сервисном контракте. Срок 24 часа с момента получения заявки – оптимальный.
Сервисный инженер может заранее предоставить вам информацию о сроке службы и ориентировочном времени замены деталей вашего аппарата (не расходных материалов). Срок службы привязан к понятию рекомендованного объема копирования, но интенсивность эксплуатации аппарата не может быть предсказана заранее.
Серийные номера оборудования указаны на ярлыке, находящемся на корпусе. Номер модели и серийный номер следует записать и сохранять эту запись в качестве свидетельства покупки для идентификации.
Снабжение офиса расходными материалами
Канцелярские товары, расходные материалы (в том числе материалы для печати – бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки), хозяйственные товары, чай, сахар и т. д. (обеспечение кухни), питьевая вода (если применяется) требуют постоянно возобновляемого запаса.
Очевидно, что нельзя закупать расходные и другие офисные материалы лишь в момент получения заказа от сотрудников или при обнаружении "полного отсутствия" – даже в идеальной ситуации потребуется как минимум половина рабочего дня для их приобретения – и это период, на который рабочий цикл будет нарушен.
Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом потребности – это непосредственная обязанность офис-менеджера (возможно, функции будут возложены на ассистента, но контроль исполнения остается за ним).
Понятно, что запас должен быть достаточным, но не слишком большим – чтобы не тратить деньги раньше времени. Потребности можно прогнозировать, взяв за основу информацию о примерных нормах расхода в определенный период времени и о количестве потребителей. Соответственно, ориентировочная потребность будет равна норме расхода, умноженной на количество потребителей (сотрудников и гостей). При сокращении или увеличении числа сотрудников необходимо будет вносить корректировки в расчетные данные.
Определить потребности можно также на основе данных прошлого периода – предположив, что расходы в будущем будут такими же, как и в прошлом периоде, с корректировками на сегодняшний момент.
Иногда может возникнуть нехарактерный всплеск потребностей – появятся непредвиденные факторы, влияющие на расход материалов, в частности изменение хода рабочего процесса, или неожиданно полученные требования создания большого числа копий, скажем, финансовых документов, или печать большого числа отчетов, подготовка материалов для проведения семинаров и т. п.
Похожие рефераты:
