VIP STUDY сегодня – это учебный центр, репетиторы которого проводят консультации по написанию самостоятельных работ, таких как:
  • Дипломы
  • Курсовые
  • Рефераты
  • Отчеты по практике
  • Диссертации
Узнать цену
Главная / Рефераты / Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного контроля

Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного контроля

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль – это непрерывный процесс, совпадающий в своём развитии с производственным циклом. В процедуре контроля есть три чётко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий (Рис. 31). 1. Установление стандартов. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должны быть выполнены работы, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объём продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению. 2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации и её оценка. В соответствии с принципом исключения, только, существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой: - измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должны соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю; - передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя, доводится до сведения ответственных за участок. Должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять; - оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения. 3. Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт: - ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего на предпринимать; - устранить отклонения путём улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций управления или технологических процессов; - пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Контроль необходим для борьбы с неопределённой ситуацией как внутренней и так внешней. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Контроль необходим и для поддержания успеха. Контроль эффективен тогда, когда он всеобъемлющ. Характеристики эффективного контроля: 1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их. 2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают её выживание в будущем. 3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. 4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учётом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. 5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. 6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её. 7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля. 8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль – это самоконтроль. Для того, чтобы повысить надёжность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала. Этап 1 Этап 2 Этап 3 Определение Сравнение результатов Действия стандартов со стандартами Да Нет Да Нет Рис. 31. Модель процесса контроля 3. Поведенческие аспекты контроля Идея контроля не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их, поэтому контроль осуществляется гласно, чтобы повлиять на поведение людей. Негативные последствия контроля. Работники мотивированы выполнять преимущественно ту работу, которая измеряется и вознаграждается. Например, это может привести к такому явлению как «показуха». Работники могут выдавать непригодную информацию. Например, заявки на бюджет, на ресурсы – завышаются. Мы на практике с малых лет ощущаем на себе воздействие контроля, привыкли к нему, имеем его в виду, когда совершаем какую-либо работу или поступки. Контроль воспринимается нами как должное и неизбежное. Однако, как только контроль начинает выходить за пределы разумного, становиться назойливым, сковывает инициативу и творчество, проводится некомпетентными людьми или превращается в слежку, люди незамедлительно реагируют на это. Они стремятся как минимум к тому, чтобы: оказать препятствие субъектам контроля, избежать его, затянуть по времени, не представить необходимой информации; или в худшем случае, «втереть очки», исказить действительное существующее состояние дел, скрыть недостатки и представить себя в лучшем свете. Жизнь, практика свидетельствуют, что в российских условиях неопределённости, непредсказуемости, нестабильности и разрушенной системы контроля административно-командной системы управления (народный контроль, финансовый контроль, контроль рублём, плановая дисциплина и ответственность, дисциплина труда, знак качества и т.д.) участились случаи бесконтрольности и злоупотребление контролем. В интересах отдельных личностей и группировок организуется «контроль» с заведомо определённой целью – дискредитировать, а затем устранить мешающих конкурентов, освободить руководящие должности для «своих» людей или скрыть экономические и финансовые преступления. Здесь в ход идут все средства, вплоть до незаконных. Важно, чтобы менеджеры видели ту грань, тот предел, за которыми лежит пропасть беззакония и вседозволенности. Сорваться в неё при отсутствии необходимых черт характера, жизненных принципов, элементарной порядочности и моральной ответственности легко, а вот выбраться из этой пропасти, как правило, не удаётся. Рекомендации менеджерам для эффективного контроля: 1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. 2. Устанавливайте двустороннее общение. 3. Избегайте чрезмерного контроля. 4. Устанавливайте жёсткие, но достижимые стандарты. 5. Вознаграждайте за достижение стандарта. Для закрепления теоретических знаний выполните 4 задания. Сравните своё мнение с информацией, представленной в разделе «Разбор ситуаций». Далее ответьте на вопросы теста. Задания 1. Ситуация : рассказывают, что однажды Наполеон во время проверки караулов обнаружил спящего на посту часового. По уставу и законам военного времени часовой должен был бы предстать перед судом и затем быть расстрелян, ибо нет пощады солдату, который постыдно заснув на посту, ставит под угрозу жизнь товарищей. Как Вы думаете, как поступил Наполеон? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ А как поступили бы Вы в этом случае? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Прокомментируйте фразу: «Контроль – это обратная сторона планирования». ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. При разработке на предприятии системы контроля необходимо ответить на пять фундаментальных вопросов: - Что контролировать (прежде всего, какие сферы производства и управления)? - С какой периодичностью? - Кому? - Каким образом? - Как осуществлять упреждающий контроль (перенос акцента с прошлого на будущее)? С учётом ответов на поставленные вопросы какой вы видите систему контроля на своём предприятии? Сформулируйте основные принципы. Учтите, что система контроля должна быть «привязана» к определённому уровню менеджмента – иметь иерархию. Чем выше этот уровень, тем более опосредован контроль от конкретного исполнителя. Если мастер может контролировать рабочих вплоть до трудовых операций, то генеральный директор оперирует в контроле обобщёнными показателями, в формировании которых вклад сотен, а иногда и тысяч людей, целых коллективов, в том числе и сторонних. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Какие личные и профессиональные качества (в зависимости от вида деятельности организации) должен иметь контролирующий? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Разбор ситуаций 1. Ситуация 1 Наполеон принял неожиданное решение: поднял ружьё спящего человека, вскинул его себе на плечо и занял оставленный утомлённым солдатом пост. Прибывший через некоторое время со сменой сержант увидел, что часовой спит, а император стоит на посту. Как Вы думаете, что побудило Наполеона поступить так, а не вызвать подразделение для расстрела? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Как Вы оцениваете поведение Наполеона? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Сравните с выводами Нормана Коупленда: «Кто наберётся смелости утверждать, что Наполеон совершил ошибку, что он потворствовал такому нарушению долга? Никто лучше его не понимал, что история о «маленьком капрале», взявшем на плечо ружьё, вместо того, чтобы вызвать подразделение для расстрела, на следующий день молнией облетит весь бивак и походные колонны. Разве солдат поколебался бы отдать жизнь, идя в бой с таким руководителем? Вы скажите глупо? Глупо ли, нет ли, но это действительность. Во многих случаях великодушие решает успех дела и умный руководитель должен умело пользоваться им». 2. Для ответа на поставленный вопрос можно использовать рассуждения В. Зигерт и Л. Ланг в книге «Руководить без конфликтов» (с. 76). Контроль – это одна из важнейших функций менеджмента. Есть только одна функция выше рангом – это планирование, а точнее – постановка или согласование целей. По логике менеджмента целевая функция находится на первом месте. «Если не доводить цель до своих подчинённых, то и нечего контролировать!» Что такое контроль? «Это постоянное сравнение того, что есть с тем, что должно быть». Контролировать может только тот, кто знает, что должно быть, и своевременно делает это достоянием других. 3. При ответе на первый вопрос сгруппируйте контролируемые показатели. Например, возможная группировка может быть такой: 1) Показатели стратегического управления: - доля рынка сбыта; - качество продукции (уровень дефектов изделий в % от размеров партии; процент изделий, возвращённых на гарантийный ремонт; стоимость претензий потребителей в обороте предприятия и др.); - уровень обслуживания потребителей продукцией предприятия. 2) Показатели эффективности работы: - объём продаж; - валовая прибыль; - ликвидность; - отношение прибыли к вложенному капиталу; - доля авансированного капитала в обороте; - доля запасов в общей стоимости потреблённых материалов и т.д. 4. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми. Специалист в области контроля должен быть организованным и доброжелательным, что может дать больший эффект, чем жёсткий контроль и жёсткие санкции, хотя последнее во многом определяется видом работ, самостоятельностью выполнения и другими ситуационными факторами (Менеджмент. Учебник. / Под. Ред. Ф.М. Русинова М.Л. Разу. – М., 1999, с. 169). Необходимы такие качества как коммуникабельность, доверие, открытость. Нормальный контроль – это непрерывный процесс делового общения с работниками. Если Вы хотите помочь сотруднику преодолеть какие-то недостатки (непорядок на рабочем месте, плохой стиль составления деловых писем, недостаточный кругозор и т.д.), то снова и снова вступайте с ним в контакт, напоминайте ему о том, что надо делать, беседуйте с ним, стараясь быть непринуждённым. Есть управляющие, которые считают, что всё, что не прошло через их руки, чревато ошибками. В связи с этим такие лица стараются контролировать буквально всё, решая сложные вопросы у себя в кабинете. Такой контроль делает людей несамостоятельными и нерадивыми. Подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе. Психологи говорят о «проекции». Люди склонны к тому, чтобы «проецировать» свои недостатки на других людей. Помните, у кого отсутствует здоровое чувство собственного достоинства, тот чувствует угрозу, исходящую от других. Не придерживайте негативную информацию о деятельности сотрудника как козырную карту. Исходите из того, что такая тактика контроля бесплодна и даже вредна. Доведите полученную информацию до сотрудника немедленно. Только так вы можете установить с ним деловые отношения и помочь делу (Ладанов И.Д. Практический менеджмент. – М., 1995, с. 98 – 99). Тесты к теме 9 1. Является ли контроль одной из основных функций управления? а) является; б) нет; в) иногда да, иногда нет; г) это зависит от размера организации. 2. Если в должностной инструкции менеджера специально не выделено отдельным пунктом, что он контролирует деятельность своих подчинённых, должен ли он выполнять функции контроля? а) нет, не должен; б) если получил устное указание высшего руководства, только тогда должен это делать; в) должен, даже если это не записано; г) по своему желанию. 3. Что является главным назначением контроля? а) наказание виновных; б) принуждение подчинённых к действию; в) ограничение подчинённых; г) предупреждение возникновения кризисных ситуаций. 4. Какой вид контроля направлен на управление будущим для обеспечения длительного функционирования организации? а) контроллинг; б) заключительный контроль; в) самоконтроль; г) текущий контроль. 5. Контроль ресурсов осуществляется во время: а) заключительного контроля; б) текущего контроля; в) предварительного контроля; г) предварительного, текущего и заключительного контроля. 6. Системы с обратной связью: а) имеют цели; б) не имеют цели; в) могут иметь, а могут не иметь цели; г) не имеют чётко сформулированные цели. 7. Самоконтроль, осуществляемый менеджерами организации можно отнести: а) к внешнему контролю; б) к внутреннему контролю; в) к взаимному контролю; г) к внешнему, внутреннему и взаимному контролю. 8. Если организация достигла поставленных в плане целей, то менеджеры выберут следующие действия: а) изменят критерии и стандарты; б) ничего не будут менять; в) будут устранять отклонения наиболее подходящим способом; г) пересмотрят стандарты и устранят отклонения. 9. Если от членов коллектива требуется творческий подход к делу, нужно ли менеджеру ужесточить систему контроля за их дисциплиной? а) да, нужно; б) да, нужно, но делать это надо незаметно; в) нет, жёсткая система контроля за дисциплиной привлечёт больше внимания к формальным элементам дисциплины, а на творчестве отразится отрицательно; г) нет, менеджеру стоит подумать над гибкой системой контроля дисциплины и качества труда. 10. Можно ли использовать данные контроля для вознаграждения подчинённых? а) да можно; б) нет нельзя. При подготовке по данной теме рекомендуется использовать приведённую ниже литературу. Литература 1. Вачугов Д.Д., Кислякова Н.А. Менеджмент: практические занятия и деловые игры. Учебное пособие. – М., 2000. 2. Вершигора Е.Е. Менеджмент. Учебное пособие. – М., 1998. 3. Гительман Л.Д. Преобразующий менеджмент: лидерам организации и консультантам по управлению. Учебное пособие. – М., 1999. 4. Ладанов И.Д. Практический менеджмент. – М., 1995. 5. Менеджмент (современный российский менеджмент): Учебник / Под ред. Ф.М. Русинова, М.Л. Разу. – М., 1999. 6. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Под ред. А.А. Радугина. – М., 1997.

Каталог работ Узнать цену


Похожие рефераты:

Отзывы

Спасибо, что так быстро и качественно помогли, как всегда протянул до последнего. Очень выручили. Дмитрий.

Далее
Узнать цену Вашем городе
Выбор города
Принимаем к оплате
Информация
Наши преимущества:

Оформление заказов в любом городе России
Оплата услуг различными способами, в том числе через Сбербанк на расчетный счет Компании
Лучшая цена
Наивысшее качество услуг

По вопросам сотрудничества

По вопросам сотрудничества размещения баннеров на сайте обращайтесь по контактному телефону в г. Москве 8 (495) 642-47-44