Анализ функционирования системы
Приступая к рассмотрению методологии выявления путей достижения цели, мы отмечали, что в ее основе лежит анализ недостатков функционирования каждой из подсистем, определение причин этих недостатков, поиск путей устранения этих причин или существенного ослабления их влияния.
Рассмотрим некоторые приемы, позволяющие систематизировать, упорядочить критический анализ функционирования системы.
Рассмотрим рекомендации известного специалиста в области организации управления профессора Терещенко, который рекомендует при анализе системы управления рассматривать и систему в целом, и каждое ее звено под углом зрения пяти вопросов, которые он считает классическими для каждо-
257
го работника сферы управления, в особенности для руководителя организации.
Рассмотрим эти пять вопросов.
1. Почему делается то, что делается? Иными словами, чем обосновано направление и содержание действий рассматриваемого подразделения или специалиста, соответствуют ли они целям системы и выявленным путям их достижения? Необходимы ли эти действия?
2. Почему делается там, где делается? Правильно ли распределены функции управления по подразделениям, оправдана ли принятая структура системы управления?
3. Почему делается тем, кем делается? Это продолжение тех же распределений функций управления и конкретных работ, но уже не между подразделениями, а между отдельными работниками.
Здесь должны быть рассмотрены вопросы передачи полномочий и разгрузки квалифицированных специалистов от таких работ, которые может выполнить менее квалифицированный работник.
4. Почему делается тогда, когда делается? Правильно ли приняты сроки выполнения работ, обоснованы ли они? Обеспечат ли они своевременность решений, взаимную увязку по срокам отдельных мероприятий? Известно, что в управлении, меры, принятые слишком поздно, могут принести значительных ущерб. Вместе с тем необоснованное сокращение сроков по некоторым работам не только не дает эффект, но нередко приводит к менее полной проработке вопроса, а следовательно, к снижению качества решения.
5. Почему делается так, как делается? Здесь речь идет об анализе методологического обеспечения работ, с техническим оснащением управленческого труда.
Пять вопросов профессора Терещенко отражают суть функционального анализа систем управления.
Выбор приемов дальнейшего анализа определяется сущностью системного подхода. В данном случае это означает, что реализация любой функции должна рассматриваться, как процесс функционирования некоторой информационной подсистемы, которая, в свою очередь, представляет собой совокупность взаимодействующих более простых звеньев по переработке информации, т.е. должен быть осуществлен информационный анализ и синтез.
Исходными данными для информационного анализа служат:
¦ функционально-информационная схема;
¦ организационно-методическая документация, регламентирующая действия отдельных звеньев схемы («стадий») и их взаимодействие.
Информационному анализу должно быть подвергнуто каждое звено функционально-информационной структуры, а в ходе анализа необходимо учесть взаимодействие звеньев. При рассмотрении каждого звена важно достаточно полно выявить все его информационные входы и выходы, проверить полноту, четкость и эффективность организационного и методического обеспечения процессов работы с информацией.
Организационное обеспечение (в том числе организационные стандарты, положение, инструкции) должно конкретизировать как работу звена, так и его внешние связи, т.е. четко определять ответы на следующие вопросы:
Кто, что, на основании чего, как и когда должен выполнять?
Кто, что, для чего, кому, когда и каким образом должен передавать (сообщать)?
Из перечисленных чаще всего упускают вопросы: «на основании чего?» и «для чего?» Оба эти вопроса направлены в первую очередь на проверку входных и выходных потоков информации.
Вопрос: «на основании чего выполняется данным звеном работа?» — помогает проверить достаточность входной информации для качественного, эффективного выполнения соответствующей функции.
Наряду с анализом достаточности информации следует убедиться и в ее необходимости. Зачастую поиск ответа на вопросы:«кем, как и для чего используется поступающая информация?» — позволяет выявить ту ее часть, которая является избыточной, неоправданно загружающей работников сферы управления ее подготовкой, передачей и хранением.
Важным элементом информационного анализа является учет фактора времени. Учет фактора времени позволяет рассмотреть соответствующий фрагмент системы управления в аспекте таких указанных выше вопросов, как успевает ли соответствующее звено? почему работа в нем выполняется именно тогда?
Учет временного фактора, а также ответы на поставленные вопросы позволяет выявить несоответствие принятой «технологии» сбора и переработки информации по срокам выполнения работ, а следовательно, помогает перераспределить между звеньями ресурсы и функции с учетом трудоемкости работ и заданных ограничений по времени их выполнения.
Рассматривая методологические приемы анализа действующих организационно-методических документов, необходимо особо выделить аспект этого анализа, связанный с проверкой действенности контроля за соблюдением требований регламентированных самой документацией. Методически наиболее правильно не отрывать анализ действенности контроля от общего анализа содержания и конкретности требований, регламентированных документами. Это означает, что две группы вопросов, приведенных ранее, должны охватить всю совокупность регулярных управленческих работ, включая и контроль их выполнения. Отвечая на вопросы: «кто, что, на основании чего, как, когда должен выполнить?» — следует сразу же искать ответы и на вопросы: «кто, на основании чего, как и когда сможет установить, что работа, подлежащая выполнению, фактически была выполнена недостаточно качественно, не в установленный срок или осталась невыполненной?»
Такая же аналогия должна быть прослежена и во второй группе вопросов о передаче информации. При этом вопросы контроля здесь будут фигурировать уже в двух аспектах. Во-первых, проверке подлежит полнота, достоверность и своевременность переданной информации. В связи с этим предстоит уточнить кто, когда и как осуществляет контроль. Во-вторых, анализу подлежит поток информации о результатах контроля, т.е. система контроля должна содержать четкие ответы на вопросы: «кто, кому, как и когда сообщает о результатах контроля (или только о случаях нарушений) и как, кем эта информация используется для принятия определенных мер (каких именно)»?
Осуществляя анализ действенности контроля соблюдения требований организационно-методической документации, необходимо помнить, что также, как и остальные элементы управления, контроль должен быть построен на основе иерархической структуры.
Похожие рефераты:
