Уточнение структуры объекта управления
Приступая к процедуре уточнения структуры той системы, на улучшение функционирования которой направлена решаемая проблема, важно помнить, что почти для каждой сложной системы понятие структуры является в значительной мере условным, причем условным оказывается и состав подсистем.
Условность понятия «структура» относится не только к искусственным, но и к естественным системам.
Сгруппировать элементы, которые связаны многочисленными и многообразными связями, в отдельные, относительно автономные комплексы (подсистемы разных рангов) очень трудно, потому, что одни виды связей слабее между одними группами элементов, в то время как другие остаются достаточно тесными и нарушают сравнительную автономность выделенных групп.
Избежать указанные трудности можно следуя следующим правилам[6]:
¦ построенная в ходе исследования структура системы, как правило, должна отражать совокупность подсистем и связи элементов, которые существенны для решения данной конкретной проблемы;
¦ на этом основании построение структуры системы должно быть подчинено решению конкретной проблемы и определяется важнейшими для этой проблемы связями, которые называют системообразующими.
Для построения структуры следует:
¦ выделить элементы системы;
¦ уточнить аспект анализа, важный для решения поставленной проблемы;
¦ установить важнейшие для этого аспекта системообразующие связи между элементами;
¦ сгруппировать элементы в подсистемы нескольких рангов, исходя их условий относительной автономности этих подсистем, с учетом выделенных системообразующих связей.
Уточнение функционально-информационной структуры системы управления
Фактическое распределение отдельных функций между службами, функциональными подразделениями и информационные связи между ними составляют функционально-информационную структуру системы управления.
Соответственно этому система управления не только перерабатывает информацию, но и осуществляет ее сбор, передачу и Хранение, помимо этого, она реализует принятие решения и контролирует их выполнение.
Основой функционально-информационной структуры являются достаточно детализированные функции управления. Учитывая иерархическую структуру системы, выделяют функции (подфункции) разных рангов с тем, чтобы установить их взаимосвязи и подчиненность.
При уточнении функционально-информационных структур играют роль две группы информационных документов, составляющих организационное и методическое обеспечение системы управления.
Организационное обеспечение — это совокупность организационно-распорядительной документации, регламентирующей порядок выполнения функций управления, уточняющей кто, что и когда должен выполнить. Сюда относятся организационные стандарты, положения о подразделениях, должностные инструкции, некоторые приказы, распоряжения и указания.
Методическое обеспечение — это совокупность методик и методических указаний, регламентирующих, как должны выполняться те или иные функции.
Таким образом, уточнение функционально-информационной структуры охватывает состав функций, их распределение и информационные связи,
253
реализуемые на документах или по каналам связи, в условиях использования АСУ.
Состав функций управления и задач (работ) по их реализации — это лишь часть исходных данных для построения структуры. Важно уточнить и конкретизировать распределение этих работ по подразделениям и исполнителям (организационным звеньям системы), детализировать по содержанию и во времени информационные связи между ними. Такая конкретизация неизбежно отразит специфику системы управления на данном объекте, а потому задача уточнения функционально-информационной структуры в той или иной мере стоит перед каждой системой.
Формирование функционально-информационной структуры включает [6,7]:
¦ выявление и систематизация основных функций и подфункций разного ранга методом ветвления (последовательной декомпозиции);
¦ распределение функций разных рангов по конкретным службам, подразделениям и исполнителям с четким определением их прав и обязанностей по выполнению этих функций и контролю их выполнения;
¦ конкретизация информационных связей между службами, подразделениями и исполнителями и выполняемыми ими функциями.
Рассмотрим каждый из названных подэтапов более подробно.
Выявление и систематизацию функций управления можно осуществлять тем же методом последовательной декомпозиции, который был использован ранее при построении «дерева целей».
Приступая к систематизации функций, нам предстоит разделить всю совокупность функций управления на несколько первичных основных комплексов. Известно, что процесс управления включает: принятие решений; планирование; ор-254 ганизадию деятельности; мотивацию; контроль и обеспечение информацией на каждом этапе деятельности организации.
Пример построения «дерева основных функций управления» (общие функции старших рангов) показан на рис. 4.6.
Дальнейшая дифференциация и систематизация функций управления зависит не только от дальнейшей конкретизации объекта управления, но и от уточнения той проблемы, применительно к решению которой проводится анализ системы.
Распределение функций по конкретным службам, подразделениям и исполнителям, принятое на предприятии или в аппарате управления, может быть установлено на основе рассмотрения организационно-методических документов, в том числе положений, должностных инструкций и организационно-методических стандартов.
Как правило, положения и должностные инструкции содержат состав функций, права и обязанности соответственно для подразделений и специалистов.
Организационно-методические стандарты должны регламентировать взаимосвязи и взаимодействия подразделений и специалистов в ходе реализации определенной функции или групп функций.
Однако, как показывает опыт, фактический состав функций управления зачастую оказывается шире или уже, чем тот, который зафиксирован в организационно-методической документации. Поэтому при выявлении и уточнении функционально-информационной структуры системы управления рекомендуется не ограничиваться рассмотрением действующих положений, должностных инструкций и организационных стандартов, а осуществлять более детальное обследование каждого подразделения, анализировать состав его входящей и исходящей информации, определять сущность операций по переработке информации, проводимых в подразделении, состав подготавливаемых и реализуемых управленческих решений.
Конкретизация информационных связей. При формировании функционально-информационной структуры системы управления необходимо не только выявить состав функций, их размещение по службам, подразделениям и исполнителям, но и конкретизировать информационные связи как между отдельными звеньями, так и между разными функциями, которые оказываются информационно взаимосвязанными. Результаты такой конкретизации удобно фиксировать в виде технологической схемы сбора, передачи, хранения, переработки и использования информации.
Основные функции управления системой
Похожие рефераты:
