Организация документооборота
Процессы исполнения документа, его движения к исполнителю, обработка на пути движения издавна привлекали к себе внимание. Их изучение вызвало к жизни понятие «документооборот». Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, а также подшивку документов в дело. В зависимости от используемой системы информационного обеспечения можно выделить три вида документооборота: традиционный, смешанный и автоматизированный. Основой структуры любого документооборота является документ, комплекс документов, связанных процессами управления разных уровней и автоматизированной обработки. Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещения документов в аппарате управления, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот, следовательно, является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в учреждении и в конечном итоге является одним из условий повышения эффективного управления. Документооборот можно разделить на следующие этапы: обработка и прохождение входящих документов; прохождение исходящих и внутренних документов; регистрация документов; контроль за исполнением документов; формирование дел. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят следующие операции: прием и первичную обработку поступивших документов; предварительное рассмотрение; регистрацию документов; рассмотрение документов руководством; доставка документов структурным подразделениям; непосредственное исполнение или использование информации; подшивка исполненных документов в дела. Прием и первичную обработку документов рациональнее всего осуществлять централизованно. Первоначальная обработка заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений. Факт документа фиксируется проставлением входящего штампа и даты. Корреспонденция, доставленная ошибочно, направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю. Корреспонденция с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций передается без вскрытия соответствующим адресатам. Если в конверте с пометкой «лично» находится служебный документ, то он после прочтения адресатом возвращается для регистрации. Самовольное вскрытие конвертов с пометкой «лично» недопустимо. При обнаружении повреждения документов или при отсутствии приложений на документе делают пометку, составляют акт или сообщают составителю Конверты, как правило, уничтожаются, но в ряде случаев их оставляют, скрепляя с поступившими документами, если: дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; на документах вообще отсутствует дата; адрес отправителя можно установить только с помощью конверта. Уничтожать конверты целесообразно после регистрации документов. При выявлении в процессе регистрации одной из вышеуказанных причин, конверты вместе с документом поступает в дело. Это правило обязательно для поступающих жалоб и обращений. Документы, состоящие из двух и более листов, скрепляют, приложения скрепляют в порядке их номеров. При скреплении наиболее ценных документов (свидетельства, патенты, личные документы) под скрепку подкладывают листок бумаги. На все поступающие документы (кроме личных), проставляется штамп получения и дата. По окончании предварительной обработки документы направляют на рассмотрение руководителя учреждения или в структурные подразделения. Руководителю отправляются важнейшие документы вышестоящих отраслевых или административных органов; документы, информация которых может быть решена только при участии руководителя; документы, исполнение которых будет осуществляться несколькими службами; материалы, поступившие из редакции газет; коллективные письма граждан; документы, содержащие полезную для руководителя информацию. Результаты рассмотрения документов руководителем фиксируются в резолюции. Поступившие документы должны доставляться исполнителю в день поступления или на следующий день, но не позже. Итог предварительного рассмотрения – качественная регистрация документов. Обработку исполненных и отправляемых документов также лучше осуществлять централизованно Для отправки должны принимаются только полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем адресам рассылки. При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен. При приеме на отправку документаответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами Оказания услуг почтовой связью и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Исходящие документы отправляются из организации в день подписания и регистрации. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт их создания, отправления или получения. Регистрация необходима: для учета документов организации; для контроля исполнения документа; для поиска документов; для придания документу юридической силы. Работая с любой регистрационной формой, можно определить факт регистрации, срок исполнения и местонахождения документа. Если один из фактов в записи на документе отсутствует, то это ошибка в регистрации документа. Правила регистрации документа: документы регистрируются централизованно в одном месте; документы регистрируются только один раз; входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние в день отправления; телеграммы и другие срочные документы регистрируются немедленно по получению и сразу передаются адресату; целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос» – «ответ». Регистрация может проводиться на карточках, в журнал и на компьютере. В регистрационных формах используется следующий обязательный состав реквизитов регистрации: 1. автор (корреспондент) 2. название вида документа 3. дата документа 4. индекс документа (для поступающих документов) 5. заголовок документа или его краткое содержание 6. резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата) 7. срок исполнения 8. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документаответа) 9. дело № (по номенклатуре дел) 10. расписка исполнителя в получении документа 11. ход исполнения 12. приложения и др. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы по кадрам, входящие документы, исходящие документы и т.д.
Похожие рефераты:
