Главная /
Рефераты / Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия.
Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия.
Документы должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность Выданные для работы дела подлежат возврату в зависимости от степени ограничения доступа в службу ДОУ, спецподразделение или архив в том же день. Отдельные дела с разрешения руководителя службы ДОУ или архива могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения. Передача документов, дел и изданий другим сотрудникам производится в зависимости от степени ограничений доступа только через службу ДОУ, спецподразделение или архив. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов из одного дела в другое без санкции этих служб. Запрещается выносить документы, дела и издания из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д. При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий, составляется по произвольной форме акт приемапередачи этих материалов, утверждаемый руководителем организации. Проверка наличия документов проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распорядительным документом руководителя организации. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих материалов. В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, документов, дел и других материалов с ограниченным доступом, проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель организации. Для расследования факта утраты документов или установления факта разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, распорядительным документом руководителя организации назначается комиссия, заключение которой о результатах расследования утверждается руководителем, создавшем данную комиссию. На утраченные документы составляется акт. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем организации передаются в архив для включения в дело фонда.
Похожие рефераты:
