Вопросы технической эксплуатации помещения
Задачи офис-менеджера – координация процесса сервисного обслуживания, вызов соответствующей службы в случае неисправности или возникновения проблем и контроль своевременного выполнения работы.
Вопросы технического обслуживания инженерных систем и коммуникаций необходимо обсудить еще на стадии переговоров об аренде офисных площадей. Можно поинтересоваться вопросами прочистки вентиляционных каналов, чистки венткоробов, чистки и замены фильтров систем вентиляции.
На стадии переговоров об аренде обязательно задать как можно больше вопросов о мерах противопожарной безопасности. Для спринклерной системы – уточнить, какой тип (с использованием воды или химических реактивов); режим работы спринклерной системы (автоматический или ручной); год установки спринклерной системы; как часто спринклерная система тестируется специализированной организацией. Если не тестируется вообще, вам необходимо поднять этот вопрос и настоять на периодическом тестировании.
Нужно знать все о наличии других системы автоматического пожаротушения. Знать об их состоянии (работают – не работают); настоять на тестировании и периодическом контроле работы.
Необходимо проконтролировать наличие дымовых (тепловых/комбинированных) датчиков, проверить, во всех ли помещениях установлены датчики, состояние датчиков (в рабочем состоянии, не работают); контролировать процесс тестирования. Надо заранее узнать, как часто система датчиков тестируется специализированной организацией (раз в год, дважды в год), куда выводится сигнал датчиков (комната охраны в здании, милиция, ВОХР, другое).
Нужно проверить наличие системы кнопочного оповещения (тревожная кнопка), куда она выведена (комната охраны в здании, милиция, ВОХР, другое); есть ли в наличии ручные огнетушители, как часто проверяется состояние ручных огнетушителей в течение года, тип ручных огнетушителей; наличие в здании пожарных кранов с рукавами, кем и как часто проверяется состояние пожарных кранов в течение года.
При заключении договора на страхование имущества потребуются ответы на все эти вопросы.
Вне зависимости от класса здания, в котором вы арендуете офис, вне зависимости от того, арендуете ли вы офис в бизнес-центре или нет, техническое обслуживание инженерных систем и коммуникаций зданий выполняет арендодатель.
Это сервисное обслуживание и комплекс мероприятий по поддержанию в рабочем состоянии электротехнических систем (электроснабжения); канализации; водоснабжения; отопления; вентиляции; кондиционирования; противопожарных систем; контроль технического состояния; техническое обслуживание; нормативные мероприятия; санитарно-гигиеническое обслуживание.
Техническое обслуживание (ТО) включает:
- комплекс работ по ежедневному поддержанию исправного состояния сантехнического оборудования в здании, устранение неисправностей (сроки 1-2 дня);
- устранение в течение одного рабочего дня незначительных неисправностей в системах центрального отопления и горячего водоснабжения;
- устранение в течение одного рабочего дня незначительных неисправностей в электротехнических устройствах;
- замену перегоревших лампочек в помещениях общественного пользования;
- смену и ремонт штепсельных розеток и выключателей;
- замену автоматов в электрощитах, электропроводки;
- проведение мероприятий по дезинсекции, дератизации и дезинфекции по договору со специализированными лицензированными организациями (дезинсекция – уничтожение насекомых; дератизация – уничтожение грызунов; дезинфекция – уничтожение вирусов и микроорганизмов);
- обслуживание систем вентиляции и кондиционирования;
- техническое обслуживание противопожарных систем.
Организация системы безопасности
По вопросам безопасности – доступа в офис и охраны, безусловно, необходима консультация специализированных фирм, но прежде чем обращаться к профессионалам, нужно определиться с требованиями вашей компании по безопасности. В крупных компаниях существуют свои штатные специалисты в данной области.
При поиске помещения нужно задать арендодателю вопросы о наличии охраны (круглосуточная, только в ночное время, отсутствует), виде охраны (кем выполняется), кем заключен договор на охрану (собственником здания, другим арендатором), наличии пропускной системы, наличии кодовых замков, систем электронного доступа, наличии камер видеонаблюдения. Следует выяснить, что контролируют видеокамеры – периметр здания, внутреннее пространство, ведется ли видеозапись; каков режим работы сигнализации против взлома – круглосуточно или в ночное время; установленный метод оповещения милиции; наличие пассивной защиты (решетки на окнах, замки и т. д.); тип сигнализации – контролирует окна и двери, контролирует внешний периметр, контролирует перемещение внутри помещения; куда выводится сигнал с датчиков – комната охраны в здании, милиция, другое; состояние датчиков, как часто тестируются.
Функции офис-менеджера в данном вопросе – согласование с руководством уровня доступа в те или иные арендуемые помещения для разных групп сотрудников. Если применяется система электронного доступа, использующая пластиковые ID-карты, кодируемые тем или иным образом, то офис-менеджер организует:
- выдачу карт новому сотруднику и возврат карты при увольнении сотрудника;
- ведение списка выданных карт;
- вызов сервисной службы в случаях сбоя в работе системы.
Пример. Всем сотрудникам выдаются идентификационные карты, которые позволяют войти в офис только после прижатия карты к считывающему устройству. После этого запор двери автоматически отключается и позволяет сотруднику войти. Путем соответствующего программирования системы доступа можно установить различные ограничения по времени (например, запрет доступа в выходные или праздничные дни, а также за (через) 1–2 часа до (после) окончания рабочего времени). Возможно наличие гостевых карт, часто использующихся для командированных сотрудников, – карты срабатывают только в рабочее время. Если гость засиделся, например, на 20 мин дольше установленного в карте срока – он не сможет покинуть офис самостоятельно – только в сопровождении сотрудника охраны или ответственного лица. Такие системы позволяют также осуществлять учет времени, проводимого сотрудником в офисе (если в этом есть необходимость). Карты могут быть запрограммированы на разные уровни доступа, и, например, двери в серверную комнату, склад, архив или в кабинеты руководства открываться не будут. В некоторых компаниях организуют и системы дистанционного контроля (наблюдения) за персоналом.
Организация ведения журнала посетителей и выдачи посетителям карточек (бейджей) с надписью "Посетитель" – тоже обязанность офис-менеджера. Выполняют эти действия, как правило, секретари в общей приемной.
Похожие рефераты:
