Документирование процессов движения кадров
Трудовые правоотношения предприятия с работниками регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Трудовой кодекс принят Государственной Думой Российской Федерации 21 декабря 2001 г., утвержден Президентом Российской Федерации 30 декабря 2001 г.. введен в действие с 1 февраля 2002 г. На основании его статей установлен единый порядок документирования трудовых отношений, в процессе которого создается комплекс документов под обобщающим понятием «кадровая документация» или « документация по личному составу». Она регулирует вопросы обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников; документирования движения кадров т.е. прием, перевод, перемещение и увольнение работников, предоставление отпусков, командирования; аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении их сохранности. Они всегда играют существенную роль в жизни каждого человека, служат документальным подтверждением стажа работы, основанием для начисления пенсий, пособий, предоставляется в суд при трудовых спорах. Документы по личному составу имеют срок хранения 75 лет поэтому при ликвидации предприятия они передаются на госхранение в архив. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что сведения о личной и трудовой жизни человека Закон относит к категории конфиденциальной информации. Среди документов по личному составу можно выделить следующие группы: организационные документы положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, положение о персонале, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др.; распорядительные документы – в них входят: 1.приказы и распоряжения, регулирующие вопросы совершенствования работы с кадрами, относящиеся к основной деятельности предприятия. Срок хранения таких документов –«постоянно»; 2. приказы и распоряжения по личному документу, регулирующие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и др., имеющие срок хранения 75 лет; информационносправочные документы – протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и др.; учетные документы – личная карточка форма Т2, заполняемая на всех рабочих и служащих для подтверждения трудового стажа работы, личные листки по учету кадров, анкеты; бухгалтерские документы –лицевые счета, расчетноплатежные ведомости, имеющие срок хранения 75 лет; персональные (личные) документы: Трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо, резюме, трудовой договор (контракт). Часть документов по личному составу группируется в личные дела. Прием на постоянную работу осуществляется по схеме и при этом создаются следующие документы. Претендент на должность или рабочее место посылает (приносит) в организацию резюме, затем проходит собеседование, на котором просматривается паспорт, документы об образовании или полученной профессии, военный билет, трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Основанием приема на работу служит заключенный письменно трудовой договор (контракт). Трудовые договоры могут заключаться: 1. на неопределенный срок 2. на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор). Срочный трудовой договор заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Прием на работу оформляется приказом по личному составу (на основе заключенного договора). Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Заполняется личная карточка форма Т2, личный листок по учету кадров, или анкета, составляется автобиография, формируется личное дело, открывается лицевой счет, делается запись в трудовую книжку работника. Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с письменного согласия работника. Основание для перевода могут быть производственная необходимость. Перевод оформляется приказом по личному составу. Вносятся изменения в личную карточку форма Т2, лицевой счет, трудовую книжку. Увольнение работника предприятия производится по причинам указанным в статьях Трудового кодекс Увольнение оформляется приказом по личному составу, на основании которого делается запись в личную карточку форма Т2, лицевой счет (он закрывается) и трудовую книжку работника предприятия. Предоставление отпуска работникам организации осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. Предоставление отпусков оформляется приказом по личному составу, соответствующая запись вносится в личную карточку форма Т2. Командирование оформляется приказом по личному составу на основании докладной записки. Сведения о длительной заграничной командировке могут быть внесены в личную карточку форма Т2. Рассмотрим основные документы, создаваемые и заполняемые в процессе движения кадров. Резюме – краткое изложение биографии. Резюме оформляется на белом листе бумаги, формата А4. Необходимые реквизиты: название вида документа, дата, текст, подпись Текст документа содержит персональные данные претендента: фамилия, имя, отчество (в именительном падеже), год рождения, должность, почтовый адрес, номер телефона, семейное положение; цель трудоустройства (какую работу претендент желает получить, указывается желаемая заработная плата); образование перечисляются учебные заведения в обратной хронологической последовательности их окончания; опыт работы – краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат; дополнительная информация (какими языками владеет претендент, знание ПК, работа в общественных организациях, конкретные навыки и др.); рекомендации, с указанием Ф.И.О. рекомендуемого и номера телефона. Подпись Заявление (прошение) документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу . Приказы по личному составу (приложение Р, С ) оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу оформляются на бланке организации формата А4 (210*297) или А5 (105*146) или на бланке конкретного вида документа (приказа). Тексты большинства приказов по личному составу часто не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Распорядительная часть начинается со слов: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать; в духовных учреждениях ключевым словом является слово благославить. В делопроизводстве различают приказы простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому следует отделять приказы о командировании, отпусках, взысканиях, имеющих срок хранения 3 года, от других кадровых приказов, имеющих срок хранения 75 лет. Каждый пункт приказы должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. В приказах по личному составу имеется информация постоянная и переменная. Постоянной информацией для любого приказа по личному составу является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилия, имя и отчество работника, должность, наименование структурного подразделения, дата вступления в силу данного приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Наличие других сведений (переменных) определяется спецификой распорядительного действия. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости условия приема: временно ( с …по…), с испытательным сроком (его продолжительность), по контракту ( с…по…), например, ПРИНЯТЬ ВЛАДИМИРОВА Владимира Никитича на должность слесаря 5 разряда с 15.01.2001 г. с тарифной ставкой _____ руб в механический цех. Основание: трудовой контракт №____ от ____ КАТЫШЕВУ Валентину Мироновну на должность главного экономиста с 15.01.2001 с окладом _______ руб. в месяц согласно заключенному контракту. Основание: контракт №_____ от___________. При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации), изменение оплаты труда, продолжительность срока. При увольнении – причина увольнения, согласно статьям Трудового кодекса Российской Федерации. Например, УВОЛИТЬ ВЛАДИМИРОВА Владимира Никитича, слесаря 5 разряда с 1 февраля 2002 г. по собственному желанию, ст. 38 ТКРФ. Основание: заявление Владимирова В.Н. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. На приказах по личному составу проставляются визы согласования с работником, на которого дается приказ, а также визы заинтересованных лиц: юрисконсульта, бухгалтера, руководителя структурного подразделения. Приказы по личному составу подписываются руководителем организации. Описанные выше приказы по личному составу, имеющие текстовую содержательную часть, относятся к системе организационнораспорядительной документации. Однако приказы по личному составу входят и в систему первичной учетной документации, обеспечивая учет труда и его оплаты. Унифицированные формы этих приказов, согласованные с Минфином России и Минэкономики России, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30.10.1997 № 71а. К типовым межотраслевым формам приказов по личному составу относятся: Т1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», Т5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу», Т6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», Т8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта). Типовые межотраслевые формы приказов по личному составу введены в действие с 1 января 1999 г. Приказы по личному составу обязательно регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности (изза разных сроков хранения). В качестве регистрационной формы используют книги (журналы) регистрации. В регистрационном журнале указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан и другие сведения по усмотрению организации. Срок хранения журналов регистрации приказов по личному составу 75 лет. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказов по основной деятельности. Распорядительным документом целесообразно закрепить буквенное обозначение для разных по содержанию приказов. Например: приказы с литерой К фиксируют движение кадров (прием, перемещение, увольнение); с литерой КМ – о командировании; с литерой О об отпусках; с литерой С – о движении студентов. На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму Т2, утвержденную органами статистики. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей в личной карточке форма Т2 являются соответствующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании, информация приказов по личному составу о приеме, перемещении, увольнении, отпусках фиксируется в личных карточках. Все последующие изменения в анкетнобиографических сведениях работника должны своевременно вноситься в личную карточку форма Т2. При увольнении работника в личной карточке указывается дата, номер приказа и причина увольнения. Личные карточки уволенных работников хранятся в течение года в определенной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются и передаются на хранение в архив организации. Личные карточки форма Т2 запрещено прикреплять к личным делам, они формируются и хранятся отдельно и служат основанием для подтверждения стажа работы. Их срок хранения 75 лет. Информация из приказов по личному составу о приеме, перемещении, увольнении, поощрениях работника фиксируется в трудовых книжках, а также вносится в его лицевой счет.
Похожие рефераты:
