Архитектура.
По данному признаку различают системы, функционирующие на платформе специальной программы, и системы-приложения. В качестве платформы выступает программный комплекс, реализующий принципы управления электронными документами. Основным компонентом такой программы является СУБД. Также в качестве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием. Примеры платформ: продукты семейства Lotus — Domino. Doc, Workflow, 1С:Предприятие. Достаточно много систем, основанных на продуктах компаний Documentum и Hummingbird. Система Doeumentum, в свою очередь, использует поисковые средства компании Verity — лидера среди разработчиков поисковых систем. Некоторые системы вообще представляют собой среды разработки, например Staffware, служащая средой создания workflow-приложений.
Системы, работающие на специальной программной платформе, используют ее функционал в контексте автоматизации делопроизводства. Примерами таких систем могут быть Optima Workflow, «Босс-Референт».
Особенность систем данного класса состоит в том, что для их рабов
ты требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. То есть стоимость такой системы складывается из стоимости самой программы и ее платформы. В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы. Преимущества
и недостатки такого решения частично схожи с первым пунктом классификации с одной стороны мощность, с другой — возможная избыточность и высокая пена.
Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примерами могут служить системы «Дело», «Делопроизводство 2002», «Евфрат-Документооборот», "Эффект-Офис •>.
3. Тип баз данных, используемых системой.
Основу любой системы управления документами составляет СУБД вместе с тем, для хранения информации системы могут использован. БД разного типа. Различают системы, использующие реляционные базы данных (РБД), и системы, использующие документальные базы данных (ДБД). Под документальными БД понимаются преимущественно базы Lotus Domino.Doc, хотя существуют и другие.
Основное отличие между ними состоит в хранении содержания документов. В системах первого типа для этого используется файловая
213
система. Вторые — хранят содержание документа непосредственно в БД (поэтому базы и называются документальными).
У каждого из этих решений есть свои достоинства и недостатки. Так, с точки зрения скорости работы, производительности, УСТОЙЧИВОСТИ преимущество за первым подходом, с точки зрения безопасности информации и стоимости автоматизации делопроизводства при средних
объемах документооборота - за вторым.
Для систем как первого, так и второго типов справедливо следующее.
Система может основываться на собственной СУБД. Примерами систем данною типа являются «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис», ODВ-Text.
Системы, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix или для ДБД — Lotus Domino. Принимая решение о выборе такой системы, необходимо дополнительно приобрести и установить соответствующую СУБД. Общая стоимость Проекта, как правило, оказывается выше, чем стоимость системы с собственной СУБД, но необходимо учитывать, что
переплата связана с лучшими возможностями промышленной системы управления базами данных. Примером системы данною типа является «Дело».
4. Технология работы с электронными документами.
Сразу ОТМСТИМ, что некоторые системы могут обладать функциями
нескольких классов. Тем не менее, большинство продуктов имеют вполне определенную ориентацию (относительно функционала) на ту или иную область. Поэтому на практике данная классификация позволяет достаточно точно охарактеризовать системы. Существует несколько классов систем.
1. Системы управления документами (Document: management systems).
2. Системы автоматизации делопроизводства (САД). Наиболее интересно различие между системами EDMS и САД.
С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентированы на Предприятие в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности — официального делопроизводства. Их можно рассматривать как некий аналог систем управления записями.
С точки зрения техники работы с документами: в EDMS объектом действия является содержимое документа, а в САД — его регистрационная карточка, содержимое документа прикрепляется к РК. К САД относятся продукты только российских разработчиков.
214
Системы управления документами [12]:
¦ обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;
¦ акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению;
¦ сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;
¦ выполняют автоматическое архивирование документов.
Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, масштабируемостью, обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Для поиска документов используется атрибутивный или контекстный поиск с помощью поисковой формы и логических операндов. Документы имеют набор фиксированных атрибутов (название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, ТИП, вид, права доступа и т. д.). Современные системы имеют встроенные средства для просмотра документов различных форматов, в результате отпадает необходимость установки па всех рабочих местах набора Приложений, применявшихся при создании документов архива [12].
Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое. Системы обеспечивают многоуровневое храпение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока) [12].
Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами. Средствами администрирования синхронизируют списки пользователей и учетные записи сетевых операционных систем, выполняют настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия. Для корпоративных сетей возможна работа с архивом документов и так называемого «тонкого клиента». Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями систем, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок) на веб-сервер [12].
215
Термин «система автоматизации делопроизводства» имеет русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Интересной особенностью систем данного класса является то, что к ним можно отнести только продукты российских производителей. Идеология САД основана на правилах и традициях российскою делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней привязаны.
В РОССИИ сложилась единая технология работы с управленческими
документами, формирующая гак называемую государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Трудно найти аналог российского делопроизводства как по детальности проработки регламентов работы с документами, так и по масштабам применения этих регламентов [60].
Российская модель делопроизводства имеет следующие основные
особенности:
¦ регистрация документов;
¦ централизованный контроль исполнения документа с самого момента его утверждения или поступления в организацию;
¦ единые нормы документооборота.
В российской практике, в отличие от западной, документ ставится на
контроль сразу же после поступления в организацию, для входящих
документов, или после его утверждения, для исходящих и внутренних документов. В системе учета отслеживается связь между документами (письмо — ответ, документ на контроле - отчет по исполнению и т.д.). Таким образом, имеется принципиальная возможность (хотя иногда весьма трудно реализуемая) отследить маршрут любого документа, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управления. Важной особенностью российского делопроизводства является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности [60]. Это необходимо учитывать при внедрении систем автоматизации делопроизводства зарубежных разработчиков.
Поддержка сетевых технологий позволяет обеспечить контролируемую децентрализацию делопроизводственных функций. Можно, например, предоставить подразделениям право осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Данная схема будет эффективно работать и в территориально распределенных сетях, тогда как в рамках
216
традиционной бумажной технологии это невозможно. Основу (с точки зрения делопроизводства) составляют справочники-классификаторы и РК документов, последние являются основным объектом манипулирования.
Примеры СУД. Documentum, «Эффект-Офис», «Евфрат-Документооборот
Примеры САД: «Босс-Референт», «Дело», Lan Docs.
3. Системы автоматизации деловых процессов (Workflow manage
ment systems). Данные системы часто называют системами управления деловыми процессами. Процесс может быть представлен в виде
обработки события, которой могут заниматься разные исполнители,
выполняющие определенные действия (например, они составляют документы, визируют их и г. п.). Последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут
обработки события. Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные. Идеология системы workflow предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система workflow. Примерами самостоятельных систем второго типа могут быть Staffware, Optima
Workflow.
Системы автоматизации деловых процессов позволяют:
¦ описывать в терминах движения документов Деловые процессы;
¦ осуществлять их координацию друг с другом и реакцию на события (выполнять маршрутизацию);
¦ моделировать деловые процессы;
¦ контролировать выполнение деловых процессов;
¦ устанавливать права доступа пользователей;
¦ определять срок выполнения операций и другие атрибуты процесса.
4. Электронные архивы. Основные функции электронных архивов:
ведение архива документов предприятия в иерархии папок, коллективный доступ и редактирование, хранение версий документов, выдача поручений и контроль исполнения, быстрый поиск нужной информации, обеспечение доступа по локальной сети, Интернету.
217
5. Системы управления записями (Record management). Системы поддержки жизненного цикла документа, автоматизации рутинных канцелярских процедур.
6. Системы управления «образами» документов (Imaging systems). Формирование архива документов предполагает их перевод из бумажной формы в электронную. При этом простого сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами позволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в системе делопроизводства.
Основными функциями системы управления электронными документами являются (перечень составлен по результатам опроса зкепер-
тов, функции даны в порядке убывания важности):
¦ регистрация документов;
¦ контроль исполнения документов;
¦ создание справочников и работа с ними;
¦ контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
¦ создание и редактирование реквизитов документов;
¦ формирование отчетов по документообороту предприятия;
¦ импорт документов из файловой системы ЖД и Интернета;
¦ создание документа прямо ИЗ системы на основе шаблона (прямая интеграция);
¦ работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
¦ электронное распространение документов;
¦ работа с документами в папках;
¦ получение документов посредством сканирования и распознавания.
Использование систем управления электронными документами позволяет получить ощутимый экономический эффект, который может
быть связан:
¦ СО снижением стоимости хранения документов;
¦ уменьшением затрат на поиск документов;
¦ уменьшением затрат на копирование документов;
¦ уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Существуют и косвенные преимущества: повышение скорости принятия и качества управленческих решений, улучшение контролиру-
218
емости процессов со стороны руководства, повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов, например законодательства.
Контрольные вопросы
1. Дайте понятие электронного документа, системы управления электронными документами.
2. Дайте классификацию систем управления электронными документами.
3. В чем состоят отличия систем управления документами ОТ систем автоматизации делопроизводства?
4. В чем заключаются особенности российского делопроизводства по сравнению с зарубежным?
5. Охарактеризуйте системы автоматизации деловых процессов.
6. Перечислите основные функции систем управления электронными документами.
Похожие рефераты:
