Понятие электронного офиса
К офисным задачам можно отнести следующие [22]:
¦ делопроизводство;
¦ контроль исполнения документов;
¦ составление отчетов;
¦ поиск информации;
¦ ввод и обновление информации;
¦ составление расписаний;
¦ обмен информацией между отделами предприятия,
В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:
¦ обработка входящей и исходящей информации;
¦ сбор и последующий анализ данных;
¦ хранение информации. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс,
предназначенный для обработки документов и автоматизации pa6oты пользователей в системах управления. В состав электронного офиса
входят следующие аппаратные средства [22]:
¦ персональные компьютеры, объединенные в сеть;
¦ печатающие устройства;
¦ средства копирования документов;
¦ сканер;
¦ проекционное оборудование для проведения Презентаций.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами.
материалами) базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов [22].
Информационные технологии виртуальных офисов основываются:
¦ на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;
¦ на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять СВОИ должностные обязанности, решать офисные задачи.
Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.
Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами, В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно
ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений [22].
Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.
Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:
¦ Word — текстовый процессор;
¦ Excel — табличный процессор;
¦ Access — система управления базами данных;
¦ PowerPoint — система подготовки презентаций:
¦ Outlook — менеджер персональной информации;
¦ FrontPage редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
¦ PhotoDraw графический редактор для создания деловой графики;
¦ Publisher настольная издательская система;
¦ Small Business Tools специализированный инструментарий для
осуществления бизнес-анализа;
¦ Internet Explorer браузер (обозреватель веб-страниц).
Microsoft Word это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.
Microsoft Excel —табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математической и логической обработки данных.
К функциям табличного процессора относятся [12]:
¦ создание и редактирование электронных таблиц;
¦ создание взаимосвязанных табличных документов;
¦ ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;
¦ структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);
¦ построение диаграмм и графиков различных видов;
¦ создание СВОДНЫХ электронных таблиц, в том числе и с привлечением информации из внешних баз данных:
¦ разработка макрокоманд управления электронными таблицами;
¦ оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.
С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.
Microsoft Access— система управления базами данных. На сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.
Microsoft Outlook— менеджер персональной информации, предоставляющий следующие возможности:
¦ обработка сообщений электронной почты;
¦ планирование встреч и собраний;
¦ управление контактами и задачами;
¦ доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным на локальных и сетевых дисках.
Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.
Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:
¦ KOffice;
¦ Lotus Smart Suite (компания IBM, http://www.lotus.com);
¦ WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);
¦ StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);
¦ EasyOffice (http://www.e-press.com);
¦ OpenOffice.org (http://www.openoffice.org);
¦ Русский офис (фирма «Арсеналъ»).
Похожие рефераты:
