Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационнопоисковой системы организации. Контроль исполнения документов это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения включает в себя несколько этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременного доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. В идеальном варианте в учреждениях контролируется исполнение всех документов. Однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации, привели на практике к классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с директивными документами вышестоящих органов и распорядительными документами самих учреждений, включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. В организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений у инструкции по делопроизводству методика ведения контроля за исполнением документов и перечень документов, подлежащих обязательному контролю за их исполнением. Перечень независимо от выбранной формы разрабатывается службой ДОУ с участием юридической службы организации. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки их исполнения. Необходимость этого требования не зависит от места контрольной службы в структуре организации. Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации установлены типовые сроки их исполнения. Так типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, в государственных законах Российской Федерации. Например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых: исполнение служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др. В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для других документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их включения в Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения документа указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения документа производится только по указанию руководителя. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация автор документа. При постановке документа на контроль делается отметка «контроль» и заполняется регистрационноконтрольная карточка (Приложение Щ), форма РКК может быть заведена в журнале или на компьютере. Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.) Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям. Результаты исполнения отмечаются на документе и на РКК.
Похожие рефераты:
