Графики — последовательность шагов, ведущих к цели
Какие графики работы понадобятся выставочной команде; что в них следует включать; в какой форме можно составлять график и зачем нужны вехи
Итак, вы научились составлять общий план выставочных мероприятий и действий по обеспечению их проведения. Теперь пришла пора спланировать работу по отдельным блокам и направлениям и выделить ресурсы на каждое задание, т. е. составить графики работы практически по каждому пункту плана
График, т. е. распределение времени, выделяемого с учетом всех требований производственной необходимости, может включать:
• наименования видов деятельности (очень подробно, до мелочей);
• сроки выполнения каждого шага;
• узловые моменты завершения нескольких логически связанных шагов — вехи;
• перечень необходимого оборудования, инфраструктуры, реквизита;
• имя ответственного (вариант: имена всех исполнителей).
Графики нужно составлять не по всему комплексу мероприятий, проводимых для выставки, а по отдельным блокам, перечисленным в плане. Только так они станут действительно рабочими, т. е. структурируют и облегчат выполнение всего необходимого и повысят эффективность работы. Графики, как и все остальные организационные материалы, желательно оформлять на двух носителях — бумажном и электронном.
Каждый график удобно разбить на ряд этапов, обозначив промежуточные задачи для каждого, т. е. вехи. Веха — это значимое событие (достижение) в ходе реализации проекта. Обычно вехами служат заметные промежуточные результаты или выполненные задачи. Вехи используются как ориентиры для отслеживания хода работ. Кроме того, они играют важную психологическую роль, позволяя команде испытать чувство удовлетворения по достижении каждого промежуточного результата
Дело в том, что выставка — проект длительный и напряженный. В процессе реализации такого проекта команду неминуемо поджидают периоды спада энтузиазма, когда кажется, что все разваливается и ничего не получится, потому что здесь мы не успели, а гам нас подвели партнеры и т. п. Вполне возможно, что на самом деле это не так, мы просто устали и разочарованы, поскольку не видим ощутимых результатов. Вот в такие моменты важную роль призваны сыграть вехи — своего рода моральные стимулы, облегчающие работу над проектом и повышающие ее эффективность. Опыт показывает, что первую веху хорошо поставить после планируемого выполнения 10% намеченных работ.
Приведем сокращенный пример графика подготовки, изготовления, размещения и рассылки рекламных материалов для предварительного этапа.
Исходные данные
1. Список необходимых материалов:
• 6 рекламных объявлений (типовой макет, сменный текст — 3 варианта);
• сопроводительные письма к пригласительным билетам (3 варианта);
• приглашения на «закрытые» мероприятия для имеющихся клиентов и журналистов;
• приглашения на пресс-конференцию для представителей СМИ;
• пресс-релиз;
• расписание «открытых» мероприятий для обеих групп клиентов и журналистов;
• конверты или папки для приглашений и других материалов (вид упаковки будет выбран в процессе работы);
• информационный блок на сайте.
2. Исполнители :
• дизайнер;
• текстовик;
• секретарь-курьер (с машиной);
• заместитель руководителя выставочной команды — куратор данного блока работ.
3. Партнеры (соисполнители):
• рекламный отдел одной газеты и одного журнала (имена и фамилии двух контактных лиц);
• типография (имя и фамилия контактного лица);
• курьерская служба доставки (имя и фамилия контактного лица).
Примечание по ходу дела: возможно, вам непонятно, зачем фиксировать на бумаге и в электронном виде столь очевидные вещи. Поясним. График полезен тем, что в нем скрупулезно отмечены все мелочи. Он всегда находится перед глазами и тем самым избавляет нас от необходимости задумываться и вспоминать очевидное (которое, заметим, в суматохе обычно забывается), позволяет не концентрировать все внимание на технических действиях, а сосредоточиться на творческих задачах и проблемах, требующих оперативного принятия решений.
После этого график необходимо детализировать. Указываются, в частности:
• сроки согласования и утверждения полного списка всех приглашенных на выставку;
• даты представления и утверждения промежуточных и окончательных вариантов макетов;
• тиражи каждого из изданий;
• сроки передачи работы соисполнителям;
• необходимое дополнительное оборудование и материалы (например, для размножения пресс-релиза наверняка понадобятся бумага и свободный принтер с отличным качеством печати);
• исполнители и ответственные по каждому из пунктов графика.
В некоторых случаях (например, если речь идет о сдаче рекламных объявлений в СМИ) следует указать даже час, к которому тот или иной шаг должен быть выполнен. Вехами в нашем примере могут быть дни окончательного утверждения макетов, получения тиражей из типографии и отправки всех приглашений.
Небольшой совет: как правило, составление графика удобнее начинать с конца, т. е. с последнего пункта — конечного срока, к которому все должно быть готово.
Итак, вы составили график под каждый вид работ, и теперь он висит (или лежит) на стене, на столе, на экране компьютера у вас перед глазами. С этого момента вы начинаете беречь силы и нервы. Некоторые специалисты сводят отдельные графики в единый, однако, как нам кажется, пользование таким сложным графиком довольно затруднительно. А ведь нашей целью было не только структурирование деятельности, но и экономия усилий.
Предложенная форма графика — не единственно возможная. Можно строить графики Гарта, сетевые или другие более сложные по форме графики — кому как удобно. Этому достаточно легко научиться по специализированной литературе. А можно составлять графики и в простой форме — но только, повторим, максимально подробно, с указанием всех, даже мелких, этапов.
Цикл жизни проекта
От оптимизма к пессимизму и обратно — волнами.
Вверх: Ура! У нас прекрасный план!
Мы умеем и хотим работать вместе.
Мы знаем, как мы будем действовать.
У нас все получится!
Вниз: Скептицизм приходит на смену энтузиазму.
Выше, выше — и провалились!
Как много времени уходит на это!
А результаты не видны!
Стоит ли все это таких усилий?!
Страдает проект. Сил совсем не осталось. Наступает черная ночь всех замыслов.
Вверх: Ура! Мы замечаем ощутимый результат.
Может, идея не так уж плоха?!
Гремит оркестр, взлетают фейерверки! Дело идет!
«Я детально расписал все ресурсы, каждое задание и все взаимозависимости, разработав точный и подробный "маршрутный лист". Это заняло у меня две недели, но это единственный способ убедиться в том, что мы не зря тратим время».
Д. Смирнов, менеджер, возглавлявший команду, которая готовила участие его компании в выставке
Похожие рефераты:
