Стоимостные факторы
Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т.д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.
В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. Статьи затрат и их структура подробно представлены в табл. 5.2. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.
Таблица 5.2
Образец сметы расходов по участию в выставочном мероприятии
Анализ расходов Предполагаемые по смете
I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период:
1. 1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет).
2. 2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке:
– – зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории;
– – косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями.
3. 3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами.
4. 4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке.
5. 5. Проведение рекламной кампании.
6. 6. Прочие расходы.
ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках:
1. 1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади:
– – аренда выставочных площадей внутри павильонов;
– – аренда открытых площадок вне павильонов;
Прочие расходы
ВСЕГО ПО АРЕНДЕ
2. 2. Расходы по стенду:
– – проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.;
– – изготовление стенда:
– – стеновые элементы,
– – подготовка пола,
– – материалы для изготовления/покраски,
– – осветительные устройства.
Прочие расходы
ВСЕГО ПО СТЕНДУ
3. 3. Расходы по оборудованию стенда:
– – обстановка:
– – покупка мебели/утвари,
– – аренда мебели/утвари,
– – оборудование кухни/гардероба;
– – оборудование склада;
– – декоративное оформление;
– – покупка канцтоваров;
– – аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;
– – установка стационарных телефонов.
Прочие расходы
ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА
4. 4. Расходы по строительству стенда:
– – распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера;
– – демонтаж/упаковка;
– – хранение;
– – электро- и энергообеспечение;
– – сантехника;
– – кондиционеры (спец.).
Прочие расходы
ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА
III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя):
1. 1. Плата за аренду стенда.
2. 2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда:
– – дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем;
– – аренда или покупка дополнительной мебели/утвари;
– – оборудование кухни/гардероба;
– – оборудование склада;
– – декоративное оформление;
– – покупка канцтоваров;
– – аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;
– – установка стационарных телефонов.
Прочие расходы
ВСЕГО ПО СТЕНДУ
IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия:
1. 1. Плата за участие – аренду площадей (учтена в п.I или II).
2. 2. Внесение дополнительных сведений в каталог.
3. 3. Внесение данных в информационные системы.
4. 4. Регистрационный взнос.
5. 5. Удостоверения участников выставки (дополнительные).
6. 6. Пропуска для парковки (дополнительные).
7. 7. Прочие расходы
ВСЕГО
V. Расходы по экспозиции:
1. 1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов – экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации.
2. 2. Упаковка.
3. 3. Таможенная очистка.
4. 4. Распаковка/запаковка.
5. 5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки.
6. 6. Хранение упаковочных материалов.
7. 7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде.
8. 8. Прочие расходы.
ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ
VI. Транспортировка-страхование:
1. 1. Экспонаты и устройства для их демонстрации.
2. 2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда.
3. 3. Рекламные материалы.
4. 4. Прочие расходы.
ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ
VII. Эксплуатационные расходы:
1. 1. Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде).
2. 2. Телефонная связь.
3. 3. Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие.
4. 4. Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д.
5. 5. Охрана экспозиции на стенде.
6. 6. Уборка внутри стенда.
7. 7. Удаление отходов со стенда.
8. 8. Аренда автомашин.
9. 9. Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V.
10. 10. Оплата услуг – процент за обслуживание (чаевые).
11. 11. Прочие расходы.
ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ
VIII. Расходы по содержанию персонала:
1. 1. Основной персонал.
– – визовое оформление,
– – стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.),
– – проживание в гостинице,
– – суточные (командировочные) и доплаты.
2. 2. Вспомогательный персонал:
– – переводчики,
– – обслуживающий персонал,
– – прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.).
3. 3. Форменная одежда (покупка, аренда).
4. 4. Обучение:
– – основного персонала,
– – обслуживающего персонала.
5. 5. Медицинское страхование.
6. 6. Ненормированное питание, если оно не входит в суточные.
7. 7. Дорожные расходы (в городе проведения выставки).
8. 8. Расходы на обеспечение отдыха.
9. 9. Представительские расходы.
10. 10. Прочие расходы.
ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА
IX. Реклама/связи с общественностью:
1. 1. Рекламные расходы
1). 1). рекламные материалы (проспекты и пр.),
2). 2). почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.),
3). 3). рекламные сувениры,
4). 4). публикации в прессе,
5). 5). реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама),
6). 6). пропуска для посетителей,
7). 7). рекламные внешние щиты, растяжки в городе,
8). 8). плакаты – аренда мест для размещения внутри выставочных помещений,
9). 9). фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки,
10). 10). оплата прав на трансляцию музыкальных передач,
11). 11). Прочие расходы.
2. 2. Расходы по связям с общественностью:
1). 1). пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов,
2). 2). сувениры для прессы,
3). 3). фотоматериалы для распространения,
4). 4). приглашения для журналистов,
5). 5). интервью/приемы, угощения,
6). 6). Прочие расходы.
ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
X. Расходы по приему посетителей:
1. 1. Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч.
2. 2. Обслуживание.
3. 3. Прочие расходы.
ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
XI. Непредвиденные расходы
в начало
Похожие рефераты:
