Формирование дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в организациях формируются при централизованном ведении делопроизводства – службой делопроизводства организации; при децентралдизованном в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица ответственные за делопроизводство.. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. При формировании дел целесообразно соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учебы данного лица в организации; документы выборных органов, которые формируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дело машинограммы на общих основаниях; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется реквизит «В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документы внутри дела располагаются в хронологической (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления), вопроснологической последовательности или в их сочетании. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 350 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Группировка отдельных категорий документов осуществляется следующим образом: Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения, причем приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в самостоятельные дела. Протоколы в делах располагаются в хронологическом порядке по их номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ ответ помещается за документом запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.п.
Похожие рефераты:
