Открываем стенд для посетителей
Какие технические вопросы нужно решить накануне открытия; как следует вести себя на выставке; что, кого и как контролировать; как стимулировать и поддерживать в форме персонал, работающий на стенде; какие опасности могут поджидать на выставке
«Строили мы, строили и, наконец, построили...» Мы долго готовились, и завтра ровно в 9 утра откроются двери, а на нашем стенде появятся первые посетители. Значит, сегодня, т. е. накануне, пора отправляться на выставку, взяв с собой стендистов. Только не забудьте захватить план выставки с номером вашего стенда, чтобы не терять драгоценное время на поиски.
Стендистам необходимо познакомиться с местом, где им предстоит эффективно работать на протяжении нескольких дней, и освоиться на нем. Нужно провести предварительную разведку: где находятся кафе, курительные, туалеты, как выглядят помещения, арендованные компанией для дополнительных мероприятий, какая температура (наверняка кто-то плохо переносит жару, а кому-то плохо работается в холоде, значит, нужно будет внести допустимые коррективы в выставочный костюм).
Кроме того, нужно проверить, все ли коммуникации подключены, завезены ли необходимые материалы, работает ли техника, закончен ли монтаж стенда, заказано ли питание для стендистов, есть ли вода — в общем, убедиться, что все готово к часу «Ч». Заодно привезите все печатные издания, сувениры и другие вспомогательные материалы, которые к этому времени привезли в компанию. Вы же не рискнули оставлять доставку заказов на день открытия!
А еще всегда существует реальная опасность того, что, придя накануне в выставочный зал, вы увидите стенд конкурента, как две капли воды похожий на ваш собственный. Чаще всего это случается,
если для стендов используются стандартные модули. И поскольку стендовое оборудование примерно одинаково и продукция у вас с конкурентом похожая, да еще если ваши стенды делала одна и та же дизайнерская группа... В общем, сами понимаете. Но если это удается заметить накануне, то собственный дизайнер с помощью других членов выставочной команды, возможно, успеет поправить ситуацию.
Заранее распределите между членами выставочной команды и привлеченными помощниками участки работы, за которые каждый из них будет отвечать. Тогда, приехав на выставку, все сразу приступят к делу. Назначьте руководителя группы стендистов: он прорепетирует с ними их поведение во время выставки, проиграет некоторые особо важные моменты, а затем будет ежедневно и практически безотлучно находиться на стенде, проводить инструктаж сотрудников и отвечать на возникающие у них вопросы. В его обязанности входит также обобщение опыта предыдущего дня выставки и составление рекомендаций по предстоящей работе: ведь на месте проще определить, что и как делать.
И вот выставка открылась. Не забудьте захватить с собой «чемоданчик работника выставки». Его ввел в употребление Стив Миллер, предложивший в своей книге список вещей, которые понадобятся на выставке. Нам идея понравилась, и мы решили ее развить, добавив к списку еще кое-что, без чего экспоненту не обойтись. В результате у нас набралось много всего — одного чемоданчика не хватит, так что название сохранено исключительно из уважения к автору идеи. Конечно, этот список вам придется подкорректировать в зависимости от целей, задач, условий вашей выставки и типа оформления вашего стенда
Итак, что мы положим в «чемоданчик», отправляясь работать на выставку? (Помимо экспонатов и оборудования для выставочных мероприятий, естественно.)
Документация по выставке:
• копия (оригинал) договора с оргкомитетом;
• платежное поручение (если деньги переводились в последний момент);
• счета-фактуры и дополнительные документы, которые необходимо заверить печатью устроителя выставки;
• пропуска на вход, на въезд и на ввоз экспонатов — для сотрудников и для транспорта.
Личные и корпоративные документы:
• документы, удостоверяющие личность;
• командировочные удостоверения;
• заполненные счета на свою продукцию;
• типовые договоры;
• накладные.
Карта города, где проходит выставка (в случае работы «на выезде»).
Деньги:
• валюта страны пребывания;
• мелкие деньги для сдачи, чаевых и т. п.
Примечание. Рассчитывая нужную сумму, учтите, что за ряд услуг оргкомитета необходимо будет расплачиваться на месте, а также, возможно, понадобится что-либо закупить для фирмы у других экспонентов.
Информация, реклама и визуальная идентификация:
• визитные карточки двух типов (с запасом);
• печатные рекламно-информационные издания;
• беджи сотрудников;
• сувениры;
• сменные объявления о мероприятиях;
• запасная надпись для фриза (на случай, если название фирмы будет в ходе выставки повреждено).
Фирменная одежда и/или аксессуары.
Удобная (запасная) обувь.
Расписание мероприятий.
Графики работы стендистов и дежурства на стенде менеджеров и специалистов.
Ежедневник с указанием заранее назначенных встреч с клиентами, журналистами, партнерами и т. п.
Канцелярские изделия:
• ножницы;
• нож (лучше так называемый швейцарский);
• новые блокноты;
• бумага для записей;
• скотч;
• степлер;
• скрепки;
• недорогие авторучки (с запасом).
Оборудование и связь:
• сотовый телефон и зарядное устройство к нему;
• телефонная карта (иногда мобильная связь подводит);
• калькулятор;
• электрошнур — удлинитель с несколькими розетками;
• сетевой адаптер (для разных видов электрических розеток);
• фотоаппарат, камера;
• диктофон;
• ноутбук (при необходимости);
• запасные детали, которые могут выйти из строя, например батарейки;
• электрочайник и/или кофеварка;
• часы;
• зеркало;
• пепельница и зажигалки (при необходимости);
• календарь.
Питание и посуда:
• емкость с питьевой водой либо прохладительные напитки;
• чай, кофе, сахар;
• соки, печенье, конфеты;
• стаканы, чашки;
• ложки, вилки, ножи;
• открывалки для бутылок;
• бокалы для вина и шампанского;
• бумажные салфетки;
• витамины для сотрудников.
Здоровье и гигиена:
• аптечка со средствами первой помощи;
• полотенца (можно бумажные);
• жидкое мыло.
Для уборки стенда:
• несколько тряпок и/или метелок для протирания и очистки экспонатов, оборудования и мебели;
• пылесос;
• спирт или стеклоочиститель (для оборудования);
• корзины и мешки для мусора.
Во время работы на выставке все сотрудники стенда, и особенно руководитель выставочной команды, обязаны соблюдать четыре заповеди экспонента.
Первая заповедь: от сценария — ни на шаг! Ведь он для того заранее и разрабатывался, чтобы потом, в сложных условиях нехватки времени, можно было работать как бы автоматически, следуя четко прописанным шагам. Конечно, на практике всегда бывают неожиданности и нужно быстро корректировать первоначальный план, но речь идет именно о вынужденной корректировке, а не о принятии импульсивных «кардинальных решений».
Вторая заповедь: доверяй, но проверяй! Это значит, что нужно регулярно пользоваться всеми инструментами обратной связи, которые были заложены в общий сценарий, для мониторинга работы всех сотрудников стенда и в первую очередь — стендистов. Об этом подробно шла речь в главе 18, а здесь мы напомним, что такими инструментами являются ежедневные краткие совещания по подведению итогов после окончания рабочего дня, добросовестное ведение записей в выставочном журнале и их оперативный анализ, выборочные экспресс-опросы посетителей, побывавших на стенде, с последующим обсуждением результатов и ежедневные визиты «загадочных посетителей». Все это даст возможность контролировать
поведение стендистов, исправлять его по ходу дела, накапливать положительный опыт и вознаграждать лучших. Сотрудники, знающие, что их работа не остается без внимания, относятся к ней более ответственно и охотнее соглашаются с замечаниями, которые перестают восприниматься как простые придирки.
Третья заповедь: будь бдителен, помни о выставочных опасностях! Помимо упомянутой возможности появления стендов-близнецов есть и другие угрозы, с которыми часто сталкиваются экспоненты. Одна из самых распространенных — воровство со стендов. По выставке ходят не только бизнесмены и любопытные.
Участники выставок рассказывают истории одну печальнее другой. Поэтому никогда не оставляйте экспозицию без присмотра. Если есть возможность, поставьте надежный замок на двери закрытой зоны и разместите в ней сейф. Впрочем, выставочные стены и двери — слабая защита от воров, для которых недоступных мест на стенде просто не существует. Поэтому особо ценное оборудование и экспонаты на ночь приходится сдавать в выставочную камеру хранения, а мелкие вещи — забирать каждый вечер с собой. Можно сдавать стенд под охрану, но в этом случае следует заключать договор с конкретным постом. В отдельных случаях ценные экспонаты лучше всего застраховать, и пусть основную заботу об их безопасности возьмет на себя страховая компания.
Еще одна опасность — «засланные казачки». Не только вы захотите понаблюдать за фирмами-конкурентами, но и они постараются шпионить за вами. К сожалению, бороться с ними практически невозможно. Единственная защита — всем присутствующим на стенде строго и неукоснительно выполнять правило: никогда и ни с кем, даже с самыми симпатичными или похожими на серьезных клиентов посетителями, не делиться дополнительной, избыточной информацией.
Серьезная угроза успеху связана и со старой «доброй» традицией считать выставку местом для обильных возлияний — с партнерами и клиентами или в их отсутствие. Ее приверженцам стоит вспомнить о совете любого пособия по эффективному управлению: старайтесь не употреблять алкоголь при коллегах, подчиненных и партнерах. Да и вообще выставка — серьезнейшее мероприятие, требующее собранности, четкости, хорошей реакции. Разве алкоголь этому способствует? Конечно, бывают клиенты
(партнеры, представители СМИ), переговоры с которыми в отсутствие горячительных напитков теряют всякий смысл. Но такие ситуации следует рассматривать как исключение, а не как норму выставочной жизни. Время хорошего застолья наступает лишь после того, как выставка закончена и подведены ее итоги.
«Собиратели календариков» — еще одна неизбежная выставочная неприятность. Эти люди, абсолютно бесперспективные как потенциальные потребители, отвлекают стендистов от работы, заставляют их впустую растрачивать драгоценное выставочное время. Конечно, вести долгую беседу с таким посетителем не стоит. Но и грубо прогонять его категорически нельзя. Нужно помнить, что каждый человек несет в мир информацию о нашей компании. Поэтому, чтобы сократить время общения с желающими поговорить «ни о чем», можно договориться о специальных условных сигналах. Допустим, стендист начинает слегка постукивать пальцем по стенду, и его коллега тут же зовет его к телефону или в комнату переговоров. Слишком назойливому «собирателю» можно сказать, что на вашем стенде, увы, сувениры уже закончились. Кстати, еще одно основание, чтобы не выкладывать их на виду. На стойке можно разложить рекламную и справочную литературу, можно поставить в вазочке конфеты, если их достаточно, а сувениры доставать по мере необходимости. Неплохой способ избавиться от «собирателя» — громко сказать коллеге: «Я слышал(а), что на входе раздают бесплатные футболки (разыгрывают компьютер и т. п.)». Будьте уверены, после этого любитель поживиться потеряет всякий интерес к вашему стенду и ринется ко входу.
Четвертая заповедь: чем активнее, тем лучше! Она характеризует работу с персоналом во время проведения выставки. Это задача выставочной команды, помощь которой может оказывать психолог, приглашенный компанией на время подготовки и проведения выставки.
В конце каждого выставочного дня нужно проводить щадящий разбор ошибок и напутствовать стендистов на «еще более успешную» работу на следующий день. Хорошо это делать в виде короткого «мозгового штурма» с участием всего выставочного персонала. «Разбор полетов» должен быть максимально мягким: люди устали и физически, и морально, и завтра отдых не предвидится. Во время выставки грамотное взаимодействие с персоналом вообще важно
как никогда. Особенно осторожно нужно критиковать, разбирая при широкой аудитории только типичные ошибки. Все остальное лучше сказать виновному с глазу на глаз. Ведь на следующий день снова в бой, да и вообще главное, чтобы критика была услышана.
Для этого есть полезные приемы.
• Нельзя критиковать человека, критике можно подвергать только его действия. То есть не говорите: «Ты плохой», скажите: «Ты поступил плохо».
• Нужно десять раз подумать, прежде чем критиковать инициативу сотрудника В следующий раз он просто предпочтет промолчать. Если инициатива неудачна, можно ее мягко обсудить, прибегнув к известной схеме «Это отличная идея, но...»
• Если совместить критику с приятными человеку словами, с комплиментом, например, он ее спокойно, а то и с удовольствием выслушает и примет.
• Всегда помните: если вы критикуете какое-то действие, почему бы не предложить свой вариант?
• Если человек искренне критикует сам себя, то этого вполне достаточно: повинную голову меч не сечет.
• Всегда нужно дать возможность защититься тому, кого критикуешь.
• Любое обсуждение неприятной проблемы может превратиться в скандал или череду обид, а может быть конструктивным и привести к исправлению недостатков. Важная роль в этом принадлежит форме, в которой мы выражаем свои претензии, несогласие или критику, а также реакцию на эту критику. Проанализируйте несколько пар высказываний, которые практически одинаковы по смыслу и различаются только формой, и сделайте собственные выводы:
• «Я сейчас докажу вам, что вы не правы» и «У меня есть несколько замечаний по этому поводу».
• «Ты что! Ни за что на свете!» и «К сожалению, это невозможно, потому что...»
• «Да ерунда полная то, что вы говорите» и «Я сожалею, но вынужден с вами не согласиться».
• «Ничего не поняла, кроме того, что вы вечно всем недовольны» и «Позвольте уточнить: если я вас правильно поняла, то...»
• «Да что ты твердишь все время одно и то же!» и «Давай взглянем на проблему по-другому!»
Критика может быть вполне справедливой, но при этом «правильной» или «неправильной». И слово «неправильная» в данном случае означает, что критикуемый просто не услышит упрека, но обиду затаит.
Подведем итоги: приезжайте на выставку за день до открытия, не забудьте положить в «чемоданчик» все, что нужно, оставайтесь собранными, спокойными, энергичными и внимательными все выставочные дни — и все у вас получится!
Идет тренинг «Выставка». После перерыва выясняется: у одной из участниц пропал телефон, хотя комната ни на минуту не оставалась пустой или незапертой. Поиски не дают результатов. И тут один из участников достает телефон из кармана со словами: «Тебе же сказали: не оставляй ничего на стенде!»
Похожие рефераты:
