Планирование.
Выбор времени проведения пресс-конференции зависит от специфики приглашаемых СМИ и целей организаторов. Оповещение приглашенных производится не менее чем за неделю с последующим дублированием сообщений. Среди присутствующих могут быть не только журналисты и выступающие, но также люди, имеющие определенное отношение к обсуждаемым вопросам. Важные моменты: изготовление указателей по ходу следования, нагрудные указатели у организаторов (включают название организации, имена и должности), таблички с данными выступающих на пресс-конференции. Нежелательно, чтобы представители СМИ и участники конференции общались до ее начала. Также не рекомендуется сажать в президиум слишком много людей, особенно на небольшой пресс-конференции. Для оптимизации процесса коммуникаций в ходе пресс-конференции, организаторам следует распределить роли выступающих. А.Н. Чумиков выделяет три роли с организационной точки зрения: ведущий (ведение пресс-конференции), эксперт (информационная полнота) и ньюсмейкер (передача информации представителям СМИ). Вторая и третья роли в зависимости от конкретной ситуации могут объединяться.
2. Проведение.
Присутствующих должны встречать и регистрировать представители организаторов. Отметим, что нежелательно затягивать начало мероприятия более чем на 10-15 мин. Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-60 минут, увеличивать этот период в случае необходимости можно, но не желательно. Сразу после начала пресс-конференции следует провести краткое деловое вступление (10 минут). Помимо всего прочего, оно позволяет изначально определить правила поведения на мероприятии: регламент, количество задаваемых вопросов и т.п. Организаторы должны быть готовы к тому, что в первые минуты вопросы могут и не возникнуть. Для выхода из такой ситуации можно сформировать несколько вопросов заранее искусственным способом. Подготовленные вопросы могут задать собственные сотрудники или знакомые журналисты. Самое главное – пресс-конференция должна быть информативной, содержательной, чтобы обеспечить целевое количество информационных выходов. Для того, чтобы это было действительно так, следует учитывать ряд ошибок и заблуждений, на которые указывают специалисты газеты «Рекламное измерение» (Прил. 5 табл. 1). (Дейнега О. Простые ошибки серьезного мероприятия. Типовые ошибки при проведении пресс-конференции http://www.triz-ri/themes/method/pr/pr7.asp#)
Похожие рефераты:
