Причины нарушений непрерывности в планировании
Причиной большинства нарушений непрерывности в процессах традиционного планирования, на мой взгляд, является смена ключевой фигуры или фигур. Новые назначения, снятия с должности и маем нового персонала могут вызывать значительные «разрывы» в традиционном планировании. Однако чем больше работников вовлечено в планирование, тем меньше оно подвержено таким нарушениям непрерывности, и наоборот.
Возникновение кризисов также ведет к нарушениям непрерывности планирования. Если кризисы и не останавливают планирования, они все же, как правило, прерывают или серьезно затягивают его. Это также, по-видимому, более свойственно традиционному, а не интерактивному планированию. Хотя последнее основывается на видении желаемого будущего, выбор средств в нем твердо коренится в настоящем. Такое планирование связано с решением, что делать сейчас, чтобы приблизить желаемое.будущее. Следовательно,
те, кто участвует в интерактивном планировании, не теряют контакта с настоящим и считают, что реальность обеспечивает базу для реагирования даже на наиболее серьезные кризисы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ВЫВОДЫ
Джон Голл [34] открывает последнюю часть своей «Системантики» весьма уместными замечаниями:
Мы подошли к концу нашего изложения, почему бы просто не остановиться? Был ли Евклид обеспокоен тем, чтобы закруглить свои «Начала» тщательно отделанным небольшим эссе о значении всей работы? (Конечно, нет.) Но чтобы читатели не чувствовали, что они оставлены, так сказать, подвешенными в воздухе, добавлено это заключение (с. 85).
Возможно, я тоже должен просто остановиться, но я не могу устоять перед искушением дать краткий обзор ключевых идей, представленных в каждой главе. Я надеюсь, что читатель найдет это полезным. Если нет, Вы можете просто остановиться.
1. Система — это множество элементов, которое нельзя разделить на независимые части. Из этого следует, что:
а) существенные свойства системы теряются, когда она расчленяется физически или концептуально, и б) существенные свойства частей также теряются, когда части физически или концептуально отделяются от целого. По этим причинам анализ системы, начинающийся с расчленения ее, может раскрыть только ее структуру и то, как она работает, но не существенные ее свойства или причину, по которой она действует именно таким образом. Чтобы узнать и понять последнее, необходимо использовать синтетическое мышление: вникнуть в функции, которые система выполняет как для системы, частью которой она является, так и для своих частей.
2. Исторически концепция корпорации была связана с представлением ее в виде машины или организма. Лишь недавно подошли к пониманию корпораций как организаций. Организации — это целенаправленные системы, которые содержат целенаправленные части и сами являются частями более крупных целенаправленных систем. Корпорации —это организации, основными функциями которых в обществе являются производство и распределение благ. Предполагается, что именно через эти функции они вносят вклад в социальное развитие. В системе свободного предпринимательства возможность правительственного вмешательства в случае их неспособности удовлетворительно распределять блага более вероятна, чем в случае их неспособности производить блага. Общество возлагает на корпорации все большую ответственность за сохранение социального природного окружения, которое они разделяют с другими. Целенаправленные части корпораций, работники оказывают на них давление, заставляющее вносить вклад в их личное развитие и обеспечивать им удовлетворительное качество трудовой жизни.
Развиваться — означает увеличивать желание и возможность удовлетворять собственные желания и желания других. Следовательно, наиболее общая и приемлемая цель корпорации состоит в развитии ее желания и способности стимулировать и облегчать развитие общества или обществ, частью которых она является, и ее целенаправленных частей. Таким образом, развитие — это вопрос не столько того, что имеется, сколько того, что может быть сделано с тем, что имеется. Это лучше выражается качеством, а не уровнем жизни. Качество жизни — вопрос эстетики: удовлетворения, получаемого (а) от деятельности независимо от ее результата и (б) благодаря ощущению продвижения вперед.
3. Планирование не должно быть усилием но воскрешению прошлого или по подготовке к предсказанному будущему. Будущее любой организации зависит больше от того, что она делает между настоящим и будущим, чем от любого момента в ее прошлом. Следовательно, планирование должно состоять из проектирования желаемого будущего и изыскания путей его приближения. Принципиальная (но не единственная) выгода, которая должна быть получена от такого (интерактивного) планирования, реализуется через участие в нем. Каждый участник имеет возможность углубить свое понимание того, как его поведение воздействует на эффективность в целом, и, следовательно, стремится ее повысить. Кроме того, участники •планирования могут привнести свои идеалы и стилистические предпочтения в организацию, внося таким образом вклад в улучшение качества своей трудовой жизни. Следовательно, процесс планирования, равно как и его результаты, способствует развитию организации в целом и ее частей.
Участием в планировании должны быть но возможности широко охвачены все заинтересованные лица. Планирование должно быть непрерывным и предусматривать взаимодействия между всеми частями организации. Оно должно состоять из пяти фаз: 1) формулирования «проблемного месива», 2) определения целей, 3) выбора средств их достижения, 4) планирования получения (выработки) и распределения ресурсов, требуемых для применения выбранных средств, и 5) проектирования реализации этих средств и контроля за их реализацией и эффективностью.
4. «Проблемное месиво», которому должна противостоять организация, — это будущее организации при условии, что поведение как ее самой, так и ее окружения, не меняется сколько-нибудь значительно. «Проблемное месиво» — это система проблем и благоприятных возможностей, которая, поскольку она является системой,
представляет собой не просто сумму своих частей, а продукт их взаимодействий. Следовательно, воспринимать и понимать их надо холистически. Формулирование «проблемного месива», перед которым стоит организация, требует детального знания и понимания того, как она. может функционировать и функционирует и какие из ее собственных характеристик и характеристик ее окружения препятствуют улучшению ее деятельности.
Формулирование «проблемного месива» наилучшим образом фиксируется в форме сценария будущего, который экстраполирует поведение организации и ее окружения в прошлом и в настоящем.
5. Целью интерактивного планирования является эффективное достижение идеализированного состояния. Это состояние формулируется как проект такой системы, которой ее «акционеры» заменили бы существующую, если бы имели эту возможность. Подобный проект должен быть технологически осуществимым и практически жизнеспособным, обеспечивать систему способностью быстро и эффективно обучаться и адаптироваться. Раз система может быть улучшена и может улучшать себя, она не является ни утопической, ни идеальной; это наилучшая из систем поиска идеала, которую ее проектировщики могут вообразить.
Процесс идеализированного проектирования облегчает и стимулирует широкое участие в планировании, вырабатывает согласие среди его участников, рождает их сотрудничество, стимулирует их творчество и значительно расширяет их представление о возможном. Благодаря этому процессу его участники узнают, что именно они сами, а не кто-то другой, являются главным препятствием на пути к будущему, которого они больше всего желают.
Различия между сценарием будущего и идеализированным проектом составляют расхождения, устранению которых посвящена остальная часть процесса планирования.
6а. Корпорация или любая другая организация способна развиваться и помогать развитию других в том случае, если она гибка и способна быстро и эффективно обучаться и адаптироваться. Большинство традиционно структурированных корпораций страдает от недостатка гибкости, поскольку их структуры предполагают ранговую упорядоченность трех главных измерений, по которым распределяется работа: операции (например, функции), результаты (например, продукция) и рынки. Поэтому, когда относительная важность соответствующих критериев меняется, как часто бывает, необходима крупная реорганизация. Обычно это вызывает сильное сопротивление. Необходимость в структурном изменении может быть значительно снижена, а склонность к таким изменениям значительно усилена с помощью многомерной структуры, в которой все три измерения пронизывают каждый уровень организации. Кроме того,
проектируя в такой организации каждое подразделение как центр прибыли с большой степенью автономности, его выживание ставят в зависимость от эффективности. Такие подразделения более гибки и склонны к изменениям, чем те, выживание которых не зависит от их эффективности, как, например, в случае бюрократии.
66). Нет организационной структуры или функции, которую члены организации не могли бы саботировать, если они к этому склонны. Такая склонность часто является следствием неудовлетворенности трудом и отсутствия возможности повлиять на него, т. е. бессилием. В организации, которая управляется автократически, подобные условия возникают с большей вероятностью, чем в такой, которая управляется демократически. При демократической системе члены организации в известной степени прямо контролируют: а) что они делают, и б) что делается для них.
Между желанием сделать возможным демократическое участие в управлении и необходимостью иерархической структуры для координации и интеграции выполняемой в ней работы есть кажущееся противоречие. Оно разрешается в циклической организации, где каждый управляющий имеет совет, в состав которого, кроме него, входят его непосредственный начальник и непосредственные подчиненные. Эти советы отвечают за: 1) определение политики в рамках совместимости с политикой, исходящей сверху, 2) координацию деятельности на непосредственно подчиненном уровне, 3) контроль за управляющими на непосредственно подчиненном им уровне. Такая структура дает работникам определенный контроль над теми, кто прямо контролирует их, а значит, над собственной деятельностью. Это позволяет каждому работнику что-то предпринять относительно источников неудовлетворенности трудом.
7. Организация не может быть способной быстро и эффективно обучаться и адаптироваться, если такой способностью не обладает ее руководство. Руководство — это часть организации, которая несет ответственность за контроль над ней. Чтобы выполнять эту функцию, руководство должно идентифицировать и прогнозировать проблемы и благоприятные возможности, принимать решения относительно того, что следует предпринять, и выполнять такие решения, а также прослеживать и, если необходимо, изменять то, что сделано, чтобы обеспечить его эффективность. Для каждого из этих видов деятельности необходима информация, следовательно, возникает потребность в управленческой информационной системе.
Проект системы управления, которая интегрирует эти функции, представлен в гл. 7. Он охватывает три уровня контроля: контролирование организации ее руководством, контроль за руководством и контроль за теми, кто контролирует руководство. Эти виды контроля спроектирован таким образом, чтобы обеспечить эффективное и
экономичное обучение и адаптацию организации в целом, ее руководства и тех, кто контролирует управляющих.
8. Расхождения между базовым сценарием и идеализированным проектом, подлежащие устранению, представляют собой проблемы планирования, которые требуют формулирования и выбора средств. Есть три подхода к этим или любым другим проблемам: они могут быть решены, разрешены или устранены. Решить проблему — означает найти средство, которое действует достаточно хорошо, которое удовлетворяет. Разрешить проблему — означает найти средство, которое действует настолько хорошо, насколько вообще возможно, которое оптимизирует. Устранить проблему — означает таким образом перестроить соответствующую систему или ее окружение, что проблема ликвидируется, снимается. Это средство — идеальное. Лучше разрешить, чем решить, и лучше устранить, чем разрешить, поскольку немногие проблемы остаются решенными надолго. Устранение требует большего творчества, чем разрешение, и разрешение — большего, чем решение. К сожалению, творчество — весьма редкий товар.
Творческое формулирование средств требует выявления самоогрничивающих допущений (зачастую неосознаваемых), устранения их и анализа последствий. Такие допущения могут серьезно ограничивать:
1) область переменных, которые рассматриваются как релевантные, и
2) наше восприятие степени контроля над релевантными переменными. Они также 3) преувеличивают наше представление о количестве и строгости ограничений, налагаемых извне, и 4) заставляют выводить несуществующие причинные связи и упускать из виду существующие.
Сознательное усилие по выявлению и устранению самоограничивающих допущений (используя процедуры, предложенные в гл. 8, или другие) часто помогает открыть средства, явно лучшие, чем любые из уже учтенных.
9. После того как сформулирован ряд альтернативных средств, должен быть сделан выбор. Это требует оценки. Независимо от того, насколько очевидным кажется превосходство одного средства над другим, желательна их систематическая сравнительная оценка. К счастью, этому могут помочь научная методология, методы и техника. Они включают экспериментирование, использование математических моделей и алгоритмов, имитацию, игры. Однако при использовании таких процедур редко представляется возможным количественно учесть все релевантные переменные. Следовательно, результат научных процедур почти всегда требуется в той или иной мере дополнить субъективными оценками.
Каким бы методом ни было выбрано средство и независимо от убежденности в его превосходстве, его использование необходимо контролировать, т. е. систематически и постоянно оценивать его использование. Это следует делать хотя бы по той причине, что условия, при которых оцениваются те или иные средства, со временем значительно меняются. Но есть и другая причина: нет лучшего пути для оценки средства, чем в ходе его использования.
10. После того как средства выбраны, необходимо определить объемы и время поставок требующихся ресурсов. Эти потребности сопоставляются с тем, что имеется в. наличии. Дефициты должны быть или покрыты, или устранены путем пересмотра выбранных средств. Излишки ресурсов также достаточная причина, чтобы пересмотреть выбранные средства, а также цели и задачи, с которыми они связаны. Те аспекты планирования ресурсов, которые включают 1) закупаемые товары, материалы и услуги; 3) сооружения и оборудование и 3) денежные средства, хорошо разработаны в том смысле, что оснащены множеством количественных методов и инструментов. Однако качество результатов, получаемых с их помощью, не лучше чем качество используемых данных. Использование чисел не дает гарантии точности: числа могут быть весьма неточными.
В бюрократических организациях значение подразделения зачастую пропорционально его численности. Это создает давление в сторону роста. Хотя максимизация занятости является важной социальной функцией корпорации, занятость социально полезна и удовлетворяет в индивидуальном отношении только в том случае, если она продуктивна и осмысленна. Растрата человеческого тру: да—следствие банкротства разума.
11. Реализация и контроль являются частями планирования, а не последовательными1 шагами. Они одновременно являются завершением одного цикла планирования и началом следующего. Уроки, которые извлекаются из этих процессов, обеспечивают движущие импульсы и исходную информацию для непрерывного планирования. Чем тщательнее контролируются реализация и ее последствия, тем большему можно научиться.
Процесс интерактивного планирования и требует, и вознаграждает. Он требует времени, усилий и ресурсов, но не в такой степени, как можно вообразить после прочтения этой книги. Поскольку он предполагает участие многих, время и усилия разделяются. Следует добавить, что для налаживания процесса, создания облегчающих его форм и процедур требуется больше времени, чем для поддержания их работы.
Интерактивное планирование вознаграждается продвижением к идеалам, получаемым от этого удовольствием, а также личным и организационным развитием. Обеспечивая благоприятную возможность сочетать игру и обучение с работой, такое планирование позволяет наслаждаться высоким качеством трудовой жизни.
Итак, я вернулся к тому, с чего начал, к концу. И подобно апокрифическому змию, который стал пожирать свой хвост и продолжал, пока не самоистребился, я тоже исчезаю.
Похожие рефераты:
