Формирование и ведение личных дел
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело формируется и оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятия. Состав документов личного дела: личный листок по учету кадров или анкета, дополнения к личному листку по учету кадров или дополнения к анкете, автобиография, копии документов об образовании; копии личных документов, характеристики или рекомендательные письма, резюме, трудовой договор (контракт), копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, награждении работника. Наряду с перечисленными документами в личное дело могут входить списки научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания трудового коллектива, если работник избирался на должность на выборной основе, аттестационные листы, характеристики, листки учета краткосрочных зарубежных командировок, копии личных документов, подтверждающие изменения анкетнобиографических данных и др. документы. Личные дела хранятся 75 лет, поэтому в них не должны включаться документы временного срока хранения, например, заявления на отпуска, справки и др. Документы в личных делах располагаются в прямой хронологической последовательности, их наличие фиксируется во внутренней описи документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение Т ). В ней содержатся сведения о документах, входящих в состав личного дела, их номерах, индексах, датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение личное дело нумеруется в порядке валовой нумерации, внутренняя опись нумеруется отдельно. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. В конце дела помещается листзаверитель дела (Приложение У). Лист – заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами; номера листов формата А3; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Листзаверитель подписывает его составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел, где предусматривают следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам по распоряжению руководителя организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какиелибо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении какихлибо документов из личного дела необходимо на изъятые документы сделать копии, сделав соответствующие записи на копии и во внутренней описи личного дела. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек и личных карточек форма Т2. После увольнения работников личные дела оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и в алфавитном порядке фамилий работников вносятся в опись дел по личному составу и передаются на госхранение.
Похожие рефераты:
