Оперативное хранение документов и дел
С момента заведения и до передачи дел на госхранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Машинограммы, создаваемые и используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся также как и другие документы. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданные дела заводится картазаместитель. В ней указывается дата выдачи дела, фамилия, имя, отчество лица, получившего дело, фамилия, имя, отчество лица, выдавшего дело. Картазаместитель помещается на место выданного дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документов и акта о причинах выдачи подлинника. Если в деле имеется внутренняя опись, то в ней обязательно указывается дата выдачи документов во временное пользование. При возвращении подлинников документов копии документов изымаются из дел. Дела постоянного хранения в структурных подразделениях могут храниться 3 года, а затем передаваться в ведомственный архив
Похожие рефераты:
