Оформление дел
В делопроизводстве дела оформляются при их заведении и по завершению календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел Полному оформлению дел подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела (Приложение Х. Рисунок Х1 ); нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи в деле (Приложение У); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение Т); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы постоянного срока хранения, и временного свыше 10 лет формируются в дела, которые подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность оформления документов дела, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовая книжка, паспорт, фотография) в дело подшивается конверт, в который затем вкладываются эти документы. В конце каждого дела подшиваются листы заверители или чистые листы для составления заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, бланки форм для внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности, закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме чистых листов, листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются. Листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение пронумеровать нельзя (личные документы), то их наличие оговаривается в заверительной надписи дела. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. В тех случаях, когда при нумерации листов допущены ошибки, нумерация листов исправляется. Старый номер зачеркивается косой чертой, рядом ставится новый номер. Допускается введение литерных номеров листов. В заверительную надпись вносятся исправления, старая запись зачеркивается, но сохраняется в деле, составляется новая заверительная надпись. Заверительная запись составляется для учета количества листов в деле, отметок об особенностях их нумерации и физическом состоянии дел. Заверительная надпись составляется по установленной форме и помещается в конце дела, в книгах и брошюрах она составляется – на оборотной стороне чистого последнего листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата картотеки. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи) при ее наличии. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; сведения о физическом повреждении листов, если они имеются. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления. Все последующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Для учета особо ценных документов в личных, судебных и следственных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, делах на авторские свидетельства и патентные изобретения составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела, и их количество оговаривается в листе – заверителе. Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение Ц ). На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения» индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; аннотация к документам дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчиняется (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организациипреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки. Заголовок дела переносится из номенлатуры дела с дополнениями и уточнениями. На обложке дела обязательно указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены в документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за …год(ы). При обозначении даты используется словесноцифровой способ: сначала указывается число (двумя знаками), затем словами название месяца и четырьмя знаками год. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании содержания документов, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Например, [не ранее 1951 г.], полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например, [28 июня 1951 г.?] Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа – заверителя и срока хранения дела. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно», на делах по личному составу «Хранить 75 лет», на делах временного хранения указывается срок хранения в соответствии с номенклатурой дел. Все надписи на обложке дела необходимо делать без сокращения, четко и разборчиво.
Похожие рефераты:
