Система коллежского делопроизводства
В результате административных реформ Петра 1 приказы были упразднены и вместо них создано. 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камерколлегия, Штатконторколлегия, Ревизионколлегия, Бергколлегия, Мануфактурколлегия, Коммерцколлегия, Юстицколлегия, Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие их состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем Петром 1 был утвержден в 1720 г. «Генеральный регламент». Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской», поскольку доминирующим в новых учреждениях стал коллегиальный способ принятия решений, присутствие коллегии, в состав которой входили президент, вицепрезидент, дватри советника и асессоры. Генеральный регламент окончательно ограждает присутствие как орган, принимающий решения, от делопроизводственной деятельности, которая становится обязанностью канцелярии. Глава канцелярии – секретарь – составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. В состав канцелярии входили также нотариус, регистратор, актуариус, канцеляриты, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистры (сторож для охраны). Генеральный регламент устанавливал последовательность рассмотрения дел, в первую очередь рассматривались государственные дела, затем – частные. На решение государственных дел отводилась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже они перестали выдерживаться изза накопления большого количества нерешенных дел – сенатское, и коллежское делопроизводство отмечалось чрезвычайной медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора. В Генеральном регламенте были проработаны вопросы регистрации документов, контроль за движением документов и их исполнение. Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении этого вопроса. Петр 1 впервые стал лично подписывать издаваемые им указы. Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые согласно Генеральному регламенту получили европейское наименование – «архивы» и должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Заведовал архивом архивариус. По регламенту учреждалось два архива: общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел и финансовый – под наблюдением Ревизионколлегии. Был определен и срок сдачи дел в архив – через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. В архиве составлялась опись всех дел по алфавиту («алфавит дел»). После смерти Петра I в 1736 г. Сенат издает указ о создании архивов в губерниях, который устанавливал «…сделать по две палаты каменные, от деревянного строения не в близости, со своды и полы каменными и с затворы и двери и решетки железными, из которых бы одна была на архиву, а другая на поклажу денежной казны». При Екатерине II было создано два исторических архива: в СанктПетербурге и Москве. Генеральный регламент устанавливал порядок использования печатей. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела были продиктованы введение присяги для канцелярских чинов и запрет на хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырывание ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др. В коллежском делопроизводстве возникла новые виды документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др. В 1699 г. Петр 1 ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издал указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года». Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерства в ХIХ в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии работы над документом: подписи, отметка о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките. Реформа Петра 1 затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издавшая 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний». Губернская реформа Екатерины II установила единообразие устройства губерний, разграничив административные, судебные и финансовые учреждения. Реформа затронула и центральные учреждения, сохранив лишь три коллегии – Иностранных дел, Военную, Адмиралтейскую. Особое место для организации делопроизводства имела «иерархия властей и мест», установленная «Учреждением для управления губерний» и определившая порядок взаимосвязей высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии выпускали указы, которые губернатор должен был исполнять, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями. Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным учреждениям и должностным лицам. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего к другому фиксировалась в реестрах. Таким образом, ХYIII ХIХ вв. в области делопроизводства характеризовались усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждений в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся до 1917 г., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.
Похожие рефераты:
